Proje kapanışı, projenin tamamlandığını ve hedeflerin başarıyla yerine getirildiğini doğrulayan önemli bir aşamadır. Proje yöneticisi, bu süreçte tüm ilgili tarafların memnuniyetini sağlamak, kaynakları doğru şekilde yeniden dağıtmak ve proje belgelerini tamamlamak gibi kritik görevlerden sorumludur. Aşağıda proje yöneticisinin proje kapanışı aşamasında gerçekleştirmesi gereken temel görevler detaylı olarak açıklanmıştır.

İşin Tamamlanmasını Sağlamak

Alt Yükleniciler: Alt yüklenicilerin görevlerini tamamladığını ve tüm sözleşme koşullarını yerine getirdiğini doğrulamak.
Ekip Görevleri: Ekip üyelerinin tüm proje görevlerini tamamladığından emin olmak.

Ek Öneri:

Projenin planlanan kapsamına uygun olarak tamamlandığını belgelemek için bir tamamlanma kontrol listesi kullanılması faydalı olacaktır.

Müşteri ile Proje Kabul Sürecini Tamamlama

Müşteriye projenin tamamlandığını resmi olarak bildirin.
Teslimatların ve kurulumların eksiksiz olarak tamamlandığını kontrol edin.
Proje Kabulü: Müşterinin projenin çıktısını (ürün, hizmet veya çözüm) onayladığını ve kabul ettiğini yazılı olarak teyit edin.

Ek Öneri:

Bir kabul formu veya protokol hazırlanarak müşteriyle birlikte imzalanması, yasal ve operasyonel süreçler için önemli bir adımdır.

Nihai Dokümantasyonun Tamamlanması

Proje sırasında oluşturulan tüm dokümantasyonun eksiksiz ve düzenli bir şekilde hazırlandığından emin olun.
- Proje planları, raporlar, analizler, sözleşmeler vb.
Nihai proje raporunun hazırlanması ve onaylanması.

Ek Öneri:

Dokümanların kolayca erişilebilir ve düzenli bir şekilde saklanmasını sağlamak için dijital bir dokümantasyon yönetim sistemi kullanılabilir.

Finansal İşlemleri Tamamlama

Son Faturalandırma: Müşteriye yapılacak son faturalandırmaları tamamlayın.
Hesapların Temizlenmesi: Projeyle ilgili tüm finansal hesapları kapatın ve belgelendirin.
Bütçe Analizi: Proje bütçesinin gerçekleşen harcamalarla karşılaştırmasını yaparak sapmaları raporlayın.

Ek Öneri:

Son faturaların müşteri tarafından zamanında ödendiğinden emin olmak için finans ekipleriyle koordinasyon sağlanmalıdır.

Kaynakların Yeniden Dağıtımı

Personel: Proje ekip üyelerini, yeni projelere veya uygun pozisyonlara yönlendirin.
Malzeme ve Ekipman: Kullanılan malzeme ve ekipmanların uygun yerlere iadesini sağlayın.
Müşteri Kaynakları: Müşteri tarafından sağlanan kaynakların eksiksiz olarak geri teslim edildiğinden emin olun.

Ek Öneri:

Kaynakların yeniden tahsisini optimize etmek için bir kaynak yönetim yazılımı kullanılabilir.

Hukuki Süreçlerin Tamamlanması

Patent başvuruları, lisanslar ve gizlilik belgelerinin doğru şekilde kaydedilmesi.
Hukuki müşavirle birlikte projenin tüm yasal yükümlülüklerinin tamamlandığından emin olun.

Ek Öneri:

Hukuki süreçlerde ilerleme sağlamak için bir kontrol listesi oluşturulabilir ve her adım belgelendirilebilir.

Proje Kayıtlarının Saklanması

Proje sırasında oluşturulan belgeler ve kayıtlar, şirket politikalarına uygun olarak arşivlenmelidir.
Hangi kayıtların saklanacağı ve ne kadar süreyle saklanacağı belirlenmelidir.

Ek Öneri:

Proje kayıtlarının saklanması için dijital arşivleme araçları veya bulut tabanlı sistemler kullanılabilir.

Ürün Destek Gereksinimlerinin Belirlenmesi

Destek Planı: Ürün veya hizmetle ilgili olası destek ihtiyaçlarını tespit edin (yedek parçalar, servis kılavuzları, garanti hizmetleri).
Destek sürecini ilgili ekiplere devredin ve takip sistemlerini kurun.

Ek Öneri:

Müşteriyle bir servis seviyesi anlaşması (SLA) imzalanarak destek süreçleri netleştirilmelidir.

Proje Defterlerinin Kapanışı

Muhasebe ve finans ekipleriyle koordinasyon sağlayarak projenin tüm mali defterlerini kapatın.
Projeye özel hesapların, bütçelerin ve ödemelerin kapandığını resmi olarak belgeleyin.

Ek Öneri:

Bu süreç, şirketin iç denetim politikalarına uygun olarak tamamlanmalıdır.

Kapanış Değerlendirmesi ve Raporlama

Proje kapanışı sonrası bir toplantı düzenlenerek, proje ekibi ve paydaşlarla birlikte projenin genel bir değerlendirmesi yapılır.
Başarılar ve öğrenilen dersler analiz edilir.
Proje kapanış raporu hazırlanır ve ilgili taraflarla paylaşılır.

Ek Öneri:

Proje değerlendirme sürecinde bir anket veya geri bildirim formu kullanılarak ekibin ve müşterinin düşünceleri toplanabilir.

Paydaşlarla İletişimi Tamamlama

Müşteri, proje ekibi ve diğer paydaşlarla vedalaşma ve teşekkür süreçleri tamamlanır.
Proje sonuçlarına ilişkin bilgilendirmeler yapılır.

Ek Öneri:

Müşteri ve ekip için başarıyı kutlayan bir etkinlik veya takdir mesajı, paydaşlar arasındaki ilişkiyi güçlendirebilir.

Proje yöneticisinin proje kapanışı sırasında yürüttüğü görevler, projenin başarıyla tamamlanmasını ve ilgili tarafların memnuniyetini sağlamayı amaçlar. Bu süreçte dokümantasyonun tamamlanması, finansal ve hukuki işlemlerin düzenlenmesi, kaynakların yeniden tahsisi ve projenin genel değerlendirmesi kritik öneme sahiptir. Proje yöneticisi, proje kapanışını sistematik ve profesyonel bir şekilde yöneterek, hem proje çıktılarının sürdürülebilirliğini sağlar hem de gelecekteki projeler için değerli bilgiler sunar.

Kurumsal eğitim talepleri için egitim@savassakar.com

Online Eğitim içerikleri ve detaylı bilgi;