Ekip Geliştirme Aşamaları
Proje ekibinizin dinamiklerini yönetmek için “Tuckman Merdivenini”(1) bilmek önemlidir. Proje ekipleri belirli aşamalardan geçerek performans sergilerler. Bazen belirli bir aşamada takılıp kalabilir, daha önceki bir aşamaya dönebilirler. Aşamalar aşağıdaki gibidir;
- Oluşturma – Ekip üyeleri, ekibe katılmanın akıllıca olup olmadığını merak ederler. Ekip arkadaşlarının becerileri ve kişisel nitelikleri hakkında ilk değerlendirmelerini yaparlar. Ekibin geri kalanı tarafından kişisel olarak nasıl göründükleri konusunda endişelidirler. Bu aşamada, ekip üyeleri kişisel görüşleri hakkında fazla açıklama yapmaktan çekindikleri için, konuşmalar az, kibar ve tarafsız olma eğilimindedir. Ekip kimin, ne konuda sorumlu olduğunu anlamaya çalışır.
- Karmaşa – Ekip üyeleri, ortaya çıktıkça sorunları konuşmaya ve kontrol etmeye başlar. Kişilik farklılıkları ortaya çıkmaya başlar. Ekip üyelerinin proje çalışmalarını yapmak veya karar almak konusunda farklılık göstermeleri çatışmalar doğurur.
- Düzenleme – Ekip, kabul veya kontrol ile ilgili endişelerini azaltır, üretken bir şekilde çalışmaya başlar. Hala çatışmalar vardır ancak kişilik farklılıklarından ziyade süreçlere odaklanılır. Takım karşılıklı bağımlılık ve güven içinde çalışmaya başlar.
- Performans – Ekip optimum verimlilikte çalışır. Kolayca işbirliği yapar, özgürce iletişim kurar ve çatışmaları çözümler. Ekip üyeleri, bir bütün olarak çalışır. Ekip için en iyi çözümü oluşturmak için birbirlerine güvenerek sorunları çözerler, kendilerini güvende hissederler.
- Çözülme – Ekip üyeleri kendilerine verilen iş(ler)i tamamlar ve bir sonraki projeye veya atanan işe geçerler.
Oluşturma, karmaşa, düzenleme, performans ve çözülme süreci ekip tarafından adım adım gerçekleştirilmez. Ekip üyeleri takıma girip çıkmaya devam eder. Ne zaman yeni bir üye katılsa, ekibin geri kalanı oluşum aşamasını çoktan geçmiş olsa bile oluşum gerçekleşir. Dolayısıyla bu aşamalar birbiri ardına değil, durumsaldır.
Etkili Ekipler (2)
Ekip üyeleri, proje başarısını sağlamak için işbirliği içinde çalışmalıdır. Etkili proje ekibi oluşturmak ve ekip çalışmasını teşvik etmek proje yöneticisinin sorumluluğundadır. Proje yöneticileri, ekip üyelerinin yeteneklerine meydan okuyan, destekleyici, zamanında geri bildirim sağlayan ve iyi performansı takdir edip ödüllendiren fırsatlar sunmalıdır. En yüksek ekip performansını elde etmek için etkili iletişim yöntemleri kullanmalı, ekip üyeleri arasındaki güveni geliştirmeli, çatışmaları yönetmeli, işbirlikçi karar vermeyi ve problem çözmeyi teşvik etmelidir.
Proje yöneticileri, proje ekiplerini etkin bir şekilde oluşturmak için üst yönetimden veya uygun paydaşlardan destek almalıdırlar. Bu sayede ekip üyelerinin becerileri gelişecek, teknik yeterlilikleri artacak, iyi bir ekip ortamı oluşacak ve proje performansı artacaktır.
Hedeflerle Yönetim
Ekipler, ulaşılması gereken net hedeflere sahip olduklarında daha başarılıdırlar. Proje yöneticileri, ekiple işbirliği içinde hedefleri netleştirerek, destekleyebilir. Proje yöneticileri ve ekip, zorlu ancak ulaşılabilir ortak hedefler belirleyebilirler. Hedef belirleme, projenin veya aşamanın başlangıcında gerçekleştirilebilir. Genellikle, ekibin gelecek yineleme için hedeflerini ve taahhütlerini belirlediği Yineleme Planlaması oturumlarındaki gibi, proje yaşam döngüsü boyunca yapılmalıdır.
Öğrenmek, uyum sağlamak ve gelişmek için yapıcı geri bildirim gereklidir. Sürekli geri bildirim, çeviklik ve yanıt verebilirlik için esastır. Tüm proje yönetimi metodolojilerinde ve ekip ortamlarında ekibe düzenli geri bildirim yapılması çok önemlidir. En uygun ve zamanında geri bildirim yapmak, proje yöneticisinin sorumluluğundadır.
Çevik yöntemler, yinelemeli ve artırımlı geliştirmeyi takip eder, her yinelemede ürün iyileştirilir. Her yinelemede, ekip üyeleri birbirlerine geri bildirim ve yardım sağlarlar. Müşteriye geri bildirim ve yönlendirme yapması için çalışan ürün sunulur. Geri bildirimler, sonraki yinelemeleri ve ürün iş biriktirme listesini besler. Düzenli müşteri geri bildirimi, nihai ürün müşteriye gönderilmeden önce ürünü iyileştirme fırsatı verir.
Performans İzleme Araçları
Aşağıdaki, ekibin performansını izlemek için kullanılabilecek bazı yaygın araçları görülebilir;
- Scrum/Agile/Kanban Panoları – Kanban yönteminde kullanılan kartlara dayalı olarak, fiziksel veya elektronik panolar, çeşitli aşamalar veya kategoriler arasında ilerlerken işin izlenebilmesine olanak tanır.
- Verimlilik Ölçütleri – Belirli bir süre içinde bir aşamadan başka bir aşamaya geçen proje ekibi çalışmalarının ölçümüdür.
- Döngü Süresi – Plandan tamamlandı aşamasına kadar ilerleyen işin ölçümüdür.
- Kalite Ölçütleri – Kalite çıktıları, kusurları ve kabul edilebilir çıktı ile ilgili ölçümlerdir.
- Kazanılmış Değer – Planlanan değere karşı maliyet ve efor performansını izleme ölçütleridir.
- Çubuk Grafikler (Gantt) – Zaman çizelgesi performansını izlemek için kullanılır.
- Hız – Gelecekteki yineleme çıktılarını tahmin etmeye çalışmak için bir yinelemeden elde edilen toplam çıktının ölçülmesi
(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 338-339.
(2)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 337-338.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
