2 – İŞBİRLİKÇİ PROJE EKİP ORTAMI OLUŞTURMA

Proje ekipleri, farklı beceri, bilgi ve deneyime sahip bireylerden oluşur. Ortak bir hedef, işbirliği içinde çalışan proje ekipleri tarafından kendi başlarına çalışan bireylerden daha etkili ve verimli bir şekilde gerçekleştirebilir.

Temel prensipler;

• Projeler, proje ekipleri tarafından teslim edilirler.
• Proje ekipleri, genellikle kendi “yerel” kültürlerini oluşturarak, kurumsal ve profesyonel kültürler ve politikalar dahilinde çalışırlar.
• İşbirliğine dayalı bir proje ekibi ortamı aşağıdakileri kolaylaştırır:
  • Diğer organizasyon kültürleri ve politikaları ile hizalanma,
  • Bireysel ve takım halinde öğrenme ve gelişim
  • Optimum katkı ile istenen sonuçları elde etmek

İşbirliğine dayalı proje ekibi ortamı oluşturmak, ekip anlaşmaları, yapılar ve süreçler gibi birden çok faktörü beraberinde getirir. Bu faktörler, bireylerin birlikte çalışmasını sağlarken  etkileşimlerden sinerji  çıkaran bir kültürü desteklerler.

• Ekip anlaşmaları. Ekip anlaşmaları , proje ekibi tarafından oluşturulan, proje ekip üyelerinin taahhüdüyle desteklenen bir dizi davranışsal parametre ve çalışma normunu temsil eder. Ekip sözleşmesi bir projenin başlangıcında oluşturulur. Proje ekibi birlikte çalışmaya devam ettikçe başarının devamı için gerekli olan normlar ve davranışlar netleşir ve zamanla gelişir. Bu maddede dikkat edilmesi gereken proje ekibinin projenin başında kurulduğu vurgusudur. Her projede projenin başında proje ekibi kurulamayabilir. Proje paydaşları, proje akt.vitelerini kimin yapacağını belirledikleri noktada ekip kurulabilir. Proje başlangıcında ekip kurulması Çevik yaklaşımların öngörüdür.

Ekip anlaşmaları Ekip Başlatma Belgesi ile ele alınır ve temel çalışma kurallarını içerir. Bu konudaki yazımı daha açıklayıcı olacaktır: Temel Kurallar 

• Organizasyon yapıları. Proje ekipleri, proje işleri ile ilgili çalımaları koordine etmeye yardımcı olacak yapıları kullanır, uyarlar ve uygular. Organizasyon yapıları, proje çalışmasının unsurları ile organizasyonel süreçlerin herhangi bir birleşimi veya etkileşimini içerir. Proje organizasyon yapıları rollere, işlevlere veya yetkiye dayalı olabilir. Proje bağlamına uyacak şekilde uyarlanmış veya benzersiz bir proje ihtiyacını karşılamak için tasarlanabilirler. Bir otorite figürü resmi olarak yapıyı empoze edebilir veya proje ekibi üyeleri, organizasyonel yapıya uyumlu olarak proje organizasyon yapısının tasarımına katkıda bulunabilirler. İşbirliğini geliştirebilecek organizasyonel yapılaraşağıdakileri içerir;

• • Rol ve sorumluluk tanımları,
  • Çalışanların ve tedarikçilerin proje ekiplerine atanması,
  • Belirli bir amaçla görevlendirilmiş resmi komiteler ve
  • Belirli bir konuyu düzenli olarak gözden geçiren daimi toplantılar

Organizasyon yapılarından standartta bahsedilmiyor. Aşağıdaki yazılarımı okuyarak organizasyon yapılarını daha iyi anlayabilirsiniz;

Projelerde Matris Organizasyonlar – 1
Projelerde Matris Organizasyonlar – 2
Projelerde Matris Organizasyonlar – 3
Ürün/Proje/Program Bazlı Organizasyonlar
Projeler ve Geleneksel Organizasyon Yapıları

• Süreçler. Proje ekipleri, görevlerin ve iş atamalarının tamamlanmasını sağlayan süreçleri tanımlarlar. Örneğin, proje ekipleri İş Kırılım Yapısı (İKY), İş Listesi veya görev panosu kullanarak ayrıştırma sürecini gerçekleştirebilirler.

Proje ekipleri, projeye dahil olan diğer organizasyonların kültüründen, projenin doğasından ve çalıştıkları çevreden etkilenirler. Bu etkiler içerisinde kendi ekip kültürlerini oluştururlar. Proje ekipleri, proje hedefini en iyi şekilde gerçekleştirmek için yapılarını uyarlarlar.

Kapsayıcı ve işbirlikçi ortamları teşvik ederek, bilgi ve uzmanlık daha özgürce değiş tokuş edilerek istenen proje sonuçlarına ulaşılır.

Roller ve sorumluluklar konusunda netlik ekip kültürünü geliştirir. Proje ekipleri içinde, belirli görevler belirli kişilere devredilebilir veya proje ekibi üyelerinin kendileri tarafından seçilebilir. Bu yaklaşım, görevlerle ilgili yetki, hesap verebilirlik ve sorumluluğu içerir:

• Yetki – Belirli bir bağlamda ilgili kararlar alma, prosedürler oluşturma veya iyileştirme, proje kaynaklarını kullanma, fon harcama veya onay verme hakkına sahip olma. Yetki, açık veya örtülü olabilir.
• Hesap Verebilirlik – Bir sonuçtan sorumlu olma durumu. Bu sorumluluk paylaşılmaz.
• Sorumluluk – Bir şeyi yapmak veya yerine getirmekle yükümlü olma durumu. Bu sorumluluk paylaşılabilir.

Proje çalışmalarında kimin hesap veren veya sorumlu olduğuna bakılmaksızın, işbirlikçi bir proje ekibi proje teslimatlarının toplu olarak sahiplenir. 

Farklı kültürlerden gelen bir proje ekibi, farklı bakış açılarını bir araya getirerek proje ortamını zenginleştirebilir. Proje ekibi, dahili organizasyon personeli, dış kaynaklar, gönüllüler vb. den oluşabilir. Bazı proje ekibi üyeleri belirli bir teslimat üzerinde çalışmak için kısa vadeli olarak projeye katılırken, diğer üyeler projeye daha uzun vadeli olarak atanabilirler. Bazı kişileri proje ekibiyle bütünleştirmek, herkesi zorlayabilir. Proje ekiplerinde saygı kültürü, farklılıklara izin verir ve bunları verimli bir şekilde kullanmanın yollarını bulur, çatışmaların etkili bir şekilde yönetimini teşvik eder.

İşbirliğine dayalı proje ekibi ortamına, proje ekibi ve organizasyon içindeki profesyonel çalışmanın parçası olan uygulama standartlarının, etik kuralların ve diğer yönergelerin dahil edilmesi gerekir. Proje ekipleri, kendi uygulamaları ve ilgili kurallar arasındaki çelişkileri önlemeye çalışırlar.

İşbirlikçi proje ekibi ortamı, bilgi alışverişini teşvik eder. Böylelikle sonuçlar ortaya çıkarken birlikte öğrenme ve bireysel gelişim artar.

İşbirliğine dayalı proje ekibi ortamları, herkesin organizasyon için istenen sonuçları elde etmek için elinden gelenin en iyisini yapmasına olanak tanır. Organizasyonlar, temel değerlerine, ilkelerine ve kültürüne saygı duyan ve bunları geliştiren teslimatlardan ve sonuçlardan fayda sağlarlar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler