7 – BAĞLAMA GÖRE UYARLAMA
Tek bir yöntem ve metodoloji ile projeler başarılamaz. Projelerde değeri en üst düzeye çıkaracak, maliyeti yönetecek ve hızı artırarak istenen sonuca ulaştıracak “yeteri kadar” süreci kullanmak gerekiyor. Tüm süreçleri ve teknikleri projenin bağlamına, hedeflerine, paydaşlarına, yönetişime ve çevreye dayalı olarak uyarlamak ve doğru geliştirme yaklaşımını tasarlamak gerekir.
Temel prensipler;
- Her proje benzersizdir.
- Proje başarısı, istenen sonuçları üretmek için en uygun yöntemleri belirlemek için projenin bağlamına uyum sağlamaya dayanır.
- Yaklaşımı uyarlamak yinelemelidir. Proje ilerledikçe gözden geçirmek gerekir. Bu nedenle sürekli bir süreçtir.
Hedeflere, paydaşlara ve çevrenin karmaşıklığına uyum sağlamak, proje başarısı için çok önemlidir. Uyarlama, mevcut ortam ve eldeki iş için elimizdekileri daha uygun hale getirmek, yaklaşımı, yönetişimi ve süreçleri duruma uygun olarak uyarlamaktır.
Proje ekipleri, projenin yaşam döngüsünde sürekli olumlu sonuçlar üretme esnekliğini sağlayacak uygun çerçeveyi uyarlarlar. İş ortamı, ekip büyüklüğü, belirsizlik derecesi ve projenin karmaşıklığı, proje sistemlerinin nasıl uyarlanacağını etkilerler. Proje sistemleri, birbiriyle ilişkili karmaşıklıklar dikkate alınarak bütünsel bir bakış açısıyla uyarlanmalıdır. Uyarlama, “yeteri kadar” süreçler, yöntemler, şablonlar kullanarak değeri en üst düzeye çıkarmayı, kısıtları yönetmeyi ve performansı iyileştirmeyi amaçlar.
Proje ekipleri, Proje Yönetimi Ofisi (PYO) ile yönetişimi göz önünde bulundurarak, proje bazında başarılı sonuçların üretilmesi için gereken teslimat yaklaşımı ve gerekli kaynaklar konusunda görüşmeleri ve karar vermelidirler. Kullanılacak süreçlerin seçimi, geliştirme yaklaşımı, yöntemler ve proje sonuçlarını sunmak için gereken eserleri (teslimatları) gözden geçirmeyi ve belirlemeyi gerektirir.
Alınan kararlar, yerleşik metodolojiyi kabul etmenin üstü kapalı bir eylemi olmamalıdır. Aksine, projenin ve proje ortamının benzersiz özelliklerine uyacak şekilde belirli öğelerin seçilmesi ve karıştırılması ile ilgili bir eylem olmalıdır. Her proje bağlamına göre bir dereceye kadar uyarlamaya uygundur.
Geçmiş proje teslimatları benzer olsa bile, projeler genellikle benzersizdir. Bunun nedeni, proje içeriğinin organizasyonun, müşterilerin, departmanların ve çevrenin dinamik oması ve farklılık göstermesidir. Bu değişiklikler ve devam eden öğrenme süreci, proje ekiplerinin başarı arayışında farklı yöntemler veya yaklaşımlar kullanmasına veya geliştirmesine neden olurlar. Proje ekibi, istenen sonuçları üretmenin en uygun yöntemlerini belirleyebilmek için her proje için benzersiz koşulları incelemelidir.
Mevcut metodoloji veya ortak çalışma şekli, projenin uyarlanma şeklinde etkili olabilir. Metodoloji, kullanılan uygulamalar, teknikler, prosedürler ve kurallar sistemidir. Proje ekiplerinin organizasyonun metodolojisini dikkate almalıdırlar. Projenin nasıl yürütüleceği konusunda rehberlik sağlayan süreçler, yönetişim, yöntemler ve şablonlar sistemini iyi bilmelidirler. Bu yaklaşım, organizasyon içindeki projelerde tutarlılık sağlamakla beraber metodolojinin her projeye uyacak şekilde gerekli konularda uyarlanması gerekir. Organizasyonel politikaların ve prosedürlerin, proje ekibinin bazen uyarlayamayacağı yetkilendirilmiş sınırları belirlediği unutulmamalıdır.
Proje ekipleri, proje yönetimi süreçlerinin zamanını ve maliyetini hesaba katarak uyarlama yapabilirler. Uyarlanmamış süreçlerin, maliyeti artırma, süreyi uzatma ve istenen değere ulaşılamaması gibi sonuçları olabilir. Proje Yönetimi yaklaşımını, uygun süreçler, yöntemler ve eserlerle birlikte uyarlamak, süreçlerle ilgili maliyetler ve proje sonuçlarının değeri hakkında doğru kararlar almasına yardımcı olur.
Proje Yönetimi yaklaşımının nasıl uyarlanacağına karar verildikten sonra alınan kararların ilişkili paydaşlarla paylaşılması gerekir. Her proje ekip üyesi, paydaşlarla ve rolleriyle ilgili olarak seçilen yöntem ve süreçlerin farkında olmalıdır.
Proje yaklaşımını, projenin ve çevresinin benzersiz özelliklerine göre uyarlamak, daha yüksek proje performansına ve başarı olasılığının artmasına sebep olur. Projeye özel yaklaşım, organizasyonlara aşağıdakiler gibi doğrudan ve dolaylı faydalar sağlayabilir;
- Yaklaşımın tanımlanmasında yer aldıkları için proje ekibi üyelerinin bağlılığı,
- Eylemler veya kaynaklar açısından israfın azaltılması,
- Müşterinin ve diğer paydaşların ihtiyaçları, projenin uyarlanmasında önemli bir etki faktörü olduğundan, müşteri odaklılık
- Proje ekipleri proje süreçlerinin öneminin bilincinde olacağından proje kaynaklarının daha verimli kullanımı.
Uyarlama, projelerde aşağıdaki olumlu sonuçlara yol açabilir:
- Artan yenilik, verimlilik ve üretkenlik
- Alınan dersler, böylece belirli yaklaşımından elde edilen iyileştirmeler paylaşılabilir ve bir sonraki çalışmaya veya gelecekteki projelere uygulanabilir
- Yeni uygulamalar, yöntemler ve eserler ile organizasyonun metodolojisinin iyileştirilmesi
- Deneme yoluyla iyileştirilmiş sonuçların, süreçlerin veya yöntemlerin keşfi
- Kullanılan yöntem ve uygulamaların çok disiplinli proje ekipleri içinde etkin entegrasyonu
- Uzun vadede kurum için artan uyarlanabilirlik.
Proje Yönetimi yaklaşımını uyarlamak, doğası gereği yinelemelidir ve bu nedenle proje yaşam döngüsü boyunca sürekli bir süreçtir. Proje ekipleri, etkinliklerini değerlendirmek ve organizasyona değer katmak için proje ilerledikçe yöntemlerin ve özel süreçlerin kendileri için nasıl çalıştığına dair tüm paydaşlardan geri bildirim toplarlar.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Bu uygulamaları ve yöntemleri kullanan projeler genellikle yalın ve anında çizelgeleme yaklaşımlarında kullanılan Kanban çizelgeleme sistemini benimserler.
GELİŞTİRME YAKLAŞIMINI SEÇMEYE YÖNELİK HUSUSLAR
