Proje Raporlarını Standartlaştırmak

Projelerde raporlama standart hale gelmemişse gerek bilginin toplanması gerekse analizi zorlaşacaktır. Üstelik raporlar yanlış yorumlanabilecektir.

Her projenin başında “proje sağlık kriterleri” belirlenmelidir. Örneğin, zaman sapması <5 gün ise iyi, 5-10 gün arası normal, >10 gün kötüdür. Proje durum raporlarında bu kriterler doğrultusunda ne durumda olunduğunun kolaylıkla görülebilmesi gerekir. Birisi tarafından 5 gün sapma iyi, başkası kötü olarak yorumlamamalıdır.

Proje Sağlık kriterleri kurum bazında genelleştirilebileceği gibi proje bazında da özelleştirilebilir. Örneğin 100.000 dolarlık bir projede %10’luk bir bütçe sapması normal olarak kabul edilebilirken 10.000.000 dolarlık bir projede %1 sapma normal kabul edilebilir.

Proje başarı kriterleri ise proje tiplerine görede farklılık gösterecektir. Ör., yatırım projesi ile sosyal projeler. Önemli olan proje paydaşlarının proje başarı kriterlerinden haberdar ve hem fikir olmalarıdır.

Raporlarda, negatif durumlar sebepleri ile birlikte açıklanmalıdır. Ek olarak bu sapmaya karşı alınan, alınacak önlemlerin belirtilmesi doğru bir yaklaşım olacaktır.

Raporlar tiplerine göre ayrılmalıdır. Örneğin ekip durum raporu, yönetim durum raporu vb.

Raporun doğru hazırlanabilmesi için örnek bir rapor, yorumlanabilmesi için kılavuz belge hazırlanması faydalı olacaktır. Örnek bir rapor hangi bilgilerin nasıl girilmesi gerektiğini göstermek açısından önemlidir.

Proje bazlı özel ve detaylı raporlama ihtiyaçları dikkate alınmalı, paydaşların iletişim gereksinimleri doğrultusunda netleştirilmelidir.

Projeleri toplu olarak ifade etmeye yönelik raporlamalarda (portföy raporları) projeler arası ilişkiler dikkate alınmalıdır. Özellikle birbirleri ile ilişkili projelerin olduğu bir ortamda değişikliklerin, risklerin ve problemlerin diğer projelere etkisinin altı çizilmelidir.

Dikkat edilmesi gereken hususlar;

  • Raporlar detayların özetinden oluşmalıdır. Özetlerin detaylandırılması yanlıştır.
  • Raporlar aşağıya doğru “taktiksel bilgi” yukarıya doğru “stratejik bilgi” içermelidir.
  • Taktik bilgi içeren raporlar düzenli olmalı ve projenin temposuna ışık tutmalıdır.
  • Stratejik bilgi içeren raporlar daha seyrek olmakla birlikte projenin stratejik hedefler doğrultusundaki gidişatını göstermelidir.
  • Standart rapor demek her şeyi bir defada göstermek anlamına gelmez.
  • Raporun, gönderildiği kişiye fayda sağlaması esası unutulmamalıdır. Herkesin farklı olduğunu ve ihtiyaç duyduğu bilginin farklı olacağını unutmayın.

Çeşitli kurumların standart proje dokümanlarını ve rapor örneklerini görmek için tıklayınız.

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

one × two =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.