Betimsel analiz, projelerde verilerin sistematik olarak incelenmesi ve mevcut durumun anlaşılması amacıyla kullanılan bir veri analiz yöntemidir. Bu analiz türü, eldeki verileri özetleyerek, projede ne olup bittiğini açıklamaya ve karar alıcıların mevcut durumu net bir şekilde anlamasına yardımcı olur. “Ne oldu?” sorusuna cevap arar ve ileri düzey analizlere temel oluşturur.

Projelerde, betimsel analiz genellikle raporlama, performans değerlendirme, risk analizleri ve proje ilerleme durumunu anlamak için kullanılır.

Betimsel Analizin Temel Özellikleri

Mevcut Durumun Tanımlanması:
- Projedeki verilerin toplanması, organize edilmesi ve yorumlanması sağlanır.
- Karmaşık verilerin basit, anlaşılır özetler haline getirilmesi amaçlanır.
Ölçülebilir Verilere Dayalı:
- Proje performansına ilişkin sayısal ve somut veriler kullanılır (ör. zaman, maliyet, kaynak kullanımı).
Görsel Sunum:
- Grafikler, tablolar, diyagramlar ve istatistiksel özetler kullanılarak sonuçlar sunulur.
Stratejik Kararların Temeli:
- Betimsel analiz, ileri düzey analizler (tanılayıcı, kestirimci ve normatif analizler) için temel oluşturur.

Projelerde Betimsel Analizin Kullanım Alanları

Performans İzleme ve Değerlendirme
- Proje ilerlemesinin planlanan zaman, maliyet ve kalite hedeflerine göre değerlendirilmesi.
- Örnek:
  - Planlanan görevlerin tamamlanma oranı (%70 tamamlandı).
  - Bütçe sapması (gerçek maliyet, planlanan maliyetten %5 fazla).
Risk Analizi
- Potansiyel risklerin gerçekleşme sıklığı ve etkilerinin betimlenmesi.
- Örnek: Risk kategorilerine göre geçmiş projelerde yaşanan sorunların yüzdesi.
Kaynak Kullanımı
- İnsan gücü, ekipman ve bütçe gibi kaynakların kullanım durumu.
- Örnek: Kaynakların %80’inin belirli görevlerde kullanıldığı tespit edilirse, kaynak tahsisi gözden geçirilir.
Süreç Analizi
- Proje süreçlerinin etkinliğini anlamak için aşamaların incelenmesi.
- Örnek: Bir görevin tamamlanma süresi analiz edilerek darboğazlar tespit edilir.
Paydaş Raporlaması
- Paydaşlara proje ilerlemesini, performansını ve risk durumunu görsel ve anlaşılır bir formatta sunmak.
- Örnek: Gantt şemaları, ilerleme yüzdeleri, maliyet raporları.

Betimsel Analizde Kullanılan Yöntemler

Temel İstatistikler
- Ortalama, medyan, mod, standart sapma gibi ölçütler.
- Örnek: Görevlerin tamamlanma süresinin ortalaması 5 gündür.
Veri Görselleştirme
- Grafikler, histogramlar, pasta grafikleri, çizgi grafikler.
- Örnek: Görevlerin zaman içinde ilerleyişini gösteren bir çizgi grafiği.
Tablolar ve Özetler
- Verilerin tablo formatında organize edilmesi.
- Örnek: Kaynak kullanımını ve bütçe durumunu gösteren özet tablolar.
Korelasyon Analizi
- İki değişken arasındaki ilişkinin analiz edilmesi.
- Örnek: Proje süresi ile maliyet artışı arasındaki korelasyonun değerlendirilmesi.
Dağılım Analizleri
- Verilerin nasıl dağıldığını anlamak için dağılım grafiklerinin kullanılması.
- Örnek: Görev sürelerinin normal dağılım gösterip göstermediğinin incelenmesi.

Betimsel Analizin Projelere Katkıları

Mevcut Durumun Net Görselleştirilmesi:
- Verilerin görsel ve anlaşılır formatta sunulması, paydaşların hızlı ve etkili karar almasına yardımcı olur.
Problemlerin Erken Tespiti:
- Veriler üzerinden yapılan analizler, performans sorunlarını veya riskleri erken aşamada ortaya çıkarır.
Veriye Dayalı Karar Alma:
- Kararların sezgiye dayalı yerine somut verilere dayanarak alınmasını sağlar.
Kaynakların Optimizasyonu:
- Kaynak kullanımını analiz ederek, verimliliğin artırılmasına yardımcı olur.
İletişim Kolaylığı:
- Proje durumu, performans ve riskler basit grafiklerle tüm paydaşlara etkili şekilde iletilebilir.

Betimsel Analiz Örneği

Senaryo: Bir yazılım geliştirme projesinde ekip, teslim tarihlerinde gecikmeler yaşamaktadır.

Veri Toplama:
- Tüm görevlerin planlanan süreleri ve gerçekleşen süreleri kaydedilir.
Analiz:
- Ortalama görev tamamlama süresi hesaplanır.
- Geciken görevlerin yüzdesi belirlenir.
- Dağılım analiziyle gecikmelerin hangi aşamalarda yoğunlaştığı bulunur.
Sunum:
- Bir çizgi grafiği, görev sürelerinin plana göre sapmalarını görselleştirir.
- Bir tablo, her görevin gecikme yüzdesini gösterir.
Sonuç:
- Gecikmelerin %60’ının test aşamasında gerçekleştiği ortaya çıkar.
- Bu durum, test ekibine ek kaynak tahsis edilerek çözülür.

Betimsel Analizde Dikkat Edilmesi Gerekenler

Veri Kalitesi: Toplanan verilerin doğru, güncel ve güvenilir olması gerekir.
Bağlamın Netliği: Veriler, projenin genel hedefleriyle ilişkilendirilmelidir.
Doğru Araçlar: Excel, Power BI, Tableau gibi veri görselleştirme ve analiz araçları kullanılabilir.
Anlamlı Görselleştirme: Karmaşık verilerin basitleştirilmiş ve net grafiklerle sunulması önemlidir.

Betimsel analiz, projelerde mevcut durumun net bir şekilde anlaşılmasını sağlayarak daha bilinçli kararlar alınmasına yardımcı olur. Proje performansı, riskler ve kaynak kullanımı gibi alanlarda somut veriler üzerinden analiz yaparak iyileştirme fırsatlarını ortaya çıkarır. Betimsel analiz, “Ne oldu?” sorusuna odaklanarak hem raporlama hem de iyileştirme çalışmalarına temel oluşturur ve proje yönetiminde veriye dayalı bir kültürün gelişmesine katkı sağlar.

Kurumsal eğitim talepleri için egitim@savassakar.com

Online Eğitim içerikleri ve detaylı bilgi;