Kategori arşivi: Organizasyon

Proje Yöneticisinin Sorumlulukları ve Hakları

Bir Cevap Yazın

kim

Sorumlulukları:

  • Ekip üyelerinin projenin hedef ve vizyonunu anlamasını sağlamak, proje sonucunun kuruma ve kendilerine faydasını göstermek.
  • Ekip üyelerinin yaptıkları işlerle ilgili gerçekleşme verilerini, problemleri ve fark ettikleri riskleri nasıl ve ne şekilde ileteceklerini belirlemek.
  • Ekibin, yapılanlar ile birlikte kapsam, zaman ve bütçe açısından hedeflere doğru nasıl ilerlendiğini anlamalarını sağlamak.
  • Özellikle plalama aktivitelerine tüm ilgili tarafları dahil etmek.
  • Yönetimin ekip üzerindeki gereksiz baskısını hafifletmek ya da ortadan kaldırmak
  • Ekip üyelerine ilişkin performans değerlendirmelerini onların yöneticileri ile düzenli bir şekilde paylaşmak
  • Ekibi değişiklikler ve projenin son durumu hakkında güncel tutmak
  • Ekibin ve kendi rolünün sürekli gözde ngeçirmesini yaparak projeninm kapsamında olan ve olmayanları net bir şekilde göstermek

Hakları:

  • Ekip üyeleri kendilerinden istenen işler yapma konusunda zamansal ya da beceri anlamında uygunluklarını proje yöneticisi ile zamanında ve doğru bir şekilde paylaşmak zorundadırlar.
  • Proje ekip üyeleri gerçekleştirdikleri işlere ilişkin zaman, bütçe ve içerik ile ilgili bilgileri zamanında ve doğru bir şekilde iletmek zorundadırlar.
  • Proje ekip üyelerinin herhangi bir şüphe veya çekinceleri olduğunda proje yöneticisi ile paylaşmaları ve sorunun çözümü için destek vermeleri gerekir.
  • Proje kip üyeleri kendi fonksiyonel yöneticilerine de doğru bilgi vermek zorundadırlar.
  • Bir proje ekip üyesi aynı projedeki diğer ekip üyesi ile çatışma yaşarsa öncelikle kendi aralarında çözmeye çalışmalı, gerektiğinde Proje Yöneticisinin hakemliğine ya da kararına başvurulmalıdır.

Proje Yönetiminde Sorumluluk, aldığımız veya alamadığımız kararların, gerçekleştirdiğimiz eylemlerin ve bunların sonuçlarının sorumluluğunu almak demektir;

  • Verdiğimiz taahhütlere saygı duyarız ve bunların yerine getirilmesini sağlarız. Sorunlarla karşılaştığımızda bunları derhal paydaşlarımızla paylaşırız.
  • Hatamızı kabul eder ve gerekli önlemleri derhal alırız. Başkalarından kaynaklanan hataları fark ettiğimizde konuyu derhal ilgililerle ve/veya yetkili kurumlarla paylaşırız.
  • Yalnızca eğitimimiz ve deneyimimizle tutarlı olan görevleri kabul ederiz.
  • Bize emanet edilen özel veya hassas bilgileri koruruz.
  • Kararları yalnızca kuruluşumuzun değil aynı zamanda toplumun ve çevrenin çıkarına olacak şekilde alırız.

Yapay Zeka İstemleri

Proje yöneticisinin temel sorumlulukları ve ekip ile ilişkili hak taleplerini daha net tanımlamak istiyorum. Bana proje yöneticisinin sorumluluklarını ve haklarını içeren kapsamlı bir açıklama hazırlar mısın? Her bir sorumluluğun neden önemli olduğunu ve ekip içerisinde hangi davranış/uygulamalarla destekleneceğini de belirtir misin?

Bir proje yöneticisi olarak ekip üyeleriyle bilgi akışını ve beklenti uyumunu geliştirmek istiyorum. Bana proje yöneticisinin ekipten beklediği bilgi paylaşımı, risk bildirim süreçleri ve çatışma çözüm mekanizmaları için pratik adımlar ve şablon ifadeler sağlar mısın? Bu adımları yazıda verilen “haklar” perspektifiyle birlikte açıklar mısın?

