PROJE SÜREÇLERİ

Proje yöneticisi ve proje ekibi, proje ekibinin işleri yürütmek için kullandıkları süreçleri belirlerler ve periyodik olarak gözden geçirirler. Süreçte darboğazlar olup olmadığını, işin beklenen hızda ilerleyip ilerlemediğini ve ilerlemeyi engelleyen herhangi bir engel olup olmadığını belirlemeye çalışırlar. Projenin ihtiyaçları doğrultusunda,  süreçleri uyarlayarak optimize ederler. 

Büyük projeler küçük projelere, kritik projeler daha az önemli projelere göre daha fazla sürece sahiptir. Yapılacak uyarlama çevrenin taleplerini ve koşulları dikkate almalıdır.

Çevre açısından süreçleri optimize etmenin yolları şunlardır:

• Yalın üretim yöntemleri – Yalın üretim, değer katan aktivitelerin ve değer katmayan aktivitelerin oranını ölçmek için değer akışı haritalama gibi teknikleri kullanır. Hesaplanan ölçütler, üretim sistemlerinden atıkları belirlemek ve çıkarmak için temel ölçüm sistemi oluşturur.

• Retrospektifler veya alınan dersler – Bu toplantılar, proje ekibine çalışma şeklini gözden geçirmesine, süreci ve verimliliği iyileştirmek için değişiklikler önermesine fırsatı sunar.
• Bir sonraki finansman en iyi nereye harcanacak? Bu soruyu sormak, proje ekiplerinin mevcut göreve devam etmeleri mi yoksa değer sunumunu optimize etmek için bir sonraki etkinliğe mi geçmeleri gerektiğine karar vermelerine yardımcı olabilir.

Süreçlerin gözden geçirilmesi, süreçlerin verimli olup olmadığını veya süreçte ortadan kaldırılabilecek gereksiz unsurlar olup olmadığını belirlemeyi gerektirir. Sürece uygunluğu izlemek için harcanan zamanın, sonuçları teslim etmek için harcanacak süreden çalmaması gerekir. Proje ekipleri, sürecin yönetişim ihtiyaçlarını karşılamaya devam ederken, gözden geçirmelerde elde edilen faydaları en üst düzeye çıkarmak için yalnızca yeterli zamanı kullanır.

Katma değeri olmayan çalışma – Bir işi yürütmek için gerekli olan onay süreci, sipariş sürecindeki belirli adımlar, belirli periyodik raporlamalar vb. proje ekiplerinin zaman harcaması gereken ama değer katmayan işler olabilirler. 

Projelerde verimli olmak kadar süreçlerin de etkili olması gerekir. Bunun anlamı, proje ekiplerinin istenen sonucu üretmenin yanı sıra kalite gereksinimlerine, yönetmeliklere, standartlara ve kurumsal politikalara uymaları gerektiğidir. 

Projelerde mevcut süreçlerin takip edilmesi ve amaçlanan sonuçlara ulaştığından emin olmak için süreç denetimleri ve kalite güvence aktiviteleri gerçekleştirilmelidir.

REKABET KISITLARININ DENGELENMESİ

Projeyi başarılı şekilde yönetmek, yapılan işle ilgili kısıtlamaları anlamayı gerektirir. Kısıtlar, sabit teslim tarihleri, yasalar, bütçe, kalite politikaları vb. şeklinde olabilir. Kısıtlar, proje boyunca değişebilir. Yeni bir paydaş gereksinimi, zaman ve bütçenin genişletilmesini, bütçede kısıntı yapılması, kaliteyi gözden geçirmeyi veya kapsamı daraltmayı gerektirebilir.

Paydaş memnuniyetini korurken değişen kısıtları dengelemek proje süresince devam etmesi gereken bir konudur. Proje ekipleri, alternatifleri ve olası sonuçlarını müşteri, sponsor veya ürün sahibi ile masaya yatırabilirler. Alınacak kararlar ve olası farklılıklar, proje hedeflerini etkileyebilir. Bütçenin kısılmasının kapsamı daraltması ya da sürenin uzamasının bütçeyi artırması vb. durumlarda alınacak kararlar proje ekibinin takas yapma (trade off) yetkisi dahilinde olabilir. Hedefler arasında yapılacak dengeleme proje boyunca devam eder.

PROJE EKİBİNİN ODAKLANMASINI SAĞLAMAK

Proje yöneticileri, proje ekibinin hedefe odaklılığını, dikkatini değerlendirmek ve dengelemekle yükümlüdürler. Bunun anlamı, hedeflere yönelik kısa ve uzun vadeli projeksiyonların sürekli değerlendirilmesidir. 

Proje ekibine liderlik etmek, iş yükünü dengelemeyi ve proje ekibi üyelerinin motive kalmaları için memnuniyetlerini değerlendirmeyi içerir. Proje boyunca sağlanan iş ve paydaş değerini en üst düzeye çıkarmak için proje ekibinin dikkatinin sağlıklı bir dengede tutulması gerekir. Liderlik, toplam teslim edilen değeri maksimize etme hedeflemeyi gerektirir;

• Üretime odaklanma (değer teslim etme)
• Proje ekibinin üretim kapasitesini koruma (proje ekibi sağlığı ve memnuniyeti)

Amaç;

• Proje ekibinin değer sunmaya odaklanmasını sağlamak
• Potansiyel sorunlar, gecikmeler ve maliyet aşımları olduğunda farkındalığı sürdürmektir.

PROJE İLETİŞİMİ VE KATILIMI SAĞLAMA

Proje çalışmaları, proje ekibi üyelerinin iletişimini ve paydaşların katılımını sürdürmekle ilgilidir.  Paydaş Performans Alanında tanımlandığı gibi, iletişim, sözlü ve yazılı iletişime ek olarak resmi ve gayri resmi iletişimi içerir. Bilgiler, toplantılarda, konuşmalarda ve veri tabanlarından bilgi çekerek toplanabilir. Bilgiler proje iletişim yönetimi planında belirtildiği şekilde paylaşılır.

Günlük olarak, bilgi, sunum, rapor ve diğer iletişim biçimleri için geçici talepler olabilir. Anlık iletişim taleplerinin çokluğu, iletişim planlamasının paydaş ihtiyaçlarını karşılamak için yeterli olmadığını gösterir. Bu durumda, paydaş bilgi gereksinimlerinin karşılandığından emin olmak için daha fazla paydaş katılımına odaklanmak gerekir.

FİZİKSEL KAYNAKLARIN YÖNETİLMESİ

Fiziksel kaynakların tedariğini planlamak, plan doğrultusunda sipariş verme, sevkiyat, depolama, izleme ve kontrol etme çok fazla zaman ve çaba gerektirebilir.

Büyük miktarlardaki fiziksel kaynakların tedariği, entegre lojistik sistem gerektirir ve genellikle şirket politikaları ile yönlendirilir. Tedarik Yönetimi Planı, şirket politikasının projede nasıl uygulanacağını açıklar. Destekleyici belgeler, malzeme türü, tahminlerin temeli, zaman içinde beklenen kullanım, kalite spesifikasyonları ve teslimatlar için zaman ve teslim yeri vb. için tahminleri içerir.

Fiziksel kaynak perspektifinden hedefler şunlardır:

• Sahada malzeme taşıma ve depolamayı azaltmak veya ortadan kaldırmak
• Malzeme bekleme sürelerini ortadan kaldırmak
• Hurda ve atıkları en aza indirmek
• Güvenli çalışma ortamı oluşturmak

Tedarikler ile ilgili çalışmaların, ilgili tüm taraflar için net beklentiler oluşturulması ve iletişimin sağlanması proje zaman çizelgesi ile entegre edilmesi gerekir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler