Proje Yöneticisi, farklı departmanlardaki uzmanlardan oluşan ekip oluşturur. Proje ekip üyeleri zaman zaman departman hedefleri ile proje hedefleri arasına sıkışırlar. Çoğunlukla tercih departman hedeflerine yönelmektir. Proje Yöneticisi, proje ekibinin projeye gereken önceliği vermesi ve eforu ayırması için sponsorun otoritesinin ve şirket, departman içi önceliklerin belirlenme yönteminin ne kadar önemli olduğunu unutmamalıdır.
Bazı önerilerim aşağıdadır;
- Eğer proje ekibinizden beklediğiniz desteği alamamaya başlamışsanız yaşanan ve yaşanabilecek problemleri yazılı hale getirin. Problemlerin sebeplerini inceleyin ve kazan-kazan çözüm alternatifleri geliştirmeye çalışın.
- İlkokulda ve sınıf başkanı değilsiniz. Hata yapanları tahtaya yazmanız (yöneticisine şikayet etmek) zorunda değilsiniz. Öncelikle ekip üyesi ile birebir görüşün ve problemi anlamaya çalışın, çözümü konusunda destek verin.
- Siz projenizi sahiplendiğiniz kadar departman yöneticileri de yıllık hedeflerini sahiplenirler. Önemli olan şirketin stratejisi doğrultusunda orta yolu bulmak ve başarmaktır. Departman içi öncelikler ve proje öncelikleri konusundaki anlaşmazlıklarda ilgili yönetici ile görüşün.
- Projenin hedefleri ve kapsamı konusunda çekincesi olan ve hatta diğer paydaşları olumsuz etkileyenlere görüşmeler yapın.
- Proje ekibine ve paydaşlara projedeki önemlerini, destek verme ya da vermeme durumunda projenin geleceği ile ilgili sayısal bilgiler paylaşın. Başarı ve başarısızlığın ortak sorumluluk olduğunu gösterin.
- Paydaşları bir araya getirerek problemleri masaya yatırın. Birbirinden etkilenen paydaşların beklentilerini belirleyin, alternatif çözümleri masaya yatırın.
- Siz elinizden geleni yaptıktan sonra problemi Sponsorunuza taşıyın. Projenin gereken desteği alabilmesi için alternatifleri değerlendirin. Sponsor size üç şekilde destek olabilir;
- Yetkisini ve gücünü kullanarak problemi çözer.
- Yetkisinin yetmeyeceğini düşünerek uzak durmayı, akıl verme yolunu tercih eder.
- Umursamaz, dilediğini yap diyebilir.
- Sponsorun size istediğiniz desteği vermesi için kazan-kazan bir yaklaşım sergileyin. Sponsoru en az yıpratacak, kolay ve kazançlı yolları önerin. Gözü kapalı risk almasını, kendi dengelerini sırf siz istiyorsunuz diye bozmasını beklemeyin.
- Şirket kültürüne ters düşmeden kendinizin ve sponsorunuzun yapabilecekleri listeleyin. En kötü durumda Sponsorunuz destekleyici olmazsa, siz yapmanız gerekenleri yapın. Yapacağını görüşmeleri, uzlaşma ve işbirliği yöntemlerini belirleyin, bir plan dahilinde yapın.
- Departmanların önceliklerini Üst Yönetim değiştiriyor olabilir. Üst Yönetimler aldıkları kararların zincirleme etkilerini her zaman göremeyebilirler. Departman katkılarını beklenen düzeye çıkarmak için güç ve ilgi düzeyi yüksek yöneticiye ulaşmaya çalışın. Sponsorunuzun güçsüz veya isteksiz olması sizi engellemeli, şirket stratejilerine katkı sağlayacak bir projeye gereken desteği bulmalısınız.
- Yaşanan problemleri, ortaya çıkan durumları ve alınan kararları mutlaka yazılı hale getirin. İlgili paydaşlardan onay almayı unutmayın.
Paydaş Katılımı Değerlendirme Matrisi (Stakeholder Engagement Assessment Matrix) paydaşların mevcut ve beklenen katılım, ilgi düzeylerini karşılaştırmak için aşağıdaki süreçlerde kullanılır;