Projenin kötüye gitmeye başladığı fark edildiğinde yapılmaması gerekenler;

• Baskıcı cc ile aksaklığa yol açanları yönetim ile korkutmaya çalışmayın.
• Olası sorumluları suçlayıcı bir şekilde toplantıya çağırmayın.
• Durumu, kişileri hedef göstererek açıklamaya çalışmayın.
• Kimseyi etik dışı bir tutumla tehdit etmeyin, cezalandırmayın.
• Negatif bir tavır ile suçlayıcı ve karamsar bir görüntü vermeyin.

Yapılması gerekenler;

• Problem(ler)i çözmek için elinizden gelen her şeyi yapın.
• Yazışmalar işe yaramadıysa birebir görüşmeler yapın.
• Karşınızdakilerin içinde bulundukları durumu anlamaya ve onlara yardımcı olmaya çalışın. 
• Durumun önemini ve aciliyeti açıklayın. Çözüme gidecek ortak yolu bulmaya çalışın.
• Yardım isteyin.
• Sakin olun ve düşünmeden davranmayın. Suçlamak ya da tenkit işleri hızlandırmayacak, problemlerin olumsuz etkisini daha kötü hale getirecektir.

Unutmayın iyi bir iletişim bir çok problemin oluşmamasının ya da hızla çözülmesinin anahtarıdır.

Metin, yönetime yöneteceği projenin sunumunu yapıyordu. Sunum bittikten sonra ne düşündüklerini sordu. Ali, Ayşe’nin kulağına eğilerek “Mümkün değil Ağustos’ta bitmez” dedi.  Ayşe ”Hem BT daha süre bile vermedi” dedi. İki ekip üyesi birbirleri ile gerçekleri paylaşıyorlardı.

Ekip içi fısıldaşmalar riskli durumların habercisidir. Bireyler, iş veya proje üzerindeki zayıflıkları ve diğer durumları birbirleri ile paylaşmaya başlarlar. Asıl sıkıntı bunların yüksek sesle söylenmemeleridir.

Eğer bilgiler tüm ekip ile paylaşılıyorsa dürüst bir ortam olduğu söylenebilir. Ama küçük gruplar içinde paylaşılıyorsa dürüstlükten söz edilemez.

Proje ekiplerinde bazen küçük gruplar kendi içlerinde bilgiyi saklayabilirler. Bu durum büyük problemlerin habercisidir. Eğer herkes gerçeği bilirse risklerle yüzleşmek daha kolaydır.

Fısıldaşmalar yaşanıyorsa;

• Kötü kararlar artar – Eğer ekip üyeleri her şeyi bildiklerini sanıyor ama bilmiyorlarsa, doğru kararı aldıklarını düşünerek davranacaklardır.
• Kişisel hareket alanları sıkıntıya girer – Çoğu kişinin kararlarını diğer karar ve davranışlar etkiler. Kötü bir şey fark edilip müdahale edildiğinde etkilecek olan kişiler bilgilendirilmezse, doğrusunu yaptıklarını düşünerek hareket edecekler, ama sonuç iyi olmayacaktır.
• Tekerleği yeniden keşfetmek – Ekip üyelerinden birisi problemi fark edip çözdüğünde bunu paylaşmazsa benzeri problemleri yaşayanlar aynı sıkıntıları yaşamak zorunda kalacaklardır.
• Yönetim problemleri oluşacaktır – Ekip dürüst olup olmamaya karar verdiğinde yönetim şeklini belirlemiş olur. Dürüst olmayan gruplar kendi yollarına gitmeye çalışacaklar, bu durum liderliği ve yönetimi zora sokacaktır.

İç gruplaşmalar ve dürüst ol(a)mama korkulandan fazla zarar verir. Gerçeğin zamanında ve doğru dile getirilebilmesi, ekip üyeleri arasındaki iletişimin ve etkileşimin etkinliği başarı olasılığını artıracaktır.

Karşımızdakilerin söylediklerini nasıl anlarsak öyle karşılık veririz. Niyetin doğru anlaşılmadığı durumlarda gereksiz bir gerilim yaratılmış olur.

Bazı görüşmeler sürtünmeye dönüşür. Sürtünme arttıkça ısı artar, bir süre sonra alev alır. Herkes barışçıl bir ortamdan savaş meydanına geçer. Genellikle ortamı gerenlere karşı peşinen gergin bir tavır sergilenir. Önemli olan karşı tarafın gerginliğini giderecek ya da artırmayacak bir turum sergilemektir.

Genellikle tehlikeli ve kışkırtıcı bulduğum bazı ifadelerin yanlarına bana düşündürdükleri mesajları yazmaya çalıştım;

• Dediğiniz doğru ama biz başka bir şeyden konuşuyoruz – Sen yanlış anlıyorsun.
• Üzgünüm, sanırım net açıklayamadım – Sen anlayamadın.
• Bırakın açıklayayım – Siz bilmiyorsunuz.
• Tam olarak değil – Tam anlayamamışsınız, anlatayım.
• Demek istediğim bu değildi – Beni anlamadınız, tekrar ya da başka şekilde anlatayım.
• Tekrar anlatmama izin verin – Bir kerede anlamıyorsunuz.
• O kadar basit değil – Sizin kapasiteniz bu kadar, halbuki olay daha karmaşık.
• Söylediğim şey hakkında hiç bir şey yapılmıyor – Beni takmıyorsunuz.
• Bu ayrı bir şey, tek tek ele alalım – Farklı bir yere gittiniz, beni anlamadınız, tane tane anlatayım.
• Problemi az önce açıklamıştım – Beni dinlemediniz ve anlamadınız.
• Ben öyle bir şey söylemedim. Benim dediğim … – Lafım ya da anlamı çarpıtılmış tekrar söyleyeyim.
• Söylediğimi anladınız mı? Net oldu mu? – Beni dinlemediğinizi sanıyorum, bakalım öyle mi?
• Söylediğimi duymadınız mı? – Bir kerede anlayın beni yormayın, kapasiteniz bu kadar mı?
• Neresini anlamadınız? – Ben o kadar iyi anlattım ki siz anlayamamışsınız.

Her türlü toplantı ve görüşmede tartışmalar, anlaşmazlıklar olabilir. Dinlemeyenler diğerlerinin onları dinlemeyeceği önyargısına sahiptir. Karşınızdakilere ilişkin görüşleriniz bir tercihtir ama peşinen yargılamak doğru değildir. Sizi zaten dinlemeyeceklerini, dikkate almayacaklarını düşünmeyin.

Tartışmayı, dinlenilmediğini düşünenler başlatırlar. Dinlendiğini düşünenler tartışmayı  sertleştirmezler.

Naçizane bir kaç öneri;

• Karşınızdakini dinlediğinizi ve anladığınızı ona gösterin. Söylenenin tekrarı karşıdakinin dinlendiğini anlamasına yardımcı olur.
• Sizin anlamanız ve dinlemeniz önemlidir. Diğerlerinin dinlememesi size engel olmasın. Siz anladığınız ve dinlediğiniz oranda üstünüze düşeni yapın.
• Anlamadığınızda sorun. Soru sormanın sizi bilgisiz, yetersiz göstereceği gibi yersiz kaygılarınızdan sıyrılın.
• Toplantı ya da görüşme sonrasında ne anladığınızı iyice düşünün, gerekirse yazın ve sonrasında harekete geçin.

Yönetim, bilgi, deneyim veya rekabet gereği projenin 3 ayda bitmesini isteyebilir. Projeyi gerçekleştirecek olanlar kendi bilgi ve deneyimlerine dayanarak o işin 6 aydan önce bitmeyeceğini öngörebilir. Her iki tarafta haklıdır ama anlaşmanın bir yolu bulunmalıdır;

• Proje ya da iş ile ilgili tahminlerin duygulardan arındırılması gerekir. Rekabet heyecanı ile agresif süre istemekle, kızgınlıkla uzun süre söylemek her zaman mümkündür. Gerçekleştirilecek projenin istenilen koşullarda gerçekleştirilmesine ilişkin tüm koşullar masaya yatırılmalıdır. Zaman, maliyet, kapsam ve kalitenin birbirleri ile ilişkileri net olarak ortaya konulmalıdır. Bir işi normalden daha kısa sürede bitirmenin maliyeti hesaplanmalıdır. Yapılacak çalışmanın sezgisel değil matematiksel verilerle desteklenmesi gerekir. Stratejik hedefler doğrultusunda kurumsal faydayı önde tutan yaklaşım ile olası kazanç ve kayıplar değerlendirilmedir.
• İtiraz ettiğiniz her konuda tarzınız nazik ve saygılı olmalıdır.
• Sırf muhalefet etmek için muhalefet edilmemelidir. Kendi düşüncenizi kabul ettirmeye odaklanmayın. Gerçekçi olmak hem meziyet hem de erdemdir. Sadece siyah ve beyaz üzerine bir dünyada yaşıyorsanız anlaşmak çok zordur.
• Anlaşmak sadece ver-al demek değildir. Üzerinde konuşulan konuda tüm alternatifleri değerlendirebilmeniz gerekir. Örneğin süre kısmak için illa ek personel gerektiğinden eminseniz tekrar düşünün. Belki yöntemi değiştirerek, kapsamı daraltarak veya işlerin yapılma sırasını değiştirerekte süre kısılabilir. Çabuk olun ama aceleci davranmayın.
• Bazen Yönetim peşinen anlaşmak istemiyor olabilir. Böyle bir durumda kabullenmekten başka şansınız olmaz.  Eğer risk yönetimi iyi yaparsanız olumsuz beklentilerinizin ve olası problemlerin zararlarını hem Yönetime gösterebilir hem de  düşürebilirsiniz. Örneğin süreyi kısacaksınız ve fazla mesai yaptırmak zorunda kalacaksınız. Çalışanların demotive olmalarından ve bunun işe yansımasından korkuyorsunuz. Planlarınıza onları motive edecek bir şeyler eklemeye çalışmalısınız.

Anlaşmak kolay değildir ve maliyetlidir. Bunun için hazırlıklı olmanız ve uğraşmanız gerekir.