Projemde karşılaştığım performans takip ve iletişim problemlerini çözmek istiyorum. Bana proje yöneticisinin sorumlulukları kapsamında performans değerlendirmesi, ekip motivasyonu ve bilgi paylaşım süreçlerini standartlaştıracak bir uygulama modeli hazırlar mısın? Her aşamada kullanılabilecek örnek metinler de sunar mısın?

Proje yöneticisinin haklarının ekip davranışları üzerindeki etkisini raporlamak istiyorum. Bana ekip üyelerinin proje yöneticisine karşı sorumluluk ve bilgi iletim yükümlülüklerini tanımlayan bir politika metni hazırlar mısın? Bu metin proje içindeki roller arası uyumu güçlendirecek şekilde yazılsın.

Proje yöneticisi becerilerimi geliştirmek için bir rehber hazırlamak istiyorum. Bana sorumluluklar ve haklar başlıklarını içeren kısa bir eğitim modülü taslağı sağlar mısın? Her bir sorumluluk ve hak için uygulama örnekleri ve kontrol noktaları ekle.

Proje yönetimi standardına uygun şekilde rol tanımlamak istiyorum. Bana sorumluluklar ve haklar çerçevesinde proje yöneticisinin rol tanımını, görev dağılımını ve karar alma yetkilerini içeren profesyonel bir tanım metni hazırlar mısın?

İyi bir proje yöneticisi

Bir Cevap Yazın

Önce anlaşılmaya değil karşısındakileri anlamaya odaklanmalıdır.

Vereceği mücadelenin deyip değmeyeceğini mutlaka düşünmelidir. Her durumda iyi ve kötü senaryoyu düşünmelidir.

Önce kendisi pozitif olmalıdır. Balığın nereden kokmaya başladığını ve imam-cemaat ilişkisini unutmamalıdır 🙂

Su gibi olmalıdır, her zor durumda akacak bir yol bulabileceğini düşünmelidir.

Zor durumlarda ağlayan, sızlayan, mazeret üreten değil cesaretle işin üzerine giden ve “hızlıca” çözüme ulaştıran olmalıdır.

Çürük elma

Bir Cevap Yazın

Kötü proje ekibi elemanı “çürük elma” gibidir. Çürük tarafları kime ve neye değerse onu çürütmeye, kötüleştirmeye başlarlar.

Bu yüzden seçerken dikkatli olunmalıdır.

Yapılacak ilk iş çürümenin nedenlerine odaklanmak, çürüme daha küçükse o noktada durdurabilmektir.

Ama iş işten geçmişse çürüyenler ekipten ayırılmalıdır çünkü sağlam elmalarda çürümeyi ve çürükleri istemezler.

Proje Yöneticisi lambayı ovalar

1 Yanıt

Hepimizin bildiği Aladdin’in lambası masalında, lambadan çıkan cin “dile benden ne dilersen dile” der fakat dilek sayısını 3 ile sınırlandırır. Eğer 3 şey isteme hakkınız olsaydı, Proje yöneticisi olarak ne isterdiniz?

Eğer okyanusu arabanızla baştan başa geçecek bir köprü isterseniz bunu yapmanın size bir fayda sağlamayacağını söyleyebilir. Ama müşterilerinizin isteklerini tam ve eksiksiz olarak iletebilme becerilerinin gelişmesini isterseniz işte o zaman belkide ilk defa bir dileği karşılayamayacağını fark edecektir.

Proje yöneticisi 3 şeyi ister ve bu 3 şeye odaklanırsa hayatı çok kolaylaşacaktır;

1- İletişim,

2- İstekler,

3- Sonuçlar.

Kesinlikle söylenebilecek olan tek şey iletişim ya da istekler tam olarak ele alınmadan başarılı sonuçların ortaya çıkamayacağıdır. Eğer tüm paydaşlarla ilgili iletişimi kuramamışsanız proje üzerindeki kontrolünüz zayıf olacak demektir. Unutulmaması gereken özellikle matris organizasyonlarda sizinle o projede birlikte çalışanlarla daha önce çalışmadığınız için(büyük ihtimalle) nasıl iş çıkaracaklarını bilmemeniz ve bu yüzden kontrole daha sık sarılacağınız gerçeğidir.

Projelerde işi isteyen taraf çoğunlukla ne istediğini bilmediği gibi, isteklerini sonuçlarını da çok fazla düşünmezler. Okumaya devam et →

Herkes proje yöneticisidir

2 Yanıt

İlk iş hayatıma başladığımda proje yönetiminden haberim bile yoktu. Zaman içerisinde sistemli bir metodoloji halinde öğrendiğim ve eğitimini, danışmanlığını yaptığım Proje Yönetiminin adımlarını tek tek tecrübe ederek, yaşayarak ve sürekli okuyarak öğrendim. Dosyalamayı, resmi yazı yazmayı, toplantı organize etmeyi, muhasebeyi, adam yönetmeyi ve daha sayamayacağım irili ufaklı yüzlerce konuyu yaşayarak öğrendim. Maaşlı çalıştığım kadar kendi işimide yaptım, gündüz olduğu kadar gecede çalıştım. Yaklaşık 20 yıllık iş hayatımda irili ufaklı onlarca ulusal ve uluslararası projede yer aldım.

Bu tecrübe bazı konularda iddialı konuşmama, yazmama vesile oluyor tabiki. Mesela, bir çok firma bir projeye ilk başlarken ne tam ihtiyacını tanımlayabilir ne de kime hangi görevi vereceğini. Üstelik bir çok projenin başarısız olmasının sebebi ekip üyelerinin rollerini yeterince anlayamamış olmalarından kaynaklanıyor. Projelerde yapılacak işler, ilgili kişiye o işle ilgili yetkiyle beraber aktarılırlar ya da yetkiyle beraber aktarılmalıdırlar. Burada yetkinin altını özellikle çiziyorum çünkü özellikle büyük şirketlerde ya da karmaşık projelerde ekiplerinde büyük olması kimin ne iş yaptığı konusunda belirsizliklere yol açabiliyor. Aslında her ekip üyesine yetki ile birlikte sorumluluğunu verdiğinizde onu kendisinin proje yöneticisi yapmış olursunuz. Projelerin başarısı ekip üyelerinin kendilerine verilen işleri sahiplenme ve sorumluluğunu alma konusunda gayretleri ile birebir orantılıdır.

Bu yetki nasıl verilir? Ya da verilmeli? Okumaya devam et →

Ekibiniz size güvenmeli ve saygı duymalıdır

Bir Cevap Yazın

DavidBreashearsEverestDünyanın en yüksek tepesine çıkmak normal şartlar altında aylar sürer ve hatta hazırlanma süresinide düşünürseniz yıllar. Mayıs 1996’da Breashear ve ekibi enteresan bir karar aldılar: Bu yapacakları seyahatin IMAX filmini çekmek. Şimdi yüzlerce kiloluk film ekipmanını oraya taşıyabilecekleri yeni bir plan yapmak zorundaydılar. İyi bir planın esnek olması onları tek bir olasılığa mecbur etmemesi gerektiğini biliyorlardı.

Öncelikle “eğer” senaryolarını ele aldılar, böylece beklenmedik şeylerle karşılaşma olasılıklarını en aza indirmeye çalışıyorlardı. Fakat daha ilk gün beklenmedik bir fırtına patladığında diğer ekipler tırmanmaya devam ederken Breashear’ın ekibi dönmek zorunda kaldı. Sonrasında aylarca orada kalmalarına rağmen geri çağırıldılar. Breashears’ın “Dağın programına uymak zorunda kaldık, kendimizinkine değil” sözleri ise etkileyiciydi.

Breashear’ın ekibi dönerken bir çok ekpmanı geride bıraktı. Geceyarısı olduğunda ekipteki 8 kişide hastalanmıştı. Rob Hall çok ünlü bir tırmanıcı ve Breashears’ın arkadaşı idi. Hall kendilerini zirveye götürmesi için ona para veren bir gruba kılavuzluk etmekteydi. Jon Krakauer’da bir yazardı ve Hall’ın ekibinde yer alarak Into Thin Air adlı kitabını yazıyordu.

Bu kadar aksiliğin üzerine ertesi gün daha sonraları mucize denilecek birşey oldu. Okumaya devam et →

Yalancıyı yakalamak

Bir Cevap Yazın

Herkes kendinden sorumludur ve diğerlerinin ne kadar etik davranıp davranmayacağını kontrol edemezsiniz. Birisi siz kandırmaya ya da yanıltmaya çalıştığında onu uyarır mısınız? İşte şimdi size kandırmaya çalışanların neler yaptığından bahsedeceğim.

Aslında bu tip kötü davranışlar yalan söyleme davranışı ile bağlantılıdır. Ses tonu, vücut dili, göz hareketleri vb. belirli ipuçları verir. Bazıları bu konuda o kadar uzmanlaşmışlardır ki yalan makinesi olmadan anlamanız mümkün değildir. Ama burada size söyleyeceklerim belki biraz olsun işinize yarar.

Birinci olarak çok dikkatli bir şekilde karşınızdakini izlemeniz, kurduğu cümleleri çok iyi dinlemeniz gerekmektedir. Söylediği ya da söylemediği, nasıl söylediği ya da söylemediği önemlidir.

Bakalım neler yapıyorlarmış;

Önyargılar, ihtiyaçlar ve istekler
Hepimizin önyargıları, inançları ve istekleri vardır. Bunları bilen biri bunları kullanarak vermek istediği mesajı sizin ikna olacağınız şekilde verebilir. Eğer tam anlamıyla sizin istek ve inançlarınızla örtüşen şeyler içeren mesaj alıyorsanız şüphelenebilirsiniz.

Karmaşıklaştırma
Bazı durumlarda karşınızdaki özel ve teknik terimler kullanarak konuyu karmaşıklaştırabilir ve çok önemliymiş ya da önemsizmiş gibi göstererek asıl noktadan uzaklaşmanızı sağlayabilir. Örneğin saat 11:00’de Ahmet’in hala gelmediğini söyleyerek sizi kışkırtabilir ama ya Ahmet 11:01’de gelmişse…

Tutarlı belirsizlik
Anı şeyi hep farklı şekillerde söyleyerek yalanın gizlenmesidir. Siz aynı konuda sürekli farklı bir şey duyduğunuz için farklı bir şeyler olduğunu düşünebilirsiniz.

Okumaya devam et →

Yöneticinin İlk Gün Kılavuzu

Bir Cevap Yazın

Diyelim ki bir yönetici pozisyonuna atandınız ya da yen bir işe yönetici olarak geçiyorsunuz. Bu durumda ilk gününüz çok önemlidir.

Yönetici gibi görünmek

Bazıları yöneticiliği çok ciddiye alıp ilk günden çok ciddi bir tavır ve sertlik ortaya koyarlar. “Nasıl başlarsan öyle gider” mantığı ile birazda kişinin kendini güvenceye almak amacıyla yaptığı anlamsız bir sertliktir bu çoğu zaman. Halbuki sizin yönetici olarak makul bir seviyede otoritenizi göstermeniz yeterlidir. Bunun için asıp kesmeye, sağa sola emirler yağdırmanıza gerek yoktur.

Yönetici gibi görünmenin en önemli unsurlarından birisi giyiminizdir. Giyiminiz çalıştığınız yerin giyim kurallarına, şirket kültürüne ya da sektörüne göre farklılık gösterebilir. Siz her halukarda uygun kıyafetleri seçmeli, şık, temiz ve düzenli olmalısınız. Burada genel kural astlarınızdan daha iyi, temiz ve düzgün giyinmenizdir. Şirketin giyim kurallarını iş görüşmesinde sorabilir, çevreyi izleyebilirsiniz.

İşyerinde ilk gün sevgilinizle ilk buluşmanıza benzer. Her zamankinden biraz daha fazla özenli bir giyimden bahsediyorum. Birkaç gün içinde şirket kültürüne uygun ve size yakışanı giymeye başlarsınız.

