Projelerde raporlama standart hale gelmemişse gerek bilginin toplanması gerekse analizi zorlaşacaktır. Üstelik raporlar yanlış yorumlanabilecektir.

Her projenin başında “proje sağlık kriterleri” belirlenmelidir. Örneğin, zaman sapması <5 gün ise iyi, 5-10 gün arası normal, >10 gün kötüdür. Proje durum raporlarında bu kriterler doğrultusunda ne durumda olunduğunun kolaylıkla görülebilmesi gerekir. Birisi tarafından 5 gün sapma iyi, başkası kötü olarak yorumlamamalıdır.

Proje Sağlık kriterleri kurum bazında genelleştirilebileceği gibi proje bazında da özelleştirilebilir. Örneğin 100.000 dolarlık bir projede %10’luk bir bütçe sapması normal olarak kabul edilebilirken 10.000.000 dolarlık bir projede %1 sapma normal kabul edilebilir.

Proje başarı kriterleri ise proje tiplerine görede farklılık gösterecektir. Ör., yatırım projesi ile sosyal projeler. Önemli olan proje paydaşlarının proje başarı kriterlerinden haberdar ve hem fikir olmalarıdır.

Raporlarda, negatif durumlar sebepleri ile birlikte açıklanmalıdır. Ek olarak bu sapmaya karşı alınan, alınacak önlemlerin belirtilmesi doğru bir yaklaşım olacaktır.

Raporlar tiplerine göre ayrılmalıdır. Örneğin ekip durum raporu, yönetim durum raporu vb.

Raporun doğru hazırlanabilmesi için örnek bir rapor, yorumlanabilmesi için kılavuz belge hazırlanması faydalı olacaktır. Örnek bir rapor hangi bilgilerin nasıl girilmesi gerektiğini göstermek açısından önemlidir.

Proje bazlı özel ve detaylı raporlama ihtiyaçları dikkate alınmalı, paydaşların iletişim gereksinimleri doğrultusunda netleştirilmelidir.

Projeleri toplu olarak ifade etmeye yönelik raporlamalarda (portföy raporları) projeler arası ilişkiler dikkate alınmalıdır. Özellikle birbirleri ile ilişkili projelerin olduğu bir ortamda değişikliklerin, risklerin ve problemlerin diğer projelere etkisinin altı çizilmelidir.

Dikkat edilmesi gereken hususlar;

• Raporlar detayların özetinden oluşmalıdır. Özetlerin detaylandırılması yanlıştır.
• Raporlar aşağıya doğru “taktiksel bilgi” yukarıya doğru “stratejik bilgi” içermelidir.
• Taktik bilgi içeren raporlar düzenli olmalı ve projenin temposuna ışık tutmalıdır.
• Stratejik bilgi içeren raporlar daha seyrek olmakla birlikte projenin stratejik hedefler doğrultusundaki gidişatını göstermelidir.
• Standart rapor demek her şeyi bir defada göstermek anlamına gelmez.
• Raporun, gönderildiği kişiye fayda sağlaması esası unutulmamalıdır. Herkesin farklı olduğunu ve ihtiyaç duyduğu bilginin farklı olacağını unutmayın.

Çeşitli kurumların standart proje dokümanlarını ve rapor örneklerini görmek için tıklayınız.

Verdiğim eğitimlerde bazen etkin e-posta kullanımından bahsediyorum. Konu alanı boş geçilmez, mesajın ilk üç satırı geneli özetlemeli diye anlatıyorum. Bazen çalıştığım bankada üst düzey bir yöneticiye asansörde 5 kat’lık bir sürede nasıl bilgi verdiğimi anlatırım. Şimdi buradan hareketle “asansör tekniği” diye bir şey uyduracağım.

Asansör Tekniği, kısaca az, öz ve net bir biçimde mesajın karşı tarafa verilmesidir. Yani bir bilgiyi aktarmak için asansörde geçecek kadar bir zamanınızın olduğunu varsayarak o zamanı akıllıca kullanmaktır. Yani;

1. “Nasılsınız?” sorusuna nasıl cevap verirsiniz? Genelde “Teşekkür ederim siz nasılsınız?” şeklinde yanıt verilir. Aslında “Nasılsınız” diyen “Nasıl olduğunu söylemek zorundadır”. Genellikle bu soruyu “Neler yapıyorsun?” takip eder. Çok kısa, az ve öz bir şekilde bizim nelerle uğraştığınızı karşımızdakinin anlayacağı en basit şekilde söylememiz gerekir.

2. Sunum yapıyorsak, birilerinin tele sekreterine mesaj bırakıyorsak, bayram tebriği mesajları ya da sms’leri gönderiyorsak veya kendimizi tanıtıyorsak kısa, etkili ve açık bir şekilde ifade edebilmemiz gerekir.

3. Toplantıda ya da sunumlarda insanları sıkmaktansa ilgilerini çekmeye çalışırız. Kısa ve anlamlı konulara odaklanırsak uzun ve sıkıcı bir süreçten kurtulmuş oluruz.

4. Konuları parça parça anlatmakta fayda vardır. Anlattığımız konuların kimin dikkatini çekeceğini bilemeyiz. Parça parça anlatmak karşımızdakinin “beklentilerini” keşfetmemizi sağlar.

5. Beklentilerini keşfettiğimiz kişilere daha doyurucu ve işe yarayan şeyler aktarmaya başlayabiliriz.

6. Kısa ve öz bir şekilde söylemek istediğinizi ifade edebilmeniz profesyonelliğinizi gösterir. Kullandığınız kelimeler ve yaptığınız vurgular, karşımızdakinin gözünde değerimizi artırır.

7. Yaptığınız görüşmelerden ya da sunumlarımızdan sonra hatırlanmak isteriz. İnsanlar en fazla 10 kelime hatırlarlar ve bu kelimeler sizin onlara söylediğiniz ya da gösterdiğiniz şeylerden oluşur.

8. Patavatsızlık ya da karşı tarafı iyice tanımadan yapılan konuşmalarda hayal kırıklıkları oluşabilir. Kendimizi iyi ifade etmeye çalışsak bile karşımızdakileri tanımadan onun anlayabileceği bir formül oluşturmamız zordur. Sonuçta söylediklerimiz karşımızdakilerin anlayacağı kadardır.

9. Kısa ve öz bilgi verdikten sonra daha detaylı bilgi istenip istenmediğini MUTLAKA sormalıyız. Bazıları asansörden indikten sonrada bizi dinlemek isteyebilirler.

Az ve öz, kısa ve net bilgi vermek için birçok sebebimiz olduğu konusunda hemfikir miyiz bilemiyorum ama ben gerçekten inanıyorum.

Bazen kendimizi ne konuşulduğunu anlamadığınız, herkesin başka telden çaldığı bir toplantının ortasında buluveririz. Her kafadan bir ses çıkmaktadır, fikirler havada uçuşmakta, bazıları sıkıldığını belli etmekte, bazıları hayal dünyasında gezmektedir. Kötü toplantılar, önemli toplantılar için kötü emsal olurlar ve kişilerde önyargı oluşmasına sebep olurlar.

İşim gereği çok toplantı yapmama rağmen hiç hoşlanmadım. Düzenli toplantılarımdan benimle beraber çalışan arkadaşlarım hoşlanmazlardı çünkü yapılan – yapılacak (done-to do) gündemi çokta keyifli sayılmazdı.

Toplantıyı bozan ya da gündem dışı konulara karşı acımasız olmak gerekiyor. İnsanların gereksiz konu ya da detaylara dalmasını ve zaman harcamasını sert bir şekilde kesmek gerekiyor. Gereksiz konuşma ve bilgilerin vereceği zararı kendileri düşünemiyorlarsa söylemek gerekiyor.

Benim kişisel hatam bu tip konularda kişileri üzmemek adına yeterince sert ya da imalı çıkışlar yapmamamdı. Toplantılarda, başkalarının önünde ters bir şey söylemek ya da davranmak ciddi hasarlar oluşturabilir ve sonrasında daha büyük zararlara sebep olabilir. Eminim herkes kendi söylediklerine diğerlerinin önem vermesini istiyor ama objektif olarak bunu herkesi ilgilendiren bir ortak paydada yapamadığında özel zamana kaydırmasını gerektiğini bilmesi çok önemli. Eğer bir toplantı amacına uygun ilerlemiyor ise herkesin faydası adına birisinin diğerlerini hedefe yönelik konuşmaya yönlendirmesi gerekiyor.

Aynı konuları sürekli tekrarlıyor ve konuşuyor olmak ayrı bir sıkıntı. Eğer 3 kereden fazladır aynı konuyu konuşuyor iseniz toplantıya katılanları ve yapılan işi tekrar değerlendirmek gerekiyor. Ya kimse sizi takmıyor, ya beceremiyorlar ya da anlamıyorlardır. Birisinin bir şeyi anlayıp anlamadığının kontrolü “tekrarlamadan” geçsede bu tekrarlama sayısı belirli bir oranı geçip hiç bir şeyi değiştirmediğinde saçma bir hal alır.

Toplantı sonrasında kişilerin yapacakları ortaya çıkar. Bunlar bir sonraki toplantının gündemini oluşturur. Bir sonraki toplantıda yine aynı gündem tekrar ediyorsa şirket içinde “patinaj” yapılıyor demektir. Yani hem kötü koku çıkmakta hem de tekerlek eskimektedir. İşte bu noktada toplatıya katılanların samimiyeti ve toplantı yönetim becerisi ön plana çıkar.

Bazen toplantılar havada kalır. Tecrübelerimden hareketle genellikle toplantıya katılanların nitelikleri doğrultusunda diğer katılımcılar ya doğru söyleyemezler ya da doğru söylemek ihtiyacı duymazlar. Bu yüzden bir çok şey konuşulmasına rağmen ortada bir şey yoktur aslında. Bazı yöneticiler her ne kadar sizin doğruyu söylemeniz konusunda cesaretlendirselerde gerek duygusal ve politik gerekse kişisel açıdan kendilerine yönelik negatif şeyler duymak istemezler. Bunu yüksek sesle söyleyemezler ama bilmenizi sağlarlar. Eğer “kral çıplak” derseniz sonuçlarını iyi değerlendirmeniz gerekir.