Proje süresince proje bilgilerinin toplanması ve dağıtılması kritik öneme sahiptir. Raporlama şekli ile ilgili olarak dikkat edilmesi gerekenler aşağıdaki gibidir;
- Proje raporlamasının her paydaş için uygun içerik, detay ve şekilde yapılması gerekir.
- Raporun şekli, basit birkaç satır ile karmaşık tablo veya sunumlardan oluşabilir.
- Raporlama düzenli (Haftalık durum raporu vb.) veya istisnai durumlarda (Proje problem raporu vb.) hazırlanabilir.
Performans raporları ise Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü sürecinin çıktısıdır. Durum raporlarını, ilerleme ölçümlerini ve tahminleri de içeren performans bilgilerinin toplanması ve dağıtılması olarak tanımlanır. Projenin ilerleme durumunun ve performansının anlaşılması için hazırlanır ve paylaşılır. Proje sonuçlarıyla ilgili tahminde bulunulması için temel çizginin gerçekleşen verilerle kıyaslanarak düzenli aralıklarla toplanması ve analiz edilmesini içerir.
- Performans raporlamanın her hedef kitleye gereksinimi düzeyinde bilgi sağlaması gerekir.
- Basit bir durum raporu her bir konuda (kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite vb.) tamamlanma yüzdesi vb. performans bilgilerini içerir.
Proje raporlaması bazen karmaşık olabilir;
- Geçmiş performansların analizi,
- Projeye ilişkin tahminlerin (süre, maliyet vb.)analizi,
- Risklerin ve sorunların güncel durumu,
- Belirlenen dönemde tamamlanan çalışmalar,
- Bir sonraki dönemde tamamlanacak çalışmalar,
- Belirlenen dönemdeki onaylanan değişikliklerin özeti, ve gözden geçirilen ve tartışılan diğer ilgili bilgiler.
Dikkat edilmesi gerekenler;
- Farklı paydaşlara benzer bilgilerle gönderilen raporlarda bilgi çakışmaması olmasına dikkat edilmelidir.
- Raporlamanın tarihi belirtilmeli, güncel olması sağlanmalıdır.
- Birden fazla sayfadan oluşan ve farklı paydaşlara hitap eden raporlarda ilgili sayfada paydaş belirtilmelidir.
- Paydaşların raporlama içerik, şekil, sıklık ve yöntem konusunda beklentileri netleştirilmelidir. Gereksinimleri netleştirmek için örnek rapor format ve içerikleri paydaşlarla paylaşılabilir.
- Raporlamanın neden istendiği iyi anlaşılmalıdır.
- Yönetime sunulan raporlar, basit, anlaşılır ve hızlı karar vermeye yönelik olmalıdır.
- Raporlama sadece sayılarla değil durumu ifade eden grafiksel göstergeler içermelidir.
- Otomatik hazırlanan raporlarda önemli noktalara ilişkin kısa açıklamalar yapılmalıdır.
- Raporda yer alan verilerin güncelliği ve kaynağı belirtilmelidir.
- Proje Yönetimi bilgi Sistemi dışından elde edilen ve kullanılan veriler kaynağı ile belirtilmelidir.
- Raporda yer alan başlıkların açıklamaları yapılmalıdır. Örneğin % Gerçekleşme fiziksel olarak m2 olarak gerçekleşmeyi ifade etmektedir vb.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Takip Edin:
