Yazar arşivleri: savassakar

Proje Ekibi Performans Ölçütleri

Bir Cevap Yazın

BasketballTeamHuddleImageDünkü yazımda Proje Yöneticisi Performans Ölçütlerinden bahsetmiştim. Tamamlayıcı olması açısından proje ekibinin performans ölçütlerini aynı bakış açısı ile değerlendirmek gerekir;

Birincil ölçütler

Üzerindeki işleri istenilene göre tamamlamak

  • Gerekliliklere göre teknik uygulama
  • Kaliteli iş yapma, hatasız iş yapma
  • Ana kilometre taşlarını gerçekleştirme
  • Hedef maliyetleri tutturma
  • Geliştirme – Ek katkı sağlama

Ekip üyesi ya da ekip lideri olarak verimlilik

  • Etkin bir ekip üyesi olma – Şirket içi tanımlara uygun
  • Diğerleriyle çalışabilme, katılımcı olma
  • Dış kaynak ve diğer birimlerle iletişimde olma
  • İlgili paydaşlarla koordinasyonu sağlama
  • Diğerleriyle anlaşabilme
  • Değişik açılardan bakabilme, alternatif ve çözüm üretebilme
  • Taahhüt verebilme

İkincil ölçütler

Asli işi ile proje işini bir arada etkin yürütebilmesi

  • Özel atamalarda tutumu
  • Yeni teknoloji ve konularda yaklaşımı
  • Yeni organizasyon yapısına uyumu
  • Kaynak planlama becerisi
  • Fonksiyonel yönlendirme ve liderlik becerisi

İdari destek servisleri

  • Rapor ve gözden gözden geçirmeleri yapması
  • Proje planlamaya destek vermesi
  • Prosedür geliştirme ve uygulama becerisi

Profesyonel gelişim

  • Kendi alanında güncel kalma
  • Yayınları ve interneti takip
  • Dernek, müşteri, eğitim kurumları ve ilgili mesleki kuruluşlarla bağlantı kurma

Diğer

Yapılan işin zorluğu

  • Teknik fırsatları görebilme
  • Değişimler ve olasılıkları yönetebilme

Yönetsel sorumluluklar

  • Belirli bir personelin idare edebilme
  • Disiplinli çalışma ve entegrasyon
  • Bütçe sorumluluğu taşıma
  • Personel sorumluluğu taşıma
  • Özel Yetkileri doğru kullanma

Birden fazla projeye katılım

  • Proje sayısına göre tutum geliştirme
  • Mevcut işlerin sayısı ve yoğunluğunu yönetebilme
  • Mevcut iş yükünü yönetebilme

Proje Yöneticisi Performans Ölçütleri

Bir Cevap Yazın

performance_indicatorEğitimlerimde genellikle proje yöneticilerinin performansının nasıl ölçülebileceği konusunda fikrim soruluyor. Proje Yöneticisinin şirketin stratejik hedeflerine uygun performans göstermesi ve üst yönetim beklentileri doğrultusunda çalışması gerekir. Daha teknik yaklaşmak gerekirse birincil ve ikincil ölçütlerin belirlenmesi ve proje esnasında ve sonrasında bu ölçütlere göre puanlama yapmak gerekir. Örneğin;

Birincil ölçütler

1. Amaçlara ulaşmak

  • Hedeflenen zaman, maliyetler
  • Kilometre taşları
  • Kar, net gelir, yatırımın geri dönüşü
  • Kalite
  • Teknik başarılar

Proje Yöneticisi’nin etkinliği projenin başından itibaren izlenmelidir;

  • Hedeflerin ve müşteri isteklerinin alınmasında tamlık
  • Bütçe ve zaman planlarını doğru yapmak
  • Politikaları ve stratejileri belirleme
  • Performans ölçütleri ve kontrolleri belirleme
  • Raporlama ve gözden geçirme sistemlerini uygulama

İkincil ölçütler

Organizasyonel kaynakların kullanımı

  • Proje maliyetlerini düşürebilme
  • Mevcut personelle uyum için çalışma
  • Etkin al-yap kararlarını verebilme

Etkin proje ekibi kurma

  • Proje personelini belirleme
  • Şirket içi iletişimleri sağlama
  • Ekipten az şikayet alma
  • Ekibin profesyonel tatmini
  • Destek grupları ya da 3. partilerle uyum içinde çalışma

Etkin proje planlama ve planı uygulama

  • Plan detayları ve ölçülebilirliği
  • Personel ve yönetimden alınan taahhütleri takip, proaktif olma
  • Yönetimin katılımını sağlama
  • Acil durumlardaki tutum
  • Raporlar ve gözden geçirmeleri yapma

