Paydaşlarla İşbirliği Yapmak

Proje başarısı, proje paydaşlarının katılımına ve uygun işbirliğine bağlıdır. Daha fazla işbirliği ve uyum, projenin amaçlarına yönelik ilerlemesini sağlar. İşbirliği içinde çalışmak, sürekli çaba ve denge gerektirir. İşbirliği ne kadar fazlaysa, çıktılar o kadar uyumlu ve doğru olur.

Bu konu, ECO’da aşağıdakilere yöneliktir.

• Paydaşların katılım sağlama konusunda ihtiyaçlarını değerlendirmek. (EKO 1.9.1)
• Paydaş ihtiyaçları, beklentileri ve proje hedefleri arasındaki uyumu optimize etmek. (EKO 1.9.2)
• Proje hedeflerine ulaşmak için güven oluşturmak ve paydaşları etkilemek. (EKO 1.9.3)

İşbirliği

Etkili işbirliği, tüm paydaşlar arasında güven oluşturur. Açık diyalog ve anlamlı iletişim, hedeflerin anlaşılmasını, sonuçların beklentilerini ve bu beklentileri gerçekleştirmek için yapılması gerekenleri optimize etmeyi sağlar. Paydaşların projeye katılımı zaman değişebilir veya sabit kalabilir. Mevcut paydaş katılım durumu, proje boyunca sürekli değerlendirilir.

Yapılacak görüşmelerle, paydaşların bilgi sahibi olması ve beklentilerin belirlenmesi sağlanır. Her paydaşın katılım sağlaması diğer paydaşların takdirini sağlar. Kişiler arası iletişim becerileri, geri bildirim, toplantı yönetimi vb. paydaş katılımını artırmak için kullanılır.

Proje Paydaşları

Paydaşlar(1), projede sürekli veya çeşitli süreçlerde yer alabilirler. Paydaşlara örnek vermek gerekirse müşteriler, tedarikçiler, son kullanıcılar, departmanlar, sponsorlar vb. sayılabilir. Paydaşlar, proje ile ilgili kararları, faaliyetleri, çıktıları veya sonucu etkileyebilecek veya etkilenebilecek kişi veya gruplardır.

Proje paydaşları, proje yaşam döngüsü boyunca sabit kalabilir veya değişebilirler. Gereksinimler veya proje kısıtları değiştikçe yeni paydaşlar ortaya çıkabilir ve mümkün olduğunca erken belirlenmesi Proje Yöneticisinin görevidir.

Paydaşların Belirlenmesi

Paydaşlar, ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanabilmesi için projenin erken safhalarında belirlenmelidir. Ayrıca, projenin başarılı olmasına en iyi şekilde yardımcı olabilecek kişi veya gruplar olduğu unutulmamalıdır. Proje paydaşları, proje yaşam döngüsü boyunca ilgi alanları, katılımları, karşılıklı bağımlılıkları ve proje başarısı üzerindeki potansiyel etkileri ile ilgili bilgiler analiz edilerek, belgelenir.

Proje paydaş analizine yönelik çeşitli araçlar(2) aşağıdaki gibidir;

Uzman Görüşü – Paydaşların belirlenmesine yardımcı olmak üst yönetimin, kilit paydaşların, proje yöneticilerinin, danışmanların görüşüne başvurulabilir.

Veri toplama – Paydaşlar hakkında bilgi toplamak için aşağıdakiler kullanılabilir;

• Soru formları ve anketler
• Beyin fırtınası

Veri analizi – PMBOK® Kılavuzunda belirtildiği gibi, paydaş analizi, proje boyunca kimin çıkarlarının dikkate alınması gerektiğini belirlemek için nicel ve nitel bilgileri sistematik olarak toplama ve analiz etme tekniğidir.

• Paydaş analizi
• Belge analizi

Veri Sunma – Paydaş haritalama, paydaşları yetki düzeyleri, ilgi alanları ve proje üzerindeki etkileri gibi faktörlere göre sınıflandırmak için kullanılabilecek tekniktir. Paydaşları gruplandırmayı sağlayan sınıflandırma modelleridir;

• Güç/çıkar tablosu: Paydaşları, yetki düzeylerine ve projeye olan ilgilerine göre gruplandırır.
• Güç/etki tablosu: Paydaşları yetki düzeylerine ve projeye katılımlarına göre gruplandırır.
• Katılım/etki tablosu: Paydaşları projeye katılımları ve proje üzerindeki etkileri temelinde gruplandırır.
• Paydaş küpü: Paydaşları gruplandırmak için önceki iki boyutlu modelleri temel alan üç boyutlu sınıflandırma modelidir.
• Etki yönleri: Paydaşları projeyi nasıl etkilediklerine göre gruplandıran sınıflandırma modelidir. Yukarı (üst yönetim), aşağı (ekip veya uzmanlar), dışa (dış), yanlara (diğer proje yöneticileri) ve önceliklendirmeyi içerir.

Toplantılar – PMBOK® Kılavuzunda belirtildiği gibi, toplantı insanların belirli bir amaçla bir araya gelmesidir.

Paydaş Listesi

Paydaş listesi(3), proje paydaşlarının tanımlanması, değerlendirilmesi ve sınıflandırılmasını içeren belgedir. Paydaşların, proje üzerindeki potansiyel etkileri, iletişim bilgileri, sınıflandırma vb. ek bilgiler içerebilir.

(1) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 507-508

(2) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 511-514.

(3)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 514.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler