Conceptual image of businessteam working cohesively. Interaction and unity
İnsanlar projenin etkin ve verimli bir şekilde çalışması için gerekli fonksiyonları yerine getirerek proje teslimini yönlendirirler. Projeyle ilgili fonksiyonlar bir kişi veya ekip tarafından yerine getirilebilir veya tanımlanmış rollerde birleştirilebilir.
Kolektif çalışmalarda koordinasyon başarı için son derece önemlidir. Farklı bağlamlara uygun farklı koordinasyon türleri vardır. Bazı projeler, proje ekibi üyelerinin kendi kendini organize ettiği ve kendi kendini yönettiği merkezi olmayan koordinasyonu tercih edebilir.(Çevik Yaklaşım) Diğer projeler, atanmış bir proje yöneticisinin veya benzer bir rolün liderliği ve rehberliği ile merkezi koordinasyonu tercih edebilir.(Geleneksel Yaklaşım) Merkezi koordinasyona sahip projeler, işin bölümleri için kendi kendini organize eden proje ekiplerinin dahil etmeyi tercih edebilir.(Hibrit Yaklaşım) Projelerde sadece tek bir koordinasyon yapısı yerine farklı koordinasyon yöntemlerin tercih edilebileceği bu standartın hibrit proje yönetimi konusundaki yaklaşımını gösteriyor.
Koordinasyonun nasıl yapıldığına bakılmaksızın, destekleyici liderlik modelleri ve proje ekipleri ile diğer paydaşlar arasındaki anlamlı, sürekli katılımlar başarılı sonuçların temelini oluşturur. Projelerin nasıl koordine edildiğinden bağımsız olarak, proje ekibinin ortak çabası sonuçları, faydaları ve değeri ortaya koyar. Burada önemli olanın koordinasyon yöntemi olmadığı başarıya odaklanılması gerektiğinin altı çizilmektedir.
Projenin ihtiyaçları, organizasyon ve çevre, hangi fonksiyonların kullanıldığını ve bu fonksiyonların nasıl gerçekleştirildiğini etkiler. Projede yer alan herkes projedeki rolüne göre aşağıdaki fonksiyonları duruma uygun olarak ve gerektiği gibi yerine getirmelidir. PMBOK7 bu konuyu 8 alt başlıkta ele almaktadır;
1- GÖZETİM VE KOORDİNASYON SAĞLAMAK
Bu roldeki kişiler, proje çalışmalarını düzenleyerek proje ekibinin proje hedeflerine ulaşmasına yardımcı olur. Bu rol, organizasyonlar arasında farklılık gösterebilir. Planlama, izleme ve kontrol aktivitelerine liderlik etmeyi içerebilir. Bazı organizasyonlarda, proje öncesi aktivitelerin (iş analizi, ihale ve sözleşme görüşmeleri ve iş gerekçesi geliştirmede) bir parçası olarak değerlendirme ve analiz aktivitelerini, proje ekibinin sağlığını, güvenliğini ve genel refahını iyileştirmek için izlemeyi ve çalışmalar yapmayı içerir.
Koordinasyon, hedefleri gerçekleştirmek, proje performansını iyileştirmek veya müşteri ihtiyaçlarını karşılamak için yöneticilere ve iş birimi liderlerine danışmayı gerektirir.
Proje teslimatları tamamlandıkça, projenin resmi olarak kapanmasından önce, faydaların gerçekleştirilmesi ve sürdürülmesi ile ilgili takip aktivitelerine gözetim bu role dahil edilebilir. Bu rol, projenin içinde yer aldığı portföyleri ve programları destekleyebilir. Sonuç olarak, unutulmaması gereken bu rolün organizasyona uyacak şekilde uyarlanması gerekir.
2- MEVCUT HEDEFLER VE GERİ BİLDİRİM
Bu roldeki kişiler, müşteriler ve son kullanıcılarla bakış açıları, iç görüleri ve yönlendirme konularında birlikte çalışırlar. Müşteri ve son kullanıcı her zaman aynı anlama gelmez. Müşteri, projeyi talep eden veya finanse eden kişi veya gruptur. Son kullanıcı, proje teslimatının doğrudan kullanımını deneyimleyecek kişi veya gruptur.
Projelerin, proje gereksinimleri, sonuçları ve beklentileri ile ilgili olarak müşterilerden ve son kullanıcılardan net bir yönlendirmeye ihtiyaçları vardır. Gereksinimlerin ve hedeflerin net olmadığı durumlarda uygulanan uyarlanabilir ve hibrit proje ortamlarında, proje ekipleri belirli artırımlarla ürün öğelerini araştırıp geliştirdiği için sürekli geri bildirim ihtiyacı daha fazladır. Bazı proje ortamlarında, müşteri veya son kullanıcı, inceleme ve geri bildirim için proje ekibiyle periyodik iletişim kurarlar.(Örneğin çevik yaklaşımlarda günlük toplantılar) Bazı projelerde, proje ekibine müşteri veya müşteri temsilcisi katılır. Müşteri ve son kullanıcı girdi ve geri bildirim ihtiyaçları, projenin doğasına ve gereken rehberlik veya yönlendirmeye göre belirlenmelidir.
3- KOLAYLAŞTIRMA VE DESTEKLEME
Kolaylaştırma ve destek rolü, projenin niteliğine bağlı olarak, izleme ve koordinasyonu sağlamakla yakından ilişkilidir. Bu rol, proje ekibi üyelerinin katılımını, işbirliğini ve iş teslimatı için ortak bir sorumluluk duygusu geliştirmeyi teşvik etmeyi içerir. Kolaylaştırma, proje ekibinin çözümler etrafında fikir birliği oluşturmasına, çatışmaları çözmesine ve kararlar almasına yardımcı olur. Toplantıları koordine etmek ve proje hedeflerinin geliştirilmesine tarafsız bir şekilde katkıda bulunmak için kolaylaştırma gereklidir.
İnsanları değişim konularında desteklemek ve başarılarını engelleyebilecek engelleri ortadan kaldırmalarında yardımcı olmak gereklidir. Bu rolün gereği, performansı değerlendirme, bireylere ve proje ekiplerinin öğrenme, uyum sağlama ve iyileştirme yardımcı olacak geri bildirim sağlamayı içerir.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Savaş Bey merhaba,
1. GÖZETİM VE KOORDİNASYON SAĞLAMAK bölümünün PMBOK 7 de geçen 8 alt başlığı nedir acaba?
Çok teşekkürler
Merhaba, aslında gözetim ve koordinasyon ile başlayan 8 maddeyi kastediyorum. O cümlenin yeri yanlış olmuş. Bir üst paragrafın en son cümlesi olmalıydı, düzelttim. Gözetim ve koordinasyonun 8 alt başlığı yok.
Çok teşekkürler Savaş Bey.