Yazar arşivleri: savassakar

Proje Yönetiminde Yaratıcılık

How to Create Creative Project Recommendations as a Consultant

Oldukça karmaşık ve yüksek riskli bir projenin sorumlusu olarak görevlendiriliyorsunuz. Projenin başarılı olması için yenilikler yapılması gerekebilir. Ekibiniz çözülmesi gereken sorunlarla karşınıza çıkmaya devam ediyor. İnsanlar aynı görevi o kadar uzun süre yapabilirler ki, konunun uzmanı olarak kabul edilebilirler. Tecrübe ve hizmet yıllarına bağlı olarak maaşları yüksek olabilir. Yüksek maaş ya da kıdem yaratıcılık göstergesi değildir.  Hatta yaratıcı olmadıkları halde yaratıcı olduklarını düşünebilirler.

Proje ortamında yaratıcılık, gereksinimleri karşılamak ve/veya sorunları çözmek amacıyla yeni ve orijinal fikirler ortaya çıkarmak için kişinin hayal gücünü kullanma yeteneğidir.

İnsanlar deneyimlerine göre proje ekiplerine atanır. Proje yöneticisinin ve hatta bazen fonksiyonel yöneticilerin bu kişilerin proje sırasında ortaya çıkabilecek sorunları çözmek için gereken yaratıcı becerilere sahip olup olmadığını bilmeleri imkansızdır. Bu insanlarla daha önce çalışmadığınız sürece, insanların yaratıcılığın ortak özellikleri olan hayal gücü, ilham, yaratıcılık, , vizyon ve becerikliliğe sahip olup olmadıklarını bilmeniz zordur.

Proje yönetiminde yaratıcılık, ister bir soruna yeni bir çözüm, ister yeni bir yöntem veya cihaz olsun, yaratıcı beceriler yoluyla yeni bir şey üretmek için fikir üretme yeteneğidir. İnovasyon, ister bir ürün, ister hizmet, ister müşteriye sunulan herhangi bir ürün olsun, bir fikri gerçeğe dönüştürerek sorunu çözme yeteneğidir. İnovasyon yaratıcı düşüncenin ötesine geçer.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Kapsam Değişikliklerini Etkileyen Genel Faktörler

How to Write a Business Case for a Project Scope Change

Belirli bir projedeki sözleşme değişikliklerinin sayısını ve kapsamını belirleyen çok sayıda faktör vardır. Bazı projelerde hiç değişiklik yapılmazken bazılarında çok sayıda değişiklik yapılabilir.

Değişikliklerinin kapsamını etkileyen faktörlerden bazıları şunlardır:

  • Müşteri: Müşteri ne istediğinden emin olmadığında veya ek talepleri olduğunda ortaya çıkar. Projenin ve varsa sözleşmenin erken safhalarında fark edilmesi ve doğru yönlendirilmesi için her türlü çaba gösterilmelidir.
  • Yaşam Döngüsü Aşamaları: Değişikliklerinin niteliği, maliyeti ve zaman etkileri, proje başlangıcından kapanışa kadar her “yaşam döngüsü” aşamasında önemli ölçüde değişiklik gösterir. Herhangi bir değişiklik, ne kadar erken yapılırsa maliyet ve süre etkisi o kadar az olacaktır.
  • Yaşam Döngüsü Aşamalarının Eşzamanlılığı: İş paralel olarak yapılmak istendiğinde proje riskleri artar ve ek sorunlar yaratabilir. Örneğin, test ve prototip çalışmaları tamamlanmadan donanım üretimi başladığında, sorunların hacmini ve bunun sonucunda ortaya çıkan kapsam değişikliklerinin artırması beklenebilir.
  • Farklı Lokasyonlar ve Alt Yükleniciler: Birden fazla lokasyonun, alt yüklenicilerin katılımı, çoklu arayüzler sebebiyle değişikliklerle sonuçlanabilecektir. Örneğin, alt yüklenicilerin etkileşimine dayalı olarak, her bir tarafı farklı şekilde etkileyen bir kapsam değişikliği konusunda fikir birliğine varılamayabilir.
  • Proje/Program Büyüklüğü ve Süresi: Proje/programın boyutu arttıkça değişikliklerin boyutu da artacaktır.
  • Sözleşme Türü: Sözleşme türü değişikliğin kapsamını etkileyebilir. Maliyet temelli sözleşmesinin aksine sabit fiyatlı bir sözleşme göz önüne alındığında, her iki tarafta kapsam tanımı ve kapsam değişikliklerinin etkisi konusunda daha duyarlı olacaklardır.
  • Değişimin Zamanlaması: Birçok değişiklikle ilgili olarak, bunların resmi olarak onaylanması ve başlatılması gereken kritik bir zaman vardır. Bu gibi durumlarda, onay ve işin başlatılması bu kritik noktanın ötesine geçilirse proje sorunları ve maliyetler hızla artabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Alternatif Analizlerinde Dikkate Alınması Gerekenler

Is it Time to Invest in Alternative Digital? - MarketMatch

Alternatifleri belirlerken ve seçerken dikkate alınması gereken çeşitli değişkenler vardır. Değişkenler genellikle projeye özgüdür ve projenin boyutuna, doğasına ve karmaşıklığına bağlıdır. Ancak çoğu alternatifin tanımlanması ve değerlendirilmesinde genellikle geçerli olan temel değişkenler aşağıdadır;

  • Maliyet: Her alternatifin bir maliyeti vardır. Bu, yalnızca alternatifin uygulanmasının maliyetini değil aynı zamanda proje üzerinde kalan çalışma üzerindeki mali etkiyi de içermelidir.
  • Zaman: Her alternatifin uygulanması zaman alır. Uygulama süresinin çok uzun olması veya diğer proje çalışmaları ile paralel olarak yapılamamasının projenin bitiş tarihine önemli bir etkisi olabilir.
  • Kalite: Bir sorunu çözme hızının, projenin çıktılarında kalitenin düşmesine yol açmamasına dikkat edilmelidir.
  • Kaynaklar: Her alternatifin uygulanması kaynak gerektirir. Elinizde gerekli becerilere sahip ihtiyaç duyulan kişiler mevcut olmayabilir.
  • Fizibilite: Bazı alternatifler kağıt üzerinde makul görünebilir ancak uygulanmaları mümkün olmayabilir. Alternatifin fizibilitesi veya karmaşıklığı dikkate alınmalıdır. Aksi takdirde kaş yapayım derken gözü çıkarabilirsiniz.
  • Riskler: Bazı alternatifler ek risklere yol açabilirler.

Değişkenlere bakıp tüm alternatifleri değerlendirdikten sonra, alternatiflerin hiçbirinin kabul edilebilir olmadığı sonucuna varılabilir. Bu durumda proje yöneticisi “kötünün en iyisini” seçmek zorundadır.

Alternatifleri değerlendirdikten sonra en iyi yaklaşımın alternatiflerin bir kombinasyonu olması mümkündür. Buna hibrit alternatifler adı verilir. Alternatif A yüksek riskli ancak uygulama maliyeti düşük olabilir. Alternatif B düşük riskli ancak uygulama maliyeti yüksek olabilir. A ve B alternatiflerini birleştirerek kabul edilebilir maliyet ve risk faktörüne sahip hibrit bir alternatif ortaya çıkarılabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Kritik Projelerde Sorun Çözme ve Karar Verme

Critical Thinking Skills: How To Develop Them In Employees - Insperity

Can kaybı, itibar kaybı vb. şirkette ciddi hasara neden olabilecek “kritik” projelerde problem çözme ve karar vermede dikkat edilmesi gerekenler;

  • Zaman sıradan bir kısıtlamadan ziyade son derece kritik bir kısıtlamadır.
  • Yaşam döngüsü aşamaları haftalar veya aylar yerine saat veya günlerle ölçülebilir.
  • Sorun çözme ve karar verme konusunda liderliği proje yöneticisi yerine proje sponsoru veya üst yönetim üstlenebilir.
  • Sorunun temel neden(ler)inin tam olarak anlaşılması için yeterli zaman olmadığından dikkatli olunması gerekir.
  • Sorun çözme ve karar alma tüm paydaşların katkısı ile yapılır.
  • Basın, sorunu çözmek için ne yaptığınızla aktif olarak ilgileniyor olabilir ve onlarla nasıl iletişim kuracağınıza çok dikkat etmeniz gerekir. Medyayla iletişim proje yöneticisi yerine üst yönetimden biri tarafından yürütülmelidir.
  • Sorunu çözmek için seçilen alternatif mümkün olduğu kadar çabuk uygulanabilmelidir.
  • Gelecekteki riskler, alternatiflerin seçiminde önemli bir faktör olarak ele alınmalıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Sorun Çözme Adımları

The Problem-Solving Process

Projelerde sorunları çözmek için sıralı adımların kullanılarak veri toplanması, analitik bir yaklaşım benimsenmesi gerekir. Proje Yönetimi Metodolojilerinin basitçe geçtikleri sürecin detaylı bir örneği aşağıdadır;

  • Sorunu tanımlamak
  • Sorunu anlamak
  • Verilerin toplanması
  • Çevresel etkileri anlamak
  • Varsayımları anlamak
  • Kısıtlamaları bilmek
  • Sorunun ve çözümün sınırlarını bilmek
  • Sorun çözme ekibini toplamak
  • Alternatifler üretmek
  • Varsayımları ve kısıtlamaları yeniden tanımlamak
  • Takasları(ödünleşmeleri) değerlendirmek
  • Çözümün etkisinin değerlendirmek
  • En iyi seçeneğin belirlemek veseçmek
  • Seçenek için onay almak
  • Seçeneği uygulanmak
  • Çözümü izlemek ve kontrol etmek.

Çoğu kurum bu adımların tamamını gerçekleştirir ancak adımların tümü şirketin yaklaşımının bir parçası olarak açıkça tanımlı olmayabilir. Ayrıca adımların birçoğu ardışık değil aksine paralel olarak yapılabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Sorunlarına Doğru Sorularla Yaklaşmak

Premium Vector | Solving business and psychological problems and questions  idea startup business project development

  • Bu sorunla ilgili bize yardımcı olabilecek başka kaynaklar var mı?
  • Kaç sorunumuz var?
  • Yüzeyin altında gizli sorunlar mı var?
  • Sorunun boyutu nedir?
  • Sorun kötüleşiyor mu, iyileşiyor mu, yoksa stabil mi?
  • Bu sorunu daha önce başka projelerde yaşadık mı?
  • Sorunun etkisi ölçülebilir mi?
  • Sorunun ciddiyetini belirleyebilir miyiz?
  • Sorunu tanımlamak için hangi fiziksel kanıtlar mevcut?
  • Sorunu kim belirledi?
  • İlk kez kime bildirildi?
  • Ek bilgi toplamak için bir planımız var mı?
  • Bu sorunu çözecek yeterli ve yetkin ekip üyelerimiz var mı?

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Ölçütler ve Erken Uyarı Göstergeleri

Why Projects Fail: 7 Reasons (and Their Solutions) [2023] • Asana

Çoğu proje bir gecede sorun yaşamaz. Projelerde doğru ölçütlerin seçilmesi, bir sorunun gerçekleşmek üzere olduğuna dair erken uyarı işaretleri elde edilmesini sağlar. Sorunları küçükken çözmek, büyüdüğünde çözmekten çok daha kolaydır.

Günümüzde ölçüm teknikleri birçok şeyi ölçebilecek noktaya gelmiştir. Ölçme tekniklerinden bazıları niteliksel, bazıları ise nicelikseldir. Artık projelerde yalnızca zaman, maliyet ve kapsam ölçümleri değil birçok ölçüm yapılabilmektedir.

Proje ile birlikte risk yönetimi de başlar. Projede meydana gelebilecek potansiyel sorunları belirlemek için bir sorunun ortaya çıkabileceğine dair erken uyarı işareti sağlayan ölçütlerin ve risk tetikleyicilerinin belirlenmesi gerekir. Bunu yapmak için alınan dersler kayıtları, en iyi uygulamalar, geçmiş proje kayıtları ve paydaşlarla yapılacak görüşmeler yardımcı olur.

Ortaya çıkabilecek sorunlara yönelik temel ölçütleri projenin erken safhalarında belirlemek iyi bir fikir olsa bile pratik olmayabilir. Ne kadar çok ölçüte sahipseniz, bu ölçütleri izlemek, ölçmek ve raporlamak da o kadar maliyetli olacaktır. Olmazsa olmaz ölçütlere (kapsam, zaman, maliyet vb.) sahip olmak, hiç ölçüm yapmamaktan kesinlikle daha iyidir.

Bütçeyi aştığınızı veya geciktiğinizi gösteren ölçütler sorunun nedenini tanımlamazlar. Bu ölçüte, atanan kaynakların sayısını veya kalitesini tanımlayan başka bir ölçütlerle birlikte bakarsanız, sorunun nedenini veya nedenleri aramaya nereden başlayacağınızı daha iyi anlayabilirsiniz.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Başarının Getireceği Başarısızlık Olasılığı

Why Projects Fail: 7 Reasons (and Their Solutions) [2023] • Asana

Bazı projelerin önündeki en büyük mevcut iş yapma şekillerine sıkı sıkıya bağlılıktır. Özellikle mali açıdan başarılıysalar gelecek yıllarda da mali olarak başarı olacaklarına inanılır. Hal böyle olunca karlılık ve pazar payı diğer stratejik hedeflerden daha önemli hale gelir ve bu durum proje ekipleri için önemli bir psikolojik engel oluşturabilir. Eninde sonunda pazar değişecek, karlılık azalacak ve diğer stratejik projeler öncelikli haline gelecektir.

Başarı ortamının potansiyel başarısızlığı hazırlamasına yönelik sebepler aşağıdadır;

  • Statükoyu korumak
  • Kısa vadeli düşünmek
  • Mevcut pazar payını korumak adına fırsatlara yatırım yapmaktan kaçınmak
  • Üst yönetim pozisyonlarına, vizyonu destekleyecek değil günü kurtaracak kişileri seçmek
  • Uzun vadeli başarıya götüren yol gösterici ilkelere sahip olmamak
  • Risk iştahının çok düşük olması
  • İş modelinde herhangi bir değişikliğe gerek olmadığı düşüncesi
  • Aynı tedarikçi vb. ile devam etmek
  • Gelecek nesil yöneticiler için plan yapmamak
  • Kurum kültürünün komuta ve kontrole dayalı olması, yenilikçiliği ve özgür düşünce ortamını desteklememesi
  • Hatanın çok cezalandırılması, başarının az ödüllendirilmesi
  • Proje yönetim süreçlerine yönelik değişiklik veya sürekli iyileştirme çalışmaları yapılmaması
  • İnovasyona yatırım yapılmaması

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Başarısızlıktan Öğrenmek

3 Most Common Reasons for Project Failure - IPM

Proje başarısızlıklarının sebebi çoğunlukla öğrenilmeyenlerden kaynaklanır. Hatalar tekrarlandıkça, maliyetleri de artar. Başarısız bir projenin incelenmesi en azından başka projelerde işe yarayabilecek farkındalıklar sağlayabilir.

Başarılardan çok başarısızlıklarda en iyi uygulamalar bulunabilir. Ne yazık ki, başarısızlığın temel nedeni olabilecek en iyi davranışsal uygulamaları belirlemek yerine formlardaki, yönergelerdeki, şablonlardaki ve kontrol listelerindeki değişikliklerle ilgilenmek, istenen faydayı yaratamaz.

Başarısızlıkları anlamlandırma, organizasyonların başarısızlığa yol açabilecek psikolojik engelleri ele almasına olanak tanır; Başarısızlık, organizasyonel öğrenme ve uyum için önemlidir. Başarısızlık, organizasyonların önceden tahmin edilmesi zor olan belirsizlikleri keşfetmesine yardımcı olur, öğrenme ortam yaratır, uyum konusunda motive eder, risk arama davranışını artırır ve kurumsal dikkatin sorunlara yöneltilmesini sağlar.

Başarısızlıkların kaynağı kurum kültürü, iş modeli veya süreçler ise ve önemli bir değişiklik gerektiriyorsa işler zorlaşır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Gizli Sorun Çözme

The secret to solving problems: 5 techniques to solve any problem that  comes your way | by Joshua Ventura | Daretowin | Medium

Projelerde bazı sorunlar ciddiyetlerine bağlı olarak müşteriden, paydaşlardan ve yönetimden bile saklanabilirler. Bazen soruna bir çözüm bulunup uygulandıktan sonra bile bilgi verilmeyebilir. Sorunların sessizce çözülmesini istemenin bazı nedenleri olabilir;

  • Müşteri ve/veya paydaşlar soruna aşırı tepki verebilir ve çözüm dikte edebilirler.
  • Müşteri ve/veya paydaşlar soruna aşırı tepki gösterebilir ve mali desteği kesebilirler.
  • Müşteri veya yönetim projeyi iptal edebilir.
  • Sorun çözümü, özel veya gizli bilgilerin ortaya çıkmasına sebep olabilir.
  • Sorunun ortaya çıkması kişilerin kariyerlerini olumsuz etkileyebilir.
  • Sorunun ortaya çıkması şirketin imajına ve itibarına zarar verebilir.
  • Sorunun ortaya çıkmasının yasal sonuçları olabilir.
  • Sorunun gerçek nedenleri bilinmiyor olabilir.
  • Sorun, değer ve çıktılar üzerinde herhangi bir olumsuz etki yaratmadan hızlı bir şekilde çözülebilir düşüncesi.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler