Projelerde hem sabit bir teslimat günü hem de sabit kaynakların olması, proje yönetiminde ciddi bir zorluk yaratır. Bu tür projelerde proje yöneticisinin, teslimat tarihini ve kaynakları değiştiremediği durumlarda, proje kapsamını, süreçlerini ve iş önceliklerini optimize ederek başarıya ulaşması gerekir. İşte bu tür projelerin etkili bir şekilde yönetilmesi için temel stratejiler:

Zorluklar ve Yönetim Stratejileri

Kapsamın Belirlenmesi ve Kontrolü

Zorluk: Sabit kaynaklar ve sabit bir teslimat günü olduğunda, kapsamın genişlemesi projenin başarısını riske atar.
Strateji:
- Kapsam Tanımı: Projenin başlangıcında kapsam net bir şekilde tanımlanmalı ve müşteri veya paydaşlarla mutabakat sağlanmalıdır.
- Değişiklik Yönetimi: Herhangi bir kapsam değişikliği talepleri, teslimat tarihi ve kaynakların etkilenmesi açısından titizlikle değerlendirilmelidir.
- Kapsam Azaltma: Zorunlu durumlarda, kritik olmayan teslimatlar ertelenebilir veya kapsam dışı bırakılabilir.

Önceliklendirme ve Kritik Yol Yönetimi

Zorluk: Teslimat tarihi ve kaynakların sabit olması, tüm görevlerin tamamlanamayabileceği anlamına gelir.
Strateji:
- Kritik Yol Analizi: Projenin kritik yolu belirlenerek bu yoldaki görevler önceliklendirilmeli ve dikkatle izlenmelidir.
- Görev Önceliklendirme: Kritik olmayan görevler, kaynak kullanımını optimize etmek için yeniden planlanabilir veya ertelenebilir.

Kaynakların Etkin Kullanımı

Zorluk: Sabit kaynaklar, sınırlı iş gücü ve ekipman kapasitesini ifade eder.
Strateji:
- Kaynak Dengeleme: Kaynakların aşırı yüklenmesi önlenmeli ve iş yükü dengeli bir şekilde dağıtılmalıdır.
- Verimlilik Artırıcı Çözümler: Daha verimli ekipman veya yazılım kullanılabilir. Ekip üyelerine gereken eğitimler verilerek performans artırılabilir.
- Alternatif Kaynaklar: Acil durumlar için dış kaynak kullanımı veya geçici personel gibi çözümler devreye alınabilir.

Zamanın Etkin Kullanımı

Zorluk: Teslimat günü değiştirilemediğinden, zamanın etkin kullanımı kritik önem taşır.
Strateji:
- Paralel Çalışmalar: Görevler mümkün olduğunca paralel yürütülmelidir.
- Tampon Sürelerin Kullanımı: Tampon süreler kritik görevler için optimize edilerek kullanılabilir.
- Hızlandırma (Crashing): Fazla mesai gibi yöntemlerle kritik görevler hızlandırılabilir.

Risk Yönetimi

Zorluk: Sabit bir teslimat günü ve kaynaklar, proje risklerini artırır.
Strateji:
- Risk Belirleme ve İzleme: Potansiyel riskler erken aşamada belirlenmeli ve etkileri analiz edilmelidir.
- Risk Azaltma: Riskleri önlemek için alternatif planlar hazırlanmalıdır.
- Esneklik Payı: Zaman ve kaynak kullanımında küçük esneklikler bırakılarak riskler minimize edilebilir.

Ekip İletişimi ve Motivasyonu

Zorluk: Yoğun zaman baskısı altında ekip üyeleri stres yaşayabilir.
Strateji:
- Etkili İletişim: Ekip üyeleri ve paydaşlar arasında sürekli bilgi akışı sağlanmalıdır.
- Motivasyon: Ekip üyelerinin motivasyonunu artırmak için pozitif bir çalışma ortamı yaratılmalıdır.
- Rol ve Sorumlulukların Netleştirilmesi: Her ekip üyesinin sorumlulukları net bir şekilde tanımlanmalıdır.

Süreçlerin Basitleştirilmesi ve Otomasyonu

Zorluk: Süreçlerin karmaşık olması zaman kaybına yol açabilir.
Strateji:
- Süreçlerin Basitleştirilmesi: Gereksiz adımlar atlanarak süreçler sadeleştirilmelidir.
- Otomasyon Araçları: Proje yönetimi araçları (ör. MS Project, Jira) kullanılarak manuel işler azaltılabilir.

Proje Yönetimi Adımları

Proje Başlangıcı

Teslimat hedefleri, kapsam, kaynaklar ve zaman çizelgesi net bir şekilde tanımlanmalıdır.
Paydaşlarla bir mutabakat toplantısı düzenlenerek projeye ortak bir anlayışla başlanmalıdır.

Planlama

Kritik yol analizi yapılmalı ve kaynaklar bu yola göre önceliklendirilmelidir.
Görev süreleri, kaynakların mevcut kapasitesine uygun olarak gerçekçi bir şekilde belirlenmelidir.

Yürütme

Tüm ekip üyeleri ve paydaşlar, proje ilerlemesi hakkında düzenli olarak bilgilendirilmelidir.
Süreçler ve görevler üzerinde sıkı bir izleme yapılmalı ve gerektiğinde anında müdahaleler gerçekleştirilmelidir.

İzleme ve Kontrol

Görevler, zaman çizelgesi ve kaynak kullanımı düzenli olarak izlenmeli ve sapmalar analiz edilmelidir.
Risk yönetimi planları devreye alınarak beklenmeyen durumlar için projenin sürekliliği sağlanmalıdır.

Kapanış

Projenin tamamlanmasının ardından ekip üyeleri ve paydaşlarla değerlendirme yapılmalı ve projeden çıkarılan dersler kayıt altına alınmalıdır.

Örnek

Senaryo: Bir yazılım geliştirme projesi için müşteriye 31 Aralık’ta teslimat yapılması gereklidir. Projede çalışan 5 kişilik sabit bir ekip bulunmaktadır ve yeni kaynak ekleme imkânı yoktur.

Yönetim Stratejileri:

Kritik Yol Yönetimi: Yazılım geliştirme ve test süreçleri kritik yol üzerinde yer aldığı için bu aşamalar önceliklendirildi.
Kapsam Azaltma: Daha az kritik özellikler lansmandan sonraki güncellemelere ertelendi.
Paralel Çalışma: Test süreci, geliştirme ile eş zamanlı olarak yürütüldü.
Fazla Mesai: Teslimata yaklaşırken ekip üyeleri fazla mesai yaparak iş tamamlandı.

Sabit teslimat günü ve sabit kaynaklarla bir projeyi yönetmek, sınırlamalar nedeniyle zorluklar yaratır. Ancak kapsam yönetimi, zaman ve kaynak optimizasyonu, etkili iletişim ve risk yönetimi gibi stratejilerle bu tür projeler başarıyla tamamlanabilir. Proje yöneticisinin liderlik becerileri ve ekip üyeleriyle kurduğu etkili işbirliği, projenin hedeflere ulaşmasında kritik bir rol oynar.

Kurumsal eğitim talepleri için egitim@savassakar.com

Online Eğitim içerikleri ve detaylı bilgi;