TEDARİK ÇALIŞMALARI
Projelerde, malzeme, ekipman, çözüm, iş gücü ve hizmet tedariklerine ilişkin sözleşmeler yapılır. Çoğu organizasyonda, proje yöneticilerinin sözleşme yapma yetkisi yoktur ve ilgili uzmanlarla çalışırlar.
Organizasyonların genellikle tedariklerle ilgili kimin sözleşme yapma yetkisine sahip olduğunu, yetki sınırlarını, izlenmesi gereken süreç ve prosedürleri tanımlayan politikaları ve prosedürleri vardır.
Tedarik başlangıcında, proje yöneticisi ve kalifiye proje ekibi üyeleri, teklif talebini (Request fo Proposal-RFP), çalışma beyanını (Statement of Work-SOW), hüküm ve koşulları ve ihaleye çıkmak için gerekli diğer belgeleri geliştirmek için sözleşme uzmanlarıyla birlikte çalışırlar.
Teklif Süreci
Teklif süreci aşağıdaki gibidir;
- Teklif belgelerinin hazırlanması ve duyurulması
- Teklif sahibi konferansları
- Tedarikçinin seçilmesi
Teklif belgeleri;
- Bilgi Talebi – Daha fazla bilgi toplamak için seçilmiş satıcılardan teklif belgelerini göndermeden önce yapılan taleptir.
- Teklif Talebi – Alıcının istediği çözüm için satıcıdan teklif istemesidir.
- Fiyat Talebi – Alıcının istediği çözüm konusunda net olması, sadece fiyat talep etmesidir.
Bu üç yaklaşım, teklif ihtiyaçlarının çoğunu karşılar. Sektör özelinde ek belgeler istenebilir.
Alıcı teklif belgeleri gönderildikten sonra, satıcıların sorularına yanıt vermek için teklif sahibi konferansları düzenler. Daha sonra satıcılar tekliflerini hazırlar ve belirtilen tarihe kadar alıcıya teslim ederler.
Kaynak seçimi analizi, bilinen en iyi satıcıyı seçmek için kullanılır. Deneyim, referanslar, fiyat ve zamanında teslimat vb. bir dizi kriter, her birinin göreli önemini yansıtacak şekilde ağırlıklandırılır. Alıcı, uygun satıcı(lar)ı seçmek için satıcı tekliflerini belirlediği kriterlere göre değerlendirir. Alıcı ve satıcı, hüküm ve koşulları (maliyet, teslimat, ödeme tarihleri, fikri mülkiyet hakları vb.) karşılıklı olarak müzakere ederler.
Sözleşme
Teklif sürecinin sonunda taraflar anlaşmaya varır ve sözleşme imzalarlar. Sözleşmenin yapısı, satın alınanın büyüklüğüne, iş kapsamına ve organizasyonların risk toleranslarına bağlıdır.
Bazı teslimatlar için uyarlamalı yaklaşım ve diğerleri için öngörücü yaklaşım kullanan projelerde genel sözleşme ve alt sözleşmeler yapılabilir. Uyarlamalı çalışmalar sözleşme ekine konulabilir. Böylece değişikliklerin genel sözleşmeyi etkilemeden uyarlamalı kapsamda gerçekleştirilmesine izin verilebilir.
Satıcı seçildikten sonra, proje planları ve belgeleri satıcı tarihlerini, kaynakları, maliyetleri, kalite gereksinimlerini, riskleri vb. içerecek şekilde güncellenir. Bu noktadan itibaren satıcı proje paydaşı olur. Paydaş Performans Alanı ve Ölçüm Performans Alanları proje boyunca satıcı(lar) için geçerli olacaktır.
Tedarikler proje süresince herhangi bir noktada gerçekleşebilir. Tüm satın alma aktiviteleri proje operasyonlarına entegre edilmelidir.
Proje Yöneticisinin Tedarik Sürecindeki Rolü
Tedariklerin Yürütülmesindeki Kritik Noktalar
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