Müşteri memnuniyeti

  • Sponsor tarafından tüm proje performansının doğru algılanmasını sağlama
  • İletişim ve bağlantıları sağlama
  • Değişime karşı tutum

İş Yönetimine katılım

  • Yönetimi yeni fırsatlardan haberdar etme

İş planlama, politika geliştirme

Diğer

Yapılan işlerin zorluğu

  • Teknik işler
  • İdari ve organizasyonel karmaşıklık
  • Çok disiplinli ortam
  • Birbiri ile etkileşecek birim sayısı

Proje Kaynakları ve Bütçesi

  • Toplam proje bütçesi
  • Projeye dahil olan insan sayısı
  • Projeye dahil olan birim ve taşeron sayısı

Değişiklik Yönetimi

Müşterinin değişiklik istekleri

Projenin Kapanışını Yapmak

Bir Cevap Yazın

Projelerin doğru başlatılması kadar kapanışının da doğru yapılması o kadar önemlidir.  Projenin kapanışı ile sağlanan bilgilerin gelecekteki projelere referans teşkil etmesi, emeği geçen tüm paydaşlara motivasyon sağlaması, müşteriler ile olan ilişkileri geliştirmesi vb. örnek verilebilir.

Başarılı bir kapanış sürecinde dikkat edilmesi gerekenler aşağıdadır;

Kapsam Onaylanır

  • Test ve kontrol verileri ile değerlendirmeler yapılır, onaylar alınır.
  • Eksiklikler ya da problemler giderilir.
  • Gerekli dokümantasyon hazırlanır.
  • Tüm teslimatlar onaylanır.
  • Müşteri memnuniyeti değerlendirilir.

Sözleşmeler Kapatılır

  • Müşteri ile ilgili açık ve eksik kalan tüm konular kapatılır.
  • Müşteri ile ilgili ve isteği doğrultusunda “özel” statülü dokümanlar imha edilir.
  • Kapsamın kontrolü konusunda müşteriye destek verilir.
  • Müşteri onaylıyorsa, ödemeler alınır.

İdari Kapanış Yapılır

  • Proje ekibi serbest bırakılır.
  • Proje ve proje ekibi performans değerlendirmeleri yapılır.

Alınan Dersler Gözden Geçirilir

  • Anket ya da görüşmeler yapılır.
  • Alınan Dersler toplantısı yapılır ve/veya sunumu hazırlanır.

Proje Arşive Kaldırılır

  • Tüm Yönetim planları, planlanan ve gerçekleşen verileri,
  • Alınan Karar, Değişiklik ve Problem Kayıtları,
  • Proje ile ilgili tüm belgeler ör., sözleşmeler, toplantı notları, yazışmalar vb., 
  • Tüm raporlar ve performans kayıtları,
  • Tüm denetim ve kontrol kayıtları, müşteri bilgileri arşive kaldırılır.

Proje Kapanış Raporu Hazırlanır 

  • Proje başarısı,
  • Proje Organizasyonu,
  • Benzer projeleri etkileyebilecek unsurlar,
  • Sonuçları başarmada kullanılan araç ve teknikler,
  • Projeye ilişkin güçlü ve zayıf yanlar,
  • Proje ekibine ilişkin görüşler, öneriler raporda yer almalıdır.

Kutlama Yapılır

  • Tüm proje paydaşlarının katılımı sağlanır.
  • Mümkünse iş ortamı dışında bir yer seçilmelidir.
  • Üstün performans sergileyenler takdir edilir.
  • Tüm paydaşlara katkılarından dolayı teşekkür edilir.

Kariyer Olarak Proje Yöneticiliği

Bir Cevap Yazın

6 Warning Signs Your Project Managers Are Losing Their Digital Edge

Proje yöneticiliği kariyerine başlayanlar için bazı temel adımlar ve önerilerim aşağıdadır; 

  1. Eğitim ve Yeterlilik Kazanma: Proje yönetimi alanında temel eğitim ve sertifikalar edinmek, kariyerinizi başlatmanın iyi bir yolu olabilir. Proje yönetimi konusundaki temel kavramları öğrenmek için kurslara veya sertifikasyon programlarına katılabilirsiniz.
  2. Pratik Deneyim Kazanma: Eğitim aldıktan sonra, proje yöneticisi olarak gerçek projelerde görev alarak pratik deneyim kazanmanız önemlidir. Stajlar veya gönüllü projeler gibi fırsatları değerlendirebilirsiniz.
  3. İyi Bir İletişim Becerisi Geliştirme: Proje yöneticilerinin etkili iletişim kurma yetenekleri büyük önem taşır. Hem yazılı hem de sözlü iletişim becerilerinizi geliştirmek, ekip üyeleri, paydaşlar ve üst yönetimle etkili bir şekilde iletişim kurmanıza yardımcı olur.
  4. Problem Çözme Yeteneklerini Güçlendirme: Proje yöneticileri, beklenmedik zorluklar ve sorunlarla karşılaşabilir. Problem çözme yeteneklerinizi geliştirerek esnek ve yaratıcı çözümler üretebilirsiniz.
  5. Ekip Yönetimi Yeteneklerini Geliştirme: Proje yöneticileri genellikle farklı uzmanlık alanlarından gelen ekip üyelerini yönetir. Ekip üyeleri arasında işbirliği ve koordinasyon sağlama yeteneklerinizi geliştirmek önemlidir.
  6. Zaman Yönetimi ve Planlama Becerilerini Geliştirme: Projelerin zamanında tamamlanması ve kaynakların etkili kullanılması, proje yöneticilerinin önemli sorumluluklarından biridir. Zaman yönetimi ve planlama becerilerinizi geliştirmek için çaba gösterin.
  7. Teknolojiyi Kullanma Yeteneklerini Artırma: Proje yönetimi yazılımları ve araçları, projelerin izlenmesi ve yönetilmesi için önemlidir. Bu araçları kullanmayı öğrenmek, verimliliğinizi artırabilir.
  8. Mentorluk ve Rehberlik Arayışı: Proje yöneticiliği konusunda deneyimli bir mentordan veya rehberden destek almak, kariyerinizi hızlandırabilir. Onların deneyimlerinden ve önerilerinden faydalanabilirsiniz.
  9. Sürekli Öğrenme ve Gelişmeye Açıklık: Proje yönetimi alanı hızla değişen bir alandır. Yenilikleri takip etmek, yeni beceriler öğrenmek ve kendinizi sürekli geliştirmek önemlidir.
  10. Ağ Oluşturma: Proje yöneticiliği kariyerinizi geliştirmek için profesyonel ağlar oluşturmak önemlidir. Seminerlere, konferanslara veya proje yönetimi topluluklarına katılarak sektördeki diğer profesyonellerle tanışabilirsiniz.

Başlangıçta adım adım ilerleyerek bu önerilere odaklanarak, proje yöneticiliği kariyerinizde sağlam bir temel oluşturabilirsiniz.

Proje Yürütme Sürecini Başarmak

Bir Cevap Yazın

project-rhythm-and-successful-project-executionYürütme, başarının ya da başarısızlığın sadece planlamaya bağlı olmadığını, plana göre hayata geçirmenin ne kadar önemli olduğunu göreceğiniz aşamadır.

Projenin başarıyla tamamlanması, tüm paydaşların beklentiler doğrultusunda performans göstermelerine bağlıdır. Tüm paydaşlar projedeki rol ve sorumluluklarını yerine getirirlerse proje başarıyla tamamlanacaktır.

Bu süreçte yapabileceğimiz ya da yapmamız gerekenleri çok iyi belirlememiz gerekiyor;

  • Ekip üzerindeki baskıyı dengelemek – Fazla baskı, kaygı ve stres yaratıp olumsuz sonuçlara sebep olabilir. Ekip ile çok iyi iletişim kurmalısınız.
  • Yazılı veya sözlü iletişim – Gerek dokümantasyon gerekse bilginin aktarılması ile ilgili tüm yöntemleri çok iyi kurgulamalısınız.
  • Rol ve Sorumluluklar – Yürütme sürecindeki rol ve sorumlulukların iyi tasarlanması ve ilgili tüm paydaşların onaylarının alınması çok önemlidir. Yapılan her şeyin proje hedeflerine ve şirketin stratejilerine uygunluğunu sürekli izlemelisiniz.
  • Destek – Yürütme sürecinde paydaşların bilgi ihtiyacını zamanında karşılamak, problemlerinin çözümünde hızlı destek sağlamak için gerekli düzenlemeleri yapmalısınız.
  • Engelleri Kaldırmak – Paydaşların işi yapmaları önündeki engellerin kaldırılması öncelikli sorumluluğunuzdur. Yaptıkları iş ile ilgili çekinceleri ve sıkıntılarını dinlemeyi bilmeli, başarmaları için gerekli ortamı yaratmalısınız.
  • Ders Çıkarmak – Yaşadığınız her şeye bir ders gözüyle bakmalı. Çıkardığınız dersleri ekip üyeleri paylaşmalı, hataların tekrarlanmalarını önlemelisiniz.
  • Denetimler ve kontroller – Yürütme sürecinde hem doğru yolda gidildiği gösterecek hem de olası bir sapmayı erken fark etmenizi sağlayacaktır.
  • Performans Ölçümü – Gerçekleştirilecek işlerin performans kriterlerini belirlemeli ve başarılı, başarısız değerlendirmesini mümkün olduğunda sayısal, ölçülebilir parametrelerle yapmalısınız.

Başarılı bir yürütme süreci için şu soruların yanıtlarını netleştirmeniz önemlidir;

  • Kapsamımız net midir?
  • Paydaşlarım kimlerdir?
  • Yürütme sürecinden kimler ya da departmanlar etkilenecek?
  • İletişimi nasıl sağlayacağım? Önümdeki engeller nelerdir?
  • Dokümantasyon konusunda her şey net midir?
  • Değişiklik taleplerini nasıl yöneteceğim?
  • Plan güncellemeleri ile ilgili kurallar nedir?
  • Ekip oluşturma ve/veya değiştirme ile ilgili kurallar nedir?
  • Kontrol ve Onay prosedürleri nedir?
  • Performans kriterleri belirli mi?
  • Kimlerden ne destek alabilirim?
  • Ekibin eğitim ihtiyacı var mıdır?
  • Hangi verileri kimlerden toplayıp, ne yapacağım?
  • Hangi konularda ne kadar esnekliklerim var?

İş Gerekçesi (Business Case) Kontrol Listesi

Bir Cevap Yazın

Business_Case_Pic-1İş Gerekçesi (Business Case) herhangi bir fikir ya da önerinin karar vericiler tarafından değerlendirilebilmesini sağlayan, maliyetler, faydalar, zaman çizelgeleri, riskler ve yatırımın geri dönüşü konusunda bilgiler içeren bir dokümandır. Öncelikle “Biz bunu neden yapmalıyız?” sorusunu yanıtlamaya çalışır.

Aşağıdaki kontrol listesi ile hazırladığınız İş Gerekçenizi gözden geçirebilirsiniz;

Yönetici Özeti

Aşağıdaki soruların yanıtları bulunmalıdır;

  • Öneri nedir ve problem nasıl çözecektir?
  • Katacağı iş değeri nasıl ölçümlenecektir?
  • Önerilen çözüm neyi başaracaktır?
  • Maliyeti nedir ve nasıl karşılanacaktır?
  • İş üzerindeki etkileri ve yaratabileceği riskler nelerdir?

Yönetici Özeti Bölümü Kontrol Listesi:

  • İş Gerekçesini okuyan ya da sunumuna katılanlar projenin sebebini “Neden, Ne, Ne Zaman, Kim ve Nasıl” başlıkları altında net bir şekilde anlayabilecekler midir?
  • Burada yer almasına rağmen İş Gerekçesinin içerisinde açıklanmayan bir bilgi var mıdır?
  • Yönetici Özeti 2 sayfadan kısa mıdır?
  • Yönetici özeti tek başına bir doküman olarak işe yarar mı?
  • Yönetici Özeti fonlama kaynağını içeriyor mu? Teşvik, Öz Kaynak, Kredi vb.
  • İzlenmesi gereken önemli risklerden bahsediliyor mu?
  • Yatırımın toplam maliyeti ve proje sonrasındaki operasyonel maliyetlerden bahsediliyor mu?

Proje Geçmişi

Önerilen fırsat veya problem çözümü ile ilgili geçmiş bilgiler verilmelidir.

Proje Geçmişi Bölümü Kontrol Listesi:

  • Problem veya Fırsat net bir şekilde tanımlanmış mıdır?
  • Geçmiş durum, mevcut ve gelecekteki durumu açıklayıcı nitelikte midir?
  • Sayısal veriler kullanılmış mıdır?

Problemi-Fırsatı Tanımlama & Hedeflenen Çözüm

Mevcut durumu ve olması gerekeni nedenleriyle açıklayan bölümdür. Aradaki farkların açıklanması gerekir.

Problemi-Fırsatı Tanımlama & Hedeflene Çözüm Bölümü Kontrol Listesi:

  • Problem ya da fırsat net bir şekilde tanımlanmış mıdır?
  • Problem çözümü ya da fırsat stratejik hedeflerle ya da yasal zorunluluklarla hizalı mıdır?
  • Neyin kapsamda olmadığı ve neyin başarılmasının hedeflenmediği net midir?
  • Etkilenen ve etkileyecek tüm paydaşlar tanımlanmış mıdır?
  • Problem çözümü ya da fırsatın katacağı İŞ değeri net bir şekilde tanımlanmış mıdır?

İşe ve Operasyona Etkisi

Bu bölüm önerinin tüm paydaşlara iş ve operasyon açısından etkisini açıklayabilmek için hazırlanır.

İşe ve Operasyona Etki Bölümü Kontrol Listesi:

  • Önerinin, tüm paydaşların iş ve operasyonlarına etkisi tanımlanmış mıdır?
  • Etkiler tüm alternatifleri ile ele alınmış mıdır?
  • Tüm paydaşlar dikkate alınmış mıdır?
  • Her alternatif riskleri ile birlikte ele alınmış mıdır?

Ortam Değerlendirmesi

Ortam Değerlendirmesi, benzer durumların kurum içi ve dışı yapılarda ele alınmasını sağlar. Bu bölüm karar vericilerin diğer organizasyon ya da birimlerle durumu kıyaslayabilmesini sağlamalıdır.

Ortam Değerlendirmesi Bölümü Kontrol Listesi:

  • Değerlendirmeye konu olacak kurum içi veya dışı organizasyonlar önerinin büyüklük ve karmaşıklığı dikkate alınarak belirlenmiş midir?
  • Yapılan değerlendirmenin kaynakları belirli midir?
  • Değerlendirmenin ele alındığı zaman dilimi mevcut durumu değerlendirmeye uygun mudur?
  • Yapılan değerlendirmenin sonuçları yazılı hale getirilmiş midir?
  • Yapılan değerlendirme detayları iş gerekçesinin içinde yer almakta mıdır?

Varsayımlar

Problem Çözümü veya Fırsatlara ilişkin zaman, maliyet, fayda ve rsikler açısından varsayımların ele alındığı bölümdür.

Varsayımlar Bölümü Kontrol Listesi:

  • İş Gerekçesini okuyanlar maliyetleri ve bunların dayandıkları varsayımları net olarak anlayabilecekler midir?
  • Elle tutulamayan faydalar hangi varsayımlara dayandıkları ile açıklanmakta mıdır?
  • İş Gerekçesini okuyanlar maliyetlerin nasıl bir iş değerine (kar, maliyet düşüşü, verimlilik artışı vb.) dönüştüğünü net bir şekilde anlayabilecekler midir?
  • Eğer gerekliyse maliyetler kalite güvence ile ilgili test maliyetlerini de içeriyor mu?
  • Bu dokümanda bahsi geçen departmanların katılımları ve katkıları için iletişime geçilmiş midir?
  • Finansal olmayan faydalar sayısal değerlerlerle ifade edilmekte midir? Örneğin performans kriterleri vb.
  • Finansal olmayan faydaların kurum ya da departmanlar için önemi ispatlanmakta mıdır?

Risk Değerleme ve Riske Yanıt

Bu bölümde riskler, yanıtları ile beraber ele alınacaktır.

Risk Değerleme ve Riske Yanıt Bölümü Kontrol Listesi:

  • Proje riskleri tanımlanmış mıdır?
  • Riskler olasılıkları ve etkileri ile ele değerlendirilmiş midir?
  • Riske yanıt planı hazırlanmış mıdır?

Alternatifler

İş Gerekçesinin önerilen alternatifleri içermesi gerekmektedir.

Alternatifler Bölümü Kontrol Listesi:

  • Alternatifler ilgili detayda hazırlanmış mıdır? Örneğin tek seferlik veya sürekli maliyetler ve faydalar, riskler vb.
  • Her alternatife ilişkin varsayımlar belirli midir?
  • Destekleyici veri ve hesaplamalar yapılmış mıdır?

Finansal Analiz

İş Gerekçesinin finansal açıdan değerlendirilmesidir.

Finansal Analiz Bölümü Kontrol Listesi:

  • Proje maliyet ve faydaları tüm alternatifler doğrultusunda açıklanmakta mıdır?
  • Yatırımın Geri Dönüşü, İç Verimlilik Oranı, Geri Ödeme Süresi vb. finansal hesaplamalar yapılmış mıdır?
  • Alternatifler aynı ölçütler ele alınarak gerçekçi karşılaştırma olanağı sunulmakta mıdır?

Kapanış ve Öneriler

Sonuçların ve Önerilerin açıklandığı bölümdür.

Kapanış ve Öneriler Bölümü Kontrol Listesi:

  • Tüm alternatifler toplu ve özet halinde hazırlanmış mıdır?
  • En iyi alternatiflerin önerisi yapılmakta mıdır?
  • Önerilen alternatifin hayata geçirilmesine yönelik pratik öneriler yapılmış mıdır?
  • Fırsatlara ve tehditlere yönelik yaklaşımlar açıklanmış mıdır?

Projelerin İzleme ve Kontrol Süreçlerinde Neler Yapılır?

Bir Cevap Yazın

izlemeProjelerde izleme ve kontrol süreci planlar ile gerçekleşenlerin performans açısından izlenmesi, değişikliklerin yönetilmesi anlamına gelir.

Yapılması gerekenler aşağıdaki gibidir;

Kapsam Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetimi Planını takip edin.
  • Kapsam Temel Çizgisi doğrultusunda kapsam performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa kapsam temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Zaman Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetimi Planını takip edin.
  • Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi doğrultusunda zaman performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Zaman çizelgesi değişikliklerini ve etkilerini kontrol edin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa proje zaman çizelgesi temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Zaman rezervlerini izleyin.
  • Zamansal kestirimler için Kazanılmış Değer Analizi tekniği kullanın.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Maliyet Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetim planını takip edin.
  • Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi doğrultusunda zaman performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Zaman çizelgesi değişikliklerini ve etkilerini kontrol edin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa proje maliyet temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Bütçe rezervlerini izleyin.
  • Bütçe kestirimleri için Kazanılmış Değer Analizi tekniği kullanın.
  • Ek fon ihtiyacı doğarsa aksiyona geçin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Kalite Kontrolleri

  • Düzenli denetimler yapın.
  • Teslimatların istenilen standartlarda gerçekleştirilmesini güvence altına alın.
  • Değişikliğe sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Gerektiğinde iş ve süreçlere yönelik değişiklik talebi yapın.
  • İşleri onaylama ya da red etme konusunda kararları verin.
  • Uygulanan değişikliklerin etkililiğini değerlendirin.
  • Proje kontrol sistemlerinin etkinliğini gözden geçirin.
  • Kalite Yönetimi ve Süreç İyileştirme planlarına ait dokümanlarda gerekli güncellemeleri yapın.
  • Performans verilerini ve sapmaları analiz edin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

İletişim Kontrolleri

  • Doğru bilginin doğru kişiye zamanında iletildiğini güvence altına alın.
  • Performans verilerini ve sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Gerekiyorsa tahmin ve performans raporları ile durum-problem kayıtlarını güncelleyin.
  • İletişimlerin paydaş gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını gözlemleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Risk Kontrolleri

  • Riskleri, riske yanıt planlarını ve risk rezervlerini gözden geçirin.
  • Yeni riskleri tanımlayın.
  • Risk Yönetimi prosedürlerini kullanın.
  • Riskleri değerlendirme toplantıları yapın.
  • Risk yanıt planlarının ve risk prosedürlerinin etkinliğini değerlendirin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Risk denetimleri yapın.
  • Eğer gerekiyorsa proje yönetim planını, risk listesini ve riske yanıt planlarını güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

Tedarik Kontrolleri

  • Tarafların sözleşme şartlarını yerine getirme performanslarını izleyin.
  • Sözleşme teslimatlarını denetleyin ve doğrulayın.
  • Yasal haklarınızı savunun.
  • Kurumunuzun satınalma prosedürlerini(ör. Sözleşme yönetimi vb.) uygulayın
  • İş performans verilerini, satıcı performans raporlarını ve sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Sözleşme ile ilgili işleri takip edin.
  • Sözleşmeye ilişkin itirazları değerlendirin.
  • Sözleşme doğrultusunda satıcı performansını raporlayın.
  • Faturaları ve ödemeleri izleyin.
  • Eğer gerekiyorsa proje yönetimi planını ve tedarik dokümantasyonunu güncelleyin.
  • Sözleşme değişikliklerini, sözleşme versiyonunu ve değişikliklerin etkinliğini değerlendirin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

Paydaş Kontrolleri

  • İş performans verilerini ve sapmaları değerlendirin.
  • Paydaş katılımını ve paydaşlar arası ilişkileri iyileştirme fırsatlarını yakalama açısından gözlemleyin.
  • Paydaş beklentilerinin proje ile hizalı olup olmadığını gözden geçirin.
  • Çatışmaları çözümleyin.
  • Durum-problem kayıtlarını güncelleyin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Eğer gerekiyorsa paydaş yönetimi planını ve paydaş kayıtlarını güncelleyin
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Paydaş katılım stratejinizde yaptığınız değişikliklerin başarısını doğrulayın.

 

Proje Yönetimi Planlama Sürecinde Neler Yapılmalı?

1 Yanıt

planningBir projeyi başarıyla tamamlamak, yapılan işleri tekrar yapmamak, problemleri en aza indirmek için “kervanı yolda dizmekten”  çıkılması gerekiyor. Zaman ve paranın efektif kullanımı, kayıpları önlemek ve özellikle paydaşların katılımını sağlamak için Proje Yönetimi Planlama Sürecin ciddiye alınması şarttır.

Bu süreçte neler yapılır;

  • Paydaşların planlama, yürütme ve kontrol için ne kadar efor ayırmaları gerektiğini belirlemek için öncelikle neleri (gereksinimler, kapsam, zaman, maliyet, kalite, süreç iyileştirme, kaynaklar, iletişim, risk, tedarik, değişiklikler, problem yönetimi vb.)  planlamanız gerektiğini belirlemelisiniz.
  • Proje başlangıcındaki üst seviye gereksinimleri gözden geçirmeli, analiz etmeli ve önceliklendirmelisiniz.
  • Proje başlangıcındaki varsayımları ve kısıtları gözden geçirmeli, yazılı hale getirmelisiniz.
  • Proje kapsamını netleştirmeli ve Kapsam Temel Çizgisini onaylatmalısınız.
  • Planlama sürecinde size destek olmasını istediğiniz paydaşları belirlemelisiniz.
  • Proje teslimatlarını belirlemeli ve bunları gerçekleştirmek için gerekli iş paketlerini belirlemelisiniz.
  • Her iş paketinin açıklamasını hazırlamalı, atanan kaynakların işi anlamasını ve altın kaplamadan uzak durmalarını sağlamalısınız.
  • İş paketlerini aktivitelere dönüştürmeli, bu aktiviteleri ağ diyagramı tekniği ile öncül ve ardıl ilişkileri ile tanımlamalısınız.
  • Aktivitelerin kaynak ihtiyaçlarını(personel, ekipman, malzeme vb.) belirlemelisiniz.
  • Projede tedarik edilecek olan malzeme, ekipman veya dış kaynak ihtiyacını belirlemeli, bu konuda gerekli süreç, politika ve prosedürleri incelemeli, gerekli dokümantasyonu edinmelisiniz.
  • Kaynakların atanması ve sağlanması konusunda ilgili kaynak yöneticileri ile görüşmeler yapmalı, onaylarını almalısınız.
  • Zaman ve Maliyet Tahminleme için prensipleri belirlemeli, eğer varsa geçmişte tamamlanmış benzer proje verilerine ulaşmalısınız.
  • Proje Zaman Çizelgesini hazırlamalı, Kritik Yolu belirlemelisiniz. Proje Başlatma Belgesinde yer alan süre kısıtı aşıldıysa süre kısma tekniklerini (kaynak yükleme ve paralele çekme) uygulayarak, Proje Zaman Çizelgesi Temel Çizgisini oluşturunuz.
  • Kaynak maliyet tahminleri ile proje bütçesini oluşturunuz.
  • Kalite performansını ölçümlemek için gerekli kalite kriterlerini ve ölçütlerini belirleyiniz.
  • Kaliteyi artırmak, yeniden iş yapmayı önlemek için projede izlenmesi gereken süreçleri ve standartları belirleyin.
  • Proje Yönetimi için iyileştirilmesi gereken süreçleri belirleyin, analiz edin.
  • Proje ekibinin katılımını ve motivasyonunu izleyebilmek için sisteminizi geliştirin.
  • Proje paydaşlarının ve ekibin rol ve sorumluluklarını netleştirin, onlardan beklentilerinizi netleştirin ve bilmelerini sağlayın.
  • Tüm paydaşların hangi bilgilere ihtiyaç duyduklarını ve hangi bilgileri, kimin, kime nasıl iletmesi gerektiğini netleştirin.
  • Paydaşların projeye nasıl katkıda bulunmaları gerektiğini ve beklentilerini nasıl yöneteceğinizi netleştirin.
  • Risklerinizi tanımlayın, nitel ve nicel risk analizi sürecinden geçirip ölçeklendirin ve yanıt planlarınızı hazırlayın.
  • Proje planlarınızı ne zaman ve nasıl güncelleyeceğiniz konusunda prensiplerinizi belirleyin ve ilgili güncellemeleri yapın.
  • Gerekli tedarik dokümanlarını hazırlayın.
  • Projenizi olumlu ya da olumsuz etkileyebilecek diğer projeleri, birim ya da kişileri gözden geçirin.
  • Projedeki değişiklik sürecini (talep-değerlendirme-uygulama) belirleyin.
  • Proje performansını izleme ile ilgili ölçütlerinizi ve yöntemlerinizi belirleyin.
  • Proje Yönetimi Planınızı kontrol için gerekli toplantı, rapor ve diğer gerekli aktiviteleri belirleyin.
  • Projenin Yürütme ve Kontrol süreçlerine ilişkin prensip, yöntem ve sistematiğinizi netleştirin.
  • Proje Yönetimi Planınızı ve ilgili dokümantasyonu tamamlayın ve ilgili paydaşların  (sponsor, ekip, kaynak yöneticileri, proje ofisi vb.) resmi onayını alın.
  • Başlatma Toplantısı düzenleyin ve tüm paydaşların Proje Yönetimi planı üzerinde ortak bir anlayışta buluşmalarını sağlayın.

Başarı Öyküsü: %1’in Önemi

Bir Cevap Yazın

bisiklet-ingiltere

Sir Dave Brailsford, 2002 yılında İngiliz Bisiklet takımının başına geldiği 2002 yılına kadar 76 yıllık tarihinde sadece tek bir altın madalyaya sahipti. 2008 Beijing Olimpiyatlarında 10 altın madalyanın 7’sini aldılar. İngiltere’nin ilk profesyonel bisiklet takımı son Fransa yarışlarındaki 4 turun 3’ünü kazandı.

Sir Dave marjinal katkıların getireceği başarıyı ispatladı. Bisiklette başarılı olmak için gerekli bileşenleri belirleyip her birinde %1’lik bir artış sağlandığında ve süreklilik sağlandığında başarının geldiğini gösterdi.

Sir Dave Brailsford, Kaizen ve süreç geliştirme tekniklerinden çok etkilenmişti. Büyükten çok küçüğü düşünmeyi, sürekliliği sağlamayı, mükemmellikten çok ilerleme ve davamlılığı önceliği yaptı.

  • Rüzgar tünelinde aerodinamik çalıştılar.
  • Tozun bisiklet mekaniğine etkisini incelediler.
  • Zemini beyaza boyayarak kirliliğin etkisini ölçmeye çalıştılar. Hastalıklardan uzak durmak için sağlıkçı denetiminde el yıkamayı bile gözden geçirdiler. Örneğin prensip olarak rakiplerle el sıkışmıyorlardı.
  • Beslenmelerini düzenlediler.
  • Yatak ve yastıkları rahat uyku için geliştirdiler.

Küçük alanlardaki gelişmelerle sürekli gelişimi hedeflediler.

3 prensiple çalıştılar;

  • Strateji,
  • İnsan Performansı (fizikselden çok davranışsal olarak en iyi performansın sağlanacağı ortamı yaratmak) ve
  • Sürekli Gelişim

Kazanmak için neler yapmalıyız? konulu beyin fırtınaları yaptılar;

  • Çıkış hızının ne olması gerektiği çalışıldı.
  • Mevcut durum ile olması istenen belirlenerek yapılması gerekenler belirlendi.
  • Her bir atletin performansını en üst seviyeye çıkarmak için gerekli hazırlık ihtiyaçları belirlendi.
  • Nasıl bir idman ve beslenme düzenleri olacağı belirlendi ve bunların sürekliliğini sağlamanın önemi “yaşanılarak” öğrenildi.
  • Yarışlar çok iyi izlendi ve performansın geliştirilmesi gereken noktalar ile başarı kriterleri netleştirildi.

Bu yaklaşım atletlerin kendilerini sürekli geliştirme hevesini bir salgın şeklinde yaygınlaştırdı. Özellikle herkes performansının düşük olduğu alanları daha iyi izlemeye başladı. Farkındalıklarını ve yakaladıkları fırsatları ekiple paylaşmaya başladılar. Marjinal kazanımların tek başına başarılı olamayacağı takımca sahiplenilmesi gerektiğini anladılar.

Kendimize Sormamız Gerekenler

Bir Cevap Yazın

Yetenek ve becerilerimi nasıl ve nerede kullanıyorum? Bu tercihlerimi neye dayanarak yapıyorum?

Hangi konularda tembellik ya da isteksizlik hissediyorum? Hangi konularda çok hırslıyım?

Hangi konularda bildik şeylerle ilerliyorum, hangi konularda orijinal ve değişik olmaya çalışıyorum?

Yaşamak için neler yapıyorum? Heyecan için neler yapıyorum?

Hangi konularda boynum bükük? Hangi konularda cesaretliyim?

Yanlış olduğunu bildiğim bir konuda ya da doğru olduğuna inandığım bir konuda nasıl davranıyorum?

İstemediğim bir durumda ya da çok hoşuma giden bir durumda nasıl davranıyorum?

Hangi konuları risk almaya değer buluyorum?

Nerede ısrar nerede pes etmem gerektiğini biliyor muyum?

Ne zaman alaycı oluyorum, küçümsüyorum, görmezden geliyorum, yapıcı oluyorum?

Kimleri ve neleri önemsiyorum? Önemsemenin anlamı benim için nedir?