Tedariklerin Planlanması ve Yönetilmesi

Projelerde, proje hedeflerine ulaşabilmek için dış kaynaklar kullanılabilir. Tedarikçilerden ürün ve hizmet satın almak, tedarikçilerin belirlenmesini, teklif alınmasını ve yapılacak değerlendirmelerine göre sözleşme imzalanmasını gerektirir. Proje için gerçekleştirilen tüm tedariklerin, paydaşların gereksinimlerini karşıladığından emin olmak için belirtilen zaman, maliyet ve kalite parametreleri dahilinde yapılması gerekir.

Bu konu, ECO’dan aşağıdaki maddelere yöneliktir;

• Dış kaynak gereksinimlerini ve ihtiyaçlarını tanımlayın. (EKO 2.11.1)
• Dış kaynak gereksinimleri ile ilgili iletişimi kurun. (EKO 2.11.2)
• Tedarikçileri/sözleşmeleri yönetin. (EKO 2.11.3)
• Tedarik stratejisini planlayın ve yönetin. (EKO 2.11.4)
• Teslimat çözümü geliştirin. (EKO 2.11.5)

Tedarik Stratejisi

Tedarik, projenin çıktılarını sağlamak için harici bir kuruluştan, satıcıdan veya tedarikçiden mal ve hizmetlerin satın alınmasıdır.

Yap ya da satın al analizi (1), ürün/hizmet gereksinimleri hakkında veri toplama, düzenleme, ürünün satın alınması veya dahili üretimi de dahil olmak üzere mevcut alternatiflere göre analiz etme sürecidir. Yap ya da satın al kararları, bir ürünün/hizmetin harici satın alınması veya dahili üretimi ile ilgili olarak verilen kararlardır. Bu kararlar proje süresini, maliyetini ve kalitesini önemli ölçüde etkileyebilir. Satın alma kararı verildiğinde, ürünün/hizmetin satın alınması veya kiralanması gerekip gerekmediği göz önünde bulundurulur.

Yap veya Satın Al Kararları

Yap ya da satın al kararını düşünürken, aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurmak önemlidir;

• Maliyet, zaman veya kalite üzerindeki etkisi düşünülmelidir. Örneğin, mevcut personelin yeni bir beceri seti gerektiren hizmetler için eğitilmesi gerekiyorsa, bu hizmetleri dışarıdan temin etmek daha ucuza gelebilir.
• Gelecekteki projeler için belirli bir beceri setine ihtiyaç olup olmayacağı değerlendirilmelidir. Bu hizmeti yerine getirmek için mevcut personeli eğitmek değerli bir yatırım olabilir.
• Öğrenme eğrisini düşünün. Şirket içi bir çözüm geliştirmek finansal açıdan mantıklı olsa da, bu çözümü üretmek için personel yetiştirmek ve/veya gerekli politikaları ve ekipmanı uygulamak için yeterli zaman olmayabilir.
• Proje, kuruluşun yeteneklerinin ötesinde teknoloji, beceri, malzeme veya kaynaklar içeriyorsa, dışarıdan yardım almak uygun maliyetli olabilir.

Yap ya da satın al analizi, aşağıdaki yöntemlerden biri veya daha fazlası kullanılarak yapılabilir:

• Fayda Maliyet Analizi
• Yatırım Geri Dönüşü (ROI)
• İç Verimlilik Oranı (IRR)
• Net Bugünkü Değer (NPV)

Bkz: Hangi projeyi yapsak? Proje Seçim Yöntemleri

Kuruluşun dış kaynağa ihtiyaç duymadığı (veya istemediği), bunun yerine proje kapsamının bir kısmını yerine getirmek için başka bir kuruluşla işbirliği yapmayı seçtiği durumlar olabilir.

Ekip Sözleşmesi, iki veya daha fazla taraf arasında, bir iş fırsatının gereksinimlerini karşılamak için tanımlanan ortak girişim vb. için yapılan yasal sözleşmedir. Taraflar, projeyi yürüten kuruluşun içinden veya dışından olabilir. Proje için ekip sözleşmesi oluşturulduğunda, proje planlama süreçlerini önemli ölçüde etkiler, işin kapsamı ve rekabet gereksinimleri gibi konuları önceden tanımlar.

Satınalma(Tedarik) İş Bildirimi

Satınalma(Tedarik) İş Bildirimi (2), olası satıcıların ürünleri, hizmetleri veya sonuçları sağlayıp sağlayamayacaklarını belirlemeleri için tedarik ihtiyacını yeterli ayrıntıda açıklayan belgedir. İşi gerçekleştirme veya hizmetleri sağlama yeteneklerini değerlendirmek için potansiyel satıcılarla paylaşılır. İş Tanımı, talep süreci sırasında satın alma belgelerinin geliştirilmesi için temel görevi görecektir. Proje kapsam temel çizgisindeki bilgiler, tedarik iş bildirimini oluşturmak için kullanılır. Tedarik İş Bildirimi, sözleşme imzalanana kadar çok sayıda inceleme ve düzeltme sürecinden geçer.

Bkz: Proje Yönetiminde Anlaşmalar (Agreements)

(1) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 473.

(2) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 477-478.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler