5 – SİSTEM ETKİLEŞİMLERİNİ TANIYIN, DEĞERLENDİRİN VE YANITLAYIN
Proje performansını olumlu yönde etkilemek için proje içindeki ve dışındaki dinamik koşulları bütünsel bir şekilde tanımak, değerlendirmek ve bunlara yanıt vermek gerekir.
Temel Prensipler
- Projeler, birbirine bağlı ve etkileşim halindeki aktivitelerden oluşan bir sistemdir.
- Sistem düşüncesi, proje unsurlarının birbirleriyle ve harici sistemlerle nasıl etkileşime girdiğine dair bütünsel bakış açısı gerektirir.
- Sistemler sürekli değişir, iç ve dış koşullara sürekli dikkat edilmesi gerekir.
- Sistem etkileşimlerine duyarlı olmak, proje ekiplerinin olumlu sonuçlardan yararlanmasına olanak tanır.
Sistem, bir bütün olarak işlev gören etkileşimli ve birbirine bağımlı bileşenler kümesidir. Bütünsel bakış açısıyla proje, dinamik koşullarda var olan ve sistemin özelliklerini sergileyen çok yönlü bir varlıktır. Proje ekipleri, projeyi kendi çalışma parçalarına sahip bir sistem olarak görmeli, bütünsel olarak ele almalıdırlar. Açıklamak gerekirse zaman, maliyet, kalite, gereksinimler vb. hepsi birbirine bağlıdır. Birindeki değişim diğerlerini etkileyebilir.
Projeler daha büyük sistemler içinde çalışırlar ve proje teslimi, faydaları gerçekleştirmek için daha büyük bir sistemin parçası olabilir. Ör., proje, bir programın parçası olabilir ve bu da bir portföyün parçası olabilir. Birbirine bağlı yapılar, sistemlerin sistemi olarak tanımlanır. Proje ekipleri, sistemlerin sistemi genelinde uyumu desteklemek için iç/dış ve dış/iç bakış açılarını dengelerler. Projede yer alan iç paydaşların ve dış paydaşların farklı bakış açılarını proje bütününde değerlendirerek dengelemek gerekir.
Proje, amaçlanan sonucu sağlamak için etkin bir şekilde entegre edilmesi gereken alt sistemlere sahip olabilir. Örneğin, proje ekipleri bir teslimatın ayrı bileşenlerini geliştirdiğinde, tüm bileşenler etkin bir şekilde entegre edilebilmelidir. Proje ekiplerinin düzenli olarak alt sistem çalışmalarını etkileşime sokması ve uyumlu hale getirmesi gerekir. Projeler bir bütünün (örneğin otomabil) farklı parçaları (motor, şasi vb.) üzerinde çalışabilirler. Her parçanın bütün sistem özelinde düşünülmesi ve ele alınması gerekir.
Sistem düşüncesi, projenin sunduğu sistemlerin zamanlamasını dikkate alır. Örneğin, proje teslimatları aşamalı olarak tamamlanıyorsa, her bir artış önceki sürümlerin kümülatif sonuçlarını veya yeteneklerini yansıtır. Proje ekipleri, amaçlanan sonuçların gerçekleştirilebilmesi için projenin sonrasını, projenin teslim edilebilirliğini operasyonel açıdan düşünmelidir. Projelerde teslimatlar üretilirken teslim edildikten sonra kullanımınında dikkate alınması gerekir.
Projeler geliştikçe, iç ve dış koşullar sürekli değişir. Tek bir değişiklik birden fazla etki yaratabilir. Örneğin, büyük bir inşaat projesinde, gereksinimlerdeki bir değişiklik, ana yüklenici, alt yükleniciler, tedarikçiler veya diğerleriyle sözleşme değişikliklerine neden olabilir. Buna karşılık, bu değişiklikler proje maliyeti, zaman, kapsam ve performans üzerinde etki yaratabilir. Bu değişiklikler hizmet sağlayıcılar, düzenleyiciler, finansörler ve devlet yetkilileri gibi harici kuruluşlardan onay almak için değişiklik kontrol sürecini başlatabilirler. Projelerde kelebek etkisini dikkate almak gerekir. En ufak bir değişiklik başka noktalarda büyüklü küçüklü değişikliklere sebep olabilir.
Bazı değişiklikleri önceden tahmin etmek mümkün olsa da, projeyi yaşam döngüsü boyunca etkileyebilecek değişikliklerin çoğu gerçek zamanlı olarak ortaya çıkar.
Proje ekibi, projeye sistem düşüncesiyle yaklaşmalı, iç ve dış koşullara sürekli dikkat etmeli, paydaşları ortak bir anlayış içinde tutmak için değişiklikleri ve etkilerini dikkate almalıdır.
Aşağıdaki yazılarım değişiklikler ile ilgili daha kapsamlı bilgi sahibi olmanızı sağlayacaktır;
Risk Olarak Değişiklikler
Proje Dışı Değişikliklerin Projeye Etkisini Yönetmek
Proje Yönetiminde Değişiklik Kontrol Araçları
Sistem düşüncesi, proje ekibinin kendisini ve proje sistemi içindeki etkileşimlerini nasıl gördüğü ile ilgilidir. Proje sistemi ortak bir amaç için çalışan çeşitli proje paydaşlarını bir araya getirir. Bu çeşitlilik proje ekiplerine değer katar. Proje ekibinin uyumlu bir şekilde çalışmak için bu farklılıklardan nasıl etkili bir şekilde yararlanacağını düşünmesi gerekir. Örneğin, bir devlet kurumu yeni bir teknolojinin geliştirilmesi için özel bir şirketle sözleşme yaptığında, geliştirme ekibi her iki organizasyonun proje ekibi üyelerinden oluşabilir. Bu proje ekibi üyelerinin kendi organizasyonlarında işlerin nasıl yürüdüğüne ilişkin varsayımları, farklı çalışma biçimleri ve zihinsel modelleri olabilir. Özel bir şirket ve devlet kurumunun kültürlerini birleştiren bu yeni proje sisteminde, proje ekibi üyeleri ortak bir vizyon, dil ve araç seti oluşturan sentezlenmiş bir ekip kültürü oluşturabilir. Bu yaklaşım, proje ekibi üyelerinin etkin bir şekilde katılımına ve proje sisteminin çalışma olasılığını artırmaya yardımcı olur.
Sistemler arasındaki etkileşim nedeniyle, proje ekipleri değişen sistem dinamikleri konusuna farkındalık ve ihtiyatla yaklaşmalıdır. Aşağıdaki beceriler, projenin sistem görünümünü desteklerler:
- İş alanları ile empati kurmak
- Büyük resme odaklanan eleştirel düşünme
- Varsayımlara ve zihinsel modellere meydan okuma
- Dışarıdan inceleme ve tavsiye istemek
- Proje çalışması, teslimatlar ve sonuçlar hakkında ortak bir anlayışa sahip olmak için entegre yöntemlerin, yapıların ve uygulamaların kullanılması
- Sistem dinamiklerinin nasıl etkileşebileceğini ve tepki verebileceğini öngörmek için modelleme ve senaryoların kullanılması
- İş sonuçlarının elde edilmesine yardımcı olmak için entegrasyonun proaktif yönetimi.
Sistem etkileşimlerini tanımak, değerlendirmek ve bunlara yanıt vermek aşağıdaki olumlu sonuçlara yol açabilir:
- Proje içindeki belirsizliğin ve riskin erken değerlendirilmesi, alternatiflerin araştırılması ve istenmeyen sonuçların değerlendirilmesi
- Proje yaşam döngüsü boyunca varsayımları ve planları uyarlama yeteneği
- Planlama ve teslimatı bilgilendiren sürekli bilgi akışının ve anlayışın sağlanması
- Planların, ilerlemenin ve geleceğe yönelik tahminlerin ilgili paydaşlara açık bir şekilde iletilmesi
- Proje amaç ve hedeflerinin müşterinin amaçları, hedefleri ve vizyonuyla uyumlu hale getirilmesi
- Proje teslimatlarından yararlanıcıların, son kullanıcıların, sponsorun veya müşterinin değişen ihtiyaçlarına uyum sağlama yeteneği
- Uyumlu projeler veya girişimler arasındaki sinerjileri ve kazanımları görme yeteneği
- Başka türlü yakalanmayan fırsatlardan yararlanma, diğer proje veya girişimlere yönelik veya bunlar tarafından oluşturulan tehditleri görme yeteneği
- En iyi proje performans ölçümüne ve bunların projeye dahil olan kişilerin davranışları üzerindeki etkilerine ilişkin netlik
- Bir bütün olarak kuruluşa fayda sağlayan kararlar
- Risklerin daha kapsamlı ve bilgiye dayalı olarak belirlenmesi.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
