Paydaş Katılım Planı
Paydaş Katılım Planı(1), paydaşların, proje veya program karar alma ve yürütme süreçlerine verimli katılımını teşvik etmek için gereken stratejileri ve eylemleri tanımlayan proje yönetim planının bir bileşenidir. Paydaşların katılımını sağlamak, projenizin başarısı için çok önemlidir.
Paydaş Katılımının Planlanması;
- Projenin hedeflerini gerçekleştirmek için proje paydaşları ile etkileşim kurmada kullanılacak açık ve eyleme geçirilebilir bir plan sağlar.
- Projede, projenin süresince belirlenen proje paydaşları ile nasıl etkileşime girileceğini belgeler.
- Paydaşları, projeye etkin bir şekilde dahil etmek için gerekli yönetim stratejilerini tanımlar.
- Proje yöneticileri, paydaş katılım planının hassas yapısının farkında olmalı ve proje ekip üyeleri ile paylaşırken uygun önlemleri almalıdırlar.
Paydaş kayıtlarında toplanan verilere ek olarak, paydaş katılım planı aşağıdaki ek paydaş bilgilerini sağlar(2):
- Kilit paydaşların istenen ve mevcut katılım düzeyleri.
- Projenin getireceği değişikliğin kapsamı ve paydaşlar üzerindeki etkisi.
- Belirlenen karşılıklı ilişkiler ve paydaşlar arasındaki olası etkileşimler.
- Paydaş iletişim gereksinimleri.
- Paydaşlarla paylaşılacak bilgiler ve bu bilgilerin paylaşılma nedeni, paydaş katılımına beklenen etkisi.
- Gerekli bilgilerin dağıtımı için zaman çerçevesi ve sıklık.
- Paydaş katılım planını güncelleme ve iyileştirme yöntemi.
Paydaş Katılım Planı Geliştirme Yönergeleri
Paydaş katılımı için strateji geliştirmeye, yürütmeye ve doğrulamaya yönelik yönergeler aşağıdaki gibidir;
- Proje için seçilen yaşam döngüsü, işin nasıl yürütüleceğinin tanımı, kaynak gereksinimlerinin nasıl karşılanacağının tanımı, değişikliklerin nasıl izlenip kontrol edileceği ve paydaşlar arasındaki iletişim ihtiyacı ve teknikleri vb. bilgiler için Proje Yönetim Planını gözden geçirin. Bkz: Proje Yönetimi Planı Geliştirmek – 1 – Proje Yönetimi Planı Geliştirmek – 2 – Proje Yönetimi Planı Hazırlamak – 3 – Proje Yönetimi Planı Hazırlamak – 4
- Proje paydaşlarını projeye dahil etmenin uygun yollarını planlamada ihtiyaç duyulan bilgiler için paydaş listesini gözden geçirin.
- Paydaşların katılımı için daha iyi bir uyum sürecini desteklemek adına en iyi seçeneklerin belirlenmesine yardımcı olması için kurum kültürünü, yapısını ve politik ortamı gözden geçirin.
- Önceki paydaş katılım planları ve bunların etkinliği hakkında bilgi edinmnek için alınan dersler veri tabanını ve geçmiş bilgileri gözden geçirin.
- Her bir paydaşın projenin ilgili aşamasında gereken katılım düzeyini belirlemek için uzman görüşünü kullanın.
- Paydaşların gerekli katılım düzeylerini belirlemek için uzmanlarla ve proje ekibiyle toplantılar yapın.
- Paydaşların katılım düzeylerini sınıflandırmak için analitik teknikleri kullanın.
- Paydaş katılım planını yazılı hale getirin.
(1) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 522.
(2) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 518, 522.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
