Kategori arşivi: Paydaş Yönetimi

Proje Paydaşlarını Motive Etmek

92829805İş odaklılık yerine aile ortamı yaratmak

Beklentilerini öğrenip yapacağı işten memnun olmasını sağlamak

Mevcut işinde yaşadığı sıkıntıları öğrenip aynı sıkıntıları yasşamamasının yollarını bulmak

Bir şeyler öğrenmesini ve kendini geliştirmesini sağlamak

İlgilenmek ve iyi performansını takdir etmek

İstediğiniz işi yapması konusunda ona yardımcı olarak yükünü hafifletmek

Alacağı sorumluluğu paylaşmak, destek olmak

Görüşlerini almak ve görüşlerine önem verdiğinizi göstermek

Konusuna, konumuna ve uzmanlığına güvendiğinizi göstermek

Dikkat çekmek istemeyeni öne çıkarmamak, dikkat çekmek isteyeni öne çıkarmak

Yapacağı işin kişisel şöhretine katkısını göstermek

Başarılarını bir üst makama iletmek

Onların yanında başkalarını kötülememek

Yetki ve sorumluluk vermek

Üzerlerindeki işi başarmaları için önlerindeki engelleri kaldırmak

Kurum içi problemlerini çözmede yardımcı olmak

Kapasitelerini zorlayıcı ya da kendilerini göstermeyi başaracakları işleri vermek

Mümkünse ödüllendirmek

 

 

 

Projede boğulmak istemiyorsanız

resized_HowProjectManagersAvoidStress1 – Planlara ve detaylara dalmadan önce hedefinizi ve kapsamınızı netleştirin. Kendinizi ikna edemediğiniz bir hedef ve kapsamı ne ekibinize ne de şirketinize kabul ettiremez, gereken desteği alamazsınız.

2 –  Detaylara dalmadan önceki son şey beraber çalışacağınız kişilerin kim olacağını belirlemelisiniz. Ehliyeti olmayan şoförlerle yola çıkmayın. Kişileri belirlerken projeye olan inançlarını ve ayırabilecekleri süreleri mutlaka dikkate alın.

3 – İlk adımınızı doğru atın. Başlangıç toplantısını doğru kişilerle doğru bir şekilde yapın. Eğer toplantıda projeyi satamaz ya da katılımcılarda güven duygusu yaratamazsanız problem var demektir.

4 – Uygulayabileceğiniz ve kontrol edebileceğiniz planlar yapın. Ne fazla detay ne de geçiştirme işinizi kolaylaştırmaz. Hem kritik aktiviteleri hem de kritik kaynakları belirleyin.

5- Planlama yaparken nerelerde problem yaşayabileceğinizi ve tıkanabileceğinizi kestirmeye çalışın, alternatiflerinizi düşünün. Uygulamada karşılacağınız her kötü sürpriz hem zamanınızı, bütçenizi hem de moralinizi olumsuz etkileyecektir.

6 – Mevcut engel ve sıkıntıları bir an önce gidermeye çalışın, zamana bırakmayın.

7 – Projeyi sürekli takip edin. Bunu yaparken çalışanları rahatsız etmemeye çalışın. Amacınız hata bulmak değil hata oluşmadan fark edip düzeltmektir. Projedeki ilerleyişi iyi analiz edip, gerçekleşmeleri tüm paydaşlarla paylaşın ve problemlerde ortak aklı kullanın.

8 – Tüm ekibe desteğinizi sunun. Onların yanında olduğunuzu gösterin. Ne hataların saklanması ne de görmezden gelinmesi hayatınızı kolaylaştırır. İşini başarıyla tamamlayanları tebrik edin.

 

Proje Ekibi Olmak ya da Olmamak

İş dünyasında devamlı değişen koşullar ve artan rekabet, rakipleri karşısında ayakta kalabilmek için büyük çaba harcayan örgütleri birçok yönden etkilemiştir. Rakipleri arasında fark yaratmak zorunda olan örgütler, performanslarını artıracak iş yöntemleri aramakta ve Proje Yönetim kavramının önemini gün geçtikçe daha iyi kavramaya başlamaktadırlar.

Proje Yönetiminin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesi yine etkin ekip kullanımı ile mümkündür. Bu yüzden, sürekli etkileşim halinde çeşitli işlevleri yerine getirmeye çalışan zor sorunlara çözüm arayan yönetim ve iş ekipleri önem kazanmaya başlamıştır.

Proje ekipleri; belirli bir proje üzerinde çalışırken çıkan sorunların çözümü, planlama ve yaptıkları işi kontrol etme, yani işin başından sonuna kadar tam sorumluluk verilmiş ekiplerdir.

İyi proje ekipleri, sorunlara bireylerden daha etkin ve kalıcı çözümler bulabilirler. Çünkü iyi bir proje ekibinde, “mutluluk ve mutsuzluğu “ paylaşma fikri çoktan filizlenmiş, hatta boy atmıştır. Proje Ekibi, önceden belirlenmiş ortak amaçlar doğrultusunda ve eşgüdüm içinde çalışır; birlikte adım atmak, “gelenektir.” Birlikte çalışanlar, karşılıklı olarak bağımlı olduklarını bilirler. Çünkü, birbirlerinin beceri, deneyim ve katkılarına ihtiyaç duyarlar.

Zamansızlık, organizasyonel ortamın yarattığı olumsuz iklim ve bilgi eksikliği, proje ekibi düşüncesine ulaşmak yönündeki yaklaşımları engelleyen unsurlar arasında sayılıyorsa da, “ etkili bir proje ekibinin kazandırdıklarına”sadece göz atmak bile, bizi hemen “ bu engellerin mutlaka ve zorlanarak aşılması gerektiği” sonuca götürür. Her şey bir yana,sıradan ekiplere “takım olma becerisini” kazandıran esas unsur, “öncelikle” bireylerin “etkin ve katılımcı” olma heyecanıdır. Bu heyecan, “yaşarken sadece gözlemci olmayı ve olup biteni uzaktan izlemeyi” reddeder. Aksine, “oyuncu olmaya ve evrende fark yaratmaya adanmış bir hayatı” tanımlar.

Bireyselliğin ötesinde, takım ruhu içinde ve ortak hedefler doğrultusunda projelere yaklaşılarak işlerin sonuçlandırılması, gerek kuruluşlardaki iyileştirme ve geliştirilme faaliyetlerinin başarısı, gerekse çalışanların, bu faaliyetlere katılımları ve başarılarından duyacakları mutluluk nedeniyle, motivasyon ve kuruma olan bağlılıklarının arttırılması açısından önemi büyüktür. Ayrıca çok başarılı çalışmalar sonucunda kazanılacak ödüller de iş hayatının tatlı anıları olarak hep zihinlerde kalacaktır.

Projelerde Koordinasyon

Koordinasyon kavramını proje yönetiminde bireysel çalışmaların hedefler ve öncelikler doğrultusunda senkronizasyonu olarak tanımlayabiliriz.  Bu bağlamda koordinasyonu diğer başlıklarda altında ele alırsak;

Planlama – İşi parçalara bölme, önceliklendirme(bağlama), sürelerini belirleme ve dağıtma

Organize etme – Ne yapılacağını biliyorsanız kimin yapacağını belirlemelisiniz.

Delegasyon – Birbirleri ile koordine çalışabileceklere işleri vermede hassasiyet göstermelisiniz

Önemli olan “body mantığı” – Ekip üyeleri yaptıkları işi diğerlerini izleyerek senkronize götürmeliler. Siz söylemeden diğerleri ile koordine olmalıdırlar.

İletişim – Hem kendi iletişiminizi hem de birbirleriyle iletişimlerini desteklemeniz gerekir.

Kontrol – Uygulamaları ve sonuçlarını takip etmeniz gerekir. Fakat takip ederken çok fazla müdahaleci olmamalısınız. Koordinasyon kendiliğinden olmaz desteklenmesi gerekir. Özellikle yatay ve dikey ilişkilerde esnek bir alan bırakmalısınız.

Ekibinizi geliştirmede dikkat edilecekler

team_development1. Kontrol ettiğiniz işlerin gerektirdiği performans standartlarını belirleyin.

2. Bu standartları gerçekleştirmek için gereken yetenek, bilgi ve beceri seviyelerini analiz edin.

3. Çalışanlarınızla bu standartla ilgili mutabık kalın.

4. Performans değerlendirmelerde çalışanlarınızın bu kriterlerden geri kaldıkları ile ilgili ne yapabilecekleri sorun, ne yapabileceğinizi düşünün.

5. Çalışanlarınızı işlerini geliştirebilmeleri konusunda cesaretlendirin ve gelişime yönelik eğitim vb. almalarını sağlayın.

6. Gelişimlerini gözlemleyin. Aldıkları eğitimleri pratik hayatta uygulamaları konusunda onları cesaretlendirin ve destek verin.

7. Örneklerle anlatın. Yaparak öğrenmelerine imkan verin.

8. Aldırdığınız eğitimlerin başarısı sizin sonraki desteğinize bağlıdır.

9. Hem gelişim hem de iş başı eğitimleri organize edin.

10. Alternatif eğitim tekniklerini deneyin. Koçluk, e-eğitim vb.

Proje Yönetiminde Kulağa Küpe – 3

tips_for_project_management41. 5 dakikadan az süren bir toplantı gereksiz olduğunu, 1 saaten fazla olanı iyi yönetilemediği ve katılımcıların çalışarak gelmediklerini gösterir.

42. Her proje yöneticisi bir sonraki projesinin hayalini kurar.

43. İlişkilerinde dikkatli ve samimi ol. Aynı insanlarla ne kadar sık karşılaşabileceğine şaşırırsın.

44. Hata kabul edilebilir ve geri döndürülebilir. Başarısızlığı geri döndürmek zordur. Her zaman B planınız olmalıdır.

45. Problemler birden ortaya çıkmaz. Ben geliyorum diye bağırdığında ya da fısıldadığında duymanız önemlidir.

46. Proje yöneticisi olmak için etnik, genetik veya siyasi bir ayrım yapılamaz. Ama ruhsuz, tembel ve dikkatsizden olmaz.

47. 6 kişiden fazla kişinin olduğu toplantılar bilgi transferinden ibarettir.

48. Dış kaynaklarla arkadaşça ilişki kurmak kabul edilebilir ama arkadaşınızın dış kaynak olması problem yaratabilir.

49. Haftalık raporu anlayan aylık, aylık raporu anlayan yıllık rapor istemez. İstiyorsa o da kendi üstlerine bir şeyler anlatmak istediğindendir.

50. Bir yöneticinin hangi düzeyde raporu anlayabildiği önemlidir. Ne işe yaramayacak fazla detay ne de yanlış karaları verecekleri kadar basit olmalıdır.

51. İşe yarayan çözümü tekrar deneyin ama körü körüne bağlanmayın.

52. Koşmak, düşünmenin yerine geçmez. Gülleri koklamak için biraz durmanız gerekir. Çalışırkende yaptıklarınızın ya da söylediklerinizin sonuçlarını düşünmek için birazda olsa durmak zorundasınız.

53. Patronda olsanız birilerinin problemlerini çözmeye başladığınızda onun için çalışıyorsunuz demektir.

54. Yeni yöneticinin derdi herkesin onların problemlerini çözmeye çalışması, eski yöneticilerin derdi ise kendi problemlerini kendilerinin çözmesinin beklenmesidir.

55. Yöneticilerinizi iyi tanıyın, bazıları şakadan hoşlanır ama bazıları şakalarından hoşlanılmasını bekler.

56. Her çalışanı izleyemezsiniz ama eğer izlerseniz neye bakacağınızı ve neler beklediğinizi bilmelerini sağlayabilirsiniz.

57. Bazıları iyimser doğar ve problemi geç fark ederler. Bazıları kötümser doğar problemler ile beslenirler.

58. Sizden bir şey istendiği an hep en kötü zamandır.

59. Denetleyicilerden ve kontrolörlerden bir şey saklayamzsınız. Onlar ünlerini yakalama üzerinden yapıyorlar.

60. Kafadan atmanın yanlışı olmaz.

61. Bir işi lzleyip hata olduğunda yardım etmeyenin ne olup bittiğinden haberi yok demektir.

62. Karşınızdakilerin bir şeyler bildiğini ya da siz istemeden bir şey yapacaklarını varsayarak işe başlamayın. Gördükçe ve yaşadıkça inanın.

63. Yönetimin ne yaptığını kesinlikle bildiğinizi düşünmeyin. Şüpheye düştüğünüzde sorup öğrenmeye çalışın. Şaşırtıcı cevaplar alabilirsiniz.

Proje Yönetiminde Kulağa Küpe – 2

tips_for_project_management21. Tüm başarılı yöneticiler yetenekli, tüm başarısız yöneticiler yeteneksiz değildir. Şans başarı ya da başarısızlıkta önemli bir rol oynamaya devam eder ve yetenekli ve çalışkan olanları tercih eder.

22. Her zaman yeni kaynak bulamayabilirsiniz, bu yüzden elinizdekilerin kapasitesini ve yeterliliklerini iyi öğrenin.

23. Proje yöneticisi tüm paydaşları neyin motive edeceğini bilmelidir.

24. Projede büyük resmi gören herkes daha iyi iş çıkarır.

25. Kendi biriminizin ve diğer birimlerin çalışanlarını tanımaya çalışın. Tüm birimler, diğer birimler ondan doğru şekilde destek isterlerse yardım etmekten mutluluk duyarlar.

26. Kullandığınız dış kaynakların size en iyi kaynaklarını vermelerini istiyorsanız ona göre davranmalısınız..

27. Dokümantasyon o anın bir resmidir ve sürekli güncellenmediğinde hızla eskir. Önemli olan beklenenin, düşünülenin ve gerçekleşenin kayda geçmesidir.

28. Müşterinizin kim olduğunu ve hedeflerini sürekli hatırlamalı ve gerekiyorsa güncelleme yapmalısınız.

29. Hata durumunda;

* Durumu zaman boyutunda ele alın;

* Bilebildiğiniz sebepleri masaya yatırın ve tekrarlamaması için önlem alın;

* Hemen olaya dalmayın, ne yapacağınıza düşünün, bir planınız olsun;

* Önyargılardan kaçının ve çok hızlı karar vermeyin. Yanlış bir hareket daha çok hataya yol açabilir;

* Nerede duracağınızı bilin.

30. Patronlar sizin yanlış olduğunu düşündüğünüz bir kararı vermek hakkına sahiptirler. Sizin uyarılarınıza rağmen dediklerinde ısrar ediyorlarsa, sonucun en iyisi olması için çalışmanızdan başka yol yoktur.

31. Politik kararlarda mantık aranmaz.

32. Başaramayacağınızdan ya da hata yapmaktan korkmayın, önemli olan size kimin yardım edeceğini biliyor olmanızdır.

33. Deneyim iyidir ama kontrol şarttır. Bir şeyin çalılşacağına inanmaktansa çalıştığını ispatlamak daha iyidir.

34. Herkesin bir şeyleri kendi yöntemi ile yapmalarının bir sebebi vardır. Herkes başarıyla bir işi yapmak ister ama beklentisini doğru koyamayabilir.

35. Patron işin nasıl yapılacağını bilmeyebilkir ama ne istediğini çok iyi bilmelidir. Ne istediğini bilmeyen patron dönme dolaptaki gibi döner durur.

36. Hala toplantılarda ciddi kararlar alındığını düşünenler var. Halbuki öğle yemeklerinde ya da birer bir görüşmelerde veriliyor kararlar.

37. Gözden geçirmeler size bir şey öğretmiyorsa boşuna yapıyorsunuz demektir. .

38. Yönetim yapılan işten anlamıyorsa raporların ve sunumların en basit şekliyle hazırlanması gerekir. Kafası karışan ya da anlamayan yönetim daha çok problem yaratır.

39. Bir şirkette kimin kim olduğunu bilmek çok önemlidir.

40. Bir projenin ne kadar riskli olup olmadığını anlamanın yolu her projenin başında  “nerde çokluk orda b.kluk” sözünü hatırlamaktan geçer.

Proje Yönetiminde Kulağa Küpe – 1

tips_for_project_management1. Bir sonraki aşamayı yapacak olanlar bir önceki aşamadan bi haber olduklarında değişiklik olasılığı artmaktadır.

2. Bir çok ekipman tasarlandığı gibi değil yapanın inisiyatifi ile gerçekleştirilmektedir.

3. Problemlerin kaynağı çoğunlukla insanlardır ancak nadiren itiraf ederler. Beraber çalıştığınız insanları iyi tanıyın ki zayıf noktaları görebilin.

4. Yöneticiler çoğu zaman çalışanların güç ve yetenekleri ile yükselirler.

5. Bir yönetici hem sistem mühendisliğini hem de finans yöneticiliğini yapıyorsa kendi üzerinde açık kalp ameliyatı yapan cerrah gibidir.

6. İşkoliklere ilgi gösterin – eğer yanlış yöne gidiyorlarsa kısa sürede oldukça fazla zarar verebilirler, eğer siz çok yüklerseniz bebek prematüre doğabilir ama sebebinin siz mi kendilerimi olduğu belirlenemeyebilir. Kendilerine yeterince vakit ayırmalarını normal zamanın 1,25 ya da en fazla 1,5 katı çalışmalarına müsaade edin.

7. Her proje şirket bütçesinden payını alır. Her proje gerekli olanı alırsa problem yaşanmaz.

8. Çalışanlar işleriyle ilgilenilmesini severler ama nasılına karışılmasını istemezler. Müşteri kendi istediğinde direttikçe daha hızlı ve fazla öder.

9. Elemanlarınızı ucuza vermeyin. Onlara sormadan çok katılımcılı bir toplantıda atadığınız görevle ilgili karar alırken iki kere düşünün.  Bir işi alıp diğerine verirken işi devredenin sorumluluğunu atlamayın.

10. Proje ekibinin kalitesi problem çözüm becerinizi gösterir.

11. Projeniz ile ilgili karar vericileri bilmeniz ve tanımanız çok önemlidir. Bu karar vericiler ile formal ya da informal iletişim kanallarını kullanarak sürekli iletişim halinde olabilmeniz gerekir.

12. Üstünüzün siz savunmasına ve destek vermesine değecek eforu harcamanız gerektiğini unutmayın.

13. Proje Yöneticisi projesi ile ilgili tüm paydaşlar ile en az bir kez görüşmelidir.

14. Kendinizin verebileceği bir kararı üstlerinizden istemeyin.

15. Yanlış kararlar erkenden verilmişse kurtulma yolu bulunabilir ama doğru kararların geç verilmesi kurtarmaz.

16. Özür getireceğinize yapılacakları düşünerek gelin.

17. Başka projelerdekileri ve yaşananları hor görmeyin. Kendinizi aynı pozisyonda bulabilirsiniz.

18. Egonuz ne kadar yüksekse hatalarınızı kabullenmekte o kadar zorlanırsınız. Böyle bir durumda projelerde yapacağınız hataların devam etmesi ve ekibinde sizin hata yapacağınızı düşünmesi kaçınılmaz olur.

19. Projelerde her zaman hataların olabileceği en başından kabul edilmelidir.

20. Eğer bir çalışanınız bakıyor ama görmüyor, sormuyor ama biliyor, düşünmüyor ama karar veriyorsa kurtulmanın yollarını arayın.

Proje Stresini Azaltma

0Artık stres olmadan yaşayamıyoruz neredeyse. Projelerde bundan nasibini alıyor, agresif bitiş tarihleri, yetersiz kaynak, kısıtlı bütçeler, ensemizdeki yönetim ve müşterilerle var olan stres daha da artıyor.

Pozitif stres verimliliği artırıp hedefe odaklarken, negatif stres morallerin bozulmasına, verimliliğin düşmesine ve odağın kaybedilmesine yol açıyor. Bu yüzden negatif stresi pozitif strese dönüştürmek gerekiyor. İşte bir kaç ipucu:

Adım 1

Pozitif stres öncelikle ekip içinde pozitif ilişki ve iletişimle başlar. Bunu sağlamanın en basit yollarından biri sosyalleşmeyi sağlayıcı aktivitelerdir. Yemek, piknik, spor herkesi ortak noktada buluşturabilecek aktivitelere örnek sayılabilir.

Adım 2

Proje hedeflerinde hem fikir olmak. Tüm ekibin proje başarısında ortak bir noktada olması ve beklentilerini dile getirmesi çok önemlidir. Projeyi başarmak için nasıl ilerlenmesi gerektiği konusunda ortak kararların alınması herkesi projenin bir parçası olarak görmesini sağlayacaktır.

Ekibin projede başarılı olması için ihtiyaç duyduğu destek ve araçların sağlanmasıda bu noktada çok önemlidir.

Adım 3

Her ekip üyesi ile birebir ilgilenmeniz ve kendilerini iyi hissetmeleri, projeye olan odaklarını korumaları için elinizden geleni yapmanız lazım. Yani:

  • İyi bir performans ya da gayret gördüğünüzde(görmek önemli) takdir edin
  • Gözden geçirmeleri savsaklamayın ve pozitif geri bildirimler yapmaktan çekinmeyin
  • Ekstra performansın bir şekilde ödüllendirilmesini sağlayın

Adım 4

Amerikalıların “instigator” dediği grup için sürekli negatif davranış sergileyen ve kendi hoşnutsuzluklarını, mutsuzluklarını ve negatif düşüncelerini diğerlerine pazarlamaya çalışanları gözlemleyin ve onları pozitif tarafa çekebilmek için gayret gösterin.

Bazı negatif düşüncelerin problemleri işaret edeceğini unutmayın ve özellikle ekip ile birlikte yaptığınız gözde ngeçirme toplantılarında bu konuları “gelişim fırsatı” olarak ele alıp üzerine gidin.

Ekibin stres noktaları(hassasiyeti) ve zayıf noktaları olası stres ile mücadeleye başlayacağınız noktalardır, unutmayın.

Adım 5

Ekibin moralini düzelteceğim derken kendi moralinizi ihmal etmemelisiniz. Sizde negatif düşüncelerinizi ya da tavrınızı dışarıya yansıtırsınız unutmayın.

Önce kendinizi sonra ekibinizi motive edebilirsiniz.

 

Çürük elma

Kötü proje ekibi elemanı “çürük elma” gibidir. Çürük tarafları kime ve neye değerse onu çürütmeye, kötüleştirmeye başlarlar.

Bu yüzden seçerken dikkatli olunmalıdır.

Yapılacak ilk iş çürümenin nedenlerine odaklanmak, çürüme daha küçükse o noktada durdurabilmektir.

Ama iş işten geçmişse çürüyenler ekipten ayırılmalıdır çünkü sağlam elmalarda çürümeyi ve çürükleri istemezler.