Kategori arşivi: Araç&Teknikler

Projelerde Etkin Toplantı Yönetimi

Bir Cevap Yazın

Projenin başarısı Proje Yöneticisinin bilgi, beceri ve yeteneklerine doğrudan bağlıdır. Proje Yöneticisinin başarısı, farklı ekip üyelerini bir araya getirerek, karar verme, problem çözme vb. konularda etkin toplantı yapmasında saklıdır.

Proje Yöneticileri, önce kendilerini sonra ekiplerini toplantı planlama, yönetme, kontrol ve kapanışı konusunda eğitmelidirler.

Projelerde 3 tip toplantıdan bahsedebiliriz;

  • Karar verme
  • Bilgi Paylaşımı
  • Beyin Fırtınası

Ve bunlar tek bir toplantıda yapılmaz.

Projelerde hangi toplantıları yaparız? 

  • Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilme sürecinde paydaşlarla hedeflerin, başarı kriterlerinin, üst seviye gereksinimlerin, özet kilometre taşlarının ve diğer özet bilgilerin elde edilmesi için toplantı(lar) yapılabilir.
  • Proje Yönetimi Planı Geliştirme sürecinde proje yaklaşımını netleştirmek, proje hedeflerine ulaşmak için yürütmenin nasıl olması gerektiği, projenin nasıl izleneceği ve kontrol edileceğinin belirlenmesi için toplantı(lar) yapılabilir.
  • Proje Başlangıç Toplantısı, planlamanın ya da yürütmenin başlangıcında paydaşlarla bir araya gelerek hedefler, kapsam, kısıtlar, varsayımlar ve riskler masaya yatırılır, planlama veya yürütme süreci ile ilgili kararlar alınır.
  • Proje İşlerinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi, İzlenmesi ve Kontrolü süreçlerinde proje işlerini doğrudan etkileyen konularla ilgili toplantılar yapılabilir. Faz başlangıç toplantıları, teknik, sprint veya döngü toplantıları, günlük scrum toplantıları, yürütme komitesi toplantıları, problem çözme, geçmiş-ilerleyiş-durum gözden geçirme toplantıları vb. örnekler verilebilir.
  • Entegre Değişiklik Kontrol Sürecinde, Değişiklik Kontrol Komitesi Değişiklik Kontrol ve Değerlendirme (Onaylama, Red, Erteleme) toplantıları yapabilir. Değişiklik Kontrol Komitesi Yapılandırma (Konfigürasyon) Yönetimi konuları gözden geçirme toplantıları yapabilir.
  • Proje ya da Faz Kapanışlarında kapanış toplantısı, teslimatların onaylanması, tamamlanma kriterlerinin doğrulanması, sözleşmeleri resmi olarak bitirmek, paydaş performanslarını değerlendirmek, alınan dersleri derlemek ve paylaşmak, başarıyı kutlamak için toplantı(lar) yapılabilir.
  • Proje Yöneticisi ekibi ile birlikte Proje Yönetimi Planı alt bileşenlerinin (Kapsam, Zaman,  Çizelgesi, Maliyet, Kalite, Kaynak) geliştirilmesi toplantıları yapabilir.
  • Proje Ekibi, süre tahminlerinin yapılması için toplantı yapabilir. Çevik Yaklaşımlarda döngü planlama toplantıları yapılarak gelecek döngünün öncelikleri belirlenir, tahminler yapılır.
  • Kalite Kontrol sürecinde onaylanmış değişiklik taleplerinin gözden geçirilmesi, geçmişe yönelik alınan dersler ile ilgili toplantılar yapılabilir.
  • Aktivite kaynaklarının tahminlenmesi sürecinde Proje Yöneticisi Fonksiyonel Yöneticiler ile kaynak ve for gereklilikleri, gerekli kaynak nitelikleri, malzeme tipi ve miktarı vb. konularda toplantılar yapabilir.
  • Proje Ekibini Geliştirme sürecinde oryantasyon, ekip çalışması vee kip geliştirme toplantıları yapılabilir.
  • İletişimleri Yönetme sürecinde iletişim stratejisi ve iletişim planı ile ilgili toplantılar yapılabilir.
  • İletişimlerin izlenmesi sürecinde alınan kararların takibi, paydaş isteklerinin yanıtlanması konusunda toplantılar, tedarikçilerle ve ilgili paydaşlarla görüşmeler yapılabilir.
  • Risk Yönetimi Planlama, Proje Başlangıç Toplantısının gündeminde olabileceği gibi ayrı toplantılarla yapılabilir.
  • Proje Riskleri, Proje Durum Değerlendirme Toplantılarında düzenli olarak ele alınabileceği gibi Risk Gözden Geçirme Toplantıları olarak ayrı yapılabilir.
  • Tedarik Planlama sürecinde potansiyel satıcılarla, şirket içi paydaşlarla tedarik stratejisi ve yönetimi konusunda toplantılar yapılabilir.
  • Paydaş Katılımını Sağlamak ve Kontrol için proje durum değerlendirme, plan güncelleme, karar verme, problem çözümü vb. çeşitli toplantılar yapılabilir.

Yukarıda bahsi geçen toplantılar yüz yüze, resmi veya sanal olarak düzenlenebilir. Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – 6. Versiyonda 49 sürecin 26’sında toplantılar, araç ve teknik olarak gösterilmektedir.

Toplantılarda uyulması gereken temel kurallar şunlardır;

    • Toplantı öncesi hazırlık yapılmalıdır.
    • Toplantı süresi ve saati belirlenir. Toplantıların uzun tutulmaması gerekir.
    • Dikkatin dağılmayacağı, bölünmenin olmayacağı uygun bir toplantı yeri seçilir.
    • Gerekli malzemeler toplantı öncesi hazırlanır.
    • Toplantı öncesinde toplantının hedefi, amacı, kapsamı, gündemi ve toplantı kuralları hakkında bilgilendirme yapılır, incelenmesi gereken belgeler gönderilir.
    • Tüm katılımcılara ulaşılır, ön hazırlıkları yapmaları sağlanır.
    • Toplantıya tanışma veya konu hakkında bir giriş ile başlanır.
    • Sürelere uyulması, konudan sapılmaması sağlanır.
    • Kapanış konuşması yapılır.
    • Toplantı sonrasında Toplantı Notları katılımcılarla paylaşılır.

 

Proje Yönetiminde Kontrol Listeleri

Bir Cevap Yazın

Proje Yönetiminde Kontrol Listeleri yapılan ve yapılacak işlerin kontrolü, eksikliklerin fark edilmesi, kontrol gibi çeşitli sebeplerle kullanılırlar. Kontrol listeleri zamanla bilgi ve deneyimin uzantısı olarak doğru işi, doğru yapmayı sağlarlar.

Kontrol listelerinin sadece doldurulması, bakılması gereken belgeler olmaması, hazırlayan ve kullanan tarafından anlaşılırlığına dikkat edilmesi gerekir. Kontrol listeleri proje ekibinin hataları erken fark etmesini, işini daha iyi yapmasını sağlayacak nitelikte olmalıdır. Kontrol listeleri ile yapılan çalışmalar sonucunda elde edilen bilgiler paylaşılmalı ve gerekli aksiyonlar alınmalıdır.

Proje Yönetimi Metodolojisine sahip şirketlerde proje yönetimi sürecinin doğru işleyişi kontrol listeleri ile takip edilebilir. Sürecin adımlarının, kullanılan araç ve tekniklerin, belgelerin ve çıktıların Kontrol Listesi doğrultusunda yapılması ve kontrolü gerekir.

Proje Yönetiminde kontrol listeleri aşağıdaki sebeplerle kullanılabilir;

  • Metodolojiye uygunluk
  • Şirket politika ve prosedürlerine uygunluk (Ör. Satınalma)
  • Belge Kontrolü (Kapsam Belgesi, Bütçe vb.)
  • Teslimat Kontrolü
  • Kaynak Uygunluğu
  • Proje Yönetimi Bilgi Sistemine uygunluk
  • Ürün, servis, sonuç çıktı kalitesine yönelik denetimler
  • Performans Kontrolü
  • Yasal Uyum
  • Değişiklik, Yapılandırma Kontrolleri
  • Problem Tespit, Takip
  • İletişimin sağlanması, kontrolü

Kontrol Listeleri gerektiği zaman kullanılabileceği gibi önceden belirlenmiş zamanlarda kullanılabilir. Örneğin faz kapanışı, sözleşme imzalanışı vb.

Kontrol listeleri yapılan işlerin önceliğini değerlendirmede kullanılabilir.

Kontrol listelerinin yazılı olarak saklanması ve güvenliğinin sağlanması gerekir. Kontrol Listesi ile yapılan çalışma sonuçları gelecek projelerde kullanılmak üzere saklanmalı, arşivlenmelidir.

Kontrol Listelerini kullanan kişi ve kullanıldığı tarih belirtilmelidir.

Kontrol Listeleri proje sonlarında, organizasyonel değişiklikler sonrasında gözden geçirilmeli, güncellenmelidir.

Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Kontrol Listelerinin kullanılması önerilir. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Proje Yönetim Planı Geliştirme
  • Gereksinimlerin Toplanması
  • Kalitenin Yönetilmesi
  • Kalite Kontrolü
  • Risklerin Tanımlanması

Proje Yönetiminde Kolaylaştırma

Bir Cevap Yazın

Kolaylaştırma teknikleri, belirli bir hedef doğrultusunda katılımcıların davranışlarını yöneterek ilgili bilginin edinilmesi için kullanılır. Hem içeriğe odaklanmayı hem de yürütülen süreci doğru yönetmeyi gerektirir. Denge sağlayacak bir ortam hedeflenir. Kolaylaştırma iletişim bilimi, davranış psikolojisi ve grup dinamikleri ilkelerine dayanır.

Proje Yönetiminde kolaylaştırma tekniklerinin bir çok faydası vardır;

  • Şirket politikalarının ya da güç kavgalarının olumsuz etkilerinden korunmak,
  • Katılımcılar arasında iletişimi ve dengeli katılımı sağlayarak, oybirliğine ulaşmak,
  • Yaratıcılığı ve grup problem çözme becerisini uygun tempoda adım adım gerçekleştirmek,
  • Kolay ve etkin çatışma çözümüne gitmek,
  • Tam katkı sağlamak,
  • Beklentileri yönetmek,
  • İş gereksinimlerinin daha iyi anlaşılmasını sağlamak.

Kolaylaştıcıların aşağıdaki becerilere sahip olması gerekir;

  • Liderlik – Planlama, proje yönetimi, kişilerarası iletişim, karar verme, oybirliği
  • İletişim – Yazılı, sözlü, vücut dili, terminoloji, iletişim teknolojileri.
  • Dinleme – Aktif ve Etkin
  • Grup Dinamikleri – Motivasyon, çatışma çözme, davranış psikolojisi, ekip kurma
  • Analitik – Problem çözme, sorgulama, bilgi toplama ve analizi
  • Teknik – Kavramlar, araç kullanımı, sektör bilgisi, değişim ve dönüşüm yönetimi

Kolaylaştırma yetkinlikleri aşağıdaki gibidir;

  • Toplantı Yönetimi
  • Açık Uçlu Soru Sorma
  • Bilgi/Gereksinim Toplama ve Analizi
  • Karar Verme ve Problem Çözme
  • Davranış ve Çatışma Yönetimi
  • Oybirliği Sağlama, Taahhütleri Güvene Alma

Kullanılan kolaylaştırma tekniklerine örnek olarak Ortak Uygulama Geliştirme – JAD (Joint Application Design), Kalite Fonksiyonu Dağıtımı – QFD (Quality Function Deployment) ve Müşterinin Sesi – VOC (Voice of the Customer) sayılabilir.

Kolaylaştırmanı Amacı

  • Atölye çalışmalarını ve ekip toplantılarını daha etkin kılmak
  • Katılımcıların enerji, ilgi ve bilgilerini davranışlarıyla birlikte yönetmek

Kolaylaştırmada Dikkat Edilmesi Gerekenler

  • Katılımcılara, şirket ortamına, iletişim gereksinimlerine ve duruma göre doğru tekniği seçin.
  • Tercih edilen tekniğin işe yarayıp yaramayacağını geçmiş deneyimlerden çıkarmaya çalışın.
  • Hazırlık aşamasında gündemi gözden geçirin ve tüm gerekli tekniklerin kullanılıp kullanılmadığını kontrol edin.
  • Katılımcılarla gündemi, hedefi, tartışma çerçevesini ve zaman planını paylaşın.
  • Gündeminizde, geçmiş toplantılarla veya yeni gelişmeleri açıklayıcı bir bölüm yer alsın.
  • Toplantı kurallarını belirleyin. (Örneğin söz istemek için el kaldırmak, söz kesmemek vb.)
  • Atölye çalışmasına ya da toplantıya katılın, dinleyin ve etkileşimleri gözlemleyin.
  • Duruma göre tekniği değiştirin.
  • Konsantrasyonun bozulmaması için verilecek molaları doğru belirleyin.
  • Kararları yazılı hale getirin, gerçekçi olunmasını ve dürüstlüğü destekleyin.
  • Toplantı sonunda değerlendirmeye, özet geçmeye, sorulara vakit ayırın.
  • Tamamlandığında alınan dersleri çıkarın.

Kolaylaştırmak adına toplantı ve atölye çalışmalarında aşağıdaki kurallar uygulanabilir;

  • Herkes bir konuda bir kez konuşacak.
  • Fikirler tartışılacak, insanlar değil.
  • Herkes konuşma zamanına uyacak.
  • Ekip çalışmalarında sorumluluk paylaşılacak.
  • Telefon ve bilgisayarlar kapatılacak.

PMI, aşağıdaki Proje Yönetimi süreçlerinde Kolaylaştırma yapılmasını önermektedir. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi
  • Proje Yönetimi Planı Geliştirme
  • Proje Bilgilerinin Yönetilmesi
  • Gereksinimlerin Toplanması
  • Kapsamın Tanımlanması

Proje Yönetiminde Görüşmeler

Bir Cevap Yazın

Paydaşlarla doğrudan konuşarak onlardan bilgi almaya yönelik resmi ya da gayri resmi bir yaklaşımdır. Genellikle önceden hazırlanmış ya da spontane sorular yönelterek yapılır. Alınan cevaplar kaydedilerek gerçekleştirilir. Görüşmeler çoğu zaman yüz yüze yapılır, bazen görüşmeyi yapan ve/veya kendisiyle görüşme yapılan kişiler birden fazla olabilir.

Deneyimli proje ekibi üyeleriyle, sponsorlarla, diğer yöneticilerle ve belirli konuların uzmanlarıyla yapılan görüşmeler, istenen proje teslimatlarının özelliklerini ve fonksiyonlarını belirlemeye ve tanımlamaya yardımcı olabilir.

Görüşmeler daha detaylı bilgi istendiğinde tercih edilir. Proje Yönetiminde görüşme konuları müşteri ihtiyaçları, hedefler, işin doğasına göre spesifik konular olabilir. Görüşmeler için belirli bir zaman ayırılır ve tarih belirlenir. Yoğun ve tempolu çalışanlar için tercih edilen bir tekniktir.

Proje Yönetiminde görüşmenin amacı ekip üyeleri, müşteri veya paydaşlardan daha detaylı bilgi edinmektir.

Görüşme Süreci

  • Konuşulacak konuların belirlenmesi
  • Görüşülecek kişilerin belirlenmesi
  • Görüşme konusunda eğitim alma veya verme
  • Görüşmenin zamanının planlanması
  • Görüşmeye Hazırlanma
  • Görüşmenin Yapılması
  • Görüşmenin Analizi
  • Takip

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Görüşmeye katılması istenilenler konuya uygun seçilmeli, sponsor veya ekip üyelerinden destek istenmelidir.
  • Yöneticinin deneyimi görüşülecek konuya uygun olmadığında altında çalışan deneyimli kişi ile görüşülmelidir.
  • Hazırlanacak bir kontrol listesi ile görüşme için seçilen kişilerin doğruluğu test edilebilir.
  • Bilgi toplama performansının gelişmesi için etkin görüşme teknikleri eğitimi alınmalıdır. Alınan eğitimler sonrası denemeler yapılmalı ve sonuçları incelenmelidir. Alınan eğitimler görüşme yapacak kişilerin doğru noktaya odaklanmasını ve diğerleriyle ortak sonuçlar üretmelerini sağlamalıdır. Özellikle son kullanıcıların doğru seçilmesi konusundaki belirsizlikleri bu tip eğitimler giderecektir.
  • Grup iletişim tekniklerine nazaran birebir görüşmelerde bazı katılımcıların kendilerini grup dışında daha iyi ifade edebildikleri unutulmamalıdır.
  • Proje ile ilgili yapılacak görüşmeler şirket genelinde duyurulmalı ve sponsorun desteği gösterilmelidir.
  • Görüşmeye katılacaklara görüşme öncesinde hazırlanabilmeleri için gerekli detaylar aktarılmalı, kapsam açıklanmalı,  belge vb. iletilmelidir.
  • Görüşme için rahat bir ortam hazırlanmalıdır.
  • Görüşmelerin hazırlık, gerçekleştirme ve analiz edilme gibi süreçlerinin efor gerektirdiği unutulmamalıdır.
  • Mümkünse görüşmenin analizi aynı gün içinde yapılmalıdır.
  • Görüşmeyi yapacak kişi, görüşülecek kişinin rolü ve görüşmenin kapsamıyla olan ilişkisini bilmelidir. Mümkünse görüşme öncesi sorular gönderilmelidir. Soruların önceden gönderilmesi görüşmenin sohbet ortamında yapılacağının göstergesidir. Görüşme konuları kadar görüşmecinin görüşme esnasındaki tavrı da izlenmelidir.
  • Görüşmelere tanışma ile başlanmalı, görüşmecinin beklentileri alınmalı görüşmenin amacı aktarılmalıdır.
  • Açık uçlu sorularla görüşmenin ilerlenmesi sağlanmalıdır.
  • Görüşme sırasında karşı çıkmak aksi fikri savunmak doğru değildir. Görüşmeci rahat bir şekilde tüm görüşlerini aktarabilmelidir.
  • Görüşme istenilen detayda yazılı hale getirilmelidir.
  • Görüşme bittiğinde tüm konuların üzerinden geçilip geçilmediği kontrol edilmelidir. Eksik kalan konular veya yeni fark edilen durumlar kayıt altına alınmalıdır.
  • Anlamadığınız veya net olmayan konuları yeni sorular sorarak netleştirmelisiniz.
  • Görüşmede atıfta bulunulan belgeler varsa bir kopyasını isteyiniz.
  • Görüşme bittiğinde teşekkür ediniz.
  • Görüşmenin sonuçlarının nasıl iletileceğini açıklayınız.

Özellikle iş süreçlerini iyileştirme projelerinde detaylı ve kaliteli bilgi toplanması en önemli faktördür. Görüşme notlarının analiz edilmesi ve ihtiyaç duyulan kilit noktalara odaklanılması gerekir. Görüşme notlarının görüşmeci ile paylaşıldıktan sonra kendi yorumlarını ekleyerek geri göndermesi istenmelidir.

Diğer dikkat edilmesi gereken bazı noktalar şunlardır;

  • Süreye sadık kalmaya çalışın.
  • Gizli kalması gereken bilgilere özen gösterin.
  • Doğru kişi ile görüşme yaptığınızdan emin olun.
  • Konudan sapmayın.

Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Görüşmeler tercih edilir. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi
  • Proje Yönetimi Planı Geliştirme
  • Gereksinimlerin Toplanması
  • Kalite Yönetimi Planlama
  • Kalite Kontrolü
  • Proje Ekibinin Geliştirilmesi
  • Kaynak Yönetimi Planlama
  • İletişim Yönetimi Planlama
  • İletişimlerin İzlenmesi
  • Risklerin Tanımlanması
  • Nitel Risk Analizinin Yapılması
  • Nicel Risk analizini Yapılması
  • Riske Yanıt Planlaması
  • Tedarik Yönetiminin Planlanması
  • Tedariklerin Yürütülmesi
  • Paydaş Katılımını Yönetme

Proje Yönetiminde Odak Grupları

Bir Cevap Yazın

Odak grupları, önceden belirlenmiş paydaşların ve konusunda uzmanların ürün, hizmet ya da sonuç hakkındaki beklentilerini ve tutumlarını öğrenmek amacıyla bir araya getirilmesiye oluşturulur. Geleneksel anlamda pazar araştırmaları için tercih edilen bu teknik birebir görüşmeler ya da anketler yerine tercih edilir.  Bir moderatör ya da toplantı başkanı, farklı bakış açılarının paylaşılmasını ve tartışılmasını sağlar.

Odak Grupları genellikle katı bitiş tarihleri söz konusunda olduğunda tercih edilir. Ürün, servis, problem ya da fırsatlar, müşterinin beklentileri, davranışları, bunları anlayacak ve değerlendirecek seçilmiş bir grup tarafından ele alınır. Belirli bir kalıp ya da soru seti kullanılarak bilgi toplanmaya çalışılır, belirsizlikler azaltılmaya, kalite yükseltilmeye çalışılır. Bu görüşmelerden elde edilen sonuçlar analiz edilir ve harekete geçilir.

Hedef

  • Kısa sürede paydaşlardan bilgi toplamak
  • Proje müşterisinin, hedef müşterinin ya da paydaşların fikirlerini, beklentilerini, çekincelerini keşfetmek
  • Proje sonrası yeni duruma geçiş ile ilgili şirketi hazırlamak

Süreç

  • Bilgi toplama gereksiniminin kabul edilmesi
  • Hedefleri ve hedef kitleyi belirlemek
  • Uygun soruları hazırlamak
  • Moderatör belirlemek
  • Toplantıyı Yapmak
  • Sonuçları yazılı hale getirmek ve analiz etmek

Projelerde görüşmeler, soru listeleri, anketler ve atölye çalışmaları Odak Grupları ile birlikte gerçekleştirilebilir. Veri toplamaya ilişkin uygun teknik gereksinimler ve proje ile ilgili zaman kısıtları doğrultusunda belirlenir. Odak Grupları, doğru grup seçilebildiği durumlarda gerçek müşteriden veri toplamak için en iyi yoldur.

Hedef belirlendikten sonra Odak Grubunun büyüklüğü ve hangi sıklıkta bir araya gelecekleri belirlenebilir. Anket yapılacaksa istatistiksel örnekleme teknikleri yardımıyla katılımcı sayısı belirlenmelidir. Soru listeleri, soruların öncelikleriyle beraber düşünülmelidir.

Odak Grupları, profesyonel destek alınarak Arama Konferansları olarak şirket dışında da gerçekleştirilebilir. Değerlendirme için gerekli doğru grubun seçilmesi gerekir. Toplantı Yöneticisinin ya da moderatörün bir kılavuz doğrultusunda davranması beklenir;

  • Giriş
  • Toplantının hedefi ve amacı
  • Gruptan beklenilenlerin açıklanması
  • Toplantının nasıl yapılacağı
  • Zaman Kısıtları
  • Mola Zamanları

Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Odak Gruplar tercih edilir. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi
  • Proje Yönetimi Planı Geliştirme
  • Proje Bilgilerinin Yönetilmesi
  • Gereksinimlerin Toplanması
  • Proje Ekibinin Geliştirilmesi
  • İletişim Yönetimi Planlama

Kaynak: Richard C. Whitely. The Customer-Driven Company, Moving From Talk to Action. Addison Wesley, 1991.

Proje Yönetiminde Beyin Fırtınası

Bir Cevap Yazın

Proje Yöneticileri, projelerde yaşadıkları problemleri çözmek için yaratıcı düşünmek zorundadırlar. Proje Yöneticisi yetkinlikleri içersinde yaratıcılık yer alsa da beyin fırtınası gibi yöntemler alternatifleri görmeyi ve farklı bakış açılarını bir araya getirmeyi sağlar.

Proje Yönetiminde Beyin Fırtınası genellikle problem çözümlerinde kullanılır. Problemin çözümüne ilişkin aşamaları aşağıdaki gibi sıralayabiliriz;

  • Problem Tanımlanması
  • Fikir Üretilmesi
  • Doğru fikrin seçilmesi (Karar Verme)
  • Fikrin Hayata Geçirilmesi

Beyin Fırtınasının doğru yapılabilmesi için yapması gerekenler aşağıdaki gibidir;

Beyin Fırtınasını Planlamak

  • Problemi ve Toplantının Hedefini Planlayın – Spesifik, Ölçülebilir, Uygulanabilir ve zaman hedefi olan bir hedef belirleyin.
  • Katılımcıları Belirleyin – Problemden en çok etkilenecek ve etkileyebilecek olanları belirleyin. Gerektiğinde farklı bakış açısına sahip danışmanlar çağırılabilir.
  • Grubu Sınırlandırın – Chauncey Wilson, Brainstorming and Beyond: A User-Centered Design adlı kitabında Heller & Hollabaugh‘un 3 kişiden fazla kişinin olmaması gerektiğini yazmaktadır. Gruptakilerin çeşitli ama birbirileri ile ilişkili olması gerekir. Örneğin bir yazılımcı, grafiker ve kullanıcı vb.

Beyin Fırtınasını Gerçekleştirmek

  • Konu bazlı bölümlere ayırmakta fayda vardır. 
  • Beyaz tahta olması ve fikirlerin gruplanarak yazılması.
  • İlişkili fikirleri birleştirmek
  • Karmaşık problemleri daha basit problemlere indirgemek, parçalamak
  • Her problem tek tek ele almak
  • Her grup üyesi tek tek beyin fırtınasını gerçekleştirmek, daha sonra grup olarak toplanmak
  • Fikirleri önceliklendirmek ve uzlaşma sağlamak
  • Önerinin gerçekleştirilmesi için bir sorumlu atamak

Altın Kural: Beyin Fırtınasında kötü fikir olmaz.

Beyin Fırtınasından Sonra

  • Katılımcılara teşekkür ve mümkünse ödüllendirme yapmak
  • Çözümü izlemek

PMBOK 6 aşağıdaki süreçlerde Beyin Fırtınasını bir araç ve teknik olarak önermektedir, PMP sınavına hazırlananlar dikkat etmelidirler;

  • Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi
  • Proje Yönetimi Planı Geliştirme
  • Kalite Yönetimi Planlama
  • Risklerin Tanımlanması
  • Paydaşların Tanımlanması
  • Paydaş Katılımı Sağlama Planlama
  • Paydaş Katılımını Yönetme

Proje Yönetimi Sohbetleri 130 – Uzman Görüşü

Bir Cevap Yazın

Proje Yönetiminde Uzman Görüşü nedir? Neden Önemlidir?
Anlatan: Gökrem TEKİR

Adınıza imzalı Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El kitabını sipariş etmek için tıklayınız.

Projenin Başarı Olasılığını Hesaplamak

Bir Cevap Yazın

Bir projenin başarıyla tamamlanıp tamamlanmayacağını belirleyebilmeniz için aşağıdaki gibi tablo hazırladım. 

Bu tabloda yer alan Başarı Ağırlığı maddelerinin değerlerini BEN belirledim. Yüksek puan proje için yüksek risk taşıdığını gösterir. Dilerseniz değiştirebilirsiniz.

Sektör spesifik bir madde yoktur, bilişim, inşaat vb. projeler için değerlendirme kriterleri değiştirilebilir, geliştirilebilir. 

Bu tablonun Excel versiyonunu indirmek için tıklayınız. 

Proje Yönetimi Sohbetleri 129 – Odak Gruplar

Bir Cevap Yazın

Projelerde, ilgili uzmanların bir araya gelerek çözüm ürettikleri Odak Grupları nedir? Ne yaparlar?
Anlatan: Gökrem TEKİR

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El kitabını adınıza imzalı olarak sipariş etmek için: shopier.com/967176 

Projelerde Onay ve Bekleme Süreleri

Bir Cevap Yazın

Projelerin süresini kısabilmek için bir çok noktaya dikkat etmeniz ve doğru şekilde yaklaşmanız gerekir. Onay ve bekleme sürelerini azaltmak için yapabilecekleriniz bu videoda.

Udemy’de yer alan Projelerde Süre Kısaltma Tekniklerini indirimli almak için: https://www.udemy.com/projelerde-sure-kisaltma-teknikleri/?couponCode=FIRSAT