Kategori arşivi: İletişim Yönetimi

Şirketteki Baykuş Olmak

Bir Cevap Yazın

Proje Yönetiminde Politik Farkındalık adlı yazımda farklı çalışan tipleri üzerinde durmuştum. Bu yazımda Bilge-Baykuş özellikli çalışan tipinden bahsetmek istiyorum.

Kendiniz ve şirketimiz için önemli ve doğru olanı dikkate alarak politik tavrınızı belirlemelisiniz.

Şirketinizin en önemli 3 önceliğini belirleyerek başlayabilirsiniz. Daha sonra kendi kariyerinizle ilgili 3 önemli önceliği belirleyin. Son olarak vaktinizi en çok nelere harcadığınızı, size strese sokan en önemli şeyleri belirleyin. Bunları karşılaştırıp değerlendirin. Neye odaklandığınızı ve neye odaklanmanız gerektiğini belirlemeye çalışın. Belki kendi hedeflerinizi değil başkasının hedeflerini gerçekleştirmek için çalışıyorsunuz.

Kendi hedeflerinizi, şirket hedefleri ile mutlaka hizalamalısınız. Hizaladıktan sonra sizin başarılarınızdan ve ilerleyişinizden kimin farkında farkında olması gerektiğini belirlemelisiniz. Kafanızı öne eğip yaptıklarınızı birinin fark etmesini beklemeyi tarcih edebilirsiniz. Bu sizi koyun yapar. Kendinizi göstermeniz önemlidir.

Hedeflerinizi gerçekleştirmek için doğru bağlantılara sahip olmalısınız. Verdiğiniz samim destek ve iyilikler karşılık bulacaktır. Çevrenizdekilerile iyi iletişim halinde olmanız şarttır.

Bağlantılarınız kurum içi ve dışı, şirketin tüm departmanlarından ve seviyelerinden olmalıdır. Dışarıda bıraktığınız ve önemsemediğiniz kişi ve grupları belirlemeli, ilişkilerinizi geliştirmelisiniz. İletişim ve ağ kurmaya yönelik çabalarınıza harcadığınız eforlar uzun vadede çok olumlu sonuçlar yaratacaktır.

Geçmişte iyi ilişkilerinizin ya da iletişiminizin olmadığı paydaşlarla aynı proje çalışmanın ve onları projeye odaklamanın yollarını aramalısınız. Önemli olan iyi arkadaşlık ilişkisinden duyulan sempati kadar profesyonel saygı duyulan biri olmanızdır. Hiç anlaşamadığınız kişilerin bile size profesyonel saygı duyması önemlidir.

Güç ve yetkiyi kimin elinde tuttuğunu öğrenin. Kulak verilenleri ve izlenenleri belirlemeye çalışın. Yükselme olasılığı yüksek olanlarla, yükselemeyecek olanların kim olduğunu öğrenmeye çalışın. Gücü elinde tutanların neyi sevip sevmediklerini, beklentilerini, taraflarını, çekincelerini keşfedin.

Bunları yapmak iyi stratejik ortaklıklar kurmanızı ve şirketin kültürünü anlamanızı sağlayacaktır. Şirket kültürünü anlamak ve kişisel değerlerinizle birlikte düşünmek zorundasınız.

Dedikodular şirketlerde kaçınılmazdır. Dedikodulara kendinizi kaptırmamanız, işin aslını öğrenmeye çalışmanız gerekir. Sizi yanlış yönlendirenlere karşı dikkatli olmalısınız.

Unutmayın, anlattıklarınızla değil yaptıklarınızla fark edileceksiniz. Sizin yaptıklarınız ve başarılarınız başkaları tarafından anlatıldığında önemlidir.

“Ben” yerine “Biz”i tercih etmeniz birlikte çalıştıklarınıza sadakatinizi ve güveninizi gösterecektir.

Projelerin başarıyla tamamlanması için politik farkındalığın ve politik becerilerin geliştirilmesi gerekir. Farklı grup dinamiklerinin anlaşılması, bir arada ortak bir hedefe odaklanılmasını sağlayacaktır.

Google Classroom eğitimlerimde 5 eğitim tek fiyata – 120 TL

Proje Yönetiminde Politik Farkındalık

1 Yanıt

Proje Yöneticisi, farklı hedefleri, öncelikleri, gündemleri ve kişilikleri olan kişilerle çalışmak zorundadır. Paydaşların, proje yöneticisi ile paylaşmadıkları ve onları motive eden veya etmeyen faktörler mevcuttur.

Proje Yöneticisinin, projeyi doğru yönetebilmesi için proje ortamı ve şirket ortamını iyi bilmesi gerekir. Politik farkındalık genel olarak resmi ve resmi olmayan şirket içi güç dengelerini bilerek davranmayı gerektirir. Kimin hangi konuda nasıl bir güce sahip olduğunu anlamak, iletişim ve işbirliği sağlamak için önemlidir.

Politik farkındalık, proje ekibinin gizli ajandalarını anlamak ve bu bilgiyi avantaja çevirmektir. Karşınızdakileri anlamak daha etkin yönetmenizi ve davranmanızı sağlar.

Organizasyonel Politikalar

Şirket içindeki güç ilişkileridir. Karar verme konusunda gücün kimde olduğu, karar vericilerin kimi dinlediği veya karar vericileri kimlerin yönlendirdiği organizasyonel politikalarda gizlidir.

Organizasyonel politikalar işin yapılmasından kadar Proje Yöneticisinin kariyeri içinde önemlidir. Kariyer performansı aşağıdaki kriterlerle ele alınır;

  • Performans (%10): Yaptıklarınız ve başardıklarınız
  • İmaj (%30): Diğerlerinin sizin hakkında düşündükleri, kişisel markanız. Projenizi başarıyla bitirmeniz diğerlerini negative etkilemiş olabilir.
  • Görünülürlük (%60): Yaptıklarınızı kimlerin bildiği önemlidir. Üst yönetim, çalışanlar, sektörün diğer temsilcileri vb. bilinirliğiniz ve görünürlüğünüz önemlidir.

Politik Farkındalık Modeli

Simon Baddeley ve Kim James tarafından geliştirilen bu model iki boyutludur;

Okumak – Proje Yöneticisinin çevresindeki ortamı okuması, anlamasıdır. Güç odakları, ajandalar, şirketin kültürü, şirketteki etkili insanlar vb. Okumak, farkındalık ve anlama gerektirir. Sonuç olarak, politik olarak farkındalığı var ya da yok diyebiliriz.

Taşımak – Proje Yöneticisinin okuyup anladıkları ile duruma nasıl yaklaştığı, neler yaptığıdır. Sonuç olarak, proje yöneticisinin bütünlük içinde yaklaştığını ya da psikolojik oyunlar oynadığını söyleyebiliriz.

Baddeley ve James modeli 2×2 matirs ile aşağıdaki gibi açıklamaktadır;

Politik becerileri iyi olanlar durumu okumakla kalmayıp doğru davrananlardır. Bu yaklaşım tek bir kişi için tip belirlemek için değil hangi durumda kişinin nasıl bir tutum sergileyebileceğine dair esnek bir model sunar.  Farklı durumlarda nerede olduğunuza ve olmanız gerektiğine bakmanız gerekir. Aynı zamanda karşınızdakileri de bu model ile değerlendirebilirsiniz.

Matrisin sol tarafı bencil bir yapıyı işaret ederken sağ taraf organizasyonel bir tavırı işaret eder.

Masum – Koyun

Koyun, masum olduğunu iddia etmek üzerinedir. Politikalara şüpheyle yaklaşır, tüm çekincelerine rağmen işlerin yolunda gideceğine inanır. Politik davranmanın işleri zora sokacağına inanır.

Her zaman en iyi fikir ve çözümün seçileceğine inanırlar, sadece mevcut resmi süreçlerin ve ikna süreçlerinin kullanılacağını düşünürler. Koyunlar genellikle iyi iletişim kurmazlar, sadece dinlemekle yetinirler ve gerçek mesajı anlayamazlar.

İşe yeni başladığımızda kariyerimiz için seçtiğimiz yol olabilir, hatta bize önerilebilir. Zaman içinde daha bütünleşik bir yapı beklentimiz doğar, grup dinamiklerini anlamak isteriz.

Beceriksiz – Eşek

Eşekler, politik olarak beceriksizdir ama koyunlar kadar dürüst değildirler. Eşekler elde etmek istediklerini belirlediklerinde, şirketteki politik gücü kurnazlıkla aşmaya çalışırlar.

“Karşılarındakilerin ayakkabısını giymekle” ün yapmışlardır. Politik olarak tanımladığımız bir kişinin bizi tanıdığını düşünürüz. Bizimle ilgili bilgileri kurnazlıkla kullanıyordur.

Eşekler dışlanmaktan nefret ederler ve önemli hissetmek isterler. Şirketin organizasyonel ortamını anlayıp davranmaktansa duygularıyla hareket ederler. Güçlü işbirliği kuramazlar.

Akıllı – Tilki

Tilkiler kurnazdırlar, kişisel kazanımları için zekalarını kullanırlar. Fikirlerini kabul ettirmek için iyi işbirlikleri kurarlar, destek bulurlar.

Kendi projesini, şirkete faydası daha çok olan diğer projelerin önüne koyan yöneticiler görmüşsünüzdür. Tilkiler hataları fark edilmeden önce kaçabilirler, hatayı kabul etmemek için durumu manipüle edebilirler. Genellikle kuralsızdırlar, diğerlerinin zayıflıklıklarını kendi avantajlarına çevirebilirler.

Bilge – Baykuş

Baykuşlar şirket içi politikaların farkındadırlar. Etik anlayışları, politik farkındalığı hem kişisel hem de kurumsal fayda doğrultusunda kullanmalarını sağlar.

Başkalarını bakış açılarını veya hoşlarına gitmeyecek konuları dinleyebilme becerisine sahiptirler. Destek sağlamakta ve koalisyon oluşturmada başarılıdırlar.

Baykuşlar, kazan-kazan senaryolar üretirler. Tilki gibi duygularını göstermekten çekinmezler. Açık ve şeffaf bir ortam yaratırlar. Etik kurallar çerçevesinde şirket için doğru olanı yaparlar.

Baykuşlar performans, imaj ve görünürlüklerini güven sağlamak ve destek almak için dengelerler.

Projelerde Dinlemenin Önemi

Bir Cevap Yazın

Proje Yöneticisi, proje ile ilgili bilgi ve enformasyonun merkezidir. Paydaş memnuniyeti ve proje ekibinin yanıt verebilirliği, proje yöneticisinin dinleme becerisine bağlıdır.

Proje Yöneticilerinin özellikle belirsizliğin yüksek olduğu projelerde durumu doğru anlamak, riskleri ve fırsatları fark edebilmek için iyi dinleyici olmaları gerekir. Dinlemenin iyi yapılmaması hatalara, verim düşmesine ve fırsatların kaçırılmasına sebep olur.

Proje Yöneticileri, bir çok bilgiyi alan ve gönderendirler. Herhangi bir duruma alternatifleriyle yaklaşabilmek, doğru ve zamanında çözümler üretebilmek zorundadırlar.

Proje Yöneticilerinin kendilerine destek olabilecek ve tavsiyelerde bulunabilecek kişilerle güvene dayalı ilişki kurmaları ve farklı bakış açılarını dinlemeye, istekli olmalıdırlar. Özellikle Proje Ekibini önce dinlemeli, hemen hüküm vermemeli, doğru sorularla anlayışını geliştirmelidir.

Özetlemek gerekirse Proje Yöneticisi, tüm paydaşların ve proje ekibinin çekincelerini, problemlerini ve önerilerini düzenli ve sürekli dinlemelidir.

Proje başarısızlıkların büyük bir kısmı iletişim problemleri kaynaklıdır. Örneğin Gartner’ın 2011’de İş Zekası projeleri üzerine yaptığı bir araştırmada %70-80 oranında projenin iletişim problemleri yüzünden başarısızlıkla sonuçlandığı görülmektedir. Departmanlar birbirlerine doğru soru sorma ve gerçek ihtiyaçları anlama konusunda başarısız çıkmışlardır. Bilgi Teknolojilerinde çalışanların ihtiyaçlarla ilgili bilgi konusunda farkındalıklarının olmadığı ortaya çıkmıştır.

Dinlemek pasif bir eylemdir. İlginizin olmadığı, önemsemediğiniz bir kişiyi ya da konuyu dinlemezsiniz. Dinlemeye engel olan gürültü vb. fiziksel engeller yanında karakteriniz ve konuya olan ilgi düzeyiniz dinlemenize engel olabilir.

Ne zaman dinlemiyoruz;

  • Karşımızdakini cinsiyet, fiziksel görünüş vb. sebeplerle önemsemiyorsak,
  • Stres altındaysak ve daha önemli şeyler konusunda düşünceliysek,
  • Dinlediğiniz kişi veya onuyla ilgili geçmiş deneyimleriniz kötüyse,
  • Aslında kendiniz konuşmak istiyorsanız, kendi gündeminize odaklanmışsanız,
  • Söylenenden çok sonuca odaklanıyorsak dinlemiyoruz.

Proje Yöneticisi iyi bir dinleyici olursa;

  • Özellikle dinlediğini ve ilgisini gösterirse kişilerarası iletişimi gelişir.
  • Yargılamadan dinleyebiliyorsa, dikkate alındığını düşünen dikkate almaya başlar, daha çok ilgi görür.
  • Söylenenlerin arkasındaki mantığı anlar, anladığını gösterebilirse daha fazla işbirliği ve koordinasyon sağlayabilir.
  • Açık uçlu sorularla konuyu daha iyi anlamaya çalışırsa, verimliliği artırır.
  • Farklı fikir ve deneyimleri dikkate alırsa bilgisi güçlendirir.
  • Samimi dinleyici olur, korkularıyla veya kötü durumlarla yüzleşirse kendine güveni artar.
  • Dinlediğine doğru ton ve içerikte cevap vermek müzakere becerisini geliştirir.

Proje Yöneticisi dinlediği kişiye odaklanmalıdır. Ne söylendiği kadar nasıl söylendiğine, söylenme sebebine ve önemli noktalara odaklanmalıdır. Bunu yapmak için;

  • Ne söylemek istediğinizi düşünmeyin, sadece dinleyin.
  • Hoşlanmadığınız ya da hem fikir olmadığınız şeyleri sonuna kadar dinleyin. Her zaman bir şeyler öğrenme şansınız vardır.
  • Bir araya geldiğiniz herkesten bir şeyler öğrenmeye çalışın.
  • Konuşurken göz kontağını kaybetmeyin.
  • Konuşmayı bölmeyin.
  • Toplantı ve sunumlarda uyanık kalın.
  • Mesajı doğru anlayıp anlamadığınızı teyit edin.
  • Vücut dilini inceleyin.
  • Başka kültürlerle diyaloglarda ne söylendiği kadar kültürel arka planınıda anlamaya çalışın.
  • Anlamadığınız terim, konuyu sorun.
  • Not alın.
  • Empati kurmaya çalışın.
  • Dikkatini dağıtan şeylere odaklanmayın.
  • Söylenenleri bildiğinizi varsayıp dinlemeyi kesmeyin.

5 eğitim (Google Classroom) tek fiyata – 120 TL 

Proje Yönetiminde Bilgi ve Bilgi Birikimi Yönetimi

Data (veri), işlenmemiş veya birbirleri ile bağlantı kurulmamış kaynaklardır. Bilgi Birikimi (information) ise, bu kaynakların birbirleri ile ilişkilendirilmiş halidir. Bilgi (Knowledge), Bilgi Birikiminin bir amaç doğrultusunda birleştirilmesi ya da bir araya getirilerek amaca uygun hale getirilmesidir.

Projelerde bilgi Yönetimi araç ve teknikleri, birlikte çalışan insanları birbirlerine bağlar, sayısal bilgilerin paylaşımını ve farklı ekip üyelerinin bilgilerinin entegrasyonunun sağlar. Projenin gerektirdiği inovasyon, karmaşıklık seviyesi, farklı disiplin-departman-birey sayısına göre farklılık gösterir. Örnek vermek gerekirse;

  • Bağlantı Kurma – Networking – Resmi olmayan sosyal etkileşim, sosyal medya uzmanlara soru sorulan açık forumlar
  • İlgi grupları
  • Toplantılar, sanal toplantılar
  • Profesyonelleri izleyeme ya da yaptıklarını yapma – Work shadowing and reverse shadowing
  • Odak grupları, tartışma grupları
  • Bilgi paylaşım etkinlikleri, seminer, konferanslar
  • Çalıştaylar, problem çözme, alınan dersler
  • Hikaye anlatma
  • Yaratıcılık ve fikir yönetimi teknikleri
  • Bilgi fuarları
  • Katılımcı etkileşimli eğitimler
  • Bu teknikler yüz yüze, sanal ya da her ikisi bir arada gerçekleştirilirler.
  • Enformasyon Yönetimi insanlarla bilgiyi basit, şüphe bırakmadan buluşturmaya yönelik araç ve teknikleridir. Örnek vermek gerekirse;
  • Bilgiyi açık ve net bir şekilde ifade etme teknikleri, örneğin alınan derslerin alınan dersler kayıtlarına doğru girilmesi
  • Kütüphane servisleri
  • Bilgi toplama – internet arama, makale tarama
  • Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri

Etkileşim ve destek kişilerin ilgili bilgiye ulaşmalarını sağlar. Arayıp bulmaktansa sormak daha kolay olabilir.

Bilgi ve Bilgi Biriki araç ve teknikleri proje süreçlerine ve sahiplerine bağlıdır.

Bilgi ve Bilgi Birikiminin Yönetiminin farklılaştığı konular aşağıdaki tablodadır;

Bilgi Yönetimi Bilgi Birikimi Yönetimi
Bilgiye, anlamaya ve bilgeliye odaklanır. Veri ve enformasyona odaklanır.
Yapılandırılmış ve yapılandırılmamış bilgi ile uğraşır. İçerik ve deneyim bazlı yapılandırılmamış bilgi kıymetlidir. Yapılandırılmış ve yapılandırılmamış olay ve durumlarla uğraşır.
Teknoloji kullanışlıdır ama önemli olan insan ve süreçlerdir. Bilgi transferi en iyi insandan insane olur. Teknolojiden yararlanır, bilgi kolay ve anlaşılabilir şekilde iletilmelidir.
Bilginin üretileceği ve paylaşılacağı ortam, kültür ve süreçlerin gerçekleştirilmesine, anlaşılmasına, kullanımının cesaretlendirilmesine odaklanır.  Enformasyonun özelliğine göre organize, analiz ve tekrar edinmeye odaklanır.
Ne-Nasıl, Ne-Neden ve Ne-kim ile ilgilenir. Neyi bildiğin önemlidir, işe yarayıp yaramaması değil.
Kopyalaması zordur. Kolay kopyalanabilir.

Proje Yönetimi eğitimimde 50+ doküman anlatımı ve 120+doküman şablonu bulabilirsiniz. Proje Dokümanları eğitimi – 30 TL. Sipariş için aşağıdaki görsele tıklayınız.

Proje Yönetiminde Soru Listeleri ve Anketler

Bir Cevap Yazın

Soru Listeleri ve Anketler, proje paydaşlarının ya da müşterinin kalite, performans ve/veya başarı açısından bakış açılarını ve mevcut sistemleri değerlendirmek için kullanılır. İki tip sorudan bahsedebiliriz; “kapalı” sorulardan cevap seçenekleri bellidir, “açık” sorularda sorulan kişinin yorumu istenir.

Soru Listesi veya Anket çalışması yapmak için aşağıdaki süreç izlenir;

  • Hedef grubun belirlenmesi
  • Grup büyüklüğünün belirlenmesi
  • Soruların hazırlanması
  • Soruların bir pilot grup ile test edilmesi
  • Anketin ya da Soru Listesinin nasıl uygulanacağının belirlenmesi
  • Anketin yapılması
  • Toplanan bilginin analiz edilmesi

Sistem ve süreç geliştirme projelerinde özellikle müşterinin bakış açısını, başarı tanımını değerlendirmek çok önemlidir.

Soru Listeleri ve Anketler nitel ve nicel veri toplamanın en ucuz yoludur. Böyle bir çalışmaya başlarken hedef çok iyi belirlenmeli ve anlaşılmalıdır. Potansiyel hedef kitleyi belirlerken uzmanlardan destek alınması gerekebilir. Hedef kitle seçimi proje hedeflerine ve istenilen yanıtlara bağlı olarak değişebilecektir. Belirlenen kitleye uygun sorular hazırlanmalı ve pilot bir grup ile deneme yapılmalıdır. Sonuçlara göre gerekirse düzeltmeler ve geliştirmeler yapılmalıdır. Soru Listelerinde ve Anketlerde yanlış anlaşılabilecek veya hiç anlaşılamayacak terimlerin yer almamasına gayret edilmelidir.

Anket tipleri aşağıdaki gibi olabilir?

  • Seçeneklerden birini veya fazlasını seçiniz.
  • Seçenekli Onaylama Oranı – Çok fazla, Fazla, Orta, Az, Çok Az vb.
  • Görüş Bildirme – Görüşünüzü yazınız
  • Oran Seçme – %10, %30, %50 vb.
  • Çift Seçenek – Doğru-Yanlış vb.

Dikkat edilmesi gerekenler

  • Soru listeleri ve Anketler, yüz yüze yapılmıyorsa yanıtlayacak olanın iyi ve doğru anlayacağı bir açıklama hazırlanmalıdır.
  • Çalışmanın başında yanıtların nasıl analiz edileceği belirlenmelidir.
  • Çalışmanın gidişatı ile ilgili bilgilendirme yapılacaksa, nasıl olacağı belirlenmelidir.
  • Tekrar edecek bir çalışmaysa bir sonraki çalışmanın tarihi katılımcılara iletilmelidir.
  • Yanıtların gizliliği ve güvenliği ile ilgili önlemleri alınız.

PMI, PMBOK 6’da Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Soru Listeleri ve Anketlerin kullanılmasını öneriyor. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Gereksinimlerin Toplanması sürecinde müşterinin beklentilerini, isteklerini öğrenmek için kullanılır.
  • Kalite kontrol sürecinde ürün ve servis açısından müşteri memnuniyeti için kullanılır. Anketlerde fark edilen hataları Kalite Maliyeti olarak değerlendirilebilir.
  • Paydaşların Tanımlanması sürecinde yüz yüze görüşmelerde veya odak grup çalışmalarında kullanılır.

Proje Durum Değerlendirme Toplantılarını Doğru Yapmak

1 Yanıt

 

Proje Yöneticisinin en önemli sorumluluklarından biri herhangi bir anda projesi ile ilgili gelen sorulara yanıt vermektir. Bu yüzden proje durum değerlendirme toplantıları proje süresince hayati öneme sahiptir.

Proje Durum Değerlendirme Toplantılarının genel tanımına bakarsak “periyodik” olarak proje bilgilerinin paylaşıldığı toplantılardır, diyebiliriz.

Proje Yöneticileri bu toplantılarda aşağıdaki konuları gözden geçirirler;

  • Aktivitelerin durumu – Mevcut işler, yeni işler, yapılanlar, yapılmayanlar
  • Zaman Çizelgesinde ne durumdayız? Planın gerisinde miyiz? İlerisinde miyiz?
  • Bütçede ne durumdayız? Bütçeyi aşacak mıyız? Bütçenin altında kalır mıyız?
  • Kalite kriterlerinde ne durumdayız? – Müşteri isterleri ya da yasal vb. gereklilikler karşılanıyor mu?
  • Olumlu ve olumsuz gelişmeler nelerdir? Değişiklikler, riskler, kaynaklara ilişkin problemler, tedarikçilerin durumu vb.
  • Bir sonraki toplantıya kadar yapılacaklar

Proje Yöneticileri elde ettikleri bilgileri periyodik olarak Üst Yönetim ve bazen Müşteri ile paylaşmak zorundadırlar. Bu toplantıların sıklığı aşağıdaki faktörlere bağlıdır;

  • Projenin karmaşıklık düzeyi
  • Proje Ekip Üye Sayısı
  • Üst Yönetim ve müşterinin beklediği bilginin detayı ve sıklığı

Proje Durum Değerlendirme Toplantıları, ara hedeflere ulaşmayı kolaylaştırır, bilgi paylaşımı ve problemlerin erken fark edilmesini sağlar. Toplantılar, ne çok sık ne de çok seyrek yapılmalıdır.

Yapılmaması gereken hatalar şunlardır;

  • Gündemin zayıf olması, katılımcıların nelerin konuşulacağını, nasıl katkı sağlayacaklarını bilmemeleri
  • Toplantıya hazırlanmadan gidilmesi, toplantıda çalışılması
  • Toplantı süresinin iyi ayarlanmaması, çok uzun ya da kısa tutulması
  • Önemli konuları istisnaları tartışırken kaçırmak, önemsiz konulara fazla vakit harcamak
  • Herkesin katılımını sağlayamamak, katkılarını alamamak
  • Alınacak aksiyonlara karar verememek, belirsiz bırakmak

Proje Durum Değerlendirme Toplantılarında yaşanacak problemler projeye yansıyabilir. Proje Yöneticisinin otoritesi veya etkinliği erozyona uğrayabilir. Bu yüzden toplantıya liderlik etmeli, amacına ulaşması için gerekli çalışmaları yapmalıdır.

Proje Durum Değerlendirme Toplantıları “ne” ve “nasıl” sorularının etkin bir şekilde sorulmasını gerektirir. Toplantıya katılanların görüşlerini açıklamaları konusunda cesaretlendirmek ve ilgili herkesi çözümün bir parçası yapmak şarttır.

Toplantı esnasında;

  • Zamana uymak
  • Konu dışına çıkanları uyarmak
  • Konuşulanları ve alınacak aksiyonları yazılı hale getirmek,
  • Gerekirse mola vererek dinlenmeye fırsat vermek,
  • Sorular sorarak katılımı artırmak,
  • Kimsenin sorgulamadığı konularda sorgulayıcı olmak gerekir.

Etkin Proje Durum Değerlendirme Toplantıları için aşağıdakiler yapılabilir;

Verimli olun – Amacınız en kısa zamanda en az insanla toplantıyı gerçekleştirmek olsun. Zamanına saygı gösterdiğiniz kişiler toplantılara tepki duymazlar. Çok zaman alacak konuların toplantı dışında çözülmelerini sağlayın. Gündem maddelerini kişilere, süre ile atayın. Proje durumu ile ilgili toplantı öncesi bir form doldurtmak toplantıda özet geçilmesi ne yarar. Kısa ve sık toplantılar tercih edin. Herkesin katılımını sağlamaya çalışın, baskın karakterleri dizginleyin.

Geriye bakmak- İleriye bakmak – Toplantıyı belirli bir süre (+/- 1 hafta, ay vb.) öncesini ve sonrasını dikkate alarak yapın. Toplantının yapıldığı gün “0” sıfır kabul edilir. Başarılanları ve bir sonraki dönemde başarılacakları konuşun. Geçmiş dönem problemlerini, gelecek dönem risklerini masaya yatırın.

Yetki ve sorumluluk alınmasında ısrarcı olun – Proje Yöneticileri aktivitelerin zamanında ve doğru yapılmasını sağlamalıdır. Bunun için ekibin yeterli yetki ile donatılmış olmaları gerekir. Proje Durum Değerlendirme Toplantılarında bir işin yapılıp, yapılmadığının kontrolü kadar yapılamamasının sebeplerine odaklanmalı ve çözmeye çalışmalıdır. Bir aktivitenin gerçekleştirilmesini sağlamak için aşağıdakiler yapılabilir;

  • Toplantı esnasında yapılacak işleri tarihleri, sorumluluları ile birlikte yazı tahtasına yazmak
  • Aktiviteyi gerçekleştirecek olanın anladığını teyit etmek için tekrarlamak
  • Gerekirse bitiş tarihi, içerik vb. konuları tartışmak
  • Aktiviteyi gerçekleştirecek olanların güncellemeleri, iletmeleri gereken bilgileri aktarmak
  • Toplantıya geçmiş dönem aktivitelerini konuşarak başlamak
  • Aktivitelere ilişkin e-posta vb. otomatik uyarıcılar hazırlamak
  • Toplantı esnasında yapılacak işlerde atlanan, eksik kalanların yaratacağı önemli sıkıntıları paylaşmak
  • Ekibi olumsuz etkileyen ekip üyesi ile özel olarak görüşmek, sponsor veya fonksiyonel yöneticisi ile konuşmak

Gündemi Basitleştirin – Gündem maddeleri kişilere süreleri ile atanmalıdır. Proje Yöneticisi basit ve hedefe odaklı gündem hazırlamalıdırlar.

  • Geçmiş toplantından kalan maddelerin görüşülmesi
  • Geçmiş dönem gerçekleşenler – Gelecek dönem yapılacaklar
  • Proje ile ilgili güncellemeler, değişiklikler, kararlar
  • Devam eden problemler
  • Bekleyen İşler
  • Genel Özet

Odaklanın – Toplantıda herkes kendi konusunun en önemli olduğunu düşünebilir. Proje Yöneticisi her konuya ayrılan zamanı korumalı, konuda konuya atlanmasını önlemelidir. Toplantıda odaklanmayı sağlamak için aşağıdakiler yapılabilir;

  • Söz almak için el kaldırmak
  • Soruları toplantı sonuna bırakmak
  • Geri sayım saati kullanmak
  • Ortaya atılan konuyu “Görüşülecekler Listesine” eklemek
  • Toplantının duyurusunda konu dışına çıkılmayacağını iletmek

Proje Yönetiminde Kolaylaştırma

Bir Cevap Yazın

Kolaylaştırma teknikleri, belirli bir hedef doğrultusunda katılımcıların davranışlarını yöneterek ilgili bilginin edinilmesi için kullanılır. Hem içeriğe odaklanmayı hem de yürütülen süreci doğru yönetmeyi gerektirir. Denge sağlayacak bir ortam hedeflenir. Kolaylaştırma iletişim bilimi, davranış psikolojisi ve grup dinamikleri ilkelerine dayanır.

Proje Yönetiminde kolaylaştırma tekniklerinin bir çok faydası vardır;

  • Şirket politikalarının ya da güç kavgalarının olumsuz etkilerinden korunmak,
  • Katılımcılar arasında iletişimi ve dengeli katılımı sağlayarak, oybirliğine ulaşmak,
  • Yaratıcılığı ve grup problem çözme becerisini uygun tempoda adım adım gerçekleştirmek,
  • Kolay ve etkin çatışma çözümüne gitmek,
  • Tam katkı sağlamak,
  • Beklentileri yönetmek,
  • İş gereksinimlerinin daha iyi anlaşılmasını sağlamak.

Kolaylaştıcıların aşağıdaki becerilere sahip olması gerekir;

  • Liderlik – Planlama, proje yönetimi, kişilerarası iletişim, karar verme, oybirliği
  • İletişim – Yazılı, sözlü, vücut dili, terminoloji, iletişim teknolojileri.
  • Dinleme – Aktif ve Etkin
  • Grup Dinamikleri – Motivasyon, çatışma çözme, davranış psikolojisi, ekip kurma
  • Analitik – Problem çözme, sorgulama, bilgi toplama ve analizi
  • Teknik – Kavramlar, araç kullanımı, sektör bilgisi, değişim ve dönüşüm yönetimi

Kolaylaştırma yetkinlikleri aşağıdaki gibidir;

  • Toplantı Yönetimi
  • Açık Uçlu Soru Sorma
  • Bilgi/Gereksinim Toplama ve Analizi
  • Karar Verme ve Problem Çözme
  • Davranış ve Çatışma Yönetimi
  • Oybirliği Sağlama, Taahhütleri Güvene Alma

Kullanılan kolaylaştırma tekniklerine örnek olarak Ortak Uygulama Geliştirme – JAD (Joint Application Design), Kalite Fonksiyonu Dağıtımı – QFD (Quality Function Deployment) ve Müşterinin Sesi – VOC (Voice of the Customer) sayılabilir.

Kolaylaştırmanı Amacı

  • Atölye çalışmalarını ve ekip toplantılarını daha etkin kılmak
  • Katılımcıların enerji, ilgi ve bilgilerini davranışlarıyla birlikte yönetmek

Kolaylaştırmada Dikkat Edilmesi Gerekenler

  • Katılımcılara, şirket ortamına, iletişim gereksinimlerine ve duruma göre doğru tekniği seçin.
  • Tercih edilen tekniğin işe yarayıp yaramayacağını geçmiş deneyimlerden çıkarmaya çalışın.
  • Hazırlık aşamasında gündemi gözden geçirin ve tüm gerekli tekniklerin kullanılıp kullanılmadığını kontrol edin.
  • Katılımcılarla gündemi, hedefi, tartışma çerçevesini ve zaman planını paylaşın.
  • Gündeminizde, geçmiş toplantılarla veya yeni gelişmeleri açıklayıcı bir bölüm yer alsın.
  • Toplantı kurallarını belirleyin. (Örneğin söz istemek için el kaldırmak, söz kesmemek vb.)
  • Atölye çalışmasına ya da toplantıya katılın, dinleyin ve etkileşimleri gözlemleyin.
  • Duruma göre tekniği değiştirin.
  • Konsantrasyonun bozulmaması için verilecek molaları doğru belirleyin.
  • Kararları yazılı hale getirin, gerçekçi olunmasını ve dürüstlüğü destekleyin.
  • Toplantı sonunda değerlendirmeye, özet geçmeye, sorulara vakit ayırın.
  • Tamamlandığında alınan dersleri çıkarın.

Kolaylaştırmak adına toplantı ve atölye çalışmalarında aşağıdaki kurallar uygulanabilir;

  • Herkes bir konuda bir kez konuşacak.
  • Fikirler tartışılacak, insanlar değil.
  • Herkes konuşma zamanına uyacak.
  • Ekip çalışmalarında sorumluluk paylaşılacak.
  • Telefon ve bilgisayarlar kapatılacak.

PMI, aşağıdaki Proje Yönetimi süreçlerinde Kolaylaştırma yapılmasını önermektedir. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi
  • Proje Yönetimi Planı Geliştirme
  • Proje Bilgilerinin Yönetilmesi
  • Gereksinimlerin Toplanması
  • Kapsamın Tanımlanması

Proje Yönetiminde Görüşmeler

Bir Cevap Yazın

Paydaşlarla doğrudan konuşarak onlardan bilgi almaya yönelik resmi ya da gayri resmi bir yaklaşımdır. Genellikle önceden hazırlanmış ya da spontane sorular yönelterek yapılır. Alınan cevaplar kaydedilerek gerçekleştirilir. Görüşmeler çoğu zaman yüz yüze yapılır, bazen görüşmeyi yapan ve/veya kendisiyle görüşme yapılan kişiler birden fazla olabilir.

Deneyimli proje ekibi üyeleriyle, sponsorlarla, diğer yöneticilerle ve belirli konuların uzmanlarıyla yapılan görüşmeler, istenen proje teslimatlarının özelliklerini ve fonksiyonlarını belirlemeye ve tanımlamaya yardımcı olabilir.

Görüşmeler daha detaylı bilgi istendiğinde tercih edilir. Proje Yönetiminde görüşme konuları müşteri ihtiyaçları, hedefler, işin doğasına göre spesifik konular olabilir. Görüşmeler için belirli bir zaman ayırılır ve tarih belirlenir. Yoğun ve tempolu çalışanlar için tercih edilen bir tekniktir.

Proje Yönetiminde görüşmenin amacı ekip üyeleri, müşteri veya paydaşlardan daha detaylı bilgi edinmektir.

Görüşme Süreci

  • Konuşulacak konuların belirlenmesi
  • Görüşülecek kişilerin belirlenmesi
  • Görüşme konusunda eğitim alma veya verme
  • Görüşmenin zamanının planlanması
  • Görüşmeye Hazırlanma
  • Görüşmenin Yapılması
  • Görüşmenin Analizi
  • Takip

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Görüşmeye katılması istenilenler konuya uygun seçilmeli, sponsor veya ekip üyelerinden destek istenmelidir.
  • Yöneticinin deneyimi görüşülecek konuya uygun olmadığında altında çalışan deneyimli kişi ile görüşülmelidir.
  • Hazırlanacak bir kontrol listesi ile görüşme için seçilen kişilerin doğruluğu test edilebilir.
  • Bilgi toplama performansının gelişmesi için etkin görüşme teknikleri eğitimi alınmalıdır. Alınan eğitimler sonrası denemeler yapılmalı ve sonuçları incelenmelidir. Alınan eğitimler görüşme yapacak kişilerin doğru noktaya odaklanmasını ve diğerleriyle ortak sonuçlar üretmelerini sağlamalıdır. Özellikle son kullanıcıların doğru seçilmesi konusundaki belirsizlikleri bu tip eğitimler giderecektir.
  • Grup iletişim tekniklerine nazaran birebir görüşmelerde bazı katılımcıların kendilerini grup dışında daha iyi ifade edebildikleri unutulmamalıdır.
  • Proje ile ilgili yapılacak görüşmeler şirket genelinde duyurulmalı ve sponsorun desteği gösterilmelidir.
  • Görüşmeye katılacaklara görüşme öncesinde hazırlanabilmeleri için gerekli detaylar aktarılmalı, kapsam açıklanmalı,  belge vb. iletilmelidir.
  • Görüşme için rahat bir ortam hazırlanmalıdır.
  • Görüşmelerin hazırlık, gerçekleştirme ve analiz edilme gibi süreçlerinin efor gerektirdiği unutulmamalıdır.
  • Mümkünse görüşmenin analizi aynı gün içinde yapılmalıdır.
  • Görüşmeyi yapacak kişi, görüşülecek kişinin rolü ve görüşmenin kapsamıyla olan ilişkisini bilmelidir. Mümkünse görüşme öncesi sorular gönderilmelidir. Soruların önceden gönderilmesi görüşmenin sohbet ortamında yapılacağının göstergesidir. Görüşme konuları kadar görüşmecinin görüşme esnasındaki tavrı da izlenmelidir.
  • Görüşmelere tanışma ile başlanmalı, görüşmecinin beklentileri alınmalı görüşmenin amacı aktarılmalıdır.
  • Açık uçlu sorularla görüşmenin ilerlenmesi sağlanmalıdır.
  • Görüşme sırasında karşı çıkmak aksi fikri savunmak doğru değildir. Görüşmeci rahat bir şekilde tüm görüşlerini aktarabilmelidir.
  • Görüşme istenilen detayda yazılı hale getirilmelidir.
  • Görüşme bittiğinde tüm konuların üzerinden geçilip geçilmediği kontrol edilmelidir. Eksik kalan konular veya yeni fark edilen durumlar kayıt altına alınmalıdır.
  • Anlamadığınız veya net olmayan konuları yeni sorular sorarak netleştirmelisiniz.
  • Görüşmede atıfta bulunulan belgeler varsa bir kopyasını isteyiniz.
  • Görüşme bittiğinde teşekkür ediniz.
  • Görüşmenin sonuçlarının nasıl iletileceğini açıklayınız.

Özellikle iş süreçlerini iyileştirme projelerinde detaylı ve kaliteli bilgi toplanması en önemli faktördür. Görüşme notlarının analiz edilmesi ve ihtiyaç duyulan kilit noktalara odaklanılması gerekir. Görüşme notlarının görüşmeci ile paylaşıldıktan sonra kendi yorumlarını ekleyerek geri göndermesi istenmelidir.

Diğer dikkat edilmesi gereken bazı noktalar şunlardır;

  • Süreye sadık kalmaya çalışın.
  • Gizli kalması gereken bilgilere özen gösterin.
  • Doğru kişi ile görüşme yaptığınızdan emin olun.
  • Konudan sapmayın.

Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Görüşmeler tercih edilir. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi
  • Proje Yönetimi Planı Geliştirme
  • Gereksinimlerin Toplanması
  • Kalite Yönetimi Planlama
  • Kalite Kontrolü
  • Proje Ekibinin Geliştirilmesi
  • Kaynak Yönetimi Planlama
  • İletişim Yönetimi Planlama
  • İletişimlerin İzlenmesi
  • Risklerin Tanımlanması
  • Nitel Risk Analizinin Yapılması
  • Nicel Risk analizini Yapılması
  • Riske Yanıt Planlaması
  • Tedarik Yönetiminin Planlanması
  • Tedariklerin Yürütülmesi
  • Paydaş Katılımını Yönetme

Projelerde Bilginin Önemini Anlamak

Bir Cevap Yazın

Projeler, kişisel ve kurumsal öğrenme fırsatları içerirler. Paydaşların bilgi alma ya da verme konusundaki farkındalıklarının iyileştirilmesi gerekir.

Bilgi Yönetimi paydaşın profiline bağlıdır. En basitinden Sponsor veya Yürütme Kurulunun yayınladığı Proje Başlatma Belgesi içeriğinden anlayabilirsiniz. Bir projenin ne kadar bilgiye dayandığı, nasıl seçilip, hedeflerinin belirlendiği anlaşılabilir.

Veriler sayılardan oluşur, bilgi ise verilerden çıkarılan, doğru olduğuna inanılan sonuçtur. Bilgi çoğu zaman sayı ve kelimelerle durumun açıklanmasıdır. Bilginin düzenli ve planlı bir şekilde proje yaşam döngüsünde yönetilmesi proje performansını doğrudan etkiler. Eğer bilgi gerçek zamanlı üretilebilirse projenin geri kalanı ile ilgili daha gerçekçi kestirimler yapılabilir. Bilginin “doğru ve kaliteli” akışı sağlanırsa gerçekçi performans bilgileri edinilebilir. Proje ile ilgili tehdit be fırsatlar paylaşılırsa paydaşlar doğru zamanda doğru pozisyon alabilirler.

Bilgi, pozitif ve negatif durumların, alınan derslerin vb. kayıt altına alınmasıyla başlamalıdır. Böylelikle proje teslimatları ile başarılı sonuç arasındaki köprü görevini görecektir.

Bilgi yönetiminin kurum içindeki olgunluk seviyesi çok önemlidir. Geçmişteki hataların tekrarlanması, bilginin iyi yönetilemediği anlamına gelir.

