Kategori arşivi: İletişim Yönetimi

Ne Kadar Proje Dokümantasyonu Gerekli?

Proje dokümantasyonu geleceğe kayıt bırakmak ve şirket hafızasının oluşturulması için önemlidir. Bir projede ne kadar dokümantasyon gerektiği projenin tipine, büyüklüğüne, yasal gerekliliklere, şirket politika, prosedürlerine ve proje yönetim metodolojisine bağlı olarak belirlenir.

Her projede belirli bir seviyede dokümantasyon tutulması gerekir. Büyük ve karmaşık projeler ekibinin ve paydaşların ihtiyaçları doğrultusunda daha fazla dokümantasyon içerirler. Küçük projelerde “aracın amacı aşmaması” için daha az dokümantasyona ihtiyaç duyulabilir.

Her proje tipine göre minimum dokümantasyon gereklilikleri belirlenmelidir. Şirket politikaları veya sözleşme koşulları, yasaların gerektirdikleri gibi zorunlu dokümantasyon mutlaka tutulmalıdır.

Önemli olan projenin başarısı için gerekli olan dokümantasyonun tüm proje ekibi tarafından sahiplenerek doğru ve zamanında yapılmasıdır.

Proje başlangıcında aşağıdaki dokümantasyon olmalıdır;

Proje Başlatma Belgesi ve projeyi açıklayıcı belgeler
Teslimat Tanımları (Öncelikler, ölçülebilir başarı kriterleri vb. ile birlikte)
Ekip rol ve sorumlulukları, iletişim bilgileri
Paydaş Analizi
Sözleşmeler, İş gerekçeleri ve ilgili proje öncesi hazırlanmış belgeler

Planlamada olması gereken dokümantasyon;

İş Kırılım Yapısı
Zaman Çizelgesi
Maliyet Planı ve Bütçe
Kaynak analizi
Risk Kayıtları
Projeye özel spesifik planlar (Süreç İyileştirme, iletişim vb.)

Yürütme, İzleme ve kontrol Sürecinde gerekli dokümanlar

Durum raporları
Değişiklik ve Problem Kayıtları
Gözden Geçirme Notları
Kontrol ve Test Sonuçları
Toplantı Notları
Tüm yazışmalar

Her projede kullanılabilecek bazı dokümantasyon şirket özelinde hazırlanabilir;

Değişiklik Süreci
Problem Eskalasyon Süreci
Test ve Kontrol Standartları
Karar Alma Süreci vb.

Her proje öncesi hangi dokümantasyon gereklilikleri olduğu Sponsor, Proje Ofisi ve Proje ekibi ile beraber değerlendirilmelidir.

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıGökrem Tekir, Savaş ŞakarProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Proje Şişerse Ne Yapmalı?

Bir Cevap Yazın

Proje ilerledikçe ek talepler, değişiklikler ilave işler çıkartır fakat projenin hedeflenen bitiş süresi değiştirilmez. Proje Yöneticisinin ekip ve paydaşlar olan iletişimi ve etkileşimi olumsuz etkilenmeye başlar. Eğer bu durumu iyi yönetebilirseniz olumsuz etkiyi en aza çekebilirsiniz.

Nelere dikkat edilmeli;

Projenize başlamadan önce geçmiş projelerinizi gözden geçirin. Aynı durumu hangi noktada kimlerle yaşadığınızı hatırlamaya çalışın. Mevcut durumun farklılıklarını dikkate alarak değerlendirin. Eğer geçmişte kapsamın iyi belirlenmemesi problemlere yol açmışsa gereksinimlerin netleştirilmesi sürecine ek efor ayırın.
Eğer ek talepler, değişiklikler problem yaratmışsa Değişiklik Kontrolü sürecinizi gözden geçirin, işin başında değişikliklere sınırlamalar getirmeye çalışın.
Eğer testlerde problemler yaşanmışsa test sürecinizi gözden geçirin, projenin erken safhalarında testler ile ilgili düzenlemelerinizi yapın.
Risk Yönetimi Planını ciddiye alın. Rezervlerinizi belirleyin.
Projede geri kalan işlerin sürelerini kısmak için alternatif çözümler üretin. Örneğin ek kaynak bulabilmek, paralele çekmek vb.
Proje Durum Gözden Geçirme Toplantıların, kalan işlerin hangi yöntemle istenilen tarihte tamamlanabileceğini gündem edin.
Gecikme maliyeti ile eğer varsa sözleşmeden kaynaklı cezai şartları karşılaştırın.
Projede geri kalan işler ile ilgili varsayımlarınızı güncel tutun. Ekibin çekincelerini dikkate alın.
Mecbur kalırsanız, gerçekleştirilmesi gereken işler planlanandan daha fazla efor gerektiriyorsa çalışma sürelerini değiştirebilirsiniz. Örneğin bu hafta sonu çalışıyoruz vb.
Proje dışı sorumlulukların azaltılarak projeye daha çok vakit ayırılması konusunda kaynak yöneticileri ile görüşebilirsiniz. Kendi zamanınızı aynı şekilde gözden geçirin.
Aktiviteyi gerçekçi bir sürede tamamlamak mümkün değilse yaratıcılığınızı kullanmanız gerekir. Kapsamın bir kısmını ötelemek veya çıkarmak, kullanılan yöntem, araç, tekniği veya kaynağı değiştirmek gibi alternatifleri değerlendirin.
Gereksinimleri gözden geçirip düşük öncelikli olanları kapsam öteleme açısından değerlendirin. Daha sonra planlanandan daha yüksek maliyete tamamlanma olasılığı olanları ötelemeyin.
Kimlerden yardım isteyebileceğinizi, danışabileceğini belirleyin.
Ekibi toplayıp durumun önemini açıklayın, imece ve koordinasyon ile çözüm üretmeye çalışın. Sıkıntılı durumların duygusal fedakarlık gerektirdiğini unutmayın.
Ekibin bu yoğun fedakarlık göstermesi durumunda motivasyon için elinizden geleni yapın. Gereksiz toplantıları kaldırın.
Kendinizin üstlenebileceği, uzmanlık alanınıza giren işlere destek olun.
Ekibin olası çatışmalarına proaktif olarak müdahale edin, barış ortamını korumaya çalışın.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları₺349.99 4.4 (699 ratings)244 lectures, 26 hoursAll Levels

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi₺269.99 4 (16 ratings)27 lectures, 2 hoursAll Levels

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.₺269.99 3.8 (12 ratings)127 lectures, 8 hoursAll Levels

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.₺249.99 4.3 (10 ratings)20 lectures, 1 hoursAll Levels

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.₺249.99 4.3 (6 ratings)21 lectures, 2 hoursAll Levels

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme₺249.99 3.8 (62 ratings)20 lectures, 1 hoursAll Levels

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri₺349.99 4.2 (100 ratings)68 lectures, 4 hoursAll Levels

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler₺249.99 4 (16 ratings)22 lectures, 2 hoursAll Levels

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques₺249.99 3.9 (28 ratings)27 lectures, 1 hoursAll Levels

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.₺249.99 3.9 (7 ratings)21 lectures, 1 hoursAll Levels

Proje İletişimlerini İzleme Ölçütleri

Bir Cevap Yazın

Proje Yöneticisinin vaktinin büyük bir kısmı iletişimle geçer. İletişim kurmak sadece sohbet etmek değildir. Kurulan iletişimin sağlıklı olması ve başarısının ölçümlenmesi gerekir.

Yapılması gerekenler;

Proje başlangıç toplantısında mutlaka iletişim gereksinimleri belirlenmelidir.
Proje Yöneticisi beklediği bilginin hangi formatta ve sıklıkta gelmesi gerektiğini belirlemeli, proje ekibiyle anlaşmalıdır.
Raporlama veya toplantılara katılım sayıları kayıt altına alınmalı, geç gönderme, katılım veya hiç göndermeme, katılmama durumları kayıt altına alınmalıdır.
Toplantı veya raporlama düzeni ile ilgili yönetimin ve fonksiyonel yöneticilerin desteği alınmalıdır.
Toplantı ve birebir görüşmelere ilişkin not tutulmalı, saklanmalıdır.
Problem, karar alma vb. durumlarda bilginin zamanında ve doğru iletilmesi bir başarı ölçütüdür. Geç kalma veya yanlış bilgilendirme başarısızlık ölçütüdür.
Toplantı ve raporlamanın performansı konusunda proje ekibinin görüşleri alınmalı, gerekli düzenlemeler yapılmalıdır. Hem fikir olunan düzene uymamak başarısızlık olarak Kabul edilmelidir.
Kullanılan bir Proje Yönetimi yazılımı var ise erişim ve kullanım istatistikleri izlenmelidir.
Gönderilen sorulara ve taleplere yanıt dönme süresi ölçüt olarak kabul edilebilir.
Proje Yöneticisinin ekip üyeleri ve sponsor ile görüşme, iletişime geçme sayısı ve sıklığı dikkate alınmalıdır.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.₺249.99 4.3 (6 ratings)21 lectures, 2 hoursAll Levels

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme₺249.99 3.8 (62 ratings)20 lectures, 1 hoursAll Levels

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.₺249.99 4.3 (10 ratings)20 lectures, 1 hoursAll Levels

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları₺349.99 4.4 (699 ratings)244 lectures, 26 hoursAll Levels

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.₺269.99 3.8 (12 ratings)127 lectures, 8 hoursAll Levels

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler₺249.99 4 (16 ratings)22 lectures, 2 hoursAll Levels

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri₺349.99 4.2 (100 ratings)68 lectures, 4 hoursAll Levels

Proje Ekip Üyeleri Yanlış Bilgi Veriyorsa

Bir Cevap Yazın

Proje ekip üyeleri çeşitli sebeplerle (eleştirilmek, başarısız görülmek vb.) gerçekleşen verileri doğru aktarmak istemeyebilirler.

Projenin performansı kaliteli veri toplanabildiğinde izlenir. Şirket kültürü ve yöneticinin yaklaşımı dürüst ve kaliteli raporlamanın yapılmasını sağlar.

Proje ekip üyeleri aktardıkları veriler sonrasında neler olacağını kestirmeye ve bu doğrultuda davranmaya eğilimlidirler.

Proje ekip üyelerinin sağladıkları veriler problemlerin sebeplerini bulma ve çözümleme için kullanılıyorsa desteğin ve işbirliğinin artacağı görülür. Eğer veriler, doğrulukları araştırılmadan suçlu bulmak ve cezalandırmak için kullanılıyorsa, proje ekip üyesi utandırılıyorsa işbirliği beklenmemelidir.

Ne yapılabilir;

Gerçekçi ve işe yarar verilerin elde edilebilmesi için elde edilecek verilerle sürecin nasıl iyileştirileceği, nasıl doğru karar alınabileceği ve problemlerim çözümlenebileceği ekibe açıklanmalıdır.
Toplanan verilerle sadece projenin hedeflerini gerçekleştirilmesi yönünde atılacak adımlar belirlenmeli, yapıcı davranılmalıdır.
Proje ekip üyeleri ile proje başında neyin nasıl ölçümlenip, raporlanması gerektiği konusunda anlaşılmalıdır. Ekip içinde ortak bir dil ve anlayış yaratmak dürüstlüğü ve işbirliğini artıracaktır.
Proje ekip üyelerinden istenilen verilerin önemi açıklanmalı, yapabilirlikleri değerlendirilmelidir.
Verilerin doğru ve zamanında iletilebilmesi için beklentiler alınmalı, basitleştirici yöntemler geliştirilmelidir.
Proje ekip üyelerinin gönderdikleri verilerin doğruluğunu denetleyebilecek, teyit edecek yöntemler geliştirilmesi gerekir.
Gerektiğinde ölçümleme ve verilerin elde edilmesi için Proje Yöneticisinin, Proje ekip Üyesi ile bire bir çalışma yapması gerekebilir. İşin yapıldığı ortamda izlenmesi önemlidir.
Kaliteli veri ve aktarımı ile ilgili öneriler dikkate alınmalıdır.
Toplanan veriler ile oynanmamalı, güvenliği sağlanmalıdır.
Proje özelinde kalması gereken bilgilerin gizliliğine dikkat edilmeli, herkesi le paylaşılmamalıdır.
Periyodik gözden geçirmeler yapılarak raporlama performansları izlenmeli, gereksiz verilerin toplanması engellenmelidir.
Şirket politika ve prosedürlerinde yanlış ve geç bilgi vermeye yönelik yaptırımların olması sağlanmalıdır.
Kimin hangi veriyi sağlayacağı, ne şekilde raporlayacağı konusunda rol ve sorumluluklar net olarak belirlenmeli, proje başlangıcında Proje Ekip Üyeleri ile paylaşılmalıdır.
Mükerrer bilgi akışı engellenmeli, ek iş yükü yaratılmamalıdır.
İstenen veri veya bilgiye yönelik örnekler Proje Ekip Üyeleri ile paylaşılıp, anlamaları sağlanmalı, gerekirse eğitim verilmelidir.
İstenen bilgiler projenin başarısına yönelik olmalı, fazla veya gereksiz bilgiden kaçınılmalıdır.
Proje ilerledikçe bazı ek verilerin aktarılması veya bazı verilerin aktarılmaması gerekebilir. Proje Gözden Geçirme Toplantılarında bilgi akışı gözden geçirilmeli ve güncellenmelidir.

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları₺349.99 4.4 (699 ratings)244 lectures, 26 hoursAll Levels

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.₺269.99 3.8 (12 ratings)127 lectures, 8 hoursAll Levels

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler₺249.99 4 (16 ratings)22 lectures, 2 hoursAll Levels

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri₺349.99 4.2 (100 ratings)68 lectures, 4 hoursAll Levels

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.₺249.99 4.3 (6 ratings)21 lectures, 2 hoursAll Levels

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme₺249.99 3.8 (62 ratings)20 lectures, 1 hoursAll Levels

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.₺249.99 4.3 (10 ratings)20 lectures, 1 hoursAll Levels

Proje Ekip Üyelerini Nasıl Takip Etmeli?

Bir Cevap Yazın

Proje aktivitelerinin gerçekleştirilmesi, proje ekip üyesinin gerçekleştirme taahhüdü verip, sorumluluğu almasına ve Proje Yöneticisinin proaktif davranışlarına bağlıdır.

Her proje aktivitesinin mutlaka en az bir sorumlusu olmalıdır. Proje aktivitesi planlanma sürecinden tamamlanana kadar takip edilmelidir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

Proje Yöneticisi bir adım önde olmalıdır. Proje aktivitesi başlamadan ekip üyesi ile iletişime geçerek işe başlamanın önündeki engelleri kaldırmalıdır.
Proje aktivitesi başladıktan sonra periyodik olarak durum bilgisi alınmalıdır. Durum bilgisi gerçekleşenler olduğu gibi aktivitesinin tamamlanmasına yönelik öngörüleri içermelidir.
Her şey yolunda, epey ilerledik, az kaldı vb. raporlamalara izin verilmemeli, sayısal verilerle durumun açıklanması istenmelidir.
Proje ekip üyesinin taahhüt ettiği zamanda işe başlaması sağlanmalıdır. Nasılsa hallederim düşüncesiyle erteleme yapılmasına izin verilmemelidir. Öteleme gecikmenin en büyük sebeplerinden biridir.
Proje aktivitesine ilişkin parametreleri (başlangıç tarihi, bitiş tarihi, maliyet, kalite vb.) önemsediğinizi gösterin. Önemsemediğinizin düşünüldüğü parametreler konusunda hassasiyet beklemeyin.
Aktivitenin gecikme veya maliyet aşımında yaratacağı etkileri ekip üyesi ile paylaşın. Projede zincirleme problemler oluşmasının önüne geçmeye çalışın.
Projedeki bitmiş ve bitmemiş işleri görünür hale getirin. Her iki duruma ilişkin açıklamalar yazın. Örneğin X aktivitesi zamanında bitmiştir çünkü Y ekip üyesi zamanında başlamıştır veya Z aktivitesi gecikmiştir çünkü M kaynağının öncelikleri değişmiştir vb.
Projeyi geciktirebilecek aktivite gecikmelerini durum toplantıların ekip ile birlikte değerlendirin.
Proje aktivitelerine ilişkin önemi durumlarda ekip üyesisinin zamanında ve doğru bilgi vermesini sağlayın.
Ekibin ortak aklını kullanarak problemleri erken fark etmeye, sebeplerini bulmaya ve çözümlemeye çalışın.
Planlamaya ve sonrasındaki revizyonlara proje ekibini dahil edin.
Proje ekibinin planlamaya efor ayırması için zaman ve ortam yaratın.
Proje ekibinin bilmesi gereken her şeyi paylaşın, bilmeniz gerekenlerin size iletilmesi konusunda basit ve pratik yöntemler uygulayın.
Proje ekibinin normal ve normal dışı olanı ayırt etmelerine yönelik parametreleri tanımlayın. Örneğin X aktivitesinin 1 gün gecikmesi normal, 1 günden fazla gecikmesi proje süresini uzatır vb.
Sizi aşan problemlere yönelik açıklama ve çözüm önerilerinizi Sponsora iletin.
İş tamamlandığında ekip üyesine teşekkür edin, ilgili kayıtlarınızı güncelleyin. Plandan sapma olduğunda açıklamalarını kayıt altına alın.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekGökrem Tekir, Savaş Şakar, Süleyman TosunProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiGökrem Tekir, Savaş ŞakarÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIGökrem Tekir, Savaş ŞakarProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Ekip Üyelerinin Bilgi Vermesini Sağlamak

Bir Cevap Yazın

Proje başarısında izleme ve kontrolün önemi büyüktür. Şirket içinde hesap verebilirlik ve dürüstlük sağlanabilir, doğru bilgiler doğru zamanda elde edilebilirse projenin hedeflerine ulaşma olasılığı artar.

Proje ekip üyeleri yaptıkları işe dair ölçümleme yapmaz, neyi ne kadar sürede ve efor ile gerçekleştirdiklerini ölçümlemezlerse gerçekçi ve kaliteli bilgilere ulaşılamaz.

Verilerin gerçekçi olmamasının sebeplerinden birisi elde edilen verilerle ne yapıldığı, duruma nasıl yaklaşıldığıdır. Eğer elde edilen verilerle öncelikle problemler tespit edilmeye ve çözümlenmeye çalışılırsa proje ekip üyeleri işbirliği yapmak ve destek vermek konusunda istekli olacaklardır. Eğer veriler hata bulmak ve cezalandırmak için kullanılırsa ekibin motivasyonu düşecek, beklenen destek sağlanamayacaktır.

Toplanacak verilerle süreçlerin iyileştirilmesi, doğru karar verme ve problem çözümü gibi herkesin yararına taahhütler verilmelidir.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiGökrem Tekir, Savaş ŞakarÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Dikkat edilmesi gerekenler;

Yanlış veriler yüzünden kişilerin cezalandırılmaması, eleştirilmemesi ve utandırılmaması gerekir. Verilerin kalitesini artırıcı önlemler ekip ile birlikte tartışılmalıdır.
Proje Ekibinin gerçekleşme verilerini tutma, saklama ve paylaşma konusunda ihtiyacı olan araçlar sağlanmalı, basitleştirici yöntemler tercih edilmeli ve zaman tanınmalıdır.
Güvensizlik olan ortamlarda Proje Ekibi doğru bilgi vermekten çekinecek, geleceğe yönelik yanıltıcı veriler ortaya çıkabilecektir.
Proje Ekibinin hangi bilgiyi vermesi, bu bilgi ile neyin neden ölçümleneceği açıklanmalıdır. Proje Ekibi verdiği bilginin dikkate alınmadığını, yersiz ve gereksiz olduğunu düşündüğünde problemler başlayacaktır.
Proje Ekibine, vermesi gereken bilginin şirket ve proje açısından önemi açıklanmalıdır. Gerçekçi ve zamanında bilgi akışının sağlanması için gereksinimler belirlenmelidir.
Bilgiler kayıt altına alınmalı ve doğruluğu kolayca saptanabilmelidir.
Bilgi akışında bir problem oluştuğunda hemen müdahale edilmelidir.
Eğer ölçümlere ilişkin anlaşmazlık oluşursa ilgili ekip üyeleri ile birebir görüşmeler yapılmalıdır.
Gizlilik konusunda hassas davranılmalı, bilgiyi veren kişinin gililik ve güvenlik onusundaki endişeleri giderilmelidir.
Her bilginin raporlanmayacağı unutulmamalıdır. Raporlamada yer alması istenen bilgiler proje başında belirlenmelidir.
Bilgi aktarımında ortak ve anlaşılır dil esastır. Örneğin az kaldı yerine 2 gün kaldı, ölçüm birimi olarak metre kullanılması vb.
Proje Ekibi neyi, nasıl ölçmesi gerektiğini bilmeli, mümkünse örneklerle açıklanmalıdır.
Aynı bilginin farklı şekillerde farklı kişilerle paylaşılması engellenmeli, ortak bir paylaşım modeli tercih edilmelidir.
Proje Ekibinden hedeflere yönelik bilgi talep edilmeli, alınan bilgilerle proje durumu net bir şekilde görülebilmelidir.
Proje ekibinden özel bir bilgi istendiğinde sebebi açıklanmalıdır.
İhtiyaç duyulmayan bilgilerin Proje Ekibi tarafından gönderilmesi durdurulmalıdır.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIGökrem Tekir, Savaş ŞakarProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Kalabalık Projeleri Yönetmek

Bir Cevap Yazın

Eğitim verdiğim büyük firmalarda bir çok proje 10-15 departmanın işbirliği ile gerçekleştirilmek zorunda kalınıyor. Bu tip projelerde yapısal hiyerarşiye, iletişime ve ekip etkileşimlerine çok dikkat etmek gerekiyor.

Dikkat edilmesi gerekenler;

Proje Yönetici ve proje ekibinin rol ve sorumluluklarının çok iyi belirlenmesi ve başlangıç toplantısında paylaşılması gerekir. Herkesi her şeye dahil etmemek gerekir. Örneğin planlama yapmak için bir ekip belirlenebilir, kontrol sorumlulukları bir kaç kişiye dağıtılabilir.
Büyük projelerde önemli durumların (problem, güncelleme vb.) yönetilebilmesi için bir komite kurulmalıdır.
Doğrudan raporlama ilişkileri belirlenmeli, raporların konsolidasyonu ve dağıtımı sorumlulukları netleştirilmelidir.
Büyük projeler Proje Yönetimi Ofisi tarafından yönetildiğinde hiyerarşik yapı proje özelinde değerlendirilmeli, proje gereklerine uygun bir şekilde belirlenmelidir.
Proje organizasyon şeması hazırlanmalı ve tüm paydaşlarla paylaşılmalıdır. Proje Organizasyon şeması kimin hangi konudan sorumlu olduğunu ve etki alanlarını göstermelidir.
Projeyi birinci önceliği olarak değerlendirenlerle, farklı önceliklerde ele alanlar dikkate alınmalıdır.
Kontrol süreci ve yapısı belirlenmeli, sorumluluklar atanmalıdır. Kontrol sürecinde boşluk kalmamasına dikkat edilmelidir.
İletişim katmanlı olarak sağlanmalıdır. Belirli bir seviyede toplanan bilgiler konsolide edilerek yukarıya doğru aktarılmalıdır.
İletişim kuracağım derken kaosa sebep verecek karmaşıklık ve kalabalıktan kaçınılmalıdır.
İletişimde çok fazla ve kalitesiz veriden kaçınılmalıdır.
Intranet, bulut vb. iç ve dış paydaşların bilgi girişini ve bilgiye erişimini kolaylaştırıcı yöntemler tercih edilmelidir.
Herkesin katılacağı çalışmalar, toplantılar seyrek düzenlenmelidir.
Proje Yöneticisi, geçmiş dönemin ve/veya gelecek dönemin paydaşları ile kısa toplantılar düzenlemeli, gelişmelerden tüm paydaşları haberdar etmelidir.
Çok sık, detaylı toplantı ve yazışmalar projenin belirli noktalarına odaklanılmasına yol açar, genel perspektiften uzaklaştırabilir. Görüşülmesi, yazışılması gereken konular belirlenmeli, hangi durumda kiminle görüşüleceği ve yazışılacağı belirlenmelidir.
Proje ile ilgili tüm bilgiler merkezi bir noktada saklanmalıdır. Bilgilerin güvenliği ve bilgilere erişim düzenlenmelidir. Arşivleme ve saklama prensipleri belirlenmelidir. Planlar, raporlar, paydaş iletişim bilgileri, değişiklik, problem, karar kayıtları, politika ve süreçler, sözleşmeler, alınan dersler saklanacak bilgi ve belgelere örnek olarak sayılabilir.

Bir Şeyleri Atlamadan Proje Detaylarını İzlemek

Bir Cevap Yazın

Proje yöneticileri bazen yoğunluktan bazen de başta iyi tasarlamadıkları için gerekli proje detaylarını atlayabilirler.

Proje Yöneticileri şirket ve yönetimin bilgi ihtiyaçlarını analiz etmeli, proje ile ilgili toplanması gereken verileri kim toplayıp nasıl ve kime hangi sıklıkta iletmeleri gerektiğini belirlemelidirler. Üretilmesi gereken bilgi ve raporları içeriğinin ne az ne de fazla olması gerekir.

Proje Yöneticisi iç ve dış paydaşlarla iyi iletişim kurarak ne olup bittiğini gerçek zamanlı izlemeli, işini yapması gereken Proje Ekip Üyelerinin bilgi ihtiyaçlarını karşılamalıdır.

Proje Yöneticisi projeyi izleyebilmek için gerekli eforu harcamalı, kişisel zaman planına koymalıdır.

Etkin izleme Proje Yöneticisinin iletişimine ve düzenli raporlamaya bağlıdır.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiGökrem Tekir, Savaş ŞakarÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Aktivite bazında izlemelerde, Proje Yöneticisinin problemlere müdahale edebilmesi için doğru zamanda bilgilendirilmesi gerekir.

Proje Yöneticisi, proje zaman çizelgesi üzerinde kontrol noktalarını ve raporlama sorumluluklarını belirlemelidir.

Proje Yöneticisi, değişikliklerin ve ek işlerin proje zaman çizelgesine eklenmesini sağlamalıdır.

Proje Yöneticisi, Proje Ekip Üyelerinden mevcut durum bilgisi ile beraber işi bitirmeye yönelik tahmin bilgilerini, olası problemlere ilişkin çekinceleri düzenli olarak takip etmelidir.

Proje başında periyodik proje gözden geçirme toplantılarını ayarlamalıdır. Tüm ekibin katılması gerekmeyen bu toplantılarda ilgili ekip üyelerinin katılımını sağlamalıdır.

Proje Gözden Geçirme Toplantılarının gündemi belirlenmeli, Proje yöneticisinin olmadığı durumlarda dahi yapılması sağlanmalıdır.

Bilgi almakta zorlanılan ekip üyeleri ile birebir görüşmeler yapılmalıdır. Bilgi toplama ve aktarma konusunda kronik sıkıntılar var ise yönetime eskale edilmelidir. Verilen bilgilerin doğruluğu test edilmelidir.

Proje Gözden Geçirme Toplantılarının sıklığı aşama bazında değişiklik gösterebilir. Ne sık ne de seyrek olması önerilir. Projenin ve ekibin ihtiyaçları doğrultusunda belirlenmelidir.

Zaman ve bütçe gözden geçirmeleri için kritik noktalar belirlenmelidir. Örneğin kilometre taşları, mali dönemler vb.

Proje Gözden Geçirme Toplantılarında projenin hedeflenen fayda ve başarı kriterleri doğrultusunda ilerleyip ilerlemediği gözden geçirilmeli, gerekirse planlar güncellenmelidir.

Değişikliklerin ve problemlerin planlanan-gerçekleşen değerlendirmesine etkileri ihmal edilmemelidir.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIGökrem Tekir, Savaş ŞakarProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yöneticisi Neyi Kendi Yapar Neyi Delege Eder?

Bir Cevap Yazın

Proje Yöneticisinin delege edeceği işler projenin özelliklerine, ekibin büyüklüğüne ve niteliğine bağlı olarak değişir.

Proje büyük ve ekip kalabalıksa, Proje Yöneticisinin Proje Yönetimi dışındaki işlere vakit ayırması giderek zorlaşır. Bu tip projelerde ideal olan Proje Yöneticisinin sadece proje yönetimi yapması ve tüm işleri delege etmesidir. Proje ekibinin ideal olarak projeye ayırdığı vaktinin %10’unun proje yönetimi aktivitelerine (toplantılar, raporlama vb.) gideceği düşünülebilir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

Proje, Proje Yöneticisinin tek sorumluluğu olmayabilir. Bu tip durumlarda iş yükünü yüzdesel olarak gün veya haftaya bazında ayarlamalıdır. Örneğin % X vaktimi projeye, % Y rutin işlere, % Z sürpriz işlere vb. Özellikle sürprizlerin (şirket toplantıları vb.) çok olması projelerin zarar görmesine yol açar. Proje Yöneticisi eforunun %100’ünü değil %90’ını planlamalı, %10’luk kısım sürprizler için ayırlmalıdır.

Proje Yöneticisi kendi konsantrasyon ve bölünme olasılığını dikkate alarak bazı proje işlerini üstlenebilir. Zaman ve bütçe anlamında kritik olmayan proje aktivitelerini üstlenebilir. Eğer kritik işleri üstlenirse proje genelindeki bir problem ile uğraşırken üzerinde çalıştığı aktivite daha büyük bir probleme yol açabilecektir.
Proje aktivitelerini o konuda en deneyimli ve bilgilere kişilere delege etmek projenin başarısı için önemlidir. Doğru kişileri bilmek ve seçemek ve projeye atanmalarını sağlamak Proje Yöneticisinin sorumluluğundadır. Daha düşük nitelikli kişilerin projeye atanması Proje Yöneticisinin problemlerle karşılaşma olasılığını artırır. Düşük nitelikli personelin öncelikle geliştirilmesi ve işe uygun hale gelmesi için planlama yapmalıdır.
Proje Yöneticisi uygun zaman ve kapasitesini diğer işlere dikkatlice ayırmalıdır.
Proje yöneticisi kendisi gibi ekibinin de sürprizlere hazırlı olmasını sağlamalı, gerekli efor ve zamanın ayırılması konusunda hassasiyet sağlamalıdır.
Beklenmedik durumlar (hastalık vb.) karşısında proje işini kimin üstleneceği konusunu belirlemelidir.
Proje Yöneticisi planlama safhasında işleri atayıp, sorumlulukları belirledikten sonra proje süresince iş yüklerini ve sorumlulukları dengelemeye devam etmelidir.

Küçük Projelerde Resmiyet Gerekli Mi?

Bir Cevap Yazın

Proje Yöneticisinin ve ekibin geçmiş deneyimleri, projeye özgün koşullar dikkate alınarak resmiyetin “yeterince” olması gerekir. Resmiyet, dokümantasyon, bürokrasi vb. olarak düşünülebilir. Büyük projelerde resmiyet kayıpların olma ihtimaline karşı artarken küçük projelerde azalabilir. Hiç olmaması düşünülmemelidir.

Proje büyüklüğü sadece süre veya bütçe olarak düşünülmemelidir. Bazı projeler içerdiği teknoloji veya işlerin hassasiyeti sebebiyle çok karmaşık hale gelebilir, büyük Kabul edilebilir ve resmiyet önemli bir hal alabilir.

Proje Yöneticisi, küçük projelerde, yönetimin ve müşterinin gereksinimlerini, şirket politikalarını dikkate alarak ekibiyle birlikte resmi ve resmi olmayan yöntemler konusunda mutabık kalmalıdır.

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıGökrem Tekir, Savaş ŞakarProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Küçük projelerde süreçlerin rahatlatılması, dokümantasyonun azaltılması projenin başarıyla tamamlanması için yardımcı olabilir.

Küçük projelerde başlangıç basitleştirilebilir ama gereksinimler ve kapsam yazılı olmalıdır.

Planlama basitleştirilebilir ama hiç yapılmaması doğru değildir. Örneğin zaman planlamasında MS Project yerine post-it kullanılabilir vb.)

Proje raporlaması basitleştirilebilir, izleme sıklığı azaltılabilir. Sadece raporlama veya toplantı tercih edilebilir. Önemli olan kontrolün kaybedilmemesi olmalıdır.

Yaşanan problemler doğrultusunda resmiyetin artırılması ya da azaltılması düşünülmelidir.

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıGökrem Tekir, Savaş ŞakarProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri