PMP Hazırlık – Kapsam – 26

İş Kırılım Yapısı (İKY)

İş Kırılım Yapısı (İKY), proje hedeflerine ulaşmak ve gerekli çıktıları oluşturmak için proje ekibi tarafından yürütülecek toplam iş kapsamının hiyerarşik olarak ayrıştırılmasıdır. İKY, projeyi tamamlamak için gereken toplam çalışma kapsamını tanımlar. Büyük projelerde, farklı aşamalar, farklı ayrıntı düzeyinde ayrıştırılabilir.

Bkz: İş Kırılım Yapısı Ne İşe Yarar?

İş Paketleri

Maliyet ve sürenin tahmin edildiği ve yönetildiği iş kırılım yapısının en alt seviyesinde tanımlanan işlere verilen addır. Bir iş paketi, planlanabilen, bütçelenebilen ve bir kişiye veya gruba atanabilen bir çıktıyı tanımlar. Burada dikkat edilmesi gereken, İKY’de atıfta bulunulan “iş”in aslında işin kendisinin değil, bir iş paketinin sonucu olan ürünler veya çıktılar olduğudur.

İKY Sözlüğü

İKY sözlüğü, iş kırılım yapısındaki her bir bileşen hakkında ayrıntılı teslimat, efor ve zamanlama bilgisi sağlayan bir belgedir. İKY sözlüğü aşağıdakileri içerebilir:

Aktivite İKY kodu
İşin tanımı
Varsayımlar ve Kısıtlar
Sorumlu kişi veya kuruluş
Zaman çizelgesi kilometre taşları
Bağlı olduğu aktiviteler
Çalışmayı tamamlamak için gerekli kaynaklar
Maliyet tahminleri
Kalite gereksinimleri
Kabul kriterleri
Teknik referanslar
Sözleşme bilgileri

Ayrıştırma

Ayrıştırma, proje kapsamını ve proje çıktılarını daha küçük, daha yönetilebilir parçalara bölmek için kullanılan bir tekniktir. İş paketi, yapılacak işleri içeren İKY’deki en küçük parçadır, böylece süre ve maliyet tahminleri yapılabilir. Ayrıştırma düzeyi, proje gereksinimlerine ve projeyi etkin bir şekilde yönetmek için gereken ayrıntı düzeyine bağlıdır. Ayrıştırma adımları aşağıdaki gibidir;

Teslimatları ve teslimatı gerçekleştirmek için gerekli aktiviteleri tanımlama
İKY’yi yapılandırma ve düzenleme
Üst seviye İKY bileşenlerini düşük seviyeli bileşenlere ayırma
Her bileşene benzersiz bir tanımlama kodu atama
Yapılan ayrıştırmayı gözden geçirme ve proje gereksinimleriyle uyumlu olduklarını doğrulama

Bkz: Proje Yönetiminde Ayrıştırma (Decomposition)

Kontrol Hesapları

Kontrol hesabı, kapsam, bütçe, fiili maliyet ve zamanlamanın entegre edildiği ve performans ölçümü için kullanılan kontrol noktasıdır. Maliyetlerin bütçe dahilinde olduğunu doğrulamak için kontrol noktaları genellikle finans departmanı tarafından izlenir. İKY içindeki farklı iş paketleriyle ilişkili bu hesaplar, performansı kontrol etmek için bir projedeki kazanılmış değerine göre izlenebilir ve doğrulanabilir. Kontrol hesapları birden fazla iş paketi içerebilir, ancak her iş paketi yalnızca bir kontrol hesabına atanmalıdır.

Bkz: Proje Yönetiminde Kontrol Hesapları

Planlama Paketleri

Planlama paketi, kontrol hesabının altındaki iş içeriğine sahip olup ayrıntılı değildir. Başka bir deyişle, henüz bir gereksinim ile ilişkilendirilmemiş işler için yer tutucu rolü oynar. Kontrol hesabına yerleştirilir ancak belirlenmiş aktivitelere sahip değildir. Planlama paketi, kontrol hesabında yer alan, ancak henüz maliyeti veya bütçesi tanımlanmamış herhangi bir şey olabilir.

Bkz: Proje Aktivitelerini Tanımlamak

İKY Kodu

İKY kodu, İKY’nin her bir bileşenini benzersiz şekilde tanımlamak için kullanılan bir numaralandırma sistemidir. İKY kodu, proje yöneticilerinin, özellikle performans, raporlama ve maliyet alanlarında İKY bileşenlerini daha kolay izlemesine olanak tanır.

Kapsam Temel Çizgisi

Kapsam temel çizgisi, resmi değişiklik kontrol prosedürleri kullanılarak değiştirilebilen ve gerçekleşen sonuçlarla karşılaştırma için temel olarak kullanılan, proje kapsam bildiriminin, İKY ve İKY sözlüğünün onaylanmış versiyonudur. Kapsam temel çizgisi proje yönetim planına dahil edilir. Toplanan veriler kapsam temel çizgisiyle uyumlu değilse, varyansa bağlı olarak işlem yapılması gerekebilir.

Kapsam temel çizgisi aşağıdakileri içerebilir;

Proje kapsam bildirimi
İKY
İKY sözlüğü

Bkz: PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 91 – Eserler – 4

İKY Oluşturma Yönergeleri

İKY oluşturmaya yönelik yönergeler aşağıdaki gibidirİ

Proje kapsam bildiriminden İKY’nin nasıl oluşturulacağını ve İKY’nin nasıl sürdürüleceğini, onaylanacağını belirten Kapsam Yönetimi Planının gözden geçirin.
Karşılanması gereken gereksinimlerin ve kapsam dışında bırakılacak işlerin tanımı için Proje Kapsam Bildirimini inceleyin.
Projenin sonucu olarak neyin üretilmesi gerektiğini ve projeyi ve nihai ürünlerini teslim etmek için ne yapılması gerektiğini anlamak için gereksinim belgelerini gözden geçirin.
Proje ile ilgili olan ve İKY’yi oluşturmak için referans olarak hizmet edebilecek sektöre özel İKY standartları (ISO gibi) gibi Çevresel İşletme Faktörlerini (ÇİF’ler) gözden geçirin.
Politikalar, prosedürler, İKY şablonları, önceki projelerin dosyaları ve alınan dersler gibi Organizasyonel Süreç Varlıklarını (OSV) gözden geçirin.
Proje kapsamını daha küçük, daha yönetilebilir parçalara bölmek ve alt bölümlere ayırmak için ayrıştırma yapın.
Etkili bir İKY oluşturmak için proje gereksinimlerini bileşen parçalarına ayırmak için gereken bilgileri analiz etmek için uzman görüşü kullanın.
Artırımlı olarak teslim edilebilecek iş ürünleriyle ilgili notlarınızı alın.
Kapsam temel çizgisini yazılı hale getirin ve gerektiğinde güncelleyin.