Bütçeyi ve Kaynakları Planlamak ve Yönetmek

Proje maliyetleri doğru yönetilmezse, harcamalar kontrolden çıkabilir. Bütçenizle uyum kalarak kaynaklar ve aktiviteler üzerinde ayarlamalar yapmak, doğru maliyetleri yakalamak gerekir. Maliyet Yönetimi Planı, projenin yaşam döngüsü boyunca aktiviteleri, ortaya çıkabilecek sorunları veya değişiklikleri yönetebilmek için proje maliyetlerini planlamanı, yönetmenizi ve güncel tutmanızı sağlar.

Bu konu, ECO’da aşağıdaki maddelere yöneliktir;

• Bütçe ihtiyaçlarını tahmin edin. (EKO 2.5.1)
• Gelecekteki bütçe darboğazlarını tahmin edin. (EKO 2.5.2)
• Bütçe sapmalarını izleyin ve yönetişim süreciyle çalışın. (EKO 2.5.3)
• Kaynakları planlayın ve yönetin. (EKO 2.5.4)

Maliyet Tahminleri

Maliyetleri tahmin etmek, projedeki her aktivite için maliyet tahmini yapmaktır. Maliyetler, işçilik, malzeme, ekipman, tesisler, hizmetler, bilgi teknolojisi, beklenmedik durum yedekleri ve dolaylı maliyetleri içerir. Mantıklı tahminler, projeler hakkında doğru kararlar alınması, başarının daha sonra ölçülebileceği temelleri oluşturmayı sağlar.

Maliyetleri tahmin etmek için kullanılan yaygın araçlar ve teknikler aşağıdakileri içerir;

• Uzman Görüşü – İşçilik ve malzeme maliyetleri, enflasyon ve risk gibi değişken faktörler maliyet tahminlerini etkileyebilirler. Uzman görüşü ile birlikte . önceki benzer projelerle ilgili tarihsel bilgiler tahminler konusunda fikir verir.
• Benzer tahminleme – Benzer kapsam veya faaliyetlere sahip geçmişteki benzer projeleri maliyetini kullanarak projenin maliyetini tahmin etmektir. Bkz: Proje Yönetiminde Benzer Tahminleme (Analogous Estimating)
• Parametrik tahminleme – Bir tahmine varmak için geçmiş veriler arasında var olan istatistiksel ilişkiye dayanır. Bkz: Proje Yönetiminde Parametrik Tahmin (Parametric estimating)
• Aşağıdan yukarıya tahminleme – Her bir aktivitenin maliyetini tahmin edip ardından daha yüksek seviyede bir değere toplamaktı Bkz: Proje Yönetiminde Aşağıdan Yukarıya Tahminleme (Bottom-up estimating)
• Üç nokta tahmini – Üç tahmin türünü tek bir maliyet tahminini(iyimser, olası, kötümser) dahil ederek yapılan tahmindir. Bkz: Proje Yönetiminde Üç Nokta Tahmini (Three-Point Estimate)

Tahmin Tekniklerinin Avantajları ve Dezavantajları

Farklı tahmin teknikleri kullanmanın yararları ve sakıncaları vardır;

• Benzer tahminleme – en hızlı ve ucuz yöntemdir. Sapma olasılığı yüksektir.
• Aşağıdan Yukarıya tahminleme – En gerçekçi sonucu verir ancak efor ve zaman harcamak gerekir, maliyetlidir.
• Parametrik tahmin – Gerçekçi veriler ve kayıtlar olduğunda iyi bir yöntemdir. Değişken ortamlarda (enflasyon, verimlilik vb.) yanıltıcı olabilir.

Ortak Tahmin Türleri

• Kaba Tahmin (Rough Order of Magnitude-ROM) – Genellikle projenin başında yapılır. Üst düzey tarihsel ve parasal verilere dayanan, uzman uzman görüşü modelidir. Doğruluk payı –%25 ila +%75 arasında kabul edilir.
• Kesin tahmin – Proje ile ilgili ayrıntılı bilgilere dayanarak yapılır. Proje yöneticisi tarafından İKY’deki her iş paketinin süre ve/veya maliyetini tahmin ederek bulunur. Doğruluk payı: –5% +%10 arasında kabul edilir.
• Aşamalı Olgunlaşma tahmini (veya “yaklaşan dalga”) – Başlançta net tahminler yapma, proje ile ilgili çalışmalar netleştikçe tahminleri geliştirmeye dayalı yöntemdir.

Yönetişim

Maliyet tahminlerine uygulandığı şekliyle yönetişim, proje aşamalarını yönetmek olarak tanımlanabilir. Proje yaşam döngüsünün farklı aşamaları için farklı türde maliyet tahmini ve doğruluk düzeyi gerekli olabilir. Aşağıdaki maddeler maliyet tahmin yöntemini etkileyebilir;

• Yazılım kullanılabilirliği
• Ekip üyesi deneyimi
• Proje yaşam döngüsü aşaması
• Zaman kısıtları
• Proje tipi
• Kişisel tercihler

Alınan Dersler Kayıtları

Projelerde, geçmiş projelerden alınan dersler, daha önce edinilen bilgilerden yararlanmak için sonraki çalışmalara uygulanabilir. Önceki projelerden elde edilen deneyimler de bütçeleme sürecinin önemli bir bileşenidir. Alınan Dersler Kayıtları , benzer projelerdeki faaliyetler ve iş paketleri için maliyet tahminleri geliştirmek için kullanılabilir, maliyet tahmini başarıları ve eksiklikleri hakkında değerli bilgiler içerebilir.

Maliyetleri Tahmin Etme Yönergeleri

Proje maliyetlerinin doğru bir şekilde tahmin edilmesi, bütçe aşımlarını ve öngörülemeyen harcamaları önler. Doğru maliyet tahminleri yapmak, proje maliyet performansını ölçmek için kullanılacak olan maliyet temel çizgisini oluşturmaya yardımcı olur. Maliyetleri tahmin etmek için bazı yönergeler aşağıdadır;

• İş paketleri için maliyet tahminleri, kaynakları fiilen sağlayacak ya da işi yapacak kişiler tarafından sağlanmalıdır. İlgili maliyetlerin ne olacağını en iyi tahmin edebilecek olan, işi yapacak, hizmeti veya malzemeyi sağlayacak kişilerdir. Bu maliyet rakamlarını gerçekçi tahminler halinde bir araya getirmek proje yöneticisinin sorumluluğundadır. Bkz: Projelerde Süre ve Maliyetleri Kim(ler) Tahmin Etmeli?
• Bazı projelerde, proje yöneticisi maliyet tahminlerinin oluşturulmasından sorumlu olabilir. Bu gibi durumlarda bile, proje yöneticisi, yanlış varsayımlarda bulunulmadığından emin olmak için ilgili paydaşlardan gerçeklik kontrolü talep edebilir.
• Maliyetlere ilişkin sektörel yayınlar veya kaynak oranları vb. tahmin yapmayı kolaylaştırıcı ilgili girdiler toplanmalıdır.
• Hangi tahmin tekniğinin kullanılacağı belirlenmelidir.
• Almaktansa yapmak, fazla mesai ücreti ödememek için süreyi uzatmak, kiralamak yerine satın almak, işi kurum içinde yürütmek yerine dış kaynak kullanmak vb. alternatif maliyetlendirme seçenekleri incelenmelidir. Bkz: Projelerde Maliyet-Fayda Analizi
• Maliyet tahmininde kullanılacak ölçü birimleri(TL, USD vb.) belirlenmelidir.
• Maliyetleri etkileyebilecek olası riskleri göz önünde bulundurulmalıdır. Bkz: Proje Riskleri – 3 – Maliyet
• Tüm maliyet tahminlerinin maliyet muhasebesine uygun şekilde uygun tanımlarla atanması sağlanmalıdır.

Maliyet tahminleri aşağıdaki temel unsurları içermelidir;

• Projede yer alan tüm kaynaklar için tahmini maliyetler. Tahminleri geliştirmek için İKY ve kaynak gereksinimleri belgesi kullanılabilir. Bkz: Proje Yönetiminde Maliyetlerin Bir Araya Getirilmesi (Cost aggregation)
• Tahmin düzeyi (kesinlik derecesi).
• Tahminler geliştirilirken yapılan varsayımların listesi.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler