Yazar arşivleri: savassakar

Proje Yönetiminde İçerik Şemaları (Context diagram)

Proje Yönetiminde İçerik Şemaları (Context diagram), profesyonel sistemlerin (süreç, ekipman, bilgisayar sistemi, vs.), insanlar ve diğer sistemlerle (aktörler) nasıl etkileşim içinde olduğunu gösteren ürün kapsamının görsel olarak tasvir edilmesi için kullanılır. 

Kapsam Yönetiminin Planlanması sürecinde İçerik Şemaları iş sistemine yapılan girdileri, iş sistemine girdileri sağlayan aktör/aktörleri, iş sisteminden gelen çıktıları ve çıktıyı alan aktör/aktörleri göstermek için kullanılır.

İçerik şemalarında genellikle aşağıdaki kurallara dikkat edilir;

  • Süreçler – Daire
  • Dış Girdiler – Dikdörtgen
  • Veri Saklama Noktaları – Çift yatay çizgi ya da elips
  • Veri akışı – ok çizgisi

İçerik Şemaları system analiz ve tasarımında kullanılır. Proje Yönetiminde kapsamın modellenmesi için tercih edilir. İş süreçleri arasındaki etkileşimleri, gerçekleştirilecek sistemin girdi ve çıktılarını göstermek için kullanılabilir.

İçerik şemaları zamanlama, sıralama ve senkronizasyon gerekliliklerini göstermez. Akış şeması değildir.

Faydaları

  • Sistemin diğer sistemlere sınırlarını ve kapsamını gösterir.
  • Şemayı anlamak için teknik uzmanlığa gerek yoktur.
  • Basit sembollerle kolayca hazırlanabilir.
  • Kolayca detaylandırılabilir.
  • Tüm proje paydaşları için kapsamın anlaşılmasını kolaylaştırır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde İletişim Teknolojileri (Communication Technology)

Proje paydaşları arasında bilgi transferi için kullanılan spesifik araçlar, sistemler, bilgisayar programları İletişim Teknolojisi olarak tanımlanır. 

Proje Ekibinin Geliştirilmesi sürecinde bir arada çalışma ve sanal ekipler için önemlidir. Bir arada çalışan ekipler için uyumlu ortam önemlidir. Farklı zaman dilimlerinde çalışan sanal ekiplerin birbirlerine uyum sağlayabilmelerine olanak tanır.

Kullanılan İletişim Teknolojilerine ilişkin örnek vermek gerekirse;

  • Paylaşılmış Portal – Internet sitesi, intranet gibi bilgilerin paylaşıldığı ve saklandığı yapılar ekipler için verimli çalışma ortamı yaratırlar.
  • Video Konferans – Ekiplerin etkin iletişimi için önemlidir.
  • Sesli Konferans – Ekipler için raporlama ve güven sağlama konusunda önemli bir araçtır.
  • E-posta – Mesajlaşma 

İletişim Yönetiminin Planlanması olarak düşündüğümüzde paydaşlar arasındaki bilgi alışverişinin çok farklı şekillerde gerçekleşebileceğini göz önünde tutmak gerekir. Ortak yöntemler olarak; görüşmeler, toplantılar, yazılı belgeler, veritabanları, sosyal medya ve web siteleri örnek verilebilir.

İletişim teknolojisinin seçimini etkileyen faktörler aşağıdaki gibidir;

  • Bilgi İhtiyacının Aciliyeti – Bilgi ihtiyacının aciliyeti ve şekli projeden projeye, projedeki aşamadan aşamaya farklılık gösterebilir.
  • Uygun Teknoloji – Proje bilgilerinin transferi için proje süresince gerekli teknolojinin ve altyapının uygun olması gerekir.
  • Kolay Kullanım – Tercih edilen teknoloji kullanıcıların kolay kullanımına uygun olmalı, gerekiyorsa kullanıma ilişkin eğitimler verilmelidir.
  • Proje Ortamı – Yüz yüze görüşme veya sanal ortam tercihi proje ortamına göre yapılmalıdır. Aynı veya farklı zaman dilimi, dil, kültür vb. faktörler dikkate alınmalıdır.
  • Bilgi Hassasiyeti ve Gizliliği – Eğer bilgilere ilişkin hassasiyet ve gizlilik var is eek güvenlik kuralları getirilmeli, çalışanlar için sosyal medya politikaları geliştirilerek bilginin uygun davranış, güvenlik ve koruma sağlanmaya çalışılmalıdır.

İletişimin Yönetilmesi sürecinde, İletişim Teknolojilerini etkileyen faktörler; ekibin bir arada olması, bilgilere ilişkin gizlilik gereklilikleri, ekip üyeleri için uygun kaynaklar, toplantı ve görüşmelere ilişkin şirket kültürüdür.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde İletişim Gereksinimleri Analizi (Communication Requirements Analysis)

Etkin iletişim proje yönetiminin başarısında çok önemlidir. Proje paydaşlarının doğru zamanda doğru bilgilere ulaşmaları gerekir. Bu yüzden İletişim Gereksinimleri Analizi çok önemlidir. 

İletişim Gereksinimleri Analizi, paydaşlarla yapılacak görüşmeler, atölye çalışmaları ve geçmiş projelerden alınan derslerden hareketle paydaşların iletişim gereksinimlerinin belirlenmesidir.

İletişim Gereksinim Analizinde iletişim kanal sayısı çok önemlidir. Paydaş sayısı iletişim kanal sayısını belirler. (İletişim kanal sayısı N=Paydaş Sayısı  İletişim Kanal Sayısı=N(N-1)/2))

İletişim kanal sayısı sayesinde Proje Yöneticisi ne kadar iletişim kurulması gerektiğini belirleyebilir.

İletişim Yönetiminin Planlanması sürecinde proje paydaşlarının bilgi gereksinimlerinin belirlenmesi için kullanılır. Gereksinimler, ihtiyaç duyulan bilginin değerinin analizi sonrasında, bilgilerin birleştirilerek tip ve format olarak belirlenmesiyle gerçekleştirilir.

Proje iletişim gereksinimlerinin belirlenmesinde aşağıdaki kaynaklar kullanılabilir;

  • Paydaş Kayıtları ve Paydaş Katılımını Sağlama Planından paydaşların bilgi ve iletişim gereksinimleri,
  • Potansiyel iletişim kanalları (yüz yüze, bir kişi bir çok kişiye veya bir çok kişi bir çok kişiye vb.),
  • Organizasyon Şeması kullanılarak ihtiyaçlar,
  • Proje organizasyonu, paydaş sorumluluk, ilişki ve bağımlılıkları,
  • Kişileri geliştirme yaklaşımı,
  • Projeye dahil olan disiplinler, departmanlar ve özel durumlar,
  • Projede yer alan sayısına ve lokasyonlar,
  • İç bilgi gereksinimleri,
  • Dış bilgi gereksinimleri
  • Yasal gereksinimler, dikkate alınarak belirlenebilir.

İletişim Gereksinimleri İletişim Yönetimi Planına kaydedilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde İletişim Modelleri (Communication Models)

İletişim Modeli, proje süresince iletişim sürecinin nasıl olacağını açıklayan süreç, şema vb.dir.

İletişim Yönetiminin Planlanması sürecinde üç şekilde ele alır;

  • Basit – Gönderen ve alıcı
  • Interaktif – Gönderen-alıcı-geri besleme
  • Karmaşık – Gönderenler – Alıcılar ve aralarındaki iletişimlerin karmaşıklığı

Basit Gönderen/Alıcı İletişim Modeli – İletişim iki taraf arasındaki bir süreç olarak ele alınır. Önemli olan mesajın iletilmesidir, anlaşılması değildir. Aşağıdaki adımlardan geçer;

  • Kodlama -Mesaj iletilmek üzere sembollere, yazıya veya sese dönüştürülür.
  • Mesajı iletme – Mesaj iletişim kanalından gönderilir. Mesaj çeşitli faktörlerden dolayı olumsuz etkilenebilir. (örneğin bilinmeyen teknoloji, yetersiz altyapı vb.)
  • Deşifre Etme – Ulaşan mesaj alıcı tarafından anlaşılır hale gelir.

Basit İnteraktif İletişim Modeli – Gönderici ve alıcı arasındaki iletişim sürecidir ve mesajın anlaşıldığına emin olunur. Mesafe, taraflar arasındaki anlayış farklılıkları, bilgi yetersizliği veya ilgisizlik süreci olumsuz etkileyebilir. Basit Gönderen/Alıcı Modelindeki sürece ek olarak aşağıdakiler yer alır;

  • Mesajın Alındığını Bildirme – Alıcı mesajı aldığına dair yanıt döner. Bu yanıt mesajın anlaşıldığını garantilemez.  
  • Geribildirimde Bulunma/Yanıt Verme – Mesaj deşifre edilip anlaşılmışsa alıcı düşünce ve fikirlerini mesajı gönderene iletir. Eğer gönderici, gönderdiği mesaj ile aldığı yanıtı eşleştirir ise iletişim başarılı olmuş demektir. Geribildirimde Bulunma/Yanıt Verme, kişiler arasında aktif dinleme varsa gerçekleşir.
  •  İletişim sürecinde, gönderen mesajı iletmekten, mesajın anlaşılır ve tam olmasından sorumludur.

Alıcı, aldığı mesajın bütünlüğünden, mesajı ve ihtiyacı olan açıklamanın iletildiğini aldığını bildirmekten, geri bildirimde bulunmaktan sorumludur.

Açıklayıcı grafik aşağıdaki gibidir;

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetimi Sohbetleri – Proje Belirsizliği ve Proje Riskleri

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetimi Sohbetleri – Projeler ve Kurum Kültürü

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetimi Sohbetleri – Proje Yöneticisi

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetimi Sohbetleri – Projelerin Başlangıcı

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde İletişim Yöntemleri (Communication methods)

Proje paydaşları arasında bilgi transfer için kullanılan sistemli prosedür, teknik ya da süreçlerdir. 

  • İnteraktif İletişim– Birden fazla tarafın gerçek zamanlı iletişimi – Telefon, mesajlaşma, sosyal medya, video konferans
  • İtme İletişimi – Bilgi almak isteyenlere doğrudan mesaj gönderme – Mektup, e-posta, rapor, faks, sesli mesaj, blog yazısı, basın duyurusu vb. Bu yöntem mesajın teslim alındığını ve nalaşıldığını garantilemez.
  • Çekme İletişimi – Çok ve büyük bilgi veya ilgili varsa güvenliğe dikkat edilerek bilgiye erişimlerini sağlama – web sitesi, intranet, e-öğrenme, alınan dersler bilgi tabanı, bilgi depoları vb.

İletişim Yönetimi Planında yer alan iletişim gereksinimleri farklı yaklaşımlarla gerçekleştirilebilir;

  • Kişilerarası İletişim – Bilgi bireyler arasında karşılıklı değiştirilir – Yüz yüze görüşme vb.
  • Küçük Grup İletişimi – 3-6 kişi arasındaki grupların bilgi paylaşımı yapması
  • Umumi İletişim – Tek bir konuşmacı bir gruba konuşarak
  • Kalabalık İletişim – Genellikle grupla birebir iletişim kurmadan, bir kişinin büyük bir gruba mesaj iletmesi.  
  • Sosyal Ağlar  – Sosyal ağlar ve bilgisayar sistemleri ile mesajı iletme

Örnek yöntemler;

  • Duyuru Panoları
  • E-bültenler
  • Çalışanlara gönderilen mektuplar
  • Basın Duruları
  • E-posta ve intranet mesajları
  • Web siteleri
  • Telefon Görüşmeleri
  • Sunumlar
  • Ekip Toplantıları, Bilgilendirmeleri
  • Odak Gruplar
  • Yüz yüze görüşmeler
  • Danışılan Gruplar,
  • Çalışan Forumları
  • Sosyal Medya

İletişimlerin Yönetilmesi sürecinde paydaş grupları değiştiğinde veya paydaşların beklentileri, gereksinimleri değiştiğinde uyum sağlayabilecek “esnek” yöntemler tercih edilmelidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Bir Arada Çalışma (Co-location)

Projelerde bir arada çalışma (Co-location)  iletişimi, çalışma ilişkilerini ve üretkenliği artırmak için proje ekibi üyelerinin fiziksel olarak yakinen konumlandırıldığı bir organizasyonel yerleşim stratejisidir.

Bir arada çalışmak;

  • Daha iyi iletişim
  • Ekip dinamiklerini geliştirmesi
  • Bilgi paylaşımı
  • Öğrenme maliyetini azaltma
  • Diğerleriyle çalışma imkanı sağlar.

Proje Ekibinin Geliştirilmesi sürecinde proje ekip üyelerinin aynı fiziksel lokasyonda çalışmalarıyla ekip olma süreci olgunlaşır.

Bir arada çalışma sürekli veya projenin stratejik olarak önemli noktalarında geçici olabilir.

Bir arada çalışma stratejisi, bir arada çalışılacak bir oda, zaman çizelgelerinin paylaşılacağı ortak bir yer ve iletişimi, etkileşimi artıracak her türlü kolaylığı içermelidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler