PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Tedarik – 43

Project Procurement Management – World of Project Management – Marc Arnecke, PMP

Tedarik Yönetim Planı

Tedarik Yönetim Planı (1), proje ekibinin mal ve hizmetleri nasıl alacağını açıklayan proje veya program yönetim planının alt planıdır. Kullanılacak sözleşme türlerini açıklar, teklif alma ve değerlendirme sürecini tanımlar, kullanılması gereken standart satın alma belgelerini ve tedarikçinin nasıl yönetileceğini açıklar. Tedarik faaliyetlerinin diğer proje yönetimi faaliyetleriyle (zaman çizelgesi, performans raporlaması vb.) nasıl koordine edileceğini belirtir. Projenin ihtiyaçlarına bağlı olarak, Tedarik Yönetimi Planı resmi veya gayri resmi,  kısa veya çok ayrıntılı olabilir.

PMBOK® Kılavuzunda belirtildiği gibi, Tedarik Yönetim Planı aşağıdakileri içerir;

  • Satın almanın projenin diğer yönleriyle koordinasyonu.
  • Tedariklere yönelik zaman çizelgesi.
  • Sözleşmeleri yönetmek için kullanılan tedarik ölçütleri.
  • Tedarik ile ilgili paydaş rolleri ve sorumlulukları.
  • Planlanan tedarikleri etkileyebilecek kısıtlamalar ve varsayımlar.
  • Ödemelerin nasıl yapılacağı ve para birimi.
  • Hangi tahminlerin kullanılıp kullanılmayacağı.
  • Tedarikle ilgili riskler, problem çözme yaklaşımı.
  • Varsa, ön nitelikli satıcılar.

Kaynak Seçim Kriterleri

Kaynak seçim kriterleri (2), satıcının seçilebilmesi için karşılaması gereken ve alıcı tarafından istenilen özelliklerdir. Belirlenen kriterler teklifleri derecelendirmek veya puanlamak için kullanılan standartlardır. Bazı kriterler objektiftir ve kolaylıkla gösterilebilir ve ölçülebilirdir. Diğer kriterler subjektiftir ve yoruma açık olabilir.

Örnek – Kaynak Seçim Kriterleri

Örnek kaynak seçim kriterleri aşağıdakileri içerebilir;

  • Genel maliyet veya yaşam döngüsü maliyeti – Seçilen satıcı en düşük maliyete sahip mi? Hangisi satın alma maliyetine ek maliyeti içeriyor?
  • İhtiyacın anlaşılması – Satıcının teklifi, Tedarik Çalışma Bildirimini ne kadar iyi karşılıyor?
  • Teknik yetenek – Satıcı, teknik donanıma ve proje için gerekli beceri ve bilgiye sahip mi?
  • Yönetim yaklaşımı – Satıcı, istekleri karşılayabilir mi? Başarılı bir proje için yönetim süreçleri ve prosedürleri var mı?
  • Teknik yaklaşım – Satıcının önerdiği teknik metodolojiler, teknikler, çözümler ve hizmetler proje gereksinimlerini karşılıyor mu?
  • Garanti – Satıcı, nihai ürün için garanti veriyor mu ve veriyorsa ne kadar süre ile?
  • Mali kapasite – Satıcının mali altyapısı projeyi gerçekleştirmek için uygun mu?
  • Üretim kapasitesi – Satıcının projeyi karşılama kapasitesi ve ilgisi var mı? Proje ile ilgili gereksinimleri neler?
  • İşletme boyutu ve türü – Satıcının şirketi belirli bir işletme kategorisinde midir? Bu kategori sözleşmede şart olarak yer alıyor mu?
  • Satıcının geçmiş performansı – Satıcının geçmiş deneyimi var mı?
  • Referanslar – Satıcı, önceki müşterilerinden referanslar veriyor mu?
  • Fikri mülkiyet hakları – Satıcı tarafından proje için kullanılacak süreçler veya hizmetler için fikri mülkiyet hakları var mı?
  • Mülkiyet hakları – İş süreçlerinde veya proje için kullanılacak hizmetlerde satıcı tarafından sağlanan mülkiyet hakları var mı?

Nitelikli Satıcılar

Nitelikli satıcılar, bir proje için belirlenen satın alma gereksinimlerine dayalı olarak ürünleri, hizmetleri veya sonuçları teslim etmek üzere onaylanmış satıcılardır. Nitelikli satıcı listesi, önceki projelerden gelen satıcılar hakkındaki geçmiş bilgilere dayalı olarak oluşturulabilir.

İhtiyaç duyduğunuz kaynaklar kuruluş için yeniyse, pazar araştırması yapmanız gerekir. Bu araştırma, satın alma gereksinimleri doğrultusunda olası satıcıların bir listesini oluşturmanızı, olası satıcılarla görüşmenizi, yerinde ziyaret etmenizi, iş örneklerini incelemenizi, referanslarıyla görüşmenizi, sertifikalarını kontrol etmenizi sağlar.

Nitelikli Satıcılar Listesi

Nitelikli satıcılar listesi, kuruluşun gereksinimlerini karşılayan ve isteklerin gönderilebileceği satıcılarla ilgili ayrıntıları içerir. Bazen onaylı satıcı listesi olarak tanımlanır. “Nitelikli satıcılar” terimi, kuruluşun onlarla iş yapmak zorunda olduğu anlamına gelmez. Yalnızca gerektiğinde kuruluşun satıcılarla etkileşime geçeceğini, Bilgi Talebi (BT) (3), Fiyat Talebi (FT) (3) veya Teknik Teklif Talebi (TTT) (3) vb. isteklerin nitelikli satıcılara gönderileceğini belirtir. Proje yönetiminde satıcı, tedarikçi ve yüklenici gibi terimler birbirlerinin yerine kullanılabilir.

Teklif Sahibi Konferansları

Teklif sahibi konferansları, bir TTT’nin gönderilmesinbden sonra, satıcılar tarafından bir teklif gönderilmeden önce alıcı ile birlikte gerçekleştirilen toplantılardır. Bu toplantı sırasında alıcı gereksinimlerini, hüküm ve koşullarını açıklar, satıcıların sorularını yanıtlar. Alıcı, satıcıların, tedarik ile ilgili teknik ve sözleşme gereklilikleri hakkında açık ve ortak bir anlayışa sahip olmasını sağlamaya çalışır. Teklif sahibi konferansları, satıcı konferansları, teklif öncesi konferanslar, teklif öncesi konferanslar veya yüklenici konferansları olarak da adlandırılabilir.

Dış Kaynak Gereksinimleri ve İhtiyaçları

Dış kaynak kullanımı, dış kaynaktan hizmet ve uzmanlık sağlamak anlamına gelir. Dış kaynak kullanımı, işletmelerin temel yetkinliklerine daha fazla odaklanmasını sağladığı için kullanılır.

İletişim

İletişim, tedarik sürecinin kritik bir bileşenidir, çünkü isteklerin yanlış yorumlanması veya yanlış anlaşılması mümkündür. Proje İletişim Yönetimi Planı, satıcılar veya tedarikçilerle çalışmak için aşağıdakileri içermelidir;

  • Tedarikçi faaliyetlerinin periyodik ilerleme raporları.
  • Potansiyel tedarikçi maliyet aşımlarının veya zaman çizelgesi gecikmelerinin önceden bildirilmesi ve ilgili onay süreçleri.
  • Tedarikçinin sözleşme çıktılarının proje yöneticisi tarafından resmi kabul yöntemi.

(1) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 475

(2) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 478-479.

(3) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 477.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Takip Edin:

Bir yanıt yazın

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

5 × 3 =

Bu site, istenmeyenleri azaltmak için Akismet kullanıyor. Yorum verilerinizin nasıl işlendiği hakkında daha fazla bilgi edinin.