Gerçekçi ve kaliteli tahmin projeye doğru kişilerin dahil edilmesi, ölçeklerin belirlenmesi ve süreçlerin iyi tanımlanmış olmasına bağlıdır.
Tahmin süreci ve yöntemi, tahminin kalitesinin belirleyicisidir. Tahminin netliği ise kaynağına ve geçmiş deneyimlere bağlıdır.
Neyin, nasıl ve kim tarafından yapılacağı belirlendikten sonra süre ve maliyet tahminleri yapılır.
Önemli noktalar;
- İşi yapacak kişilerin kendilerinden önceki ve sonraki aktiviteleri, yapılması istenilen zaman dilimini ve gereksinimleri (kalite kriterleriyle) dikkate alarak tahmin yapmaları beklenir. Örneğin acemi birinin bitirdiği işten sonra işe başlamak, ocak değil temmuz ayında işi yapmak, müşterinin spesifik bir talebi tahmini doğrudan etkileyecektir.
- Tahmini yapanın varsayımları tahmini değiştirir. İyimser ve kötümser bakış açısı çok farklı tahminler üretilmesine yol açabilir.
- İşin bildik yöntemlerle yapılması tahmini kolaylaştırıp, netleştirirken zaman ve/veya maliyet kazanımlarına ilişkin yeni yöntemlerin tercih edilmemesine yol açabilir.
- Geçici, kestirme çözümlerin tercih edilmesi süre ve maliyet tahminlerinin gerçekçiliğini kaybetmesine yol açar.
- Yapılan tahminde kullanılan tahmin tekniği doğru seçilmelidir. Geçmiş deneyimlere dayalı yazılı veriler şirket için doğru tahminleme yapılmasını sağlar. Geçmişte çok farklı gerçekleşme verilerine sahip aktivitelerde 3-nokta tahminleme yöntemi (PERT) kullanılabilir.
- Tahmin yapmaya ayırılacak kaliteli zaman ve efor önemlidir. Hızlı ve gereken önem verilmeden yapılan desteksiz tahminler daha büyük problemlere yol açar.
- Geçmiş proje kayıtlarından, tahminlerin kim tarafından hangi yöntemle yapıldığı ve gerçekleşme verileri alınmalıdır. Gerçekleşmeye ilişkin durum raporları incelenmeli, hangi koşullarda işin gerçekleştirildiği doğru anlaşılmalıdır.
- Uzman görüşü ile tahminleme yapıldığında varsayımlar, riskler ve olası beklenmedik durumlarda nasıl bir yol izleneceği belirlenmelidir.
- Geçmiş proje verilerinden elde edilen verilerin güncel duruma göre ayarlanması gerekebilir. Geçmiş ve mevcut dönem şartları masaya yatırılmalıdır.
- Geçmişte kaydı tutulmamış işler ile ilgili uzmanlardan görüş alınabilir ve tahminin konsensus ile verilemesi sağlanabilir.
- Benzer şirket, sektör standartı vb. emsal alınabilecek alanlar belirlenmeli, tahminlemede dikkate alınmalıdır.
- Proje tahminin doğru ve kaliteli olacağı noktaya kadar ayrıştırılmalı, gerekli detay seviyesinde aktiviteler belirlenmelidir.
- Yapılan tahminlerin diğer uzmanlarca doğrulanması sağlanmalıdır.
- Hiç deneyim olunmayan konularda internet araştırması, danışman ile çalışmak vb. yöntemler tercih edilebilir.
- Farklı sektör veya şirket deneyimlerine dayalı tahminlerin hangi faktörlere (çevre, altyapı vb.) dayandığına dikkat edilmeli, mevcut durum ile karşılaştırılmalıdır.
- Hiç deneyim yoksa ve emsal verilere ulaşılamıyorsa kabaca tahminler yapılmalı, proje ilerledikçe planlar güncellenmelidir. Proje başlangıcında tahminlerin netlike seviyesi belirtilmeli, giderek güncelleneceği paydaşlarla paylaşılmalıdır.
- Tek bir tahmin tekniği ile ilerlenmemeli, projenin doğasına ve gerekliliklerine göre aktivite özelinde tahmin tekniği tercih edilmelidir.
- Tahminlerin performansı ölçümlenmeli, olası sapmaların nedenlerine odaklanılmalıdır.
- Gerçekçi olmadığı düşülen tahminler masaya yatırılmalıdır.
- Süre ve efor gibi birbirini etkileyecek tahminler konusunda dikkatli olunmalı, ayrı ayrı ele alınmalıdır. Efor ve süre tahminleri ilgili proje ekip üyeleri tarafından onaylanmalıdır.
- Çalışanların mesailerinin %100’ünü projeye ayıramayacakları durumlar dikkate alınarak tahminleme yapılmalıdır.
- Tahminlerde olası durumlarda gerekebilecek efor, süre ve maliyetler belirtilmelidir.
- Tahminlere doğrudan etkisi olabilecek riskler belirlenmeli ve rezerv ayırılmalıdır. Tahmini yapan riski ve olası etkisini tanımlamalıdır.
- Tahmini etkileyebilecek bir durum geliştiğinde izlenecek yol belirlenmelidir.
- Projelerde atlanan işler küçümsemeye yol açabilir. Tahminlerin çok iyimser olması durumunda proje aktivitelerine tekrar göz atılması gerekir.
