Projenin ilk aşamalarında, paydaşlardan gereksinimler toplanmaya başlanır. Yanlış yaklaşımlar zaman kaybını önlemek için doğrudan gereksinimleri yazmaya yöneltebilir. Bu yaklaşım, temel gereksinimlerin gözden kaçırılmasına, karar vermek için gereken bilgilerin eksik olmasına ve proje döngüsünün sonraki aşamalarında birden çok kapsam değişikliğine yol açar.
Proje gereksinimlerini toplamadan önce yapılması gereken Gereksinim Yönetimi Planını oluşturmaktır. Gereksinim Yönetimi Planı, paydaşlardan gereksinimleri toplamak için en iyi yöntemlerin belirlenmesini ve kullanılmasını sağlar.
Gereksinim Yönetimi Planının ayrıntı düzeyi projenin risk ve karmaşıklığı ile tutarlı olmalıdır. Bu noktada, projenin türü, paydaş sayısı, ekibin deneyimi vb. örnek verilebilir.
Projelere paydaşların beklentilerine dair kapsamlı ve bütüncül bir bakış açısı olmadan yaklaşmak, projenin ilerleyen safhalarında sorunlara yol açar. Tüm paydaşlar olmasa proje ile ilgili gereksinimlerin çok yönlü bir şekilde anlaşılmasını sağlayabilecek “doğru” paydaşlara (kilişt paydaşlar) ulaşmak, proje ekibine değerli zaman kazandırır. Kilit paydaşlarla, görüşmeler, odak grupları ve anketler yapılır.
Gereksinim Yönetimi Planı, proje gereksinimlerini toplamaya odaklanır. Aşağıdakileri içerir;
- Proje adı
- Proje kodu
- Hazırlanma Tarihi
- Proje Sponsoru
- Proje Yöneticisi
- Proje Müşterisi
- Çözülmesi Gereken Sorun – Projenin ele alacağı sorunun veya fırsatın açıklamasıdır. Genellikle üst seviye, özettir.
- Gereksinimleri Toplama Stratejileri – Projede paydaşların gereksinimlerini toplamak için kullanacağı temel stratejilerdir. Aşağıda yöntemler kullanılabilir;
- Görüşmeler – Genellikle bire bir veya küçük gruplar halinde (üç ila dört kişi) kilit paydaşlarla yapılır. İhtiyaçları, istekleri ve arzuları ortaya çıkarmak için sorular sorulur. Sorular, görüşme öncesi belirlenmelidir. Açık uçlu sorular sorulabilir, verilen yanıtlarla sorular geliştirilebilir.
- Kolaylaştırılmış Görüşmeler – Daha büyük gruplar (beş ila on kişi) bir araya gelir. Gereksinimlerin nasıl ortaya çıkarılacağı konusunda eğitilmiş bir kolaylaştırıcı görüşmeyi yönetir. Amaç, gereksinimleri, hızlı toplamaktır.
- Anketler veya Soru Listeleri – Farklı lokasyonlardaki paydaşlara sorular sorarak gereksinimleri belirlemektir.
- Prototipleme – Örnek üzerinden paydaşların beğendiği ve beğenmediği özellikler hakkında daha fazla bilgi edinmek için kullanılır. Geri bildirimlerle prototip yenilenir ve tekrar görüş alınır. Tekrarlayan süreç, gereksinimlerin daha iyi anlaşılmasını sağlar.
- Kullanım Durumları – Kullanım örneklerini, kullanıcıların tanımlaması daha kolay hikayeler olarak düşünmek ve anlamaya çalışmaktır. Genellikle işlevselliği (sistemin yapması gerekenler) anlamak için kullanılır. Kullanım durumları gereklilik olmayıp ayrıntılı işlevsel gereksinimlere ulaşmak için faydalıdırlar.
- Değişiklik ve Sorun Kayıtları – Müşterilerin ve son kullanıcıların geçmişte talep ettikleri değişiklik veya yaşanan sorunlar gereksinimleri belirlemeye yardımcı olurlar.
- Gözlem – Kullanıcıları işlerini yaparken izlemek, mevcut süreci baştan sona anlamaya yardımcı olabilir. Nerede sorun yaşadıklarını daha iyi anlamak için sorular sormak veya çözümün farklı bir şey yapmasını isteyip istemedikleri bilmek, gereksinimleri anlamayı sağlar.
- Beyin fırtınası – Alan ve konu uzmanları ile istenen çözümün nasıl olması gerektiği konusunda yapılır. En iyi olduğunu düşünülen fikirlere öncelik vermeleri sağlanır.
- Müşterinin Sesi – Belirli bir potansiyel müşteri veya hedef grubun arzuları, ihtiyaçları ve gereksinimleri ile ilgili ayrıntılar belirlenir. Organizasyon içinde birden fazla müşteri sesi vardır. Örneğin, satın alınması düşünülen bir ürün, tedarik departmanının, ürünün kullanıcılarının ve ürün destek ekibinin sesine sahip olabilir. Bu farklı seslerin tümü, gerçekten başarılı bir çözüm için uygun gereksinimleri oluşturmak üzere dinlenmeli, dikkate alınmalı ve dengelenmelidir. Müşterinin Sesi, hem harici hem de dahili kaynaklardan alınmalıdır. Dış müşteriler, yeni ürünler ve hizmetler gibi bir tasarım ve geliştirme çabasının çıktısını satın alan müşterilerdir. Dahili müşteriler normalde aynı kuruluş veya şirket içindeki bireyler için proje ekipleri tarafından tasarlanan ve geliştirilen yeni geliştirilen sistemlerin, hizmetlerin ve diğer yeteneklerin alıcılarıdır. Genel olarak, iç ve dış müşteriler aynı özellikleri sergilerler.
- Paydaş Listesi
- Paydaş Adı
- Rolü
- Gereksinimlerini Anlama için Tercih Edilen Yöntem
- Beklenen Sonuç
- Paydaş Bazlı Gereksinim Toplama Zaman Çizelgesi
- Varsayımlar ve Riskler
Gereksinim Yönetimi Planını hazırlamak, projenin geri kalan süreçlerinde kazanımlar sağlar. Gereksinim Yönetim Planında yer alabilecek diğer alanlar aşağıdaki gibdir;
- Pazar ve iş bağlamı
- Sistem etki alanı – Çözümün içinde çalışacağı ortamı ve koşullardır.
- Çıktılar – Beklenen çıktılardır. Örneğin, anket sonuçları, süreç çizimi, görüşme notları vb.
- Açık Durumlar – Bilgilerin belirsiz veya yetersiz olduğu konulardır.
Bölümler belgelendikten sonra, proje sponsorunun kapsamı onaylaması ve ekip tarafından yapılan varsayımları doğrulaması için açıklama planını gözden geçirmesini sağlayın. Bilinen ve üzerinde anlaşmaya varılan gereksinimlerin başarılı bir şekilde bir araya getirilmesi için gerekenlerin tam olarak ele alınabilmesi için varsayımları erkenden masaya koymak daha iyidir.
Faydaları
- “Doğru” paydaşlarla zaman geçirmenizi sağlar.
- Doğru teknik kullanımı sağlar.
- Doğru kaynaklarla doğru zamanda gereksinimler toplanabilir. Çoğu zaman, gereksinimleri toplamak, diğer sorumluluklarla birlikte tamamlanması gereken “ikinci bir iş” olarak görülür. Gereksinim Yönetimi Planı oluşturmak için zaman ayırmak, gereksinimlerin toplanmasında doğru kişilerin yer almasını, zamanlarının akıllıca kullanılmasını ve yeterli ön gereksinim toplamaya yardımcı olur.
- Gereksinimlerin belirlenmesi için gerekli zaman, kaynaklar ve maliyet konusunda yönetimle anlaşılmasını sağlar. Hangi kaynakları ve zamanı kullanacağını belirlemek yöneticilerin, gereksinimleri toplamak için proje yöneticisine hangi konularda rehberlik edecekleri konusunda yol gösterir.
Gereksinim Yönetimi Planı projenin kapsam ve karmaşıklığına göre bir sayfa kadar basit veya uzun olabilir.
İnternetten örnekler
Requirements Management Plan Template – A.cdc.gov
Requirements Management Plan
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
