| SÖZLÜ | YAZILI | SÖZLÜ+YAZILI | |
| Genel bilgi verme | Orta | Orta | Yüksek |
| Acil bir şey yapılacaksa | Orta | Düşük | Yüksek |
| Gelecekte bir şey yapılacaksa | Düşük | Yüksek | Orta |
| Emir | Düşük | Orta | Yüksek |
| Durum Raporu | Düşük | Orta | Yüksek |
| Farkındalık | Düşük | Düşük | Yüksek |
| Kalite Uyarısı | Düşük | Düşük | Yüksek |
| Azarlamak | Yüksek | Düşük | Orta |
| İtiraz | Yüksek | Düşük | Orta |
1- Paydaş beklentilerinin örtüşmemesi, çatışması
2- Paydaşlar arasındaki letişimsizlik
3- Yanlı(ş) Proje Yöneticisi
4- Proje ekibine doğru kişilerin seçilmemesi ve atanmaması
5- Proje yöneticisinin bir metodoloji ve sisiteminin olmaması
6- Proje hedeflerinin anlaşılmaması
7- Müşteriye verilen hesapsız ve yanlış taahütler
8- Proje başarı ve kontrol kriterlerinin belirlenmemiş olması
9- Proje planının iyi hazırlanmaması, yönetime onaylatılmaması
10- Proje süre tahminlerinin gerçekçi yapılmaması
11- Planların ekip ile paylaşılmaması
12- Bilgi eksiliği ve eksikliğin geç fark edilmesi
13- İsteklerin tam olarak anlaşılmamış olması ve/veya gerçekçi olmaması
14- Projenin tasarımına emin olunmadan aksiyona geçilmesi
15- Gerekli araş ve teknolojilerin doğru belirlenmemesi
16- Proje izleme mekanizmasının kurulmamış olması
17- Dokümantasyon tutulmaması
18- Aşam geçişlerini yeterince veya hiç kontrol edilmemesi
19- Ekibin motivasyonu olmaması ve projeyi sahiplenmemesi
20- Proje Yöneticisinin durumu düzenli kontrol etmemesi, olası problemleri fark etmemesi
1. Etrafınızdaki her şeyden keyif alıp, oyun çıkarabilmek
Bir proje destek vermesi gereken taraflar için bir fırsat ya da fayda sağlamıyorsa işi zor demektir. Özellikle ilgili tarafların hayatını “değiştirecekse” alışkanlıklar vb. sebeplerle destek yerine köstek olabilirler. Herkes her projeden aynı şekilde etkilenmediği gibi profesyonel olarak vermesi gereken desteği duygusal olarak değerlendirip vermeyebilir. Bu yüzden ilgili taraflarla berbaer yemek yemek, gönüllerini almak ve projeye desteklerini çekmek için uğraşmanız gerekir. Eğer projenin onlar için bir fırsat ya da fayda sağladığını gösterebilirseniz en iyi desteği alırsınız.
2. Uzun bir yürüyüşten keyif almak
Projeler çoğu zaman uzun bir süre ve çokça efor gerektirir. Aceleci ve sabırsız olanlar için bu tip projeler çok keyifsizdir. Önemli olan projelerin sonucuna ve gerekliliklerine inanarak davranmaktır. Bir yılda 12 proje yapmaktansa 1 proje yapmak daha iyi olabilir.
İşlerin uzaması ve gecikmesi keyfinizi kaçırsada geri kalan işi tekrar planlayarak olması gereken düzeylere çekmeye çalışmak ve başarmak önemlidir.
3. Koş, yakala ve getir
1 – Planlara ve detaylara dalmadan önce hedefinizi ve kapsamınızı netleştirin. Kendinizi ikna edemediğiniz bir hedef ve kapsamı ne ekibinize ne de şirketinize kabul ettiremez, gereken desteği alamazsınız.
2 – Detaylara dalmadan önceki son şey beraber çalışacağınız kişilerin kim olacağını belirlemelisiniz. Ehliyeti olmayan şoförlerle yola çıkmayın. Kişileri belirlerken projeye olan inançlarını ve ayırabilecekleri süreleri mutlaka dikkate alın.
3 – İlk adımınızı doğru atın. Başlangıç toplantısını doğru kişilerle doğru bir şekilde yapın. Eğer toplantıda projeyi satamaz ya da katılımcılarda güven duygusu yaratamazsanız problem var demektir.
4 – Uygulayabileceğiniz ve kontrol edebileceğiniz planlar yapın. Ne fazla detay ne de geçiştirme işinizi kolaylaştırmaz. Hem kritik aktiviteleri hem de kritik kaynakları belirleyin.
5- Planlama yaparken nerelerde problem yaşayabileceğinizi ve tıkanabileceğinizi kestirmeye çalışın, alternatiflerinizi düşünün. Uygulamada karşılacağınız her kötü sürpriz hem zamanınızı, bütçenizi hem de moralinizi olumsuz etkileyecektir.
6 – Mevcut engel ve sıkıntıları bir an önce gidermeye çalışın, zamana bırakmayın.
7 – Projeyi sürekli takip edin. Bunu yaparken çalışanları rahatsız etmemeye çalışın. Amacınız hata bulmak değil hata oluşmadan fark edip düzeltmektir. Projedeki ilerleyişi iyi analiz edip, gerçekleşmeleri tüm paydaşlarla paylaşın ve problemlerde ortak aklı kullanın.
8 – Tüm ekibe desteğinizi sunun. Onların yanında olduğunuzu gösterin. Ne hataların saklanması ne de görmezden gelinmesi hayatınızı kolaylaştırır. İşini başarıyla tamamlayanları tebrik edin.
41. 5 dakikadan az süren bir toplantı gereksiz olduğunu, 1 saaten fazla olanı iyi yönetilemediği ve katılımcıların çalışarak gelmediklerini gösterir.
42. Her proje yöneticisi bir sonraki projesinin hayalini kurar.
43. İlişkilerinde dikkatli ve samimi ol. Aynı insanlarla ne kadar sık karşılaşabileceğine şaşırırsın.
44. Hata kabul edilebilir ve geri döndürülebilir. Başarısızlığı geri döndürmek zordur. Her zaman B planınız olmalıdır.
45. Problemler birden ortaya çıkmaz. Ben geliyorum diye bağırdığında ya da fısıldadığında duymanız önemlidir.
46. Proje yöneticisi olmak için etnik, genetik veya siyasi bir ayrım yapılamaz. Ama ruhsuz, tembel ve dikkatsizden olmaz.
47. 6 kişiden fazla kişinin olduğu toplantılar bilgi transferinden ibarettir.
48. Dış kaynaklarla arkadaşça ilişki kurmak kabul edilebilir ama arkadaşınızın dış kaynak olması problem yaratabilir.
49. Haftalık raporu anlayan aylık, aylık raporu anlayan yıllık rapor istemez. İstiyorsa o da kendi üstlerine bir şeyler anlatmak istediğindendir.
50. Bir yöneticinin hangi düzeyde raporu anlayabildiği önemlidir. Ne işe yaramayacak fazla detay ne de yanlış karaları verecekleri kadar basit olmalıdır.
51. İşe yarayan çözümü tekrar deneyin ama körü körüne bağlanmayın.
52. Koşmak, düşünmenin yerine geçmez. Gülleri koklamak için biraz durmanız gerekir. Çalışırkende yaptıklarınızın ya da söylediklerinizin sonuçlarını düşünmek için birazda olsa durmak zorundasınız.
53. Patronda olsanız birilerinin problemlerini çözmeye başladığınızda onun için çalışıyorsunuz demektir.
54. Yeni yöneticinin derdi herkesin onların problemlerini çözmeye çalışması, eski yöneticilerin derdi ise kendi problemlerini kendilerinin çözmesinin beklenmesidir.
55. Yöneticilerinizi iyi tanıyın, bazıları şakadan hoşlanır ama bazıları şakalarından hoşlanılmasını bekler.
56. Her çalışanı izleyemezsiniz ama eğer izlerseniz neye bakacağınızı ve neler beklediğinizi bilmelerini sağlayabilirsiniz.
57. Bazıları iyimser doğar ve problemi geç fark ederler. Bazıları kötümser doğar problemler ile beslenirler.
58. Sizden bir şey istendiği an hep en kötü zamandır.
59. Denetleyicilerden ve kontrolörlerden bir şey saklayamzsınız. Onlar ünlerini yakalama üzerinden yapıyorlar.
60. Kafadan atmanın yanlışı olmaz.
61. Bir işi lzleyip hata olduğunda yardım etmeyenin ne olup bittiğinden haberi yok demektir.
62. Karşınızdakilerin bir şeyler bildiğini ya da siz istemeden bir şey yapacaklarını varsayarak işe başlamayın. Gördükçe ve yaşadıkça inanın.
63. Yönetimin ne yaptığını kesinlikle bildiğinizi düşünmeyin. Şüpheye düştüğünüzde sorup öğrenmeye çalışın. Şaşırtıcı cevaplar alabilirsiniz.
21. Tüm başarılı yöneticiler yetenekli, tüm başarısız yöneticiler yeteneksiz değildir. Şans başarı ya da başarısızlıkta önemli bir rol oynamaya devam eder ve yetenekli ve çalışkan olanları tercih eder.
22. Her zaman yeni kaynak bulamayabilirsiniz, bu yüzden elinizdekilerin kapasitesini ve yeterliliklerini iyi öğrenin.
23. Proje yöneticisi tüm paydaşları neyin motive edeceğini bilmelidir.
24. Projede büyük resmi gören herkes daha iyi iş çıkarır.
25. Kendi biriminizin ve diğer birimlerin çalışanlarını tanımaya çalışın. Tüm birimler, diğer birimler ondan doğru şekilde destek isterlerse yardım etmekten mutluluk duyarlar.
26. Kullandığınız dış kaynakların size en iyi kaynaklarını vermelerini istiyorsanız ona göre davranmalısınız..
27. Dokümantasyon o anın bir resmidir ve sürekli güncellenmediğinde hızla eskir. Önemli olan beklenenin, düşünülenin ve gerçekleşenin kayda geçmesidir.
28. Müşterinizin kim olduğunu ve hedeflerini sürekli hatırlamalı ve gerekiyorsa güncelleme yapmalısınız.
29. Hata durumunda;
* Durumu zaman boyutunda ele alın;
* Bilebildiğiniz sebepleri masaya yatırın ve tekrarlamaması için önlem alın;
* Hemen olaya dalmayın, ne yapacağınıza düşünün, bir planınız olsun;
* Önyargılardan kaçının ve çok hızlı karar vermeyin. Yanlış bir hareket daha çok hataya yol açabilir;
* Nerede duracağınızı bilin.
30. Patronlar sizin yanlış olduğunu düşündüğünüz bir kararı vermek hakkına sahiptirler. Sizin uyarılarınıza rağmen dediklerinde ısrar ediyorlarsa, sonucun en iyisi olması için çalışmanızdan başka yol yoktur.
31. Politik kararlarda mantık aranmaz.
32. Başaramayacağınızdan ya da hata yapmaktan korkmayın, önemli olan size kimin yardım edeceğini biliyor olmanızdır.
33. Deneyim iyidir ama kontrol şarttır. Bir şeyin çalılşacağına inanmaktansa çalıştığını ispatlamak daha iyidir.
34. Herkesin bir şeyleri kendi yöntemi ile yapmalarının bir sebebi vardır. Herkes başarıyla bir işi yapmak ister ama beklentisini doğru koyamayabilir.
35. Patron işin nasıl yapılacağını bilmeyebilkir ama ne istediğini çok iyi bilmelidir. Ne istediğini bilmeyen patron dönme dolaptaki gibi döner durur.
36. Hala toplantılarda ciddi kararlar alındığını düşünenler var. Halbuki öğle yemeklerinde ya da birer bir görüşmelerde veriliyor kararlar.
37. Gözden geçirmeler size bir şey öğretmiyorsa boşuna yapıyorsunuz demektir. .
38. Yönetim yapılan işten anlamıyorsa raporların ve sunumların en basit şekliyle hazırlanması gerekir. Kafası karışan ya da anlamayan yönetim daha çok problem yaratır.
39. Bir şirkette kimin kim olduğunu bilmek çok önemlidir.
40. Bir projenin ne kadar riskli olup olmadığını anlamanın yolu her projenin başında “nerde çokluk orda b.kluk” sözünü hatırlamaktan geçer.
1. Bir sonraki aşamayı yapacak olanlar bir önceki aşamadan bi haber olduklarında değişiklik olasılığı artmaktadır.
2. Bir çok ekipman tasarlandığı gibi değil yapanın inisiyatifi ile gerçekleştirilmektedir.
3. Problemlerin kaynağı çoğunlukla insanlardır ancak nadiren itiraf ederler. Beraber çalıştığınız insanları iyi tanıyın ki zayıf noktaları görebilin.
4. Yöneticiler çoğu zaman çalışanların güç ve yetenekleri ile yükselirler.
5. Bir yönetici hem sistem mühendisliğini hem de finans yöneticiliğini yapıyorsa kendi üzerinde açık kalp ameliyatı yapan cerrah gibidir.
6. İşkoliklere ilgi gösterin – eğer yanlış yöne gidiyorlarsa kısa sürede oldukça fazla zarar verebilirler, eğer siz çok yüklerseniz bebek prematüre doğabilir ama sebebinin siz mi kendilerimi olduğu belirlenemeyebilir. Kendilerine yeterince vakit ayırmalarını normal zamanın 1,25 ya da en fazla 1,5 katı çalışmalarına müsaade edin.
7. Her proje şirket bütçesinden payını alır. Her proje gerekli olanı alırsa problem yaşanmaz.
8. Çalışanlar işleriyle ilgilenilmesini severler ama nasılına karışılmasını istemezler. Müşteri kendi istediğinde direttikçe daha hızlı ve fazla öder.
9. Elemanlarınızı ucuza vermeyin. Onlara sormadan çok katılımcılı bir toplantıda atadığınız görevle ilgili karar alırken iki kere düşünün. Bir işi alıp diğerine verirken işi devredenin sorumluluğunu atlamayın.
10. Proje ekibinin kalitesi problem çözüm becerinizi gösterir.
11. Projeniz ile ilgili karar vericileri bilmeniz ve tanımanız çok önemlidir. Bu karar vericiler ile formal ya da informal iletişim kanallarını kullanarak sürekli iletişim halinde olabilmeniz gerekir.
12. Üstünüzün siz savunmasına ve destek vermesine değecek eforu harcamanız gerektiğini unutmayın.
13. Proje Yöneticisi projesi ile ilgili tüm paydaşlar ile en az bir kez görüşmelidir.
14. Kendinizin verebileceği bir kararı üstlerinizden istemeyin.
15. Yanlış kararlar erkenden verilmişse kurtulma yolu bulunabilir ama doğru kararların geç verilmesi kurtarmaz.
16. Özür getireceğinize yapılacakları düşünerek gelin.
17. Başka projelerdekileri ve yaşananları hor görmeyin. Kendinizi aynı pozisyonda bulabilirsiniz.
18. Egonuz ne kadar yüksekse hatalarınızı kabullenmekte o kadar zorlanırsınız. Böyle bir durumda projelerde yapacağınız hataların devam etmesi ve ekibinde sizin hata yapacağınızı düşünmesi kaçınılmaz olur.
19. Projelerde her zaman hataların olabileceği en başından kabul edilmelidir.
20. Eğer bir çalışanınız bakıyor ama görmüyor, sormuyor ama biliyor, düşünmüyor ama karar veriyorsa kurtulmanın yollarını arayın.
Artık stres olmadan yaşayamıyoruz neredeyse. Projelerde bundan nasibini alıyor, agresif bitiş tarihleri, yetersiz kaynak, kısıtlı bütçeler, ensemizdeki yönetim ve müşterilerle var olan stres daha da artıyor.
Pozitif stres verimliliği artırıp hedefe odaklarken, negatif stres morallerin bozulmasına, verimliliğin düşmesine ve odağın kaybedilmesine yol açıyor. Bu yüzden negatif stresi pozitif strese dönüştürmek gerekiyor. İşte bir kaç ipucu:
Adım 1
Pozitif stres öncelikle ekip içinde pozitif ilişki ve iletişimle başlar. Bunu sağlamanın en basit yollarından biri sosyalleşmeyi sağlayıcı aktivitelerdir. Yemek, piknik, spor herkesi ortak noktada buluşturabilecek aktivitelere örnek sayılabilir.
Adım 2
Proje hedeflerinde hem fikir olmak. Tüm ekibin proje başarısında ortak bir noktada olması ve beklentilerini dile getirmesi çok önemlidir. Projeyi başarmak için nasıl ilerlenmesi gerektiği konusunda ortak kararların alınması herkesi projenin bir parçası olarak görmesini sağlayacaktır.
Ekibin projede başarılı olması için ihtiyaç duyduğu destek ve araçların sağlanmasıda bu noktada çok önemlidir.
Adım 3
Her ekip üyesi ile birebir ilgilenmeniz ve kendilerini iyi hissetmeleri, projeye olan odaklarını korumaları için elinizden geleni yapmanız lazım. Yani:
Adım 4
Amerikalıların “instigator” dediği grup için sürekli negatif davranış sergileyen ve kendi hoşnutsuzluklarını, mutsuzluklarını ve negatif düşüncelerini diğerlerine pazarlamaya çalışanları gözlemleyin ve onları pozitif tarafa çekebilmek için gayret gösterin.
Bazı negatif düşüncelerin problemleri işaret edeceğini unutmayın ve özellikle ekip ile birlikte yaptığınız gözde ngeçirme toplantılarında bu konuları “gelişim fırsatı” olarak ele alıp üzerine gidin.
Ekibin stres noktaları(hassasiyeti) ve zayıf noktaları olası stres ile mücadeleye başlayacağınız noktalardır, unutmayın.
Adım 5
Ekibin moralini düzelteceğim derken kendi moralinizi ihmal etmemelisiniz. Sizde negatif düşüncelerinizi ya da tavrınızı dışarıya yansıtırsınız unutmayın.
Önce kendinizi sonra ekibinizi motive edebilirsiniz.
Proje ekip üyelerinin sosal ağlara üye olmak gibi çalışacakları projenin bir parçası olmaya istekli olmaları gerekir.
Proje ekip üyelerinin kendilerini özel hissetmeleri ve bir fark yaratacaklarına inanmaları gerekir
Proje Ekip üyelerinin birbirleriye deneyimlerini paylaşmaları, sohbet etmeleri, sorular sormaları, son gelişmeleri paylaşmaları vb. proje başarısı için gereklidir.
Projelerde başarılan işlerin yazı, ses veya video ile paylaşılması “başarının hissedilmesini” sağlamaktadır.
Gerek işyerinde, gerekse projelerde iletişim gibi anlamak ve anlaşılmakta çok önemlidir. Benin eşimle ve birlikte çalıştığım insanlarla yaşadığım bir sıkıntı bu yazının ana konusu oldu. Soru sormak dediğimde genel olarak merak ettiğimiz, öğrenmek istediğimiz bir konuda karşımızdakine yönelttiğimiz sözleri kastediyorum. Örnek vermek gerekirse bir ders esnasında anlamadığınız bir şey olduğunda soru sorarsınız. Ve sizin dışınızdaki kişilerinde farklı konuları anlamadığını ve o konularda sorular sorduklarını görürsünüz.
İşte bu herkesin kendi sorusuna sahip olması konusu özellikle son dönemde dikkatimi çekmeye başladı. Eğer olaylara yaklaşımınız ya da bakış açınız diğerlerinden farklıysa bilmek istedikleriniz ve buna bağlı olarak ta sorularınızda farklılaşıyor.
Örneğin bir arkadaşımla buluşup yemek yemişiz, havadan sudan konuşmuşuz. Eve geldiğimde eşim “neler konuştunuz?” diyerek ilk sorusuna başlıyor. Daha sonra kendi merak ettiği konuları benim sorup öğrenip öğrenmediğimi bana sorular sorarak öğrenmeye çalışıyor. Ve diyalog şöyle gelişiyor;
“Eşi okulu bırakmış mı?” “Bilmiyorum, sormadım”
“Tatile ne zaman çıkacaklarmış?” “Bilmiyorum, sormadım”
“Çocuklarının bakıcısı izne çıkmış mı?” “Bilmiyorum, sormadım” …
Daha sonra işyerinde benzeri diyalogları yaşamaya başlıyorsunuz. Patronunuz elinizdeki iş ile ilgili her şeyi sorgulayıp sorgulamadığınızı kendi sorularıyla teyit etmeye çalışıyor. Sizde astlarınıza aynı şeyi yapıyorsunuz. Eğer atlanmış bir soru ve buna bağlı bir cevap var ise hala bir şeylerin eksik olduğunu düşünüyorsunuz ya da patronunuz düşünüyor.
Bence ailedeki farklı bakış açısı ve sorular çok iyi bir şey. Farklı rollerin insanları (karı-koca, anne-baba, kadın-erkek) olarak farklı bakış açıları ve soruların olması çok önemli. Zaten bir birliktelik iki farklı hayatın bir arada uyumlu yaşamasıyla mükemmelleşmiyor mu?
Ama iş yerinde eğer astsanız ve patronun bakış açısından olaya yaklaşamıyor iseniz alarm zilleri çalıyor demektir. Sonuç olarak üstünüzün, patronunuzun sizin müşteriniz olduğu gerçeği ile düşünürseniz yaptığınız işin kalitesini de bunun belirleyeceğini anlarsınız. Kar odaklı düşünmeniz, analitik düşünmeniz, sosyal sorumluluklar dahilinde düşünmeniz ve olabildiğince bir şeyleri atlamamanız beklenir sizden.
Projelerin başarısı öncelikle iyi tanımlanmalarından geçer. İyi tanımlanma ise doğru sorularının tamamının sorulması ve bu sorulara gelen yanıtlarla proje yönetim planının (zaman, maliyet, kalite, insan kaynakları, iletişim, satın alma, risk planları) hazırlanması ile mümkündür. Bu sayede gideceğiniz yolu ya da gerçekleştireceğiniz şeyi ne kadar iyi tanımlamışsanız başarıya da o kadar yaklaşmışsınız demektir.