Projelerde Sorun Çözme ve Karar Alma Toplantıları

Problem Solving Meeting Agenda: 4 Effective Steps to Conduct a Problem Solving Session

Projelerde sorunları çözmeye yönelik yapılan toplantıların amacı, sorunun net bir şekilde anlaşılmasını sağlamak, gerekli verileri toplamak ve önerilerle birlikte uygulanabilir alternatiflerin bir listesini geliştirmektir.

Problem çözme toplantısı için, toplantıda yapılması gerekenler ve sınırlamalar da dahil olmak üzere problemin zihinsel bir çerçevesini önceden oluşturmak gerekir. Problem çözme toplantısına katılacak olanların hepsi problemin detaylarına aşina olmayabilirler. Bazıları sorunu üstünkörü anlamış olabilir ve diğerleri sorunun var olduğunu bile bilmiyor olabilirler.

Zihinsel çerçeve, sorun hakkında toplantıya kadar bilinen tüm bilgileri içermelidir. Ek bilgiler büyük olasılıkla toplantıda gelir. Zihinsel çerçeve toplantı davetinde ve/veya gündemde yer almalıdır. Toplantıdan önce katılımcıları sorun hakkında bilgilendirmek, üzerinde düşünmelerini ve toplantıdan önce bazı ön araştırmalar yapmalarını sağlayacaktır. Katılımcılar toplantıdan önce çerçeveyi anladıklarında, daha hazırlıklı gelirler ve toplantıyı düzenleyen kişiye davet edilmesi gereken diğer kişileri tavsiye edebilirler.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Birden fazla toplantı yapmak gerekebilir.
  • Gündem göndermek önemlidir. Gündemde, toplantının neden yapıldığını açıkça açıklayan bir sorun bildirimi yer almalıdır. Katılımcılar sorunu önceden bilirlerse, sorun hakkında düşünme ve gerekli bilgileri getirme şansına sahip olacaklar, böylece veri toplama için gereken sürenin bir kısmını azaltmış olacaktır.
  • Toplanan bilgiler, gerçek sorunun ilk başta sorun olarak düşünülenden oldukça farklı olduğunu gösterebilir. Soruna aşina konu uzmanlarının toplantıda hazır bulunması önemlidir. Bu uzmanlar proje ekibinin bir parçası olmayabilir, yalnızca bu sorunu çözmek için çağırılabilirler.
  • Uzmanlar, sorun çözümüne yardımcı olmak için anlaşılan dış kaynaklar olabilir.
  • Sorunun tanımlanması ve veri toplanması için çağırılan kişiler alternatiflerin geliştirilmesine destek olabilirler. Yalnızca alternatiflerin değerlendirilmesi için ek kişilerin çağırılabileceği durumlar olabileceği unutulmamalıdır.

Karar verme toplantıları sorun çözme toplantılarından farklıdır. Sorun çözme toplantısına katılan tüm katılımcıların bir kısmı karar verme toplantısına katılırlar. Başka katılımcılar da olabilir.

Proje ekibi üyeleri sorunları çözme yeteneğine sahip olmalıdır, ancak tüm ekip üyeleri kendi işlevsel birimleri için karar verme yetkisine sahip olmayabilirler.

Proje yöneticisinin, proje başlangıcında hangi ekip üyelerinin karar verme yetkisine sahip olduğunu ve hangilerinin sahip olmadığını belirlemesi gerekir.

Karar verme yetkisine sahip olmayan ekip üyeleri de karar verme oturumlarına katılabilirler, ancak karar verilmesi gerektiğinde ve/veya oylama yapılırken ilgili yetkili fonksiyonel yöneticilerin katılımı gerekir.

Karar alma toplantılarında ilgili tüm paydaşların katılımı gerekir. Kararları veren kişiler, sorunun çözümüne kaynak ayırma yetkisine sahip olmalıdırlar. Taahhüt, ek finansman veya ek kaynak atanması gerekebilir.

Karar verilen çözümün uygulanmasından proje yöneticileri sorumludur. Bu nedenle proje yöneticisi, problemin zamanında çözümü için ihtiyaç duyulan kaynakları elde etme yetkisine sahip olmalıdır.

Problem çözme ve karar verme konusunda dikkat edilmesi gerekenler;

  • Sorunu çözmek için ne kadar zaman var?
  • Proje, sorunu çözmek için ne kadar bütçe ayırmaya istekli?
  • Sorunu çözmek için kaç kaynak atanabilir?
  • Atanan kaynaklar gerekli becerilere sahip midir?
  • Sorun çözümü için fiziksel kaynaklara ihtiyaç var mıdır?
  • Proje şirket için ne kadar önemlidir?
  • Proje, müşteri için ne kadar önemlidir?
  • Proje paydaşlar için ne kadar önemlidir?
  • Projenin ve sorunun kritikliği nedir?

Yukarıdaki konuların sorun bildiriminde ve hatta toplantı gündeminde tanımlanması mümkündür. Böylelikle, kararlar zamanında verilebilir.

Bunlara ek olarak problemin çözümü için gerekli koşullar da belirlenmelidir. Koşullar seçilecek alternatifleri etkileyebilir. Koşullar, müşteri, paydaşlar ve çıktıların nihai kullanıcılarından gelebilir;

  • Projenin zaman, maliyet, kalite ve kapsam kısıtlamaları dahilinde kalmak
  • Projede kalan işlerde riskleri artırmamak
  • Projede kalan işin kapsamını değiştirmemek
  • Kurumun normal iş akışını değiştirmemek
  • Gereksiz ve değer katmayan işlevsellik katmadan
  • Sorunu çözmek ve çözümü uygulamak için yalnızca sınırlı sayıda ek kaynağın mevcut olduğunu bilmek
  • Yasal gereklilikleri ihlal etmemek

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Takip Edin:

Bir yanıt yazın

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

5 − two =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.