Kategori arşivi: Paydaş Yönetimi

Proje Ekiplerinde Belbin’in Takım Rolleri

The 9 Belbin Team Roles, explained | Models for managers — BiteSize Learning

Belbin’in takım rolleri, Dr. Meredith Belbin tarafından 1970’lerde geliştirilen ve takımın etkinliğini artırmak amacıyla bireylerin iş yerindeki davranışsal eğilimlerini tanımlayan bir modeldir. Belbin, takımların başarılı olabilmesi için çeşitli rollerin dengeli bir şekilde bulunması gerektiğini öne sürmüştür. Her bir rol, takıma özgü değerli katkılar sağlar ve takımın genel performansını etkiler. Belbin’in modeli sekiz (daha sonra dokuz) temel rol tanımlar:

  1. Başlatıcı-Yaratıcı (Plant): Yenilikçi ve yaratıcı çözümler üreten, fakat pratik detayları göz ardı edebilen kişidir.
  2. Kaynak Araştırıcısı (Resource Investigator): Dış ilişkilerde güçlü, yeni fikirler ve fırsatlar arayan, sosyal becerileri yüksek kişidir.
  3. Koordinatör (Co-ordinator):Takımın hedeflerine ulaşmasını sağlayan, liderlik yeteneği olan ve diğerlerini iyi organize edebilen kişidir.
  4. Yapıcı-Tamamlayıcı (Shaper): Takımı motive eden, zorlukları aşmada ısrarcı olan ve hedeflere ulaşmada itici güç olan kişidir.
  5. Gözlemci Değerlendirici (Monitor Evaluator): Kararlar ve fikirler üzerinde mantıklı değerlendirmeler yapabilen, objektif ve kritik düşünebilen kişidir.
  6. Takım Çalışanı (Teamworker): Grup içi uyumu sağlayan, çatışmaları çözen ve ekibin moralini yüksek tutan kişidir.
  7. Uygulayıcı (Implementer): Planları eyleme geçiren, organize ve verimli çalışan, işi bitirme konusunda güvenilir kişidir.
  8. Bitirici (Finisher):** Hataları ve eksiklikleri bulan, zaman yönetimine dikkat eden, işlerin zamanında ve eksiksiz tamamlanmasını sağlayan kişidir.

Daha sonra Belbin, bu roller arasına bir yenisini daha eklemiştir:

  1. Uzman (Specialist):** Dar bir alanda yüksek düzeyde bilgi ve beceriye sahip olan, ancak belki de takım çalışmasına daha az katkıda bulunan kişidir.

Bu roller, takım üyelerinin birbirlerini tamamlamasını ve takımın genel başarısını artırmasını sağlamak için bir rehber olarak kullanılabilir. Her birey genellikle birkaç rolde güçlü yönler sergileyebilir, ancak genellikle bir veya iki tanesi öne çıkar.

Proje Yöneticisi olarak, bu davranışsal özellikleri tanımalı ve proje ekibinin zayıf yönlerine odaklanmak yerine güçlü yönleri üzerinde çalışmalısınız. Buradaki zorluk, ekibin misyonunu gerçekleştirmeye yardımcı olmak için bu davranışsal tutumları değiştirmektir. Unutulmaması gereken, Proje Yöneticisi sinerji yaratmaktan, bireysel istekleri ekip hedefleriyle uyumlu hale getirmekten, ekip üyeleri arasında güven oluşturmaktan ve ekibi yüksek performans seviyesine yönlendirmekten sorumludur.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde İşlevsiz Ekipler

What is Project Management? | ComputerCareers

Projede katılım ve psikolojik güvenlik mevcut olmadığında, projenin hedeflerini gerçekleştirmek ve başarı kriterlerini karşılamakta zorlanan işlevsiz ekiplerle karşılaşılabilir. Proje ekip üyeleri arasında iletişim ve güven eksiktir. Ortak hedefe yönelik çalışmakta zorlanırlar. Yanlış anlamalar ve çatışmalar ortaya çıkar ve bireyler yaptıkları işi kabul etmezler. Altta yatan gerginlik, hoşnutsuz ekip üyeleri ve sonuçlara yönelik dikkatsizlik ile açıklanabilir.

İşlevsiz proje ekibini tespit etmek için onu yöneten kişi gözlemlenebilir. Bazı projeler, yönlendirici ve denetleyici olan, ekibe yetki vermekte ve güvenmekte zorlanan bir proje yöneticisi tarafından yönetilir. Bu tür proje yöneticileri, doğru olanı yaptıklarını düşünürken takımın performansını olumsuz yönde etkilerler. Bu tip Proje Yöneticilerine “Engelleyenler” diyebiliriz. Engelleyenler insanlara işlerini nasıl yapmaları gerektiğini söyler ve bilgilerini test ederek doğru yapıp yapmadıklarını kontrol ederler. Engelleyenler kendilerini düşünce liderleri olarak görürler ancak bilgilerini nadiren paylaşırlar. Başkalarının bildiklerini öğrenmek yerine fikirlerini satma eğilimindedirler. İçgörü oluşturmak veya kolektif öğrenme sağlamak yerine tek bir noktaya değinmek için sorular sorarlar. Engelleyenler, sorumluluğu başkalarına devretmek yerine kontrolü elinde tutar ve başkalarına işlerini nasıl yapacaklarını anlatırlar.

Bu tip yönlendirici ve emredici liderlik tarzı, psikolojik güvenlik yerine korkuyu ve düşük performansı besler. Yaratıcılıktan ve özerk düşünceden yoksun, küçülmüş bir ekip yaratır. Engelleyenlerin çoğu, projeyi kararlı bir şekilde ileriye taşıyarak organizasyona ve ekibine iyilik yaptıklarını düşünürler ancak başkaları üzerinde yarattıkları kısıtlayıcı etkinin farkında değillerdir.

Aşırı yönlendirici ve küçültücü bir lider olmanın tam tersi Çoğaltandır. Çoğaltanlar, insanlara yüksek performans göstermeleri için koçluk ve mentorluk yaparak gelişmelerini sağlama becerisine sahip kişilerdir. Çoğaltanlar, ekip üyelerini mantıklı düşünme, konuşma ve hareket etme konusunda özgürleştirerek daha akıllı ve daha yetenekli olmalarına yardımcı olurlar. Çevrelerindeki insanların zekasını ve yeteneklerini güçlendirir, en iyi fikirlerin ortaya çıktığı bir ortam yaratırlar. Çoğaltanlar, düşünme yükünü başkalarına aktararak zorlukları aşmaya çalışırlar. Zor sorular sorar, ekibi boşlukları doldurmaya davet ederler.

Çoğaltanlar liderlik ederken koçluk yaklaşımından yararlanırlar. İnsanların gelişebileceği ve ekip üyelerinin esneyip büyüyebileceği bir ortam yaratırlar. İnsanlara ne yapmaları gerektiğini söylemek yerine onları kararlara dahil edip kendi cevaplarını bulmalarını sağlarlar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Başarılı Ekiplerin Psikolojisi

Behind every successful project is a dedicated team - Iskraemeco Corpo

Psikolojik düzeyde bir proje ekibi ancak üyelerinin kendilerini güvende hissetmeleri ve tüm fikir ve yetenekleriyle katkıda bulunmaya teşvik edilmeleri durumunda başarılı olabilir. İnsanlar gelişip birbirlerine güvendikleri zaman, en iyi düşünceleri ortaya çıkar.

Performansın yüksek olduğu ekiplerde, ekipteki herkesin aktif olarak birbiriyle iletişim kurduğunu ve takım üyelerinin de yaklaşık olarak aynı miktarda konuşup katkıda bulunduğunu göstermektedir. Birkaç ekip üyesinin tartışmalara hakim olmasına izin verildiği veya Proje Yöneticisinin aşırı kontrolcü veya yargılayıcı olduğu projelerde, pek çok proje ekibi üyesi dikkate alınmama korkusuyla görüşlerini öne sürmemektedir. Bu tür açık ve eşit iletişim yalnızca proje ekip üyeleri kendilerini psikolojik olarak güvende hissettiklerinde gerçekleşir.

Yüksek performanslı ortamlarda Proje Yöneticisi, kolaylaştırıcı ve koç rolünü rahatlıkla üstlenebilir. Proje Ekibi görüşmelerini, herkesin kararlara katkıda bulunabileceği bir alan yaratacak şekilde yönetir. Psikolojik güvenlik mevcut olduğunda, ister parlak yeni bir fikir, ister önemli bir problem olsun, insanlar akıllarından geçenleri paylaşmaktan çekinmezler. Şüpheleri ve endişeleri hakkında konuşabilir ve farklı görüşlere sahip meslektaşlarıyla görüşlerini paylaşabilirler. Önemli olan, proje ekibinin çatışmalarıı çözebilmesi ve önemli şeyler hakkında filtresiz, tutkulu görüşmeler yapabilmesidir. İnsanların birbirlerine alan yarattığı bu tür ortamlar, yüksek performansın yapı taşlarından biri olan güven ve açıklığa dayanır.

Projeekip üyeleri kendilerini, Proje Yöneticisinin onları tam olarak dinleyediği, empati kurabildiği, doğru sorular ve teşvik edici sözlerle görüşmelere çekebildiği zaman güvende hissederler. Proje Yöneticisinin duygusal zekaya sahip olması bu konuda gerekli koçluğu ortaya çıkarmasına yardımcı olur.

Duygusal zeka, kendimizin ve diğer insanların duygularını tanıma ve yönetme yeteneğidir. Yüksek performansın ortaya çıkabilmesi için her proje ekibi üyesine alan yaratmak isteyen Proje yöneticisi için hayati öneme sahiptir.

Öte yandan Proje Yöneticisinin yüksek performansın gerçekleşmesi için ekip üyelerini de sorumlu tutması gerekir. Başarılı bir ekip, projenin hedeflerine ulaşma konusunda eşit derecede desteklenen ve zorlanan ekiptir. Bir koç olarak Proje Yöneticisi, ekibin işleri özerk bir şekilde yürütebilecek kadar becerikli olduğuna körü körüne güvenmez. Sadece desteklemekle kalmaz fikir ve çözümler üretme konusunda güçlendirir, meydan okur ve yapacaklarını söyledikleri şeyleri yerine getirme konusunda onları sorumlu tutar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Ekibi Açısından Duygusal Zekanın Önemi

The Power of Emotional Intelligence in the Workplace

Proje Yöneticisi vaktinin %90’ını iletişimle geçirir. Bu iletişimin büyük bir kısmı proje ekibinin değişikliklerin ve stresin duygusal ve sosyal yönleriyle başa çıkmasına yardımcı olmakla ilgilidir. Ayrıca Duygusal Zeka, kişinin kendi duygularına hakim olması ile ilgilidir. Proje yöneticisinin işini yapma ve belirli bir zihinsel sağlık düzeyini koruma becerisini etkileyebilecek üç önemli faktörden bahsedilebilir;

Stres Azaltma – Proje çalışmaları streslidir ve stres yönetimi ilişkilerin doğasına bağlı olarak projeden projeye değişir. Örneğin tedarikçinin proje çalışanlarına herhangi bir stres yönetimi yapılmasına gerek olmayabilir.  Şirketler, ücret vermek dışında çalışanlarına proje yönetimi sürecinde psikolojik koruma sağlamalıdırlar. Örneğin izinler, tam zamanlı çalışanların yoğun çalışma dönemlerinden sonra toparlanmalarına olanak tanır. Dinlenmeme önemli bir stres kaynağıdır.

Kimlik Yenileme – Proje ekipleri için tek stres kaynağı bitkinlik değildir. Mesleki bağlamda kim olduklarına dair bir anlam ararlar. Bir işten diğerine geçerken anlamı kaybedebilirler. Daha da kötüsü, projelerin geçici doğası çoğu zaman bireyleri, her yeni projede kimliklerini yeni ekiple tutarlı bir şekilde yeniden inşa etmeye zorlayabilir. Kimliğini sürekli olarak yeniden yapılandırmanın sonuçları sıkıntılı olabilir. Özellikle sözleşmeli çalışanlar sıklıkla yabancı muamelesi görürler. Sonuç olarak, pek çok proje profesyoneli kendilerini uyum sağlamak için tekrarlanan bir çaba içerinde bulurlar. Bu çabalar başarısız olursa, meslektaşlarına, şirketlerine ve nihayetinde kendilerine karşı olumsuz eğilimler geliştirme olasılıkları da o kadar artar.

Ayrılma – Bir çalışanın benlik duygusu bozuldukça, karar verme yetenekleri tehlikeye girebilir. İstihdam güvencesizliği mesleki deneyimlerindeki en büyük stres etkeni olarak tanımlanabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Zor Çalışan Arketipleri

