Kategori arşivi: Risk Yönetimi

Proje Yönetimi ve Kıyaslama (Benchmarking)

Ürün, süreç veya hizmette yapılacak kıyaslamalarla performansın artırılmasıdır. Organizasyonlar rakiplerini ya da iyi uygulamaları kendi ürün, süreç veya hizmetleri ile kıyaslarlar. Amaç performansı artırmak veya artırıcı faktörleri fark etmektir. Kıyaslamanın kopyalama ile sonuçlanmaması gerekir. Mevcut ürün, süreç veya hizmetlerin inovatif ve farklı bakış açılarıyla geliştirilmesi esastır.

Proje yöneticisi kıyaslama yapmak istiyorsa;

  • Düşük performanslı süreç veya teknikleri belirlemelidir.
  • Performans beklentilerini belirlemelidir.
  • Bu performansı sergileyen iç veya dış kaynakları araştırmalıdır.
  • Belirlediği kaynaklardan performans verisi veya deneyim paylaşımı elde etmeye çalışmalıdır.
  • Verileri analiz etmeli ve fırsatları tanımlamalıdır.
  • Yapılması gerekenleri öneri haline getirmeli ve yönetimin onayına sunmalıdır.
  • Onay sonrası yapılması gerekenleri bir proje yönetim planı dahilinde ele almalı ve sonuçlandırmalıdır.

Nerede kullanılabilir?

  • Proje seçim yöntemlerini geliştirmede,
  • Planlama yöntem, teknik ve araçlarını geliştirmede,
  • Kapsam, zaman, kalite ve maliyet performanslarını artırmada,
  • Ekip performansını artırmada,
  • Tedarik performansını artırmada,
  • İletişim etkinliğini artırmada,
  • Motivasyon, ödüllendirme ve cezalandırma konusunda,
  • Dokümantasyon ve Proje Yönetimi Bilgi Sistemeleri (yazılım vb.) konusunda,
  • Risklerin belirlenmesi, analizi ve yanıt planlamasında
  • Kontrol, izleme ve raporlama tekniklerini geliştirmede kullanılabilir.

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı hakkında bilgi almak için tıklayınız.

Proje Risk Yönetimine ilişkin bazı hatırlatmalar

Tüm projeler hedeflere, varsayımlara, bağımlılıklara ve değişikliklere bağlı olarak risklidir. Hiç risk olmaması ihtimali projelerin %100 başarı ile bitirilemeyebileceği olasılığını getirmekle birlikte risk seviyeleri projesine göre farklılaşır.

Yönetilemeyen riskler vardır. Her şeyi öngörmeniz ve gereken karşılığı hazırlamanız mümkün değildir. Önemli olan projede “ciddi” başarısızlığa yol açabilecek riskleri öngörebilmek ve bu konuda zamanında ve doğru müdahaleye kurumu hazırlamaktır.

Risk Yönetimi kavramsal olarak iyi bilinse dahi doğru şekilde uygulanacağı anlamına gelmez.

Riskleri olabildiğince erken fark edebilmek ve gerekeni yapmak önemlidir. Problem oluşmasını beklemek ve çözmek sizi kahraman yapabilir ama kuruma bir şey kazandırmaz.

Bir riski fark edip söylemiyor olmakla, risklerin söylenmesini ya da duymayı sevmiyor olmak aynı şeydir. Sadece kaybettirir.

Şirketler proje portföylerini fayda ve karlar olduğu kadar riskleri açısından da ele almalıdırlar. Risk dengesi gözetilmeden oluşturulan portföylerde tek bir proje diğer tüm projelerin faydasını yok edebilir.

Gerçekleşen hataları fırsat olarak görmek önemlidir. Bugün yaşadığınız problemler sonraki projelerinizin riskleridir.

Proje Yönetiminde Uzman Görüşü

CBI sector expert accelerate iStock_000019938140XSmallProje Yönetimi süreçlerinde ihtiyaç duyulan girdileri değerlendirmek için zaman zaman uzman görüşüne başvurulur. Bu tür bir değerlendirme ve uzmanlık süreç boyunca herhangi bir teknik veya yönetsel ayrıntıya uygulanabilir. Bu tür bir uzmanlık özel bilgi veya eğitime sahip herhangi bir grup ya da birey tarafından yani çok farklı kaynaklardan sağlanabilir. Örneğin:

  • Örgüt içindeki farklı birimler
  • Danışmanlar
  • Paydaşlar (müşteri ve hamiler de dahil)
  • Mesleki ve teknik dernekler
  • Sanayi odaları

PMBOK® 5

4.1.2.1 Expert Judgment

Expert judgment is often used to assess the inputs used to develop the project charter. Expert judgment is applied to all technical and management details during this process. Such expertise is provided by any group or individual with specialized knowledge or training and is available from many sources, including:

  • Other units within the organization,
  • Consultants,
  • Stakeholders, including customers or sponsors,
  • Professional and technical associations,
  • Industry groups,
  • Subject matter experts (SME), and
  • Project management office (PMO).

Proje Risklerini Belirleme

riskKahramanlığı seven bir toplum olarak problemlerle uğraşmayı tercih ediyoruz. Halbuki projelerin risklerini belirlemek ve alınabilecek önlemleri almanın bize neler kazandıracağının farkında değiliz. Bir projede riskleri belirlemek için önerdiğim yöntemleri aşağıda bulabilirsiniz;

1.      Geçmişte benzer projeler yapılmış m? Yaşanan problemler var mı?
2.      Geçmişte benzer projelerde yer almış kişiler var mı? Görüşlerini alın.
3.      Şirketin genel yapısı ya da prosedürleri  ile ilgili risk var mı?
4.      Paydaşların risk görüşleri nedir? Toleransları var mı?
5.      Yukarıda bahsedilen her riske ilişkin stratejiniz nedir?
6.      Proje amaçları bir risk yaratıyor mu?
7.      Tanım dökümanında riskli alanlar var mı?
8.      Proje ekibinin öngördüğü riskler nelerdir?
9.      İş paketi bazında riskler nelerdir?
10.  Zaman ve Maliyet sapmalarının riski nedir?
11.  Kritik yoldaki aktivitelerin riskleri nelerdir?
12.  İletişim riskleri ve proje etkileri ?
13.  Ekip üyelerine ilişkin riskler?
14.  Sözleşmenin getirdiği riskler?
15.  Üçüncü parti riskleri?
16.  Paydaş riskleri?

Projeler neden başarısız oluyor?

Missing the Target1-      Paydaş beklentilerinin örtüşmemesi, çatışması

2-      Paydaşlar arasındaki letişimsizlik

3-      Yanlı(ş) Proje Yöneticisi

4-      Proje ekibine doğru kişilerin seçilmemesi ve atanmaması

5-      Proje yöneticisinin bir metodoloji ve sisiteminin olmaması

6-      Proje hedeflerinin anlaşılmaması

7-      Müşteriye verilen hesapsız ve yanlış taahütler

8-      Proje başarı ve kontrol kriterlerinin belirlenmemiş olması

9-      Proje planının iyi hazırlanmaması, yönetime onaylatılmaması

10-   Proje süre tahminlerinin gerçekçi yapılmaması

11-   Planların ekip ile paylaşılmaması

12-   Bilgi eksiliği ve eksikliğin geç fark edilmesi

13-   İsteklerin tam olarak anlaşılmamış olması ve/veya gerçekçi olmaması

14-   Projenin tasarımına emin olunmadan aksiyona geçilmesi

15-   Gerekli araş ve teknolojilerin doğru belirlenmemesi

16-   Proje izleme mekanizmasının kurulmamış olması

17-   Dokümantasyon tutulmaması

18-   Aşam geçişlerini yeterince veya hiç kontrol edilmemesi

19-   Ekibin motivasyonu olmaması ve projeyi sahiplenmemesi

20-   Proje Yöneticisinin durumu düzenli kontrol etmemesi, olası problemleri fark etmemesi

 

Proje Yönetiminde Kulağa Küpe – 3

tips_for_project_management41. 5 dakikadan az süren bir toplantı gereksiz olduğunu, 1 saaten fazla olanı iyi yönetilemediği ve katılımcıların çalışarak gelmediklerini gösterir.

42. Her proje yöneticisi bir sonraki projesinin hayalini kurar.

43. İlişkilerinde dikkatli ve samimi ol. Aynı insanlarla ne kadar sık karşılaşabileceğine şaşırırsın.

44. Hata kabul edilebilir ve geri döndürülebilir. Başarısızlığı geri döndürmek zordur. Her zaman B planınız olmalıdır.

45. Problemler birden ortaya çıkmaz. Ben geliyorum diye bağırdığında ya da fısıldadığında duymanız önemlidir.

46. Proje yöneticisi olmak için etnik, genetik veya siyasi bir ayrım yapılamaz. Ama ruhsuz, tembel ve dikkatsizden olmaz.

47. 6 kişiden fazla kişinin olduğu toplantılar bilgi transferinden ibarettir.

48. Dış kaynaklarla arkadaşça ilişki kurmak kabul edilebilir ama arkadaşınızın dış kaynak olması problem yaratabilir.

49. Haftalık raporu anlayan aylık, aylık raporu anlayan yıllık rapor istemez. İstiyorsa o da kendi üstlerine bir şeyler anlatmak istediğindendir.

50. Bir yöneticinin hangi düzeyde raporu anlayabildiği önemlidir. Ne işe yaramayacak fazla detay ne de yanlış karaları verecekleri kadar basit olmalıdır.

51. İşe yarayan çözümü tekrar deneyin ama körü körüne bağlanmayın.

52. Koşmak, düşünmenin yerine geçmez. Gülleri koklamak için biraz durmanız gerekir. Çalışırkende yaptıklarınızın ya da söylediklerinizin sonuçlarını düşünmek için birazda olsa durmak zorundasınız.

53. Patronda olsanız birilerinin problemlerini çözmeye başladığınızda onun için çalışıyorsunuz demektir.

54. Yeni yöneticinin derdi herkesin onların problemlerini çözmeye çalışması, eski yöneticilerin derdi ise kendi problemlerini kendilerinin çözmesinin beklenmesidir.

55. Yöneticilerinizi iyi tanıyın, bazıları şakadan hoşlanır ama bazıları şakalarından hoşlanılmasını bekler.

56. Her çalışanı izleyemezsiniz ama eğer izlerseniz neye bakacağınızı ve neler beklediğinizi bilmelerini sağlayabilirsiniz.

57. Bazıları iyimser doğar ve problemi geç fark ederler. Bazıları kötümser doğar problemler ile beslenirler.

58. Sizden bir şey istendiği an hep en kötü zamandır.

59. Denetleyicilerden ve kontrolörlerden bir şey saklayamzsınız. Onlar ünlerini yakalama üzerinden yapıyorlar.

60. Kafadan atmanın yanlışı olmaz.

61. Bir işi lzleyip hata olduğunda yardım etmeyenin ne olup bittiğinden haberi yok demektir.

62. Karşınızdakilerin bir şeyler bildiğini ya da siz istemeden bir şey yapacaklarını varsayarak işe başlamayın. Gördükçe ve yaşadıkça inanın.

63. Yönetimin ne yaptığını kesinlikle bildiğinizi düşünmeyin. Şüpheye düştüğünüzde sorup öğrenmeye çalışın. Şaşırtıcı cevaplar alabilirsiniz.

Proje Yönetiminde Kulağa Küpe – 2

tips_for_project_management21. Tüm başarılı yöneticiler yetenekli, tüm başarısız yöneticiler yeteneksiz değildir. Şans başarı ya da başarısızlıkta önemli bir rol oynamaya devam eder ve yetenekli ve çalışkan olanları tercih eder.

22. Her zaman yeni kaynak bulamayabilirsiniz, bu yüzden elinizdekilerin kapasitesini ve yeterliliklerini iyi öğrenin.

23. Proje yöneticisi tüm paydaşları neyin motive edeceğini bilmelidir.

24. Projede büyük resmi gören herkes daha iyi iş çıkarır.

25. Kendi biriminizin ve diğer birimlerin çalışanlarını tanımaya çalışın. Tüm birimler, diğer birimler ondan doğru şekilde destek isterlerse yardım etmekten mutluluk duyarlar.

26. Kullandığınız dış kaynakların size en iyi kaynaklarını vermelerini istiyorsanız ona göre davranmalısınız..

27. Dokümantasyon o anın bir resmidir ve sürekli güncellenmediğinde hızla eskir. Önemli olan beklenenin, düşünülenin ve gerçekleşenin kayda geçmesidir.

28. Müşterinizin kim olduğunu ve hedeflerini sürekli hatırlamalı ve gerekiyorsa güncelleme yapmalısınız.

29. Hata durumunda;

* Durumu zaman boyutunda ele alın;

* Bilebildiğiniz sebepleri masaya yatırın ve tekrarlamaması için önlem alın;

* Hemen olaya dalmayın, ne yapacağınıza düşünün, bir planınız olsun;

* Önyargılardan kaçının ve çok hızlı karar vermeyin. Yanlış bir hareket daha çok hataya yol açabilir;

* Nerede duracağınızı bilin.

30. Patronlar sizin yanlış olduğunu düşündüğünüz bir kararı vermek hakkına sahiptirler. Sizin uyarılarınıza rağmen dediklerinde ısrar ediyorlarsa, sonucun en iyisi olması için çalışmanızdan başka yol yoktur.

31. Politik kararlarda mantık aranmaz.

32. Başaramayacağınızdan ya da hata yapmaktan korkmayın, önemli olan size kimin yardım edeceğini biliyor olmanızdır.

33. Deneyim iyidir ama kontrol şarttır. Bir şeyin çalılşacağına inanmaktansa çalıştığını ispatlamak daha iyidir.

34. Herkesin bir şeyleri kendi yöntemi ile yapmalarının bir sebebi vardır. Herkes başarıyla bir işi yapmak ister ama beklentisini doğru koyamayabilir.

35. Patron işin nasıl yapılacağını bilmeyebilkir ama ne istediğini çok iyi bilmelidir. Ne istediğini bilmeyen patron dönme dolaptaki gibi döner durur.

36. Hala toplantılarda ciddi kararlar alındığını düşünenler var. Halbuki öğle yemeklerinde ya da birer bir görüşmelerde veriliyor kararlar.

37. Gözden geçirmeler size bir şey öğretmiyorsa boşuna yapıyorsunuz demektir. .

38. Yönetim yapılan işten anlamıyorsa raporların ve sunumların en basit şekliyle hazırlanması gerekir. Kafası karışan ya da anlamayan yönetim daha çok problem yaratır.

39. Bir şirkette kimin kim olduğunu bilmek çok önemlidir.

40. Bir projenin ne kadar riskli olup olmadığını anlamanın yolu her projenin başında  “nerde çokluk orda b.kluk” sözünü hatırlamaktan geçer.

Proje Yönetiminde Kulağa Küpe – 1

tips_for_project_management1. Bir sonraki aşamayı yapacak olanlar bir önceki aşamadan bi haber olduklarında değişiklik olasılığı artmaktadır.

2. Bir çok ekipman tasarlandığı gibi değil yapanın inisiyatifi ile gerçekleştirilmektedir.

3. Problemlerin kaynağı çoğunlukla insanlardır ancak nadiren itiraf ederler. Beraber çalıştığınız insanları iyi tanıyın ki zayıf noktaları görebilin.

4. Yöneticiler çoğu zaman çalışanların güç ve yetenekleri ile yükselirler.

5. Bir yönetici hem sistem mühendisliğini hem de finans yöneticiliğini yapıyorsa kendi üzerinde açık kalp ameliyatı yapan cerrah gibidir.

6. İşkoliklere ilgi gösterin – eğer yanlış yöne gidiyorlarsa kısa sürede oldukça fazla zarar verebilirler, eğer siz çok yüklerseniz bebek prematüre doğabilir ama sebebinin siz mi kendilerimi olduğu belirlenemeyebilir. Kendilerine yeterince vakit ayırmalarını normal zamanın 1,25 ya da en fazla 1,5 katı çalışmalarına müsaade edin.

7. Her proje şirket bütçesinden payını alır. Her proje gerekli olanı alırsa problem yaşanmaz.

8. Çalışanlar işleriyle ilgilenilmesini severler ama nasılına karışılmasını istemezler. Müşteri kendi istediğinde direttikçe daha hızlı ve fazla öder.

9. Elemanlarınızı ucuza vermeyin. Onlara sormadan çok katılımcılı bir toplantıda atadığınız görevle ilgili karar alırken iki kere düşünün.  Bir işi alıp diğerine verirken işi devredenin sorumluluğunu atlamayın.

10. Proje ekibinin kalitesi problem çözüm becerinizi gösterir.

11. Projeniz ile ilgili karar vericileri bilmeniz ve tanımanız çok önemlidir. Bu karar vericiler ile formal ya da informal iletişim kanallarını kullanarak sürekli iletişim halinde olabilmeniz gerekir.

12. Üstünüzün siz savunmasına ve destek vermesine değecek eforu harcamanız gerektiğini unutmayın.

13. Proje Yöneticisi projesi ile ilgili tüm paydaşlar ile en az bir kez görüşmelidir.

14. Kendinizin verebileceği bir kararı üstlerinizden istemeyin.

15. Yanlış kararlar erkenden verilmişse kurtulma yolu bulunabilir ama doğru kararların geç verilmesi kurtarmaz.

16. Özür getireceğinize yapılacakları düşünerek gelin.

17. Başka projelerdekileri ve yaşananları hor görmeyin. Kendinizi aynı pozisyonda bulabilirsiniz.

18. Egonuz ne kadar yüksekse hatalarınızı kabullenmekte o kadar zorlanırsınız. Böyle bir durumda projelerde yapacağınız hataların devam etmesi ve ekibinde sizin hata yapacağınızı düşünmesi kaçınılmaz olur.

19. Projelerde her zaman hataların olabileceği en başından kabul edilmelidir.

20. Eğer bir çalışanınız bakıyor ama görmüyor, sormuyor ama biliyor, düşünmüyor ama karar veriyorsa kurtulmanın yollarını arayın.

Durum Riski ve Risk Durumunu Anlamak

risk-management

Proje risklerinden birisi de durumun düzensiz raporlanmasıdır. Aslında bu kimseyi şaşırtmamalıdır çünkü çoğu zaman hiçbirimiz tam anlamıyla projemizin içinde bulunduğu riskleri tam anlamıyla raporlayamayız. Bu yüzden durum riskini ve risklerin durumunu iyi yönetip yönetemediğimizi bilmemiz gerekir.

Salim ters ters bakarak, şikayet olacağı belli cümlesine başladı: “Haklı olup olmadığımı sen söyle” dedi. “Neredeyse bu iş üzerinde 2 aydır çalışıyoruz ve sen işi tam tamamlamak üzereyken makinaların bozulabileceğini söylüyorsun. Neden 2 ay önce söylemedin böyle bir riskimiz olduğunu?”.

Bületin kaçacağı bir yer kalmamıştı. “Evet, haklısın” dedi. “Aslında her zaman yeni makine alabileceğimizi düşünmüştüm. Bu yüzden söylemedim.”

“Yaa, şimdi işte problemimiz var çünkü bütçemiz kalmadı.”dedi Salim .

“Evet ama belki…. ” derken Salim sözünü kesti Bülent’in.

“İşte bu yüzden beni zamanında bilgilendirmen ve hatta zamanında bu riskin ne olduğunu bana iletmen gerekirdi. Ama artık hepimiz suçluyuz, çünkü proje ciddi anlamda gecikecek ve ekstra bütçeye mal olacak. ”

Bülent cidd bir hata yapmıştı ama bu sadece onun hatası değildi. Aslında bu tipte bir problem yaşanacağını ilk farkettiğinde söyleseydi belkide şeytanın avukatlığını yaptığını söyleyeceklerdi.

Aslında burada önemli olan tam ve doğru bir şekilde durumun raporlanmamasıdır. Bu hem rapor isteyenin hem hazırlayanın sorumluluğu olmalıdır.

Öte yandan durum riskini artırıcı bazı şirketiçi uygulamalardan kaçınmak gerekir;

Pozitif raporları ödülendirmek ve negatif raporları cezalandırmak
Bazı şirketlerde yöneticiler hiç kötü birt şey duymak istemezler. Bu onların amatör korkak taraflarının ağır basmasından kaynaklanır. Bu yüzden kötü şeyler asla raporlanmayacağı için riske davetiye çıkarılmış olur.

Deneyime öncelik vermek

İnsanlar geçmiş raporlama deneyimlerini dikkate alırlar ve eğer gerçekçi raporlamadan dolayı canları yanmışsa raporları manipüle edebilirler ya da hiç hazırlamayabilirler.

Dönüşüm

Her yeni işe başlayan geçmiş bilgileri bilemeyeceği için kendiliğinden bir risk oluşacaktır.

Umutlu düşünme

Hepimiz her şeyin iyi gitmesini isteriz. Fakat beklentilerimiz bazen gerçekleşmeyebilir.

Eğer durum raporlamayı bir grup çalışmasına dönüştürebilirseniz riskleride azaltmış olursunuz. Böylece hiçbir şey atlanmamış olacaktır.

Eğer durum risklerini yönetebiliyor duruma gelebilirseniz Risk Durumlarını da izleyebilir hale gelirsiniz. Bilinen geleneksel durum raporları genellikle bütçe, zaman, program, başarılan işler, tamamlanan işler vb. bilgileri içerirler. Eğer bu raporlarda özellikle bir risk bölümü açar ve izlemeye başlarsanız çok faydasını görebilirsiniz. Zaman içerisinde risk raporlama ve izleme konusunda geliştikçe karşılaştığınız sürprizlerinde ne kadar azaldığını göreceksiniz.

Yapay Zeka İstemleri

Projemde hem durum raporlamasını hem de risk izlemeyi entegre eden bir uygulama geliştirmek istiyorum. Bana proje durum raporları ile risk raporlama süreçlerini birlikte işletecek kapsamlı bir çerçeve önerir misin? Her adımda ne yapılması gerektiğini ve rapor formatında hangi bilgilerin yer alacağını açıklar mısın?


Şu anda hazırladığım dönemsel proje raporlarında riskler ayrı bir bölümde gözükmüyor. Yazıda bahsedildiği gibi durum risklerini azaltmak için rapor formatına risk izlemeyi eklemek istiyorum. Bu amaçla, durum raporuna risk izleme bölümünü nasıl ekleyeceğimi, hangi metrikleri kullanacağımı ve bu bölümün nasıl yapılandırılacağını profesyonel bir şekilde açıklar mısın?


Proje ekibimde raporlamanın doğru ve zamanında yapılmasını sağlamaya yönelik riskleri azaltmak istiyorum. Bana durum raporlamada sık yapılan yanlışlar nelerdir ve bunların önüne geçmek için uygulanabilir kural, araç ve yöntemler önerir misin? Ayrıca ekip içi rapor doğruluğunu artıracak davranışsal çözümler de ekler misin?


Projem için durum + risk raporu örneği istiyorum. Bu rapor hem mevcut proje durumunu hem de mevcut risklerin durumunu gösterecek şekilde tablo ve açıklamalarla hazırlanmış kapsamlı bir şablon olsun; raporun her bölümünde ne tür bilgilerin olması gerektiğini de belirtir misin?


Proje paydaşlarıma daha etkili sunum yapmak için mevcut durum raporlarını risk durumu göstergeleriyle zenginleştirmek istiyorum. Bana bu veri görselleştirmelerini (örneğin risk sıcaklık haritası, trend göstergeleri) raporda nasıl yerleştirebileceğime dair bir taslak ve açıklama sağlayabilir misin?


Proje yönetim planıma, durum ve risk raporlamasını bütünleştiren bir izleme & kontrol bölümü ekleyeceğim. Bana bu bölümü metodolojik adımlarla, rapor akışı ve takip kriterleriyle birlikte profesyonel bir dille nasıl yazmam gerektiğini açıklar mısın?

Varsayım tuzağına düşmeyin!

decisionsPolitikacılar varsayımlarına dayalı cevap vermeleri gereken sorulardan korkarlar. Aynı şey gerek proje yöneticileri gerekse diğer yönetim kademeleri içinde oldukça korkutucudur. Neden korkutucudur? “Muhtemelen böyle olacaktır?” ya da “Tahminimce şunu yapmak lazım” gibi sözler neden korkutur insanları?

“Bir dakika” dedi öfkeyle Fırat. “Eğer hafızamı kaybetmediysem yada delirmediysem geçen hafta tüm malların elimizde olacağını söylemiştin”

“Evet” dedi Serkan. “Ancak gümrükte bir aksilik olmayacağını düşünerek söylemiştim. Fakat şimdi anlıyorum ki her türlü kötü olasılığı dikkate alarak size bilgi vermeliymişim.”

“Doğrusu bu” dedi Fırat. “Böylece beni yanıltmamış olursun ve diğer işlerimizde aksamaz”

Serkan, bir soruya cevap vermenin kendi varsayımına dayanmasının ne kadar zor olduğunu düşünüyordu. Eğer A, B, C olursa ve D, E, F koşulları gerçekleşmezse şu zamanda şunu yapabilirim gibi bir cevap üretmek gerçekten çok zordu. Özetlemek gerekirse “belirli şartlar altında belirli şeyleri gerçekleştirmek” taahhüdü vermek oldukça zordur.

Bu tipteki sorular genellikle konuşma esnasında ortaya çıkarlar ve sizi “Varsayımsal Yanıt” vermeye zorladığı için cevaplamak yukarıda dediğim gibi tehlikeli olabilir. Bu tipte sorulara yazılı cevap vermek bazen güvenli olabilir. Yani toplantılarda ya da birebir görüşmelerde biraz zaman isteyip cevabınızı daha sonra vermeniz çok daha doğru olacaktır.

Birden ve kesin cevap vermenin sakıncaları şunlardır;

Artık Bizans’ta yaşamıyoruz.

Yani artık koşullar eskisi gibi değil, değişti. Bu yüzden kesin cevap vermeniz hem kendinizi kandırmak hem de karşınızdakini yanıltmak anlamına gelecektir. Ayrıca kendi uzmanlığınızda olmayan, bilmediğiniz bir konuda konuşmanız ve taahhüt vermeniz doğru olmayacaktır.

Sorular muğlaksa

Soruyu tam olarak anladığınızdan emin olmadan yanıt verirseniz yanılabilirsiniz. Soru bizim “zarf atmak” dediğimiz türden sizi muğlak ve ucu açık olabilir. Siz “sazan gibi atlayıp” soruyu tamamlar, yanıtı verirsiniz. Cevabınızdaki varsayımlarınızın soruyu size soranın varsayımları ile ne kadar örtüştüğünü mutlaka irdelemelisiniz.

Acil durumlar yapışıktır

İnsanlar sizin verdiğiniz yanıtlarda herşeyi hesaba kattığnızı(acil durumlar, olası aksilikler vb.) düşünürler. Siz bir çok soruya “Evet” diye yanıt veririsiniz ama halbuki asıl yanıt “Evet, ben size 10 dönümlük arsa üzerinde 100 m2 tabanlı 2 katlı müstakil ev projesini anahtar teslim olarak 3 ay içerisinde teslim edeceğim. Elektrik ve su tesisiatlarını yapacağım ama belediye bağlamaz ise karışmam.” Ve böyle devam eden ve yapacağınızı söylediğiniz her şey için sadece Evet der geçersiniz.

Birbirine zıt kombinasyonlar

Eğer iki varsayımsal soru ile karşılaşırsanız iki farklı yanıt verirsiniz. Fakat insanlar verdiğiniz yanıtlardan işlerine gelenler iseçer va kabullenirler. Bu yüzden birbiri ile çatışan iki varsayımlsal yanıt vereceğiniz zaman daha dikkatli olmalısınız.

Hayat acımasızdır

Eğer A işini A YTL’ye C süresinde gerçekleştirecekseniz ve B işini B YTL’ye yine C süresince gerçekleştirecekseniz sizden A ve B işini A + B YTL’ye (yada daha azına!) ve en önemlisi C süresinde bitirmeniz beklenir. Mantıksız gibi durmasına rağmen bekleni böyle oluşmaktadır.