Yönetici gibi düşünmek Okumaya devam et →

Gözünüzün yemediği problemlerle baş etmek

Bir Cevap Yazın

Bazı problemlerle nasıl baş edeceğinizi bilemiyorsanız korkmanız kaçınılmazdır. Bu sebeple bu tip problemlerle sizi yüz yüze getirecek şeylerden kaçarsınız. O halde gerçekten korkutucu problemlerle nasıl uğraşılmalı?

Birilerine bir şey söylemeye hiç çekindiğiniz olur mu? Problemlere karşı tahammülsüz ve ters yaklaştıkları için sizin sessiz kalmanıza ve hatta yalan söylemenize sebep olanlar var mı çevrenizde? Hatta bir şeyler sorduğunuzda sizi bilgisiz ve yetersiz olarak değerlendirecekleri korkusuyla bir şeyler sormaya çekindiğiniz kimseler var mı?

Bu tip insanların yarattığı sonuçlar bellidir: sessizlik yada kişinin kendi kafasına göre davranması. Çünkü bazen işi yapmanın stresi onunla ilgili şeyleri dile getirme stresinden daha azdır. Sonuçlarına katlanmak bile daha az üzücü olabilir.

Zor bir problemle karşılaştığınızda bunun nedenlerini sorgulamak ve problemi ilgili kişiye iletebilmeniz problemin çözümü için en gerekli şeydir. Bunun içinde tüm olumsuzluklara rağmen beyninizi kullanarak bir çözüm bulabilmeniz gerekir.

Öncelikle size karşı olan olumsuz tavırların “beyninizi kapattığını” ve sizi strese soktuklarını rahatlıkla söyleyebiliriz. Bu yüzden öncelikle bu duruma gelip gelmediğiniz konusundaki belirli sinyalleri anlayabiliyor olmanız gerekir ;

  • Birdenbire terliyor yada üşüyorsanız
  • Elinizin içi birden çok sıcaklaşıyor yada soğuyorsa
  • Kaslarınızda gerginlik hissediyorsanız
  • Kalp atışlarınızı hızlanıyorsa
  • Çok sık acıkıyor yada mideniz bulanıyorsa
  • Erken kalkıp, geceleri uykusuzlık çekiyor, gün içinde kestirme ihtiyacı duyuyorsanız
  • Yeterki beni dinleyen olsun diye herkesle konuşmaya çalışıyorsanız
  • Yalnız kalmaya ihtiyaç duyuyorsanız sıkıntılar başlamış demektir.

Öncelikle yapmanız gerekenler;

  • Kendinize güvenli ve rahat bir yer bulun
  • Derin nefes alıp verin
  • İstediğiniz zaman durabileceğinizi kendinize söyleyin
  • Zor olacak olası konuşmayı hayal edin ve neyi nasıl söyleyebileceğinizi düşünün
  • Her defasında sizin karşınızdakinin tavrına göre vereceğiniz cevapların geliştiğini göreceksiniz. Bu yüzden gerekiyorsa bu konuşmayı öncebir iş arkadaşınızla yapın.

Konuşmayarak ya da sormayarak bir yere varamayacaksınız. Sadece nasıl konusunda kendinizi geliştirmeniz gerekir ya da oradan uzaklaşmanız.

Karşınızdakini tavrı sizi gerçekten olumsuz etkiliyorsa vesiz elinizden gelen her şeyi yaparak iletişim kanalını sağlıklı bir hale getiremiyorsanız “neden hala orada olduğunuzu” düşünmeye başlamalısınız. Eğer mazoşist değilseniz ve azda olsa özgüveniniz varsa kendinize daha doğru bir yol çizmek için bir an önce kolları sıvamanız gerekir.

Süper Pozitiflik

2 Yanıt

İster inanın ister inanmayın ama pozitif düşünceli insanlar kendilerine koydukları hedefleri hep başarmışlardır. Eğer pozitif olursanız birçok şeyi farklı görebilir ve onlardaki potansiyeli algılayabilirsiniz. Zaten optimistik bir bakış açısı gözlerinizdeki perdeyi kaldıran ve size mutluluğu gösteren bir bakış açısıdır.

Açıkça söylemek gerekirse “Herkes pozitif olamaz” Bu bakış açınızın ve düşünce tarzınızın değişmesi anlamına gelir. Batıl inançlardan, negatif düşünceden kopmak anlamına gelir. Ama öncelikle dış görünüşünüzü değiştirerek kendinizi daha motive, enerjik ve güçlü hissetmeye başlayabilirsiniz.

Şunları yaparak “süperpozitif” olmaya çalışabilirsiniz:

1. Sabah kalktığınızda gülümseyin. Aklınızdaki kötü düşünceleri çıkarın. İyice bir gerinin, derin bir nefes alın ve o günün iyi geçeceğini, iyi şeylerin olacağını kendinize söyleyerek güne başlayın. Kendinize şunu söyleyin “Mutlu ve pozitifim, bugün çok güzel olacak.” Ve buna inanın!

2. Bir şeyleri başarabileceğinize inancınız olmalıdır. Bu yüzden kendinize bir slogan bulun “Her zaman yapabilirim” ya da “Ben yine başarabilirim” gibi. Eğer sloganınızı yeterince tekrar ederseiz inanmaya başlarsınız. Bu sözlerinizi laf olsun diye değil inanarak söylemelisiniz.

3. Moraliniz bozukken gülümseyebilmeli, kendinize kahkahalarla gülebilmelisiniz. Problem ne olursa olsun hayat devam edecektir vesiz üzülmeyle vaktinizi harcamamalısınız. Her gün kahkaha atamak hem sağlığınız hemde moraliniz açısından önemlidir. Kahkaha iç organlarınızın rahatlamasına ve oksijenin vücudunuza pompalanmasını sağlar. Yani dünyanın komik tarafını görmek önemlidir.

4. Kendi başarılarınızı kutlayın. Sadece para ya da kariyer başarıları değil birilerini barıştırmak, birilerine yardım etmek gibi her türlü başarınızı tebrik etmelisiniz. Eğer birilerinin hayat kalitesini artırmış kendi yaşam tecrübenizi geliştirmişseniz ne mutlu size. Tüm bunlar sizin özgüveninizi geliştireceklerdir.

5. Neyi başarmak istediğinizi kendinize sürekli hatırlatın. Hala aynı hedeflere sahip misiniz? Bazen yönümüzü değiştirmek, belki duraklamak istiyor olabiliriz. Belki gerçekten istediğinizle hedefiniz aynı şey olmayabilir. İçgüdülerinize güvenin. Kendinizi daha iyi bir hayat için değiştirmeye istekli ve hazır olmalısınız. Bu yüzden eğer doğru yoldaysanız pozitif ve mutlusunuz demektir.

6. Yürüyüşler yaparak temiz oksijeni vücudunuzdan eksik etmeyin.

7. Bardağın dolu tarafını görmezlikten gelmeyin. Süperpozitif olacaksanız öncelikle herşeyin pozitif tarafını görmeyi alışkanlık haline getirmelisiniz. Eğer kendinizi negatif düşünür yada konuşurken farkederseniz durun ve aynı konuda pozitif şeyler düşünüp söylemeye çalışın.

8. Bir şeyleri olabilir kılacağınızı düşünün. Pozitif düşünürseniz pozitif şeyleri çekersiniz. İstediğiniz şeylere odaklanın, optimistik olun.

9. İyi şeylere zaman ve enerji ayırın. Mutlaka iyi geri dönüşler alırsınız. Hatta iyiliğinizide başkalarına aktarıyor olmanız iyi bir şeydir.

10. Değiştiremeyeceğiniz şeyler yüzünden sıkılmayın. Yapabileceğiniz ya da değiştirebileceğiniz şeylere vakit ayırın.

İyi yada kötü neyi tercih ederseniz edin sizin hayatınızı etkileyecektir.

Gülebilecekken somurtmak niye, mutluluk yerine üzüntüyü seçmem mantıklı mı?

Hayat bu kadar iniş-çıkışlarla doluyken pozitif olmaya odaklanmak sizi daha iyimser ve mutlu yapacaktır.