PMP Hazırlık – Kapsam – 25

Proje Kapsam Bildirimi

Proje Kapsam Bildirimi

Proje Kapsam Bildirimi* proje kapsamının, ana çıktıların, varsayımların ve kısıtlamaların tanımıdır. Paydaşlar ve diğer proje üyeleri, proje sırasında kapsamın kapsam temel çizgisine göre doğrulanması, güncellenmesi veya değiştirilmesi gerektiğinde, Proje Kapsam bildirimine başvurabilirler.

Proje Kapsam Bildirimi her proje için farklı olacaktır, ancak PMBOK® Kılavuzunda belirtildiği gibi, aşağıdakilerin tamamını veya bir kısımını içerebilir:

Proje kapsam tanımı: Proje Başlatma Belgesinde ve gereksinim belgelerinde açıklanan ürün, hizmet veya sonucun özellikleri.
Kabul kriterleri: Teslimatlar kabul edilmeden önce yerine getirilmesi gereken koşullar.
Teslimatlar: Bir süreci, aşamayı veya projeyi tamamlamak için üretilmesi gereken herhangi bir benzersiz ve doğrulanabilir ürün, sonuç veya bir hizmettir. Proje raporları vb. belge çıktıları dahildir.
Projenin Kapsam Dışı Konuları: Genellikle projede neyin kapsam dışında tutulduğunu tanımlar. Neyin proje kapsamı dışında olduğunu açıkça belirtmek, paydaşların beklentilerini yönetmeye yardımcı olur.
Kısıtlar: Bir projenin veya sürecin yürütülmesini etkileyen sınırlayıcı faktörler.
Varsayımlar: Kanıt veya ispat olmaksızın doğru, gerçek veya kesin olarak kabul edilen planlama sürecindeki faktörlerdir. Yanlış oldukları ortaya çıkarsa bu faktörlerin potansiyel etkisi görülebilir.

Proje Kapsam Bildirimi ve Proje Başlatma Belgesi

Proje Başlatma Belgesi ve Proje Kapsam Bildirimi benzerdir, ancak farklı ayrıntı düzeyleri içerir. Proje Başlatma Belgesi, daha üst düzey proje amaçlarını ve hedeflerini içerirken, Proje Kapsam Bildirimi, projenin gerçek sonuçlarına odaklanan ayrıntılı bir belgedir.

Kapsam Yönetiminde Araç ve Teknikler

Kapsam tanımlamada kullanılan araç ve teknikler aşağıdadır;

Uzman Görüşü** – Uzman görüşü genellikle Proje Kapsam Bildirimini geliştirmek için gerekli bilgileri analiz etmek için kullanılır. Görüşler ve uzmanlıklar herhangi bir konuda olabilir.
Alternatiflerin Analizi – Bu veri analizi tekniği, proje kapsamını belirlemek için farklı yaklaşımları belirlemek ve mümkün olduğunca seçenekleri ortaya için kullanılır. Proje Yönetiminde Alternatif Analizi
Çok Kriterli Karar Analizi – Fikirleri analiz etmek için kullanılan bir karar verme tekniği. Proje kapsamını tanımlamaya yardımcı olacak fikirleri değerlendirmeye ve önceliklendirmeye yarar. Proje Yönetiminde Çoklu Kriter Karar Analizi
Kolaylaştırma – Kilit oyuncuları proje hedefleri ve sınırları konusunda kolaylaştırılmış atölye çalışmalarına katılmaya teşvik etmek, işlevler arası ve ortak bir anlayışa ulaşmaya yardımcı ol Proje Yönetiminde Kolaylaştırma
Ürün Analizi – Ürün analizi**, genellikle bir ürün hakkında sorular sorarak, ürünün kullanımını, özelliklerini ve diğer ilgili yönlerini tanımlamak için cevaplar oluşturmak anlamına gelen kapsamı tanımlama aracıdır. Spesifik bir ürüne bağlı olarak, ürün kırılımını, sistem analizi, gereksinim analizi, sistem mühendisliği, değer mühendisliği ve değer analizi gibi bir dizi analiz yöntemi kullanılabilir. Örneğin, ürününüz bir kameraysa, kapsamı oluşturmaya yardımcı olması için o ürünün lens, pil, kamera gövdesi ve kullanıcı arayüzü gibi tüm bileşenlerini analiz edersiniz. Proje Yönetiminde Ürün Analizi (Product Analysis)

Proje Kapsam Bildirimi Geliştirme Yönergeleri

Proje Kapsam Bildirimi hazırlarken aşağıdaki yönergelere dikkat edilmelidir;

Proje kapsamını geliştirmeye, izlemeye ve kontrol etmeye yönelik faaliyetler için Kapsam Yönetim Planı gözden geçirilmelidir.
Üst düzey proje tanımı, ürün özelliği ve proje onay gereksinimleri için Proje Başlatma Belgesine bakılmalıdır.
Projeye dahil edilecek gereksinimleri seçmek için Gereksinim Belgelerini gözden geçirilmelidir.
Politikalar, prosedürler, Proje Kapsam Bildirimi şablonu, önceki projelerden proje dosyaları, önceki aşamalardan veya projelerden alınan dersler gibi Organizasyonel Süreç Varlıkları gözden geçirilmelidir.
Proje kapsamını tanımlamak için uzman görüşü, ürün analizi, alternatiflerin analizi ve kolaylaştırılmış çalıştaylar gibi araç ve teknikler kullanılmalıdır.
Proje Kapsam Bildirimi gerektiğinde güncellenmelidir.

*Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 154-155.

**Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 153.

Türkçe eğitimler