3 – PAYDAŞLARLA ETKİLİ İŞBİRLİĞİ
Proje başarısı ve müşteri memnuniyeti için proje paydaşlarını uygun şekilde projeye dahil etmek gerekir.
Temel Prensipler;
- Paydaşlar projeleri, performansı ve sonuçları etkilerler.
- Proje ekipleri, paydaşlarla etkileşime girerek onlara hizmet ederler.
- Proaktif paydaş katılımı değerin teslim edilmesini sağlar.
Paydaşlar, portföy, program veya projenin kararlarından, aktivitelerinden veya sonucundan etkilenebilecek veya kendilerini bu şekilde algılayabilecek bireyler, gruplar veya kuruluşlardır. Paydaşlar, projenin performansını veya sonucunu olumlu veya olumsuz bir şekilde doğrudan veya dolaylı olarak etkilerler.
Paydaşların projeleri etkileme alanları;
- Kapsam/gereksinimler – Kapsam ve/veya gereksinimlerin belirlenmesi, önceliklendirilmesi, düzenlenmesi veya kaldırılmasında yer alırlar.
- Zaman çizelgesi – Değer teslimi hızlandırmak için fikirler sunabilirler, diğer taraftan proje aktivitelerini yavaşlatabilir veya durdurdurabilirler.
- Maliyet – Planlanan harcamaların azaltılmasına veya ortadan kaldırılmasına yardımcı olabilirler veya maliyeti artıran, ek kaynaklar gerektiren adımları, gereksinimleri veya kısıtları ekleyebilirler.
- Proje ekibi – Projede amaçlanan sonuçları sağlamak ve öğrenme kültürünü teşvik etmek için gereken beceri, bilgi ve deneyime sahip kişilere erişim sağlayabilirler veya kısıtlarlar.
- Planlar – Planlama için bilgi sağlarlar veya üzerinde anlaşmaya varılan konularda değişiklik talep edebilirler.
- Sonuçlar – Projede istenen sonuçları elde etmek için gerekli olan çalışmaları yaparlar ya da engellerler.
- Kültür – Proje ekibinin veya diğer paydaşların katılım düzeyini ve tutumlarını etkilerler.
- Faydaların gerçekleştirilmesi – Projenin istenen değeri teslim etmesi için uzun vadeli hedefler belirlerler.
- Risk – Projenin risk eşiklerini belirler, risk yönetimi ile ilgili aktivitelere katılırlar.
- Kalite – Kalite gerekliliklerini belirler ve talep ederler.
- Başarı – Başarı kriterlerinin tanımlanmasına ve değerlendirilmesine katkı sağlarlar.
Paydaşlar, proje yaşam döngüsü boyunca değişebilirler. Paydaşların ilgisi, etkisi veya etkisinin derecesi zamanla değişebilir. Özellikle yüksek derecede etkiye sahip olan ve proje hakkında olumsuz veya tarafsız görüşe sahip olan paydaşlar, çıkarlarının, endişelerinin ve beklentilerinin anlaşılması için etkin bir şekilde projeye dahil edilmelidir. Proje ekibi, başarılı bir proje sonucu için gerekli olan etkin katılım ve destek ile ilgili endişeleri giderebilir. Proje Paydaşlarını anlamak ve yönetmek ile ilgili yazımda birkaç ipucu vermeye çalışmıştım.
Projenin başlangıcından sonuna kadar paydaşları belirlemek, analiz etmek ve proaktif olarak etkileşim kurmak, başarıya ulaşmaya yardımcı olur.
Proje ekipleri bir grup paydaştır. Bu paydaş grubu, diğer paydaşları, onların ilgi, ihtiyaç ve görüşlerini anlamaları, dikkate almaları, iletmeleri ve bunlara yanıt vermeleri için bir araya getirilir. Paydaşların çıktıları diğer paydaşların girdileridir.
Etkili ve verimli katılım ve iletişim, paydaşların nasıl, ne zaman, ne sıklıkta ve hangi koşullar altında dahil olmak istediklerini ve katılmaları gerektiğini belirlemeyi içerir. İletişim, katılım için önemlidir ancak diğerlerinin fikirlerinin farkındalığını, bakış açılarını değerlendirmeyi ve ortak bir çözüm için şekillendirilmesini içerecek şekilde etkin kullanılmalıdır. Katılım, sık ve iki yönlü iletişim yoluyla sağlam ilişkiler kurmayı ve sürdürmeyi içerir. İşbirliği, etkileşimli toplantılar, yüz yüze toplantılar, görüşmeler ve bilgi paylaşımı aktiviteleri ile teşvik edilir.
Paydaş katılımı, inisiyatif alma, dürüstlük, işbirliği, saygı, empati ve güven dahil olmak üzere büyük ölçüde kişilerarası becerilere dayanır. Bu beceriler ve tutumlar, herkesin işe ve birbirine uyum sağlamasına yardımcı olarak başarı olasılığını artırır.
Katılım, proje ekiplerinin bilgileri, verileri ve görüşleri tespit etmesine, toplamasına ve değerlendirmesine yardımcı olur. Bu yaklaşım, proje sonuçlarını başarılı kılacak ortak anlayış ve uyum yaratır. Ek olarak, bu aktiviteler proje ekibinin projeyi değişen koşulları belirlemeye, ayarlamaya ve yanıt vermeye uyarlamasına yardımcı olur.
Proje ekipleri, potansiyel olumsuz etkileri en aza indirmek ve olumlu etkileri en üst düzeye çıkarmak için proje boyunca diğer paydaşlarla aktif olarak ilgilenirler. Paydaş katılımları, memnuniyeti artırmanın yanı sıra daha iyi proje performansı ve sonuçlar için fırsatlar sağlar. Son olarak, diğer paydaşları dahil etmek, proje ekibinin daha geniş bir paydaş yelpazesi için kabul edilebilir çözümler bulmasına yardımcı olur.
UDEMY’de yer alan Paydaş İlişkilerini Yönetmek adlı eğitime aşağıdaki linklerden ulaşabilirsiniz.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:
- PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 26 – Proje Performans Alanları – Paydaşlar – 1
- PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 28 – Proje Performans Alanları – Paydaşlar – 3
- Proje Risk Yönetiminde Şeffaflık
- PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 27 – Proje Performans Alanları – Paydaşlar – 2
- PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 48 – Proje Performans Alanları – Proje Çalışmaları – 1
- Projelerde Kilit Paydaşları Belirlemek
- Proje Yönetiminde Güç
- Paydaşlarla İşbirliği Yapmak
- PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 22 – Proje Yönetim İlkeleri – 11
- Proje Yönetiminde Risk Kayıtları ve Risk Raporu