Proje Yöneticisi, hangi paydaşın hangi bilgiye ihtiyacı olduğunu, pozitif ve negatif etkilerini çok iyi analiz etmelidir. Paydaşlar, hangi bilgiyi, ne zaman nasıl, hangi paydaşa aktarmaları gerektiğinin önemini anlamalıdırlar.

Şirket projeleri, bilgi açısından denge ve karmaşıklık olarak sınıflandırılmalıdır. Şirketler denge ile dinamik arasında yer alırlar. Belirsizliğin yüksek olduğu ortamlarda dinamiklikten söz edilir. Şirket karmaşıklığı, basit ile karmaşık arasındadır. Bazı projeler dengeli ve basit, bazıları dinamik ve karmaşık olabilir. Dinamik ve karmaşık projelerde bilgi yönetimi daha önemlidir. Tek bir yaklaşım her projeye uygulanamaz.

Dinamik ve karmaşık projeler ikiye ayrılır; Nitelikli ve Niteliksiz. Nitelikli projeler bilgi yönetimi ile yönetilirler, niteliksiz projeler bilgi yönetimi olmadan yönetilirler.

Nitelikli projelerde bilgi yönetimine yönelik Maliyet-Fayda Analizi yapılmalı ve yönetime sunulmalıdır. Bilgi Yönetimine ilişkin spesifik aktiviteler planda yer alır maliyetleri doğrudan hesaplanabilir.

Bilgi Yönetiminin faydaları tanımlanmalı ve tahmin edilmelidir; geleneksel yöntemlerle yönetilmenin ve bilgi yönetimi ile yönetilmesinin yarattığı performans farklılıkları, proje sonrası operasyonel maliyet farklılıkları, proje ile öğrenilen ve değer yaratan konular.

Değer yaratan bilgi, problem çözmede ve karar vermede destekleyici olandır.

Unutmayın;

  • Bilgilerin %80’i keşfedilmeyi, ele ve dikkate alınmayı bekler. Bilgi akışı bilgiyi saklamaktan daha önemlidir.
  • Bilgi doğru zamanda doğru kişiden doğru kişiye aktarılıyorsa şeklin önemi yoktur. Önemli olan sürekliliği saklamaktır. Bu sağlanırsa bilginin saklanmasının yöntemleri araştırılmalıdır.
  • Herkes işini yapma sorumluluğu kadar bilgi paylaşma sorumluluğu olduğunu bilmelidir.
  • Alınan dersler içselleştirilmezse bir anlamı kalmaz. Edinilen bilginin sürdürebilirliği sağlanmalıdır.

Proje Yönetiminde Çalışma Performansı Verileri, Bilgileri ve Raporları

Bir Cevap Yazın

Çalışma Performansı Verileri

Proje çalışmasını yerine getirmek için gerçekleştirilen aktiviteler sırasında belirlenen işleme alınmamış gözlemler ve  ölçümlerdir.

Örneğin;

  • Tamamlanmış işler
  • Anahtar Performans Göstergeleri,
  • Teknik performans ölçüleri (gözlem sayısı, kalite ölçütleri vb.)
  • Aktivitelerin başlangıç, bitiş tarihleri
  • Tamamlanan hikaye noktaları sayısı,
  • Değişiklik talep sayısı
  • Onaylanan Değişiklik Sayısı
  • Kusur sayısı
  • Gerçekleşen maliyetler
  • Onaylanmış maliyetler
  • Faturalanmış Makliyetler
  • Ödenmiş Maliyetler, faturalar
  • Gerçekleşen Süre
  • Kalan Süre
  • Gerçekleşme Yüzdeleri
  • Biten aktiviteler
  • Harcanan Efor
  • Gereksinimlere uyum
  • Uygunsuzlukların sıklığı
  • Belirli bir zaman içinde onaylama sıklığı
  • Tamamlanan teslimat sayısı
  • Kullanılan kaynak tipi ve miktarı
  • İletişim tipleri ve miktarları
  • Uygulanan risk yanıtları
  • Gerçekleşen risk sayısı
  • Aktif riskler
  • Kapatılmış riskler
  • Tedarikçi teknik performansı
  • Tedarikçinin başladığı, devam ettiği, bitirdiği işler
  • Destekleyici, köstekleyici paydaşlar

Çalışma Performansı Bilgileri

Çeşitli kontrol süreçlerinde toplanan, bağlama bağlı olarak analiz edilen ve alanlar arası ilişkilere göre birleştirilen performans verileridir. 

Örneğin;

  • Hangi teslimatlar onaylandı, hangileri onaylanmadı, neden?
  • Kapsam temel çizgisine etkiler
  • Gelen değişiklik kategorileri
  • Kapsam sapmaları ve sebepleri, zaman ve maliyet etkileri
  • Gelecek kapsam performansı öngörüsü
  • Zaman temel çizgisine etkiler
  • Başlama ve bitiş tarihleri, sürelerdeki sapmalar
  • Zaman çizelgesi sapması ve zaman çizelgesi performans endeksi
  • Maliyet temel çizgisine etkiler
  • Efor ve maliyet sapmaları
  • Maliyet varyansı, maliyet performans endeksi, bitimde beklenen, bitimde beklenen fark
  • Proje gereksinimleri karşıladı mı?
  • Redlerin sebepleri
  • Yeniden iş yapma gereklilikleri
  • Düzeltici eylem önerileri
  • Onaylanmış teslimatlar
  • Kalite ölçütleri durumu
  • Süreç ayarlama gereklilikleri
  • Kaynak gereksinimlerine göre kaynak dağılımları
  • Planlanan – Gerçekleşen İletişimler
  • Risklerin beklentilere uygunluğu
  • Tedarikçi gerçekleşmelerinin planlarla uygunluğu
  • Paydaş katılım durumu

Çalışma Performansı Raporları

Yeni fikirler yaratmak, eylem ya da farkındalık oluşturmak niyetiyle proje belgelerinde toplanan çalışma performans bilgilerinin fiziksel ya da elektronik temsilidir.

Örneğin;

  • Durum Raporları
  • İlerleyiş Raporları
  • Kaynak uygunluğu
  • Kazanılmış Değer