Proje Raporlarını Standartlaştırmak

megaphoneEğer bir konuda raporlama standart hale gelmemişse bilginin gerek toplanması gerekse analizi zorlaşacaktır. Üstelik raporun yorumlanması konusunda yanlışlar yapılabilecektir.

Proje durum raporlarında öncelikle “proje başarı kriterleri” doğrultusunda ne durumda olunduğunun kolaylıkla görülebilmesi gerekir. Örneğin;

Eğer planlanan ve gerçekleşen kıyası yapıldığında sapma 0 ise mükemmel, %5 ise iyi, %10 ise normal kabul edilen bir kurumda tüm durum raporlarında yorumlama bu şekilde yapılıyor olmalıdır.

Başarı kriterleri kurum bazında genelleştirilebileceği gibi proje bazında da özelleştirilebilir. Örneğin 100.000 dolarlık bir projede %10’luk bir bütçe sapması normal olarak kabul edilebilirken 10.000.000 dolarlık bir projede %1 sapma normal kabul edilebilir. Öte yandan başarı kriterleri proje tiplerine görede farklılık gösterecektir. Ör yatırım projesi ile sosyal projeler. Önemli olan proje paydaşlarının proje başarı kriterleri üzerinde haberdar ve hem fikir olmalarıdır.

Raporlarda tüm negatif sapmaların sebepleri ile birlikte açıklanması anlaşılmasını kolaylaştırmaktadır. Ek olarak bu sapmaya karşı alınan, alınacak önlemlerin belirtilmesi doğru bir yaklaşım olacaktır.

Raporlama standartlarının tiplerine göre ayrılmasında fayda vardır. Örneğin ekip durum raporu, yönetim durum raporu vb.

Raporun doğru yorumlanabilmesi için bir kılavuz belge hazırlanması faydalı olacaktır.

Örnek bir rapor hangi bilgilerin nasıl girilmesi gerektiğini göstermek açısından hazırlanmalıdır.

Proje bazlı özel ve detaylı raporlama ihtiyaçları dikkate alınmalıdır.

Projeleri toplu olarak ifade etmeye yönelik raporlamalarda projelerarası ilişkiler dikkate alınmalıdır. Özellikle birbirleri ile ilişkili projelerin olduğu bir ortamda değişikliklerin diğer projelere etkisininde altı çizilmelidir.

Dikkat edilmesi gereken hususlar;

  • Raporlar detayların özetinden oluşmalıdır. Özetlerin detaylandırılması yanlıştır.
  • Raporlar aşağıya doğru “taktiksel bilgi” yukarıya doğru “stratejik bilgi” içermelidir.
  • Taktik bilgi içeren raporlar düzenli olmalı ve projenin temposuna ışık tutmalıdır.
  • Stratejik bilgi içeren raporlar daha seyrek olmakla birlikte projenin stratejik hedeflere doğrultusundaki gidişatını göstermelidir.
  • Standart rapor demek her şeyi bir defada göstermek anlamına gelmez.
  • Raporun, gönderildiği kişiye bir fayda sağlaması esası unutulmamalıdır. Herkesin farklı olduğunu ve ihtiyaç duyduğu bilginin farklı olacağını unutmayın.

Standart proje dokümanlarıve rapor örnekleri görmek için tıklayınız.

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Beğendiniz mi? Patreonda yer alan kanalımızdan aylık abonelik ile bizi destekleyin!
Paylaşın:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

two × one =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.