PRINCE2 süreç tabanlı proje yönetimi metodolojisidir. PRINCE, başlangıçta İngiltere’de Merkezi Bilgisayar ve Telekomünikasyon Ajansı tarafından geliştirildi ve şu anda Devlet Ticaret Ofisi’nin bir parçasıdır. PRINCE2, iyi bilinen bir proje yönetimi metodolojisi olan PROMPT’a (Proje, Organizasyon, Yönetim ve Planlama Tekniği) dayanmaktadır. Proje yönetimi sorunlarına yanıt veren bu genel yaklaşım, çeşitli proje türleri için kullanılabilir. Ayrıca, kaynaklar ve riskler üzerinde daha iyi kontrol sağlamak için projeyi tanımlanmış adımlara uyarlayarak mantıklı ve organize hale getirir. Bu süreç bazlı yaklaşım, işin gerekçelendirilmesine ve sağlam bir organizasyon yapısı oluşturmaya odaklanır. Yedi prensip, tema ve süreçten oluşur ve bir projenin kendine özgü gereksinimlerini karşılayacak şekilde uyarlanabilir (AXELOS, 2020).
Prensipler
PRINCE2 metodolojisi yedi temel prensibe dayanmaktadır;
- İş Gerekçesine Dayanma: Bir projenin devam ettirilmesi/yönetilmesi için makul bir gerekçe gereklidir. Değilse gerçekleştirilmemeli ya da kapatılmalıdır.
- Deneyimlerden ders almak: Proje üyeleri iyi deneyimleri tekrarlayabilmeli ve önceki proje deneyimlerinden kaynaklanan hatalardan kaçınabilmelidir. Öğrenilen dersler gelecekte kullanılmak üzere belgelenmelidir.
- Kuralları ve sorumlulukları tanımlama: Proje ekibi iyi tanımlanmış bir organizasyon yapısına sahip olmalıdır. Her birey kendi rolleri ve sorumlulukları konusunda net olmalıdır.
- Aşamalarla yönetme: Tüm proje, iyi planlanması, izlenmesi ve kontrol edilmesi gereken yönetim aşamalarına bölünmelidir. Devam ya da dur kararları aşama sonlarında alınır.
- İstisnalarla yönetme: Her proje hedefine belirli bir tolerans verilir. Proje Yönetişimi ile proje yöneticisi arasındaki toplantılar ancak tolerans seviyesinin aşılması durumunda yapılır.
- Ürüne odaklanma: Projenin paydaşları, yanlış anlaşılmayı önlemek için ürünün doğasını anlamalı ve üzerinde anlaşmaya varmalıdır.
- Uyarlama: PRINCE2, projenin benzersizliğini kabul eder, böylece standart PRINCE2 metodolojisinden sapmadan özelleştirmeye izin verir (Devlet Ticaret Ofisi, 2002).
Temalar
- İş Senaryosu: İş senaryosu projenin gerekçelerinden, maliyet-fayda analizinden, tanımlanmış roller ve sorumlulukların bir listesinden ve faydaların gözden geçirilmesinden oluşur.
- Organizasyon: Organizasyon yapısını tanımlar, rol ve sorumlulukları açıklar.
- Kalite: Proje yöneticisi, ürünün gereksinimleri karşılayıp karşılamadığını ve “amaca uygun” olup olmadığını kontrol eder.
- Planlar: Plan, stratejik planlama ve sorunsuz ürün teslimatı için gerekli adımları tanımlar.
- Risk: Riskler, projenin başarı olasılığını artırmak için öngörülebilir sorunların belirlenmesine ve bunlara hazırlık yapılmasına yardımcı olur.
- Değişiklik: PRINCE2, değişikliğin kaçınılmaz olduğunu kabul eder. Gerekli değişiklikleri değerlendirmek ve onaylamak için değişen bir temaya sahiptir. Değişiklik yetkilisi önerilen değişikliklerin değerlendirilmesini ve onaylanmasını denetler.
- İlerleme: Projenin performansı başlangıç planıyla karşılaştırılarak değerlendirilir. Herhangi bir sapmanın gözlemlenmesi durumunda PRINCE2 kontrol ve izleme teknikleri kullanılır.
Süreçler
PRINCE2 süreçleri ilkelerin ve temaların uygulandığı yerdir. Süreçler aynı zamanda projenin farklı aşamalarında karar vericiyi de belirler.
- Proje Öncesi: Projenin fizibilitesi yapılır. Üyelere roller atanır, başlangıç aşaması planı yapılarak proje özeti hazırlanır.
- Proje başlatma: Müşteriye proje hakkında bilgi verilir. Proje yöneticisi, proje kurulu tarafından onaylanacak bir proje başlatma belgesi hazırlar.
- Proje Yürütme: Kilit kararlar alınır. Planlar onaylanır ve kaynaklar tahsis edilir.
- Aşama Kontrolleri: İzleme, kontrol etme, ilerleme hakkında üst yönetimi bilgilendirme, sapma görüldüğünde aksiyon almaya odaklanılır.
- Ürün Teslimatlarını yönetme: Proje yöneticisi beklenen ürünü kontrol eder, izler ve teslim eder. Proje yöneticisini düzenli aralıklarla günceller. Projede beklenti ve toleranslar açıkça tanımlanmıştır.
- Aşama kapanışlarını yönetme: Mevcut durum, riskleri dikkate alarak sonraki planları onaylayacak olan proje kurulu tarafından değerlendirilir.
- Projeyi kapatma: Ürün, üzerinde anlaşılan şartlara uygun olarak müşteriye teslim edilir. Gerekli dokümantasyonlar yapılır ve proje resmi olarak biter.
Uyarlama
PRINCE2 projelerin benzersiz olduğunu kabul eder. Kullanılan teknikler ana fikri kaybetmeden projeye göre özelleştirilebilir.
Görev ve Sorumluluklar
- Müşteri: Projenin parasını ödeyen ve önemli kararlar alma yetkisine sahip olandır.
- Kullanıcı: Proje çıktılarını kullanacak veya projeden etkilenen kişilerdir.
- Tedarikçi: Projeyi yürütmek için bilgi ve becerilerine ihtiyaç duyulan profesyonellerdir.
- Proje yöneticisi: Projeyi yöneten ve projenin başlangıç planına göre ilerlemesini sağlayan kişidir.
- Proje ekibi: Projede yer alan ve gerekli görevler yerine getiren kişilerdir.
- Ekip yöneticisi: Proje ekibine liderlik eder, ekibin faaliyetlerini denetler ve ilerlemeyi Proje Yöneticisine rapor eder.
- Yönetici: Proje ekibini planlarını gerçekleştirmek için yeterli olanaklarla destekleyen kişidir.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