Bad Management Behaviors

Arketip Ortak davranışlar
Güvensiz Yönetici • Başkalarının kendisi hakkında ne düşündüğü konusunda aşırı endişe duyar
• Sonucu az etkili olsa bile, karar vermede (veya bir karara bağlı kalmada) kronik bir yetersizlikten muzdaripdir
• Özellikle üst yönetimin etkisinde kalarak bir projenin veya toplantının yönünü sık sık değiştirebilir
• Özellikle gerekli olmadığında uzmanlıklarını öne çıkarma fırsatlarını değerlendirir, kendilerini daha önemli göstermek için başkalarını küçümseyebilirler.
• İnsanların işlerini ne zaman, nerede ve hatta nasıl başardıkları dahil, ekip veya projeyle ilgili her şeyi kontrol etmeye çalışırlar
• Her kararın ve detayın onaylanmasını isterler
• Bilgi ve kaynak akışını kontrol etmek amacıyla ekibin diğer departmanlardaki meslektaşlarla veya üst yönetimle etkileşime girmesine izin vermezler
Kötümser • Toplantılardan, üst yönetimden, diğer meslektaşlardan, her şeyden şikayet ederler
• Yeni bir girişimin veya projenin başarısızlığa mahkum olduğunu ilan ederler
• Özellikle inovasyon veya yeni çalışma yöntemleri hakkındaki konuşmalarda “bunu zaten denedik ve başarısız oldu” şeklinde yaklaşırlar
• Bir taktiğin veya stratejinin risklerine anında dikkat çekerler
• Durum olumlu olsa bile söyleyecek olumsuz bir şey bulurlar
Mağdur • Kendileri için üzülür, başkalarının da aynısını yapmasını beklerler
• Yanlış giden şeylerin sorumluluğundan kaçıp suçu başka insanlara veya dış faktörlere yüklerler
• Neden hatalı olamayacaklarına dair bahaneler sunarak yapıcı geri bildirimi geri çevirirler
• Şikayet ederek ve “zavallı ben” tavrıyla başkalarını aşağıya çekerler
• Olumsuz duygular içinde debelenirler
• Özellikle kendileri için başarısızlığı tahmin etmeyi iyi bilirler
Pasif-agresif • Son teslim tarihlerini karşılamayı kabul ettikten sonra kasıtlı olarak göz ardı ederler
• Tutmayacakları sözler verirler
• Kaba davranır (örneğin, bir toplantıda sizi görmezden gelmek veya sözünüzü kesmek) ve sonra onlarla yüzleştiğinizde bir sorun olduğunu inkar ederler. “Her şey sizin kafanızda” veya “Neden bahsettiğiniz hakkında hiçbir fikrim yok” gibi iddialarda bulunurlar.
• Öfke veya asık surat ifade eden ancak iyi olduklarında ısrar eden bir beden dili sergilerler
• Yaptığınız işten memnun olmadıklarını ima etmek ancak bunu açıkça söylemeyi veya size doğrudan geri bildirimde bulunmayı redderler
• Hakaretlerini iltifat olarak gizlemeye çalışırlar. Örneğin, “Ne kadar rahat bir tarzın var!” aslında “Bence tembelsin” anlamına gelebilir
• Bir anlaşmazlık durumunda hatalı olan sizmişsiniz gibi görünmek için kelimelerinizi çarpıtırlar
 Her şeyi bilen • “Doğru yol benim yolum” tavrını sergilerler
• Konuşmaları tekeline alır, bölünmeyi reddeder ve başkalarının yerine konuşurlar
• Kendi fikirlerini üstün olarak konumlandırırlar
• Eleştirileri veya geri bildirimleri dinlemezler
• Küçümseyici bir tonda konuşurlar
• Başkalarının zaten anladığı şeyleri tekrar açıklarlar
• Nadiren soru sorar veya merak gösterirler
• Grup başarılarını kendilerine mal edip  paylaşmazlar
• Davet edilmeden sohbetlere girerler
Zorlayıcı • Sizi doğrudan veya dolaylı olarak çalışmaya yeterince kararlı olmamakla suçlarlar
• Neredeyse imkansız standartlar belirlerler
• Size gereksiz veya uygunsuz yoğun işler verirler
• Kariyerlerinde yaptıkları fedakarlıkları gururla paylaşır, sizin de benzerlerini yapmanız gerektiğine inanırlar
• Başarılarınızı küçümserler
• Özel hayatınızı önemsemezler
• Belirli bir nesle olumsuz özellikler atfederler (“Y Kuşağı tembeldir” veya “Z Kuşağı çok alıngandır vb.)
• Ayrımcılık, adaletsizlik vb. konuların varlığını inkar ederler (“Ben bunu başardım. Sizin neden başaramadığınızdan emin değilim.”)
• Kötü şartlara maruz kaldıklarını iddia ederler 
Önyargılı • Olumlu bir özellik hakkında, sanki buna sahip olmanıza şaşırmışlar gibi yorum yaparlar (“Çok açık sözlüsün!”)
• Çoğunluk tarafından kabul edilebilir görülen bir davranışı olumsuz veya profesyonellik dışı olarak etiketlerler 
• Kişiliğiniz nedeniyle yetenekli olmadığınızı veya bir şeye ilgi duymadığınızı varsayabilirler (“O projede çalışmak isteyeceğinden şüpheliyim. Bakması gereken bir ailesi var.”)
• Aşağılayıcı veya sahte yakınlık duygusu çağrıştıran ifadeler veya kelimeler kullanırlar (“tatlım”, “kardeşim” vb.)
• Basmakalıp varsayımlarda bulunur veya birinin kişisel özelliğini inkar edebilirler (“Yönetici olacak kadar yaşlı görünmüyorsunuz”)
• Önyargı veya ayrımcılık yokmuş gibi davranırlar 
Politik • Başarılarıyla övünürler
• Her şeyden kendilerine pay çıkarırlar
• Kariyerlerine yardımcı olabilecek konumda olan kişilere yakın dururlar, iyilik yaparlar
• Sorumlu olmadıkları halde sorumluymuş gibi davranırlar
• Özellikle yollarına çıktıklarına inandıkları iş arkadaşları hakkında dedikodu yapar,  söylentiler yayarlar
• Çoğunlukla ekip veya şirket hedefleri pahasına kendi gündemlerini zorlarlar
• Güçlü görünmek için bilgi saklarlar
• Sizi katılmanız gereken bir toplantıya davet etmeyerek veya işinizle ilgili kritik ayrıntıları paylaşmayarak baltalamaya çalışırlar

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Paydaşları ile İyi Geçinme İlkeleri

Effective Tips & Questions to Identify Project Stakeholders | ViTL Solutions

İlke 1: Kontrol edebildiklerinize odaklanın  

  • Paydaşınızı değişmeye ikna etmeye çalışarak zaman kaybetmeyin; İnsanlar değişmek isterse değişirler.
  • Bunun yerine neyi farklı yapabileceğinize odaklanın.

İlke 2: Bakış açınız yalnızca sizindir    

  • Sizin ve paydaşınızın her zaman aynı fikirde olmayacağınızı kabul edin.
  • Suçlamayı unutun; İleriye doğru bir yol bulmak için bir araya gelin.
  • Kendinize şunu sorun: Ya yanılıyorsam? Hangi varsayımlarda bulunuyorum?

Prensip 3: Önyargılarınızın farkında olun    

  • Önyargılarınızı tanıyın, böylece etkileşimlerinizi ne zaman etkilediklerini veya eylemlerini adil olmayan bir şekilde yorumlamanıza niye neden olduklarını tespit edebilirsiniz.
  • Yakınlık önyargısına düşebileceğinizi, benzer görünüm, inanç ve geçmişe sahip insanlara yönelebileceğinizi unutmayın.
  • Onaylama yanlılığından, yani olayları veya kanıtları mevcut inançlarınızın onayı olarak yorumlama eğiliminden kaçının.

İlke 4: Bunu “onlara karşı ben” haline getirmeyin

  • Çatışmada üç şeyi hayal edin: siz, paydaşınız ve aranızdaki dinamik.
  • Sağlıksız ilişkinizi tersine çevirme olasılığını artırmak için kavgacı olmak yerine olumlu, işbirlikçi yaklaşımlar (siz ve iş arkadaşınızın masanın aynı tarafında oturması gibi) kullanın.

İlke 5: Olayları farklı görmek için empatiye güvenin     

  • Paydaşınıza şüphe fırsatı tanıyın ve kendinize şu soruyu sorun: “Davranışlarının en iyimser yanı nedir?”
  • İğneli söz ve davranışlarının arkasında bir mantık olduğunu varsayın (buna katılmasanız bile).

Prensip 6: Hedefinizi bilin 

  • İlişkinizle ilgili hedeflerinizin ne olduğu konusunda net olun.
  • Bunları bir yere yazın ve sık sık gözden geçirin.
  • Anlaşmanıza zarar verebilecek her türlü nedenlere dikkat edin.

İlke 7: Dedikodudan kaçının       

  • Paydaşınızın arkasından konuşma dürtüsüne direnin.
  • Durum hakkında kiminle konuşacağınızı dikkatli seçin. Yapıcı, sizin çıkarlarınızı en iyi şekilde gözeten, bakış açınıza meydan okuyacak ve sağduyulu birini arayın.

İlke 8: Neyin işe yaradığını bulmak için denemeler yapın      

  • Test edecek iki veya üç şey bulun; küçük eylemlerin büyük etkileri olabilir.
  • Yol boyunca öğrendiklerinize dayanarak yaklaşımlarınızı yenilemeye devam edin ve sonuç vermeyen yaklaşımlardan vazgeçmeye istekli olun.
  • Daha önce denemediğiniz bir şeyi, hatta paydaşınızın beklemeyeceği bir şeyi deneyin.

İlke 9: Meraklı olun ve meraklı kalın   

  • Kendinizi geliştirin, öğrenecek bir şey olduğuna ve dinamiğin değişebileceğine inanın.
  • Hedeflerinize ulaştığınızda ne kazanacağınıza odaklanın.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

[visual-link-preview encoded=”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″]

 

 

Paydaşlarla İşbirliği Yapmak

Who Are the Stakeholders in a Construction Project?

Projelerin başlangıç sürecinde paydaş kayıtları tutulmaya başlanır. Proje başladıktan sonra paydaşlarla iletişime geçmek zorunda kalmak proje için zararlı sonuçlar doğurur. Paydaş Kayıtlarını, Paydaş Katılım Planı takip eder. Paydaş Katılım Planı hazırlanmayan projelerde bile Proje Yöneticileri paydaşlarla ilgili faaliyetlerini dikkatlicedüşünmelidir.

Her paydaş ismiyle tanımlanır ve bireysel olarak iletişime geçilir. Paydaşların (departmanlar, müşteri, tedarikçiler vb.), projede her biri farklı görevlere ve farklı iletişim ihtiyaçlarına sahip birden fazla kişiye sahip olabilirler.

Her paydaşın, projenin hangi aşamasında ne şekilde dahil olacağının ve onlardan beklentilerin (işleri yapma, onaylama, kontrol etme vb.) net olması gerekir.

Her zaman projenin erken aşamalarında paydaşların katılımı çalışmaları başlamalı, sonraya bırakılmamalıdır. Paydaş kayıtlarında ve katılım planında aşağıdakiler olabilir;

  • Departman veya Şirket Adı,
  • Projenin ondan beklentileri,
  • Proje sonuçları üzerindeki etki düzeyi,
  • Tercih ettiği iletişim türü,
  • Mevcut ve istenen katılım düzeyi.

Paydaş listesi tamamlandıktan sonra Proje Yöneticisi, her bir paydaşla projeye ilişkin beklentileri ve paydaşların beklentilerini görüşmelidir. Paydaş beklentilerini proje çıktılarına dahil ederek katılım sürecine (projeyi destekleyen maksimum sayıda paydaşın bulunması ve projeye güveninin yaratılması) başlamalıdır.

Paydaşlardan elde edilecek proje ekibi, proje başarısının sigortasıdır ve Proje Yöneticisi için bir yaşam iksiridir.

Bazen Proje Yöneticileri, paydaş katılımını projenin başlangıcında yalnızca bir kez yapma hatasına düşebilirler. Paydaş katılımının proje boyunca tekrarlanması gerekir. Paydaşların ilgileri ve öncelikleri zaman içinde değişebilir ve projeyi ikinci plana atabilirler.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Ekip Üyelerini ve Paydaşları Güçlendirmek

What is employee empowerment: Ideas and workplace autonomy survey questions to help you empower employees

Proje ekibinin her bir üyesine doğru özerkliğin verilmesi, birçok kuruluşta, özellikle de tek bir yönetici tarafından yönetilenlerde genellikle eksik kalan bir uygulamadır. Bu durum projelerde sinir bozucu dur-kalk’lara neden olur.

Belirli kararların alınmasının kendi sorumluluğunda olduğundan emin olanlar yapamadıklarında projeye yansıyan performansları önemli ölçüde kötüleşir. Bu durum hem proje ekibini hem de diğer paydaşları hayal kırıklığına uğratır.

Doğru olan, her bir proje ekip üyesinin özerkliğinin sınırlarının ne olduğunu, hangi kararların ortak karar olması gerektiği ve ekip olarak karar alırken hangi kurallara uyulması gerektiğinin açıklığa kavuşturulmasıdır.

Bu aynı zamanda eskalasyon (yönetime aktarma) sürecinin gerekli olduğu eşiklerin tanımlanmasının temelini oluşturur.

Projede yer alan herkes, hangi karar için “patron”a gitmenin gerekli olduğunu ve patrona kolayca erişilemediği ve başka önceliklere sahip olduğu durumlarda ne tip sorunlar yaşanabileceğini bilir.

Proje yöneticisi, ekip üyelerine ve ekibe doğru vre zamanında karar verme özerkliğini vermek ve bunu organizasyonun geri kalanından talep etmek için en başından itibaren çabalamalıdır.

Özerklik, ekip üyelerinin becerilerini ve deneyimini hesaba katarak belirlenmelidir. Çünkü ekibin genç veya deneyimsiz üyelerine verilen çok yüksek düzeydeki özerklik kaygı ve strese yol açabilirken, kıdemli bir kaynağa verilen çok düşük düzeydeki özerklik endişeye ve strese yol açabilir.

Özerklik, belirli görev veya faaliyetlerle bağlantılı olmalı ve belirsizliği önlemek için net eşikler içermelidir. Ayrıca İş Kırılım Yapısında hangi ekip üyesinin projenin hangi çıktısından veya sonucundan sorumlu olduğu açıkça belirtilmelidir.

Bu yaklaşım ekip üyelerini motive etmek ve sinerji yaratmak için yeterli olup suçlama yaklaşımını önler. Sonuçta her türlü durumda nihai sorumluluk Proje Yöneticisindedir.

İyi organize edildiği takdirde proje ekibinin güçlendirilmesi bireylerin ve ekibin kendi kendine organize olmasını kolaylaştırır.

Proje Yöneticisini projenin uzun vadeli perspektifine odaklanarak günlük mikro görevleri yönetmek zorunda kalmaktan kurtarır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Ekip Üyelerini ve Paydaşları İhtiyaç Duydukları Şekilde Eğitmek

PROJECT MANAGEMENT TRAINING - GENEVA INFORMATION TECHNOLOGY INSTITUTE

Eğitimi kim halletmeli” ya da “Projemde çalışan insanlar zaten eğitimli olmalı” gibi ifadeler benim tecrübelerime göre çok yaygın, bunları dile getiren Proje Yöneticilerinin dar görüşlülüğünü temsil ediyor.

Çoğu durumda Proje Yöneticisinin proje ekibi üyelerini seçme imkânı yoktur. Şirkette o anda mevcut olan kaynaklara ve “sahip olduklarınla çalışırsın” yaklaşımıyla göre atanırlar.

Bu yaklaşım maalesef yanlıştır: Eğer projenin “benzersiz” bir girişim olduğu doğruysa, Proje Yöneticisi de dahil olmak üzere ekibin tüm üyelerinin doldurması gereken boşluklar olacak ve bu nedenle eğitime ihtiyaç duyulacaktır.

Sonuç olarak, projenin başlangıcında ve ekibe biri katıldığında, eğitimin gerekli olup olmadığını ve hangi eğitimlerin gerekli olduğunu belirlemek Proje Yöneticisinin sorumluluğundadır.

Eğitim gereklidir çünkü “yaparak öğrenmenin” kotası vardır. Bazen yaparak öğrenmenin maliyeti eğitim alarak öğrenmenin maliyetini aşabilir.

Bunun için proje bütçesinde eğitime yer verilmesi, kurumdaki eğitim organizasyonlarından sorumlu birimin beklentilerle uyumlu eğitimleri organize etmesi gerekir.

Eğitim faaliyetlerinin zamanlamasına dikkat edilmelidir.

Eğitim ihtiyaçları teknik, kültürel ve davranışsal konularda olabilir ve özellikle uzun süreli projelerde projenin başlangıcında veya belirli aşamalarında yoğun olması gerekebilir. Örneğin, Türk şirketi ilk kez Japon bir müşteriyle çalışıyorsa tüm ekibin Japon kültürü ve Japonya’da iş yapma konulu bir seminere katılması gerekebilir. Eğer kurum içi süreç iyileştirme vb. proje ise, tüm katılımcıların en azından yalın yöntemler vb. temel bilgilere sahip olması gerekir. Belirsizliğin yüksek olduğu bir projede, geçmişte projeleri her zaman geleneksel olarak yöneten Proje Yöneticisinin çevik proje yönetimi teknikleri hakkında daha fazla bilgi edinmesi gerekecektir. Aynı projede teknik yöneticilerin çevik yaklaşımlar hakkında daha fazla bilgi edinmesi gerekecektir.

Eğitim bütçesi, eğitmenlere ödenecek fonları, seyahat masraflarını ve proje ekip üyelerinin eğitim için harcayacakları saatleri içermelidir.

Eğitim olmadığında yaşanabilecek sorunlar risk listesine girilmelidir.

Eğitime katılanlar için farkındalık ve kişisel bir sertifika verileceğini bilmek motive edicidir. Her durumda, yapılan eğitimlerin etkinliğini ölçmenin bir yolu belirlenmelidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Pasif-Agresifler

10 Signs of a Passive-Aggressive Person - Grow with Christine

Pasif-Agresifler, başkalarının istek ve ihtiyaçlarına uyuyormuş gibi görünen ama sonra pasif bir şekilde bunları yerine getirmeyenlerdir. Bazen kasıtlı geç kalır veya belirtilen hedeflere ulaşmayı engellerler.

Pasif-Agresif Belirtileri

  • Son teslim tarihlerini karşılamayı kabul ettikten sonra kasıtlı olarak görmezden gelmek
  • Asla göndermeyeceği bir e-posta göndermeye söz vermek
  • Kaba davranmak (örneğin, bir toplantıda bazılarını görmezden gelmek veya söz kesmek) ve sonra bir sorun olduğunu inkar etmek. “Her şey senin kuruntun” veya “Neden bahsettiğin hakkında hiçbir fikrim yok” gibi iddialarda bulunmak
  • Öfke ya da asık surat ifade eden ama iyi olduklarında ısrar eden beden dili kullanmak
  • Çalışmanızdan memnun olmadıklarını ima etmek ancak bunu açıkça söylemeyi veya size doğrudan geri bildirimde bulunmayı reddetmek
  • Hakaretleri iltifatlara gizlemek. Örneğin, “Ne kadar rahat bir tarzın var!” aslında “Bence tembelsin” anlamına gelebilir
  • Bir anlaşmazlık durumunda kelimelerinizi çarpıtarak karşısındakileri hatalı göstermeye çalışmak

Pasif agresif terimi 1940’lı yıllarda Amerikan ordusunda üstlerinin emirlerine uymayan askerleri tanımlamak için ortaya atılmış. Kısa bir süre sonra “pasif-agresif kişilik bozukluğu” adı verilen resmi bir tanı haline gelmiş.

Pasif agresiflik, gerçekte ne düşündüğünüz konusunda açık sözlü olmamak ve düşüncelerinizi ve duygularınızı ifade etmek için dolaylı yöntemler kullanmaktır. İnsanlar, birine hayır demekten kaçınmak veya gerçekte ne hissettikleri konusunda dürüst olmaktan kaçınmak istediklerinde veya açıkça belli etmeden durumu kendi lehlerine döndürmeye çalıştıklarında, yukarıdaki taktikleri sıklıkla kullanırlar.

İnsanlar nadiren bilinçli olarak pasif-agresif bir şekilde davranma kararı alırlar. Daha ziyade ir tepki olarak genellikle başarısızlık veya reddedilme korkusu, çatışmadan kaçınma arzusu veya güç kazanma dürtüsü tarafından yönlendirilirler.

Pasif-agresifler, istediğinizi yapamayacaklarını kabul etmek yerine, sorunları size geri iterler. Sizi kötü göstermeye veya aldatıcı davranmaya çalışıyorlarmış gibi görünebilir, oysa aslında genellikle kendilerini kötü görünmekten korunmaya çalışıyorlardır.

Pasif-agresifler hata yapmamak için son derece dikkatli davranırlar. Temkinli içgüdüleri mantıksız olarak algıladıkları talepler karşısında baskı altında kaldığında duygularını ifade etmek yerine, onları bastırırlar ve talepte bulunan kişiye içerlerler.

Pasif-agresifler, genellikle çatışmadan kaçınırlar. Ne düşündüklerini ve hissettiklerini doğrudan ifade etmek yerine, düşüncelerini iletmek için daha incelikli yöntemlere güvenirler.

Organizasyon kültürü pek çok işyerinde çalışanları, işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları şeyi elde etmenin bir yolu olarak pasif-agresif olmaya itebilir. Proje ekibinin hedefleri net olmadığında veya yönetici bireysel performansları değerlendirmek için hangi ölçümleri kullanacağı konusunda açık olmadığında, çalışanlar neler olup bittiğini çözmeye çalışırken veya belirsizlikle boğuşurken pasif-agresif davranabilirler.  

Benzer şekilde, işten çıkarmalar, birleşmeler veya yeniden yapılanma gibi büyük organizasyonel değişiklikler, eğer insanlar kendilerini savunmasız hissederlerse pasif saldırganlığa yol açabilir. Bu, özellikle çalışanın şirket tarafından reddedildiğini hissetmesi, terfi ya da maaş artışı konusunda göz ardı edilmesi ya da değerli bir pozisyon gibi kendisine borçlu olunduğunu düşündüğü bir şeyin reddedilmesi durumunda geçerlidir. İşveren ile çalışan arasındaki psikolojik sözleşmenin bu ihlali, anlaşılır bir şekilde sinir bozucudur ve bazı insanlar, neye üzüldüklerini dile getirmek yerine, çoğunlukla pasif-agresif yollarla misillemede bulunurlar.

Pasif-agresif davranan bir kişi (veya birkaç kişi) olduğunda, ekibin daha yavaş kararlar alması, etkisiz iletişim kurması ve sağlıksız çatışmalara girmesi daha olasıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler