Yazar arşivleri: savassakar

OKR – Hedef ve Sonuç Odaklılık – 2

Mengenal Objective and Key Results (OKR) dan Memanfaatkannya - Dayamaya

Hedefleri Belirlemek

OKR’nin temeli hedeftir. Güçlü bir hedef, çözmek istediğiniz sorunu veya yakaladığınız fırsatı belirlemekle başlar.

OKR, sorunu, fırsatı, büyümeyi veya değişimi veya istenen sonucu engelleyen şeyi tanımlamayı sağlar. Bunu yaparken aşağıdaki soruları sorabilirsiz;

  • Ne başarmak istiyorum?
  • Neyi değiştirmek istiyorum?

Proje ekiplerinde fikir ayrılıkları olabilir ancak bunları ortaya çıkarabilmek, ekibin uyumlu olmadığını anlamasını ve uyum için ilerlemesini sağlar. Ortak bir hedefte uzlaşılana kadar ekibin birlikte hedefte üzerinde çalışması gerekir.

Hedeflerin amacı, proje ekibini veya organizasyonu istenen yönde ve ileriye doğru hareket ettirmektir. Ortak bir hedef proje ekibinin gemiye binmesini ve aynı yönde kürek çekmelerini sağlar.

Şirket hedefleri, kurumdaki herkesin neyin en önemli olduğunu anlamasına yardımcı olmalıdır. Şirketin büyüklüğüne bağlı olarak hedefler düzenli olarak (3, 6 ay vb.) gözden geçirilir. “Sektörümüzdeki en iyi yetenekleri çekmek ve elde tutmak” gibi güçlü bir hedef hem şirketin nereye gitmek istediğini açıklarken hem de ilham vericidir.

Tüm çalışanlar hedefleri ve neden önemli olduklarını bildiği ve paylaşabildiği zaman, güçlü ve net hedefler ortaya konulabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

OKR – Hedef ve Sonuç Odaklılık – 1

OKR for your specific business-focused team

Objectives & Key Results (OKR) yaklaşımını beğenme sebebimi, ekibi güçlendirirken öncelikler doğrultusunda yönetim yaklaşımı getirmesi olduğunu söyleyebilirim.

Kurumlarda herkesin aynı yöne kürek çekmesi gerekir. Tüm paydaşların uyumu ve en önemli konulara odaklanmaları çok önemlidir.

Mükemmeliyetçi olmaya ya da gerçekçi olmayan hedeflere karşıyım. Hedefler doğrultusunda eleştirel düşünme ve doğru önceliklendirme başarının olmazsa olmazlarıdır. Bu noktada departmanlar arasında işbirliğini ve uyumu teşvik ederek, birlikte çalışmak, çabaları önemli olana odaklamak gerekir

Tüm kurumların başarısı, çalışanların neyin en önemli olduğunu açıkça anlama yeteneğine bağlıdır.

Hedef ve Sonuç Odaklılık yaklaşımı ekip üyelerinin her şeyi yapmasının önüne geçer. Öncelikleri belirlediğinizde, ekip üyeleri uygun olmayan görevlere hayır diyebilirler.

OKR sayesinde proje ekibi üyeleri büyük resmi görebilirler. Büyük resmi görebilenlerin katılımı ve katkıları artar.

OKR, proje ekip üyelerinin erken ve hızlı hata yapmalarını teşvik eden bir yaklaşımdır. Proje ekibine, zorlu bir hedefe ulaşmak için elinden gelenin en iyisini yapmak ve yetersiz kalmakta (hata yapmakta) utanılacak bir şey olmadığını göstermektir.

OKR nasıl oluşturulur?

Tek bir hedefin bir veya birden fazla sonucu olabilir. Önemli olan, eyleme ilham vermeyi amaçlayan niteliksel(sayısal), istek uyandıran bir ifade kullanabilmektir. Ör. “Pazar payını artırmak” değil “Pazar payını 18 yaş ve üzeri için %15 artırmak” vb.

Hedefler, ilham veren ölçülebilir (sayısal) değerler olmalıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Maliyetlerini Düşürmek – 7

Cost Management for Projects - ProjectManager.com

Projelerde kullanılacak kaynakların (personel, ekipman vb.) kapasitelerine ilişkin gerçekçi verilerin olmaması hem yanlış tahminlere hem de maliyet artışlarına yol açar. Kaynak kapasitelerini sürekli ve doğru ölçümleyin.

Toplantıları az ve verimli yapabilmek çalışma zamanını artıracağından maliyetleri düşürür.

Doğru maliyet öngörüleri ile öngörüleni tutturabilme teşvik edilmeli, ödüllendirilmelidir.

Yedekli çalışmak, farklı departmanların birbirlerinin işini öğrenmesini sağlamak ekip içi verimliliği yükselterek, maliyetleri düşürür.

Proje tedariklerinde olası problemler için alınan ek stoklara ilişkin problem yaşanabilecek alanları, süreçleri tespit edip, problemleri ortadan kaldıracak önlemeler almak, stok maliyetlerini azaltır.

Tedarikçi kontrolleri ve tedarikçilere verilecek projeye uygun eğitimler gecikmeleri ve bunlara bağlı maliyetleri azaltır.

Olumlu geri beslemeler, teşekkür ve takdir çalışan performansını yükseltir, maliyetleri düşürür.

Düzenli maliyet kontrol toplantıları veya maliyet kontrol kurulu vb. yaklaşımlarla harcamaları ve projeyi tamamlamak için gereken bütçeyi gözden geçirin.

Maliyet düşürücü önerileri yazılı hale getirin ve diğerleriyle paylaşın. Bir fikir başka fikirleri tetikleyecektir.

Proje içinde projenin tamalandıktan sonraki operasyonel maliyetlerini dikkate alarak uzun vadede maliyetleri dengede tutmaya çalışın.

Çalışanlara Sağlık sigortası yaptıran şirketlerin sigortaya yansıyan harcamaları izlemesi, en çok harcama yapılan ya da artış gösteren konulara yönelik olarak sağlıklı yaşamı destekleyici uygulamalar yapması dolaylı olarak maliyetleri düşürecektir.

Proje bazlı maliyet odaklı performans hedefleri ve bunlara bağlı ödüllendirme maliyetleri düşürür.

Proje ekip üyelerinin maliyetleri düşürme konusundaki motivasyonlarını nelerin artırabileceğini araştırın. Onları bu konuda neyin motive edeceğini yine onlara sorun.

Proje Yönetimi maliyetlerini (planlama, izleme vb.) ve toplam proje harcamalarını izleyin. Proje Yönetimi maliyetleri, toplam proje harcamalarını kısa ve/veya uzun vadede aşağı çektiği sürece anlamlıdır. Aşağı çekmiyorsa Proje Yönetimi yanlış yapılıyor demektir. 

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Maliyetlerini Düşürmek – 6

The Importance of Estimating Project Cost at Completion | Microsoft Dynamics 365 for Project Driven Companies

Projelerde parasal kayıpların ya da planlanan-gerçekleşen varyansının en çok olduğu noktalara odaklanın. Önceliğinizi en büyük maliyet kalemlerine verin. Kuruşlarla değil liralarla uğraşın.

Projelerde yaşanan problemleri ve çözümlerini yazılı hale getirip ilgili paydaşlarla paylaşın. Tekrarlayan problemler en büyük maliyet kaynağıdır.

Projelerde alınan dersleri toplayın, yaşanan parasal kayıplar ya da yakalanan fırsatlar konusunda kalıcı kuralları uygulama iradenizi ortaya koyun.

Projelerde yaptığınız her harcamayı geçmiş dönemlerle karşılaştırın. Daha düşük maliyet ile ilgili performans kriterleri geliştirin.

Projelerde mükerrer işler maliyetleri yükseltir. Konsolide edebileceğiniz konular konusunda proaktif davranın.

Projenin tüm süreçlerinde maliyet risklerinizi öngörmeye çalışın. Süreç ve paydaş bazlı risk analizleri yapın.

Rutinleri maliyet etkin yöntemlerle değiştirin. Seyahat yerine online video konferans vb.

Ekip Çalışma Kurallarını belirlerken herkesin maliyet konusunda hasasiyet göstermesinin önemini açıklayın.

İş görüşmelerinde personel adaylarının maliyet bakış açılarını değerlendirin ve hassasiyetlerinizi açıklayın.

Projelerde her değişiklik talebinin ya da yaşanan problemlerin maliyet etkisini değerlendirin ve proaktif yaklaşın.

Gerçekçi maliyet hedefleri belirleyin. Gerçekçi olmayan hedefler istenmeyen davranışlara ve bunlara bağlı olarak istenmeyen sonuçlara, daha yüksek maliyetli durumlara yol açabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Maliyetlerini Düşürmek – 5

New Polish Order - we know the government's tax guidelines ⭐ Konieczny  Wierzbicki Law Firm - Kancelaria

Paydaşların, özellikle üst yönetimin risk iştahı doğrultusunda maliyet hassasiyetini projeye yansıtmanız gerekir. Maliyet hassasiyeti çok yüksekse daha detaylı ve gerçekçi planlama maliyetine katlanılması gerekir.

Yapılan varsayımların ve öngörülen risklerin maliyet etkisi dikkate alınarak proje yapılandırılmalıdır.

Öngörülemeyen risklerin probleme dönüşmesi ek bütçe ihtiyacı doğurur. Öngörülemeyen riskler için yedek bütçe ayırılması, probleme dönüştüklerinden bütçe bulmaya çalışmaktan daha avantajlıdır.

Projelerin bütünü ve aktivite detayında her türlü önemli harcama için finansal analizlerin yapılması gerekir.

Proje maliyetinin hangi seviyeyi geçtiğinde projeden vazgeçilmesi gerektiği projenin başında belirlenmelidir. Her proje başlandığı için bitirilmek zorunda değildir. Maliyetler faydayı istenmeyecek oranda aştığında vazgeçilmelidir.

Projeyi maliyetlerini etkileyebilecek üst yönetim kararları hızlı ve manipüle edilmeden proje ekibiyle paylaşılmalı ve olası problemlere yönelik çözüm alternatifleri değerlendirilmelidir.

Şirket dışı ortamın (enflasyon, döviz kuru, rakip hareketleri vb.) projeyi nasıl etkileyebileceği konusunda senaryolar değerlendirilmeli ve beklenmedik durum planları yapılmalıdır.

Şirketin nakit akışı ile projenin gerektirdiği nakit akışı uzmanlar tarafından planlama aşamasında masaya yatırılmalı, şirkete en az yük getirecek şekilde ayrlamalar yapılmalıdır.

Paydaşların proje bütçesi içinde oranları dikkate alınmalı, her paydaşın kendi maliyetini iyileştirici önlemler geliştirmesi ve diğer paydaşlarla paylaşması maliyetleri düşürecektir.

Maliyetleri olumsuz etkileyen tüm faktörler (nedenler) değerlendirilmeli, olumsuz sonuçlara yol açanların nedenleri ortadan kaldırılmaya çalışılmalıdır.

Motivasyon maliyeti, motivasyonsuzluğun getireceği mali kayıplardan daha düşüktür İnsan Kaynaklarının etkin ve etkili kullanımı için proje içinde motivasyon yatırım yapmak maliyetleri düşürür.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Maliyetlerini Düşürmek – 4

Project cost management: what is it and how to implement it - Twproject:  project management software, bug tracking, time tracking, planning

Mevcut süreçlerinizi gözden geçirerek proje maliyetlerinizi düşürecek şekilde iyileştirmek gerekiyor. Proje hedeflerine farklı şekilde ulaşmanın yolları olup olmadığına bakılmalıdır. Ör. Ofis yerine yerine uzaktan çalışmak, uzun toplantıları kısaltmak, içeride yapmak yerine dış kaynak kullanmak, birkaç haftada gerçekleşecek çalışmaları bir günlük odaklı oturumlarla tamamlamak vb.

Projede değer katmayan süreç, dokümantasyon, kapsam vb. her unsur gözden geçirilmelidir.

MS Project vb. proje yönetimi bilgi sistemleri proje maliyetlerinin kontrolünü kolaylaştırır, alternatif senaryoların proje üzerindeki toplam etkisini görmenize yardımcı olarak maliyetleri düşürür.

Proje ilerledikçe geri kalan işlerin maliyet tahminleri güncellenmeye ve iyileştirilmeye devam edilmelidir.

Maliyet tahminlerinin neye dayandığını değerlendirerek ne kadar gerçekçi olduklarını değerlendirin. İyimser, olası, kötümser vb. çoklu tahminler üzerinden alternatif senaryoları gözden geçirin.

Projenin gerçekleştirilmesi esnasında gelir getirebilecek alternatifleri (yapılan çitin dışına reklam almak vb.) dikkate alın.

Projelerde alınan her kararın, tercih edilen yöntemin ve kullanılan süreçlerin maliyet etkileri dikkate alınmalıdır.

Proje Gözden geçirme toplantılarında maliyetler gündem edilmeli, çekince öneriler masaya yatırılmalıdır.

Projelerde kullanılabilecek teşvik ve fon kaynakları (Tübitak, Kosgeb vb.) konularında güncel bilgiler takip edilmelidir.

Proje Maliyetlerini Düşürmek – 3

Project Cost Review & Analysis | SOCOTEC US

Proje süresi veya teslimat süreleri kısaltılarak maliyetler düşürülebilir.  Bir proje ne kadar uzun sürerse, malzemeler, idari maliyetler, enerji ve çalışanlar da dahil olmak üzere, hem belirsizlik hem de maliyetler artar. Projeleri olabildiğince daha küçük değer teslim edebilecek parçalara ayırmak hem maliyetleri azaltır hem de kontrolleri kolaylaştırır.

Sadece projeyi gerçekleştirme maiyeti değil proje tamamlandıktan sonra ortaya çıkan hataları düzeltme maliyeti de dikkate alınmalıdır. Projenin tam anlamıyla teslim edilmesi gerçek maliyetleri gösterir. Projenin kalitesi (gereksinimleri istendiği gibi karşılama, yasalara uyum vb.) ile ilgili harcamalar proje esnasında yüksek maliyet gibi görülebilir ancak kalitesizlik maliyeti çok daha yüksek olacaktır. Toplam proje maliyetini düşürmek için kalite ile ilgili maliyetlerin göze alınması gerekir.

Birden fazla iş ya da güvensizlik olan ortamlarda çalışanlar kendilerini güvenceye almak için daha emniyetli eforlar öngörebilirler. Şirket içi ortamı düzenlemek ve iş yükünü azaltmak proje aktivitelerini gerçekleştirme eforlarını ve dolayısıyla maliyetleri düşürecektir.

Aktiviteleri gerçekleştirirken iç veya dış kaynak kullanımı fayda-maliyet açısından değerlendirilmelidir. Daha ucuz ve kaliteli alternatif tercih edilmelidir.

Şirket içinde ekipler arası iletişimi artırıcı her çaba ve etkinlik maliyetleri düşürecektir. Etkin iletişim işbirliği ve koordinasyonu artırdığı gibi süre ve maliyet kazanımları sağlar.

Proje için belirlenen bütçenin nakit akışı iyi ayarlanmalı, finansal parametreler doğrultusunda değerlendirilmelidir.

Bütçe aşımını erken fark etme konusunda geliştirilecek uyarı mekanizmaları sayesinde zamanında müdahale şansı yakalanabilir.

Proje maliyetlerini etkileyebilecek gereksiz  her türlü süreç, bürokrasi vb. gözden geçirilmeli ve iyileştirilmelidir.

Maliyet düşürücü önerilerin ödüllendirilmesi gibi teşvik sistemleri kurulmalıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Maliyetlerini Düşürmek – 2

Keys to a More Reliable Project Cost Estimation

Proje paydaşlarının maliyet konusunda farkındalıklarının gözden geçirilmesi gerekir. Her paydaş kurumun ondan beklediği hassasiyeti (kraldan kralcı olmadan) göstermelidir. Proje Sponsoru ve Proje Yöneticisi birebir görüşmelerle, başlangıç toplantısında ve devam eden düzenli iletişimlerde maliyetin düşürülmesi konusunu gündeme getirmelidirler.

Sözleşme aşamasından başlayarak proje müşterisinin ve bunlara bağlı olarak paydaş gereksinimlerinin maliyet-fayda değerlendirmesi yapılmalıdır. Müşteri her şeyi isteyebilir ancak kendisine maliyetine öngöremeyebilir. Gereksinimlerin tek tek veya toplu olarak maliyetinin ele alınması, sadece yapılabilirliğine bakılmadan efor ve parasal harcamalar açısından ele alınması gerekir.

Proje kapsamı ilk planlama aşamalarında belirlense de, çok geniş tutulduğunda maliyetli ve zaman alıcı olabilir. Projeyi en temel gereksinimlerle sınırlayarak, aynı anda yerine getirilecek işlerin sayısını azaltmak maliyeti düşürecektir. Projenin kapsamında yer alan her konunun müşteriye veya projeyi yapan kuruluşa değer katması (kar etme, Pazar payı artırma, verimlilik artırma vb.) ve bu değerin maksimum olması gerekir. Örneğin, gösteriş amaçlı, yeterince son kullanıcı tarafından kullanılmayacak özellikler maliyetleri yükseltir.

Projenin her aşaması maliyet açısından değerlendirilmelidir. Geçmiş dönemlerden daha iyi bir performans hedeflenmelidir. Daha iyi bir performans için gerekli maliyetler faydası ile kıyaslanmalıdır. Daha iyi bir performans için personel gelişimi, teknik ekipman yenileme vb. düşünülebilir.

Proje aktivitelerine ilişkin kaynak, süre ve efor tahmini bir arada yapılmalıdır. Ör. 2 kişi, 3 gün, 6 saat efor vb. Yapılacak işin maliyetinin kaynak, süre ve efor boyutunda alternatifleri değerlendirilmelidir. Her aktivite daha uygun maliyetle nasıl gerçekleştirilebilir araştırılmalıdır.

Birden fazla işi yapmaktan sorumlu kaynakların getireceği ek maliyetleri değerlendirin. İşler arasında geçişte konsantrasyon maliyeti, hata maliyeti vb. Tek bir kaynağın tek bir işle uğraşması maliyetleri düşürür. Özellikle çalışanlar daha fazla iş yapabilmek adına kişisel Ar-Ge’lerini yapamazlar.Kişisel Ar-Ge kişinin kendi işini daha kısa sürede ve maliyetle yapabilmesi için araştırma yapması anlamına gelir. Çalışanlara kişisel Ar-Ge yapma zamanı tanıyın ve yaptıklarını dinleyin.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Maliyetlerini Düşürmek – 1

Project Cost Management in 4 Processes | Adobe Workfront

Proje maliyetlerini düşürmek , her proje yöneticisinin yenilikçi yollar aradığı sürekli bir süreçtir .

Projelerin kapsamı aniden değişebilir, başlangıçta düşünülmeyen kaynakların projeye dahil edilmesi gerekebilir.

Proje yöneticisinin proje maliyetlerini ve mevcut bütçesini düzenli olarak gözden geçirmesi gerekir.

Öneriler

  • Projelerin teklif veya sözleşme aşamasını en yetkin kaynaklarla yapmak gerekir. Eldeki kısıtlı bilgiyle olası en doğru tahminin yapılması çok önemlidir.
  • Projeye ilişkin gerçekçi varsayımların ve kısıtların olabildiğince erken belirlenmesi gerekir. Fazla iyimser ya da kötümser olmanın olası sonuçları mutlaka değerlendirilmelidir.
  • Proje başlangıcında, projede kullanılacak kaynakların nitelikli (yüksek maliyetli) ve niteliksiz (kalitesizlik maliyetine yol açabilecek) olup olmaması konusu mutlaka değerlendirilmelidir.
  • Proje başlangıcından kaynaklanan hataların bedeli olacağı unutulmamalıdır. Rekabet veya sözleşme gereği projenin ilerleyen süreçlerinde daha pahalı kaynak ve yöntemlere başvurma gerekliliğini en aza indirmenin önemi unutulmamalıdır.
  • Elinizdeki mevcut personelin yeterlilik ve yeteneklerini çok iyi değerlendirmeniz ve gerçekçi olmanız gerekir. Aşırı iyimser varsayımlarınızı mutlaka test edin ve şansınıza güvenmeyin.
  • Ucuz ve kaliteli kaynak arayışınızı asla durdurmayın. Mevcut kaynaklarınızın uygunluklarını ve kapasitelerini güncel olarak izleyebileceğiniz yöntemler geliştirin.
  • Proje öncesinde yapılan fizibilite vb. çalışmalarınızda yer alan maliyet unsurlarına ilişkin maliyet tahminlerinin neye dayandığını ve olası riskleri dikkatlice ele alın.
  • Emsal proje maliyetlerine ulaşmaya çalışın ve danışmanlara danışın.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 100 – Ürün – 3 – SON

Should Product Managers Also be Project Managers? | by Saeed Khan | The Startup | Medium

PMBOK 7’yi okumayı bu yazı ile bitiriyoruz.

Projelerin, Programların ve Ürünlerin Benzersiz Özellikleri

Karakteristik Proje Program Ürün
Süre Kısa, Geçici Uzun Uzun
Kapsam Hedefler tanımlıdır ve aşamalı olarak olgunlaşır.  Birden fazla bileşenden birleştirilmiş fayda hedeflenir. Ürünler müşteri ve fayda odaklıdır.
Değişiklik Proje ekipleri değişikliği beklerler ve yönetirler.  Program ekipleri faydayı optimize edecek şekilde değişiklikleri ele alırlar Ürün ekipleri faydayı optimize edecek şekilde değişiklikler yaparlar.
Başarı

Başarı, ürün ve proje kalitesi, zaman çizelgesi, bütçe, müşteri memnuniyeti ve beklenen çıktılar ile ölçümlenir.

Başarı, beklenen faydaların gerçekleştirilmesi ve beklenenleri karşılaması ile ölçümlenir. 

Başarı, beklenen faydaların elde edilmesi ve ihtiyaç duyulan fonlamayı sağlamasıyla ölçümlenir.
Fonlama

Yatırın geri dönüşü ve başlangıç tahminleri ile belirlenir. Mevcut performansa ve değişikliklere göre güncellenir.

Fonlama başlangıçta ve sürekli yapılır. Faydaların teslim durumuna göre güncellenir. Ürün ekipleri değer takibi ile sürekli iyileştirme yaparlar.

ÖZET

Küresel pazarlar, artan çeşitlilik ve daha fazla ürüne yazılımın eklenmesi, değerin gerçekleştirilmesi için daha fazla destek, sürdürülebilirlik ve zaman çerçeveleri gerektiriyor. Müşteri merkezli ve dijital odaklı kuruluşlar, yeni ürünlerin ömür boyu desteklenmesi ve büyümesi için istikrarlı ekipler oluşturmayı avantajlı bulmaktadırlar.

Ürün yaşam döngüleri, projelerin geçici doğası gibi geleneksel proje teslim yapıları ile çelişebilirler. Bununla birlikte, müşteri değerine odaklanmayı içeren proje düşüncesinin evrimi ile örtüşürler.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler