4 – DEĞERE ODAKLANMA

Projeyi amaçlanan iş hedeflerine, faydalara ve değere göre sürekli olarak gözden geçirmek ve ayarlamak gerekir.

Temel prensipler;

• Değer, proje başarısının nihai göstergesidir.
• Değer, proje esnasında, proje sonunda veya proje tamamlandıktan sonra elde edilebilir.
• Beklenen değer ve değere katkıda bulunan faydalar, nicel ve/veya nitel olarak tanımlanabilir.
• Sonuçlara odaklanmak, proje ekiplerinin amaçlanan faydaların elde edilmesini sağlar.
• Proje ekipleri ilerlemeyi değerlendirerek, beklenen değeri en üst düzeye çıkarmak için birbirleriyle uyumlanırlar.

Müşteri veya son kullanıcı perspektifinden sonuçlar da dahil olmak üzere değer, projelerin nihai başarı göstergesi ve itici gücüdür. Değer, teslimatların sonuçlarına odaklanır.

Projenin değeri, özel sektör için parasal katkı, STK için sosyal fayda, kamu için vatandaşın proje sonucundan algıladığı fayda vb. olabilir.

Proje bir programın bir bileşeni olduğunda, projenin program sonuçlarına katkısı değeri temsil eder.

Projeler, iş gerekçesi, sözleşmeler, çalışma bildirimleri vb. ile başlatılabilir. Projelerin amacı, ihtiyaca yönelik istenen sonucu değerli bir çözüme ulaştırmaktır.

İş Gerekçesi, stratejik uyum, riske değerlendirmesi, ekonomik fizibilite çalışması, yatırımların geri dönüşü, kilit performans göstergeleri, değerlendirmeler ve alternatif yaklaşımlar hakkında bilgi içerebilir. İş gerekçesi, proje sonucunun amaçlanan değer katkısını niteliksel veya niceliksel olarak veya her ikisini birden belirtebilir. İş gerekçesi en azından şu destekleyici ve birbiriyle ilişkili unsurları içerir:

• İş İhtiyacı – Projenin neden yapıldığını açıklar. Proje başlatma belgesinde veya diğer belgelerde açıklanan iş gereksinimlerine kaynak olur. İş amaçları ve hedefleri hakkında ayrıntılı iş ihtiyacı açıklamaları, projeyi gerçekleştiren organizasyon, müşteri, ortaklıklar veya kamu refahına yönelik olabilir. İş ihtiyacının açık ifadesi, proje ekibinin gelecekteki durumu anlamasına yardımcı olur ve proje sonucunun potansiyel değerini artırmak için fırsatları veya sorunları belirlemelerine olanak tanır.
• Proje Fizibilitesi. Proje fizibilitesi iş ihtiyacına bağlıdır. İş ihtiyacının neden yatırıma değer olduğunu ve neden şu anda ele alınması gerektiğini açıklar. Maliyet-fayda analizi ve varsayımları içerir.
• İş Stratejisi. İş stratejisi, projenin gerçekleştirilme nedenidir ve tüm ihtiyaçlar, stratejik değere ulaşmak ile ilgilidir.

Beklenen faydalar ve olası anlaşmalara ek olarak iş ihtiyacı, proje fizibilitesi ve iş stratejisi, proje ekibine amaçlanan iş değerini karşılamak veya aşmak için bilinçli kararlar vermelerine olanak sağlar.

İstenen sonuçlar açıkça tanımlanmalı, yinelemeli olarak değerlendirilmeli ve proje boyunca güncellenmelidir. Proje Yaşam Döngüsünde, proje değişikliğe uğrayabilir ve proje ekibi buna uyum sağlamalıdır. Proje ekibi, projenin ihtiyaçla uyumlu olduğunu ve amaçlanan sonuçları sunacağını doğrulamak için istenen teslimatlara, temel çizgilere ve iş durumuna göre proje ilerlemesini ve yönünü sürekli olarak gözden geçirmelidir. Proje ekibi ve diğer paydaşlar tarafından belirlenen fırsatlarını değerlendirmek veya sorunları en aza indirmek için iş gerekçesi güncellenmelidir. Proje veya paydaşları iş ihtiyacı ile hizalı değilse veya projenin amaçlanan değeri sağlama olasılığı düşük görünüyorsa, projenin sonlandırılması düşünülebilir.

Değer, değerli, önemli veya kullanışlı olmaktır. Değer özneldir, farklı insanlar ve organizasyonlar için farklı anlamlara sahip olabilir. Bunun nedeni, faydanın kısa vadeli veya uzun vadeli kazançlar, finansal olmayan unsurlardan oluşan organizasyonel stratejilere bağlı olmasıdır. Tüm projelerin belirli sayıda paydaşı olduğu için, müşteri bakış açısına öncelik verilirken, her bir paydaş için farklı değerler dikkate alınmalı ve bütünle dengelenmelidir.

Bazı projelerde, müşteri, projeyi gerçekleştiren organizasyon veya diğer paydaşlar için değeri maksimize eden değer mühendisliği yöntemleri tercih edilebilir. Örneğin, en az kaynak ile israftan kaçınarak, kabul edilebilir risk doğrultusunda gerekli işlevsellik ve kalite düzeyini sağlamak. Özellikle önceden belirlenmiş net bir kapsamı olmayan uyarlanabilir projelerde, proje ekibi hangi özelliklerin yatırıma değer olduğunu ve olmadığını belirlemek için müşteriyle birlikte çalışarak değeri optimize edebilir.

Projelerde değeri gerçekleştirmeyi desteklemek için proje ekipleri odak noktasını teslimatlardan amaçlanan sonuçlara kaydırır. Önemli olan yapmak değil başarmaktır. Başarıya odaklanmak, proje ekiplerinin yalnızca belirli bir teslimat yerine projenin vizyonunu veya amacını gerçekleştirmesine olanak tanımasını sağlar.

Teslimat, amaçlanan proje sonucunu desteklerken, projenin vizyonunu veya amacını tam olarak karşılamayabilir. Örneğin müşteri, çözümün daha yüksek verimlilik için gerekli olan ihtiyacını çözdüğünü düşündüğü bir yazılım isteyebilir. Yazılım projenin teslimatıdır, ancak amaçlanan üretkenliği sağlamayabilir. Böyle durumlarda, yazılımın kullanımına ilişkin eğitim ve koçluk eklemek gerekebilir. Projenin teslimatı daha yüksek üretkenlik sağlamada başarısız olursa, paydaşlar projenin başarısız olduğunu düşünebilirler.

Projelerin değer katkısı, kısa veya uzun vadeli olabilir.

Değer katkısı, operasyonel aktivitelerden gelen katkılarla karıştırılabileceğinden, izole edilmesi zor olabilir.

Proje bir programın bir bileşeni olduğunda, projeyi uygun şekilde yönlendirmek için program düzeyinde değerlendirmesi gerekebilir. Güvenilir bir değerlendirme yapılmak isteniyorsa, proje teslimatının tüm bağlamı ve yaşam döngüsü dikkate alınmalıdır.

Değer zamanla gerçekleşirken, yürütülen etkili süreçler erken fayda elde edilmesini sağlayabilir. Verimli ve etkili uygulama ile proje ekipleri, erken teslimat, daha iyi müşteri hizmeti veya iyileştirilmiş çalışma ortamı gibi sonuçları elde edebilirler.

Proje liderleri, yönetimler ile çalışarak proje teslimatlarını kullanıma sokmak için teslimatların planlanan sonuçları gerçekleştirecek şekilde gerçekleştirildiğinden emin olmalıdırlar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler