Kategori arşivi: Proje Yönetimi

Proje Yönetimi ile ilgili yazılar

Program ve Proje Arasındaki Ayrımlar – Liderlik ve Performans – 2

Complex Project Leadership - Telfer School of Management

Herkes kariyer gelişimi için fırsat arar. Proje yönetimi kitaplarında ve eğitimlerde, etkili proje yönetimi liderliğinin, çalışanların gelişmelerine ve beklentilerinin karşılanmasına yardımcı olmak olduğu vurgulanır. Ne yazık ki bunu söylemek yapmaktan daha kolaydır;

  • Proje Yöneticilerinin çok az yetkisi olabilir veya hiç yetkisi olmayabilir, iş alım yapamazlar veya işten çıkaramazlar.
  • Proje Yöneticilerinin çalışan performans değerlendirmeleri konusunda yetkisi olmayabilir ve fonksiyonel yöneticilere bir çalışanın ne kadar iyi veya kötü performans gösterdiği konusunda tavsiyelerde bulunmaları istenmeyebilir.
  • Proje Yöneticileri çalışanların performansını değerlendirmek için gereken teknik bilgiye sahip olmayabilir.
  • Çalışanlar birden fazla projeye atanabilir ve Proje Yöneticisinin çalışanların performansını değerlendirmek için yeterli zamanı olmayabilir.
  • Proje bütçelerinde çalışanların kariyer gelişimlerine yönelik ihtiyaç duydukları eğitim için finansman bulunmayabilir.

Çoğu kuruluşta Proje Yöneticileri çalışan performans değerlendirmeleri yapmazlar. Çalışan, performansını inceleyenin gözü önünde işini sergilediğinde, performansı artar. Projede çalışan, proje yöneticisinden ve fonksiyonel yöneticisinden çelişkili talimatlar alırsa, genellikle performans incelemesini yürüten kişiyle (fonksiyonel yönetici) gider.

Program Yöneticileri, Proje Yöneticilerinin bu dezavantajına sahip olmayabilirler. Çalışanlar program dahilinde çeşitli projelerde tam zamanlı olarak görevlendirilebilir ve program yöneticisine, çalışanın performans değerlendirmesini yapma yetkisi verilebilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Program ve Proje Arasındaki Problem Çözme ve Karar Verme Ayrımı – 1

Problem solving: a Project Manager skill - Twproject: project management  software,resource management, time tracking, planning, Gantt, kanban

PMBOK® Kılavuzu aşağıdaki tanımları sağlar:

  • Proje: Benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç yaratmak için üstlenilen geçici bir çabadır.
  • Program: Tek tek yönetilerek elde edilemeyecek faydaları elde etmek amacıyla koordineli bir şekilde yönetilen ilgili projeler, alt programlar ve program aktiviteleridir.

Projeler genellikle tek bir müşteri için benzersiz teslimatların yaratılmasına odaklanır. Programlar, hem kuruluş hem de müşteriler hem iş faydaları hem de iş değeri yaratmak amacıyla birden fazla projenin yönetilmesinden elde edilebilecek sinerjik fırsatlara odaklanır.

Bir projeyi sanki bir programmış gibi yönetmek, önemli maliyet aşımlarına ve iptallere yol açabilir. Bir programı sanki bir projeymiş gibi yönetmek, optimal sonuçların çok daha azına ve başarısızlığa yol açabilir.

Programları projelerden ayırmak için kullanılabilecek çok sayıda faktör vardır;

  • Üretilen ürün ve hizmetlerin türü
  • Sektör ve özellikleri
  • Faydalanacak müşterilerin/paydaşların sayısı ve türleri
  • İş başarısı üzerindeki etkisi
  • Stratejik riskler
  • Uygulama için kullanılan metodoloji
  • Proje veya programın boyutu
  • Çevresel faktörlerin etkisi
  • Gereksinimlerin karmaşıklığı
  • Gerekli teknoloji ve kullanılabilirlik
  • Stratejik ve operasyonel karar

En büyük fark örgütsel yaklaşımda, seçilen liderlik tarzında, ekiple etkileşimde ve alınması gereken kararlardadır. Küçük bir projeyi yönetirken genellikle projenin çıkarına en uygun kararları veririz. Projenin çıkarına en uygun görünen şey, programdaki diğer projelerin çıkarına olmayabilir. Bu nedenle, program ortamında karar alma, program içindeki tüm projelerin çıkarlarını en iyi şekilde dikkate almalıdır.

Projelere atanan çalışanlar, kendi konfor alanlarında kalabilecekleri projelere atanma talebinde bulunabilirler. Programlara atananlar program dahilindeki birden fazla proje üzerinde çalışıyor olabilir ve yeniden görevlendirilmeleri mümkün olmayabilir.

Program yöneticisinin yüz yüze iletişimleri;

  1. Değişime yönelik iş ihtiyacı
  2. Değişikliğin nasıl ve ne zaman gerçekleşeceğini
  3. Değişiklik meydana geldikten sonra çalışanlardan beklentiler.

Bilgilerin programla doğrudan bağlantısı olmayan birinden ziyade Program Yöneticisi tarafından yüz yüze sağlanması durumunda çalışanların değişikliklere olumlu yanıt verme olasılığı daha yüksektir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Güvenin Önemi

How to build trust in a software team? Well, just don't! | TSH.io

Proje Yönetiminin en büyük zorluklarından biri, Proje Yöneticileri tarafından alınan kararların hem projelerin hem de çalışanların çıkarlarını göz önünde bulunduracak şekilde dürüstlük, adalet ve etik kurallara dayalı olduğuna proje ekibinin güvenmesini sağlamaktır.

Güven, çalışanları projeye daha fazla katılmaya teşvik eder ve Proje Yöneticilerinin taahhütleri gerçekleştirmelerini kolaylaştırır. Yöneticilerin etik olmayan bir şekilde davranması, konumlarının gücünü kötüye kullanması veya ekibe karşı toksik duygular sergilemesi durumunda güven zarar görebilir.

Özellikle kriz zamanlarında güveni oluşturmak ve sürdürmek için Proje Yöneticisinin ekibe sürekli olarak duygusal ve kişisel destek sağlaması gerekir.

Çalışanların endişelerini anlamak için duygusal zeka ve empati kurmanın eşlik ettiği aktif dinleme uygulamaları kullanılmalıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Karar Verme

Decisions, Decisions: The Art of Effective Decision-Making in Project  Management

Projelerde karar verme, alternatiflerin değerlendirildiği ve bir soruna, fırsata veya meseleye çözüm olarak bir eylem planının seçildiği süreçtir. Projelerde karar alma sürecinde, karar vericiler aşağıdakileri faaliyetleri yürütürler;

  • Mevcut ortamın ve durumun değerlendirilmesi
  • Karar uygulamaya konulduğunda durum ve ortamın nasıl etkileneceğinin değerlendirilmesi
  • Kararın, kararın sonucuyla ilgisi olan “paydaşları” nasıl etkileyeceğinin analizi
  • Kararın nasıl uygulanacağına ilişkin stratejinin seçilmesi.

Proje Ekipleri gelecekteki eylemlerini çeşitli kararlar alarak belirlerler. Karar verme süreci sonuçlara ulaşmak için yapılan rasyonel bir girişimdir. Karar verme, kaynakların hem aktif hem de pasif kullanımını kapsar. Projelerde alınacak her temel karar proje ekibinin faaliyetleri bağlamına uyumlu olmalıdır;

  • Ne yapılmalı?
  • Nasıl yapılacak?
  • Bunu kim yapacak?
  • Neden yapılıyor?
  • Ne zaman yapılmalı?
  • Nerede yapılacak?

Projelerde aktif kararlar, mevcut misyonun, hedeflerin ve stratejilerin tam olarak dikkate alınmasıyla ve kaynakların etkin ve verimli kullanılmasına yönelik dürüstçe alınan kararlardır. Pasif kararlar ise kaynakları tüketir. Eğer karar verici karar vermeyi ertelerse veya kasıtlı bir şekilde karar alınmazsa hiçbir şey yapmama kararı verilmiş demektir.

Projelerde, karar vericilerin, bir sorunu çözme veya bir fırsattan yararlanma kararının sonucundan çıkarı etkilenen paydaşların nasıl bir tavır takınacakları konusunda her zaman dikkatli olması gerekir.

Günümüzde proje yöneticilerinin proje kararlarının yanı sıra iş kararları da vermesi beklenebilir. Ancak proje kararı ile iş kararı verme arasında farklar vardır;

  • Proje karar verme, temel çizgilerin karşılanmasına, doğrulamaya ve onaylamaya odaklanır. İş kararları pazar payına, kârlılığa, müşteri memnuniyetine ve tekrarlanan işlere odaklanır.
  • Proje karar verme süreci proje ekibini içerirken iş karar verme süreci pazarlama, satış vb. içerebilir.
  • Karar vermek için kullandığı çok sayıda araç vardır ancak iş kararları vermek için kullanılan araçların çoğu, esas olarak yatırım getirisi, Yatırımın Geri Dönüşü, İç Verimlilik Oranı ve Nakit Akışı Analizi vb. finansal araçlardır.
  • Projelerde karar vermenin odak noktası proje performansı ve teslimatlar iken, iş kararları finansal performansa, iş faydalarına ve yaratılan iş değerine odaklanır.
  • Proje kararlarının sonuçları hızlı bir şekilde ortaya çıkarken, iş kararlarının sonuçları yıllarca ortaya çıkmayabilir.
  • Karar alma sürecinin bir parçası olarak ele alınan sorunların çoğu, temel çizgilerin korunmasına yönelikken iş sorunları, iş stratejisindeki uyum veya değişikliklere odaklanır.

Proje ortamında karar vermeyi oldukça karmaşık hale getiren faktörler vardır:

  • Proje yöneticisinin, projenin sonucu üzerinde ciddi bir etkisi olsa bile, karar verme konusunda sınırlı yetkisi olabilir veya hiç yetkisi olmayabilir.
  • Proje yöneticisinin projede çalışacak kişileri işe alma yetkisi yoktur; genellikle müzakere sürecinin ardından fonksiyonel yöneticiler tarafından atanırlar.
  • Proje Ekibi üyeleri, karar verme sürecine anlamlı katkılar sağlayamayabilir. Kararların alınması veya bir kararın onaylanması için fonksiyonel yöneticilerine geri dönmeleri gerekebilir.
  • Proje yöneticisi, fonksiyonel yöneticilerin yardımı olmadan düşük performans gösteren çalışanları proje ekibinden çıkarma yetkisine sahip olmayabilir.
  • Proje yöneticisinin, proje ekibi üyelerinin ücret ve maaş yönetiminden herhangi bir sorumluluğu olmayabilir. Bu nedenle, proje ekibinin kötü kararlar vermesi durumunda proje yöneticisi cezalandırma yetkisini kullanamayabilir.
  • Proje ekip üyeleri büyük olasılıkla başka projeler üzerinde de çalışırlar ve onları kendi projeniz üzerinde zamanında çalışmaya zorlayamazsınız.

Bazı proje yöneticileri alternatifleri ve önerileri basitçe belirler. Bunlar daha sonra nihai kararın verilmesi için yönetimin üst kademelerine veya proje sponsoruna sunulur. Ancak bazı kişiler, proje yöneticisinin, projenin çıktılarını değiştirmeyen veya kısıtlamalarda ve temel çizgilerde değişiklik gerektirmeyen kararları alma yetkisine sahip olması gerektiğini savunuyor.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Varsayımların Önemi

How to Make Accurate Project Assumptions: A Complete Guide

Bir projenin başlangıcında, proje ekibinin kendilerine hangi sınırlamaların veya kısıtlamaların getirildiğini değil, aynı zamanda hangi varsayımların yapıldığını da bilmesi zorunludur.

Varsayımlar, projeyi çevreleyen kurumsal çevresel faktörlerle ilgilidir.

Varsayımlar genellikle proje başlatma belgesinde veya iş gerekçesinde yer alır, ancak çoğu zaman bu yalnızca kısmi bir listedir. Bu yüzden ayrı bir belge olarak tutulmalıdır.

Varsayımlar bir projenin ömrü boyunca değişebilir ve değişecektir. Proje ne kadar uzun süreli ise varsayımların değişme olasılığı da o kadar artar.

İyi proje yöneticileri, varsayımların değişip değişmediğini takip etmek için ölçümler oluştururlar. Özellikle uzun vadeli bir projede, bir projenin süresi boyunca değişmesi muhtemel varsayımların örnekleri şunları içerebilir:

  • Borçlanmanın ve projeyi finanse etmenin maliyeti sabit kalacak.
  • Satın alma maliyetleri artmayacak.
  • Teknolojideki ilerleme planlandığı gibi gerçekleşecek.
  • Gerekli becerilere sahip kaynaklar ihtiyaç duyulduğunda mevcut olacak.
  • Pazar ürünü kolaylıkla kabul edecek.
  • Rakiplerimiz bizi hemen yakalayamayacak.
  • Riskler düşük ve kolayca hafifletilebilir.
  • Ülkedeki siyasi ortam değişmeyecek.
  • Şirketin liderliğinde bir değişiklik olmayacak.

Hatalı varsayımlara sahip olmak, bunların hatalı ve kötü sonuçlara, kötü karar vermeye ve mutsuz paydaşlara yol açabilmesidir.

Zayıf varsayımlara karşı en iyi yaklaşım, risk azaltma stratejilerinin geliştirilmesi ve muhtemelen karmaşık kararların nasıl alınacağına ve proje ekibinin değişebilecek varsayımları nasıl yöneteceğine ilişkin yapılandırılmış bir yaklaşım da dahil olmak üzere, proje başlangıcında iyi bir hazırlık yapmaktır.

Varsayımların, özellikle bir problemin çözümü için seçtiğimiz alternatifler üzerinde büyük etkisi vardır. Hatalı varsayımlara dayalı bir alternatifin seçilmesi proje üzerinde istenmeyen bir etkilere yol açabilirler.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Birincil ve İkincil Bilgiler

Project information flows - Twproject: project management software,resource  management, time tracking, planning, Gantt, kanban

Projelerde ihtiyaç duyulan ve kullanılan bilgiler birincil ve ikincil bilgiler olarak ayrılabilir.

Birincil bilgi, bizim için hazır olan bilgidir. Bilgisayardan doğrudan erişebilen bilgilerdir. Hassas veya özel bilgilere ilgili yetkilerle erişilebilir.

İkincil bilgiler başka birinden alınması gereken bilgilerdir.

Proje yöneticileri bir sorunu çözmek ve zamanında karar vermek için ihtiyaç duydukları tüm bilgilere sahip olmayabilirler. Genellikle ikincil bilgileri sağlayacak kişilere güvenmeleri gerekir. İkincil bilgi karar vermede birincil bilgiden daha kritik olabilir ve hangi bilgilerin sorunla doğrudan ilgili olduğu konusunda bilgiyi sağlayanlara güvenmek zorunda kalınır.

İster birincil ister ikincil olsun, bilgilerin toplanması zaman alıcı olabilir. Bilgi aramak için çok fazla zaman harcamak problemi çözme süresini doğrudan etkiler.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMBoK 7 ve Disiplinli Çevik

Lean vs. Agile vs. Scrum vs. Kanban: A Comparison | Toptal®

PMBoK 7 ve Disiplinli Çevik ile ilgili karşılaştırma tablosu aşağıdadır;

PMBoK7 Disiplinli Çevik
Çalışkan, saygılı ve şefkatli bir hizmetkar lider olun
  • İlke: Harika ol
  • İlke: Kurumsal farkındalık
  • Vaat: Psikolojik güvenlik yaratın ve çeşitliliği kucaklayın
  • Yönerge: Organizasyonel süreç varlıklarından yararlanın ve geliştirin
İşbirliğine dayalı bir ekip ortamı yaratın
  • İlke: Harika ol
  • Söz: İş yüklerini kapasite dahilinde tutun
  • Yönerge: Motivasyonu teşvik eden etkili ortamlar yaratın
  • Yönerge: İlişkilere değer akışı yoluyla yaklaşın
  • Yönerge: Yarı özerk, kendi kendini organize eden ekipler oluşturun
Paydaşlarla etkili etkileşim kurun
  • İlke: Müşterileri memnun edin
  • İlke: Kurumsal farkındalık
  • Söz: Proaktif bir şekilde işbirliği yapın
  • Yönerge: Tasarım odaklı düşünün
Değere odaklanın
  • İlke: Müşterileri memnun edin
  • İlke: Ürünler/hizmetler etrafında organize olun
  • Vaat: Değeri hızlı gerçekleştirin
  • Yönerge: Tasarım odaklı düşünün
  • Yönerge: İlişkilere değer akışı yoluyla yaklaşın
  • Kılavuz: Sonuçları iyileştirecek önlemleri benimseyin
Sistem etkileşimlerini tanıma, değerlendirme ve yanıt verme
  • İlke: Akışı optimize edin
  • İlke: Bağlam önemlidir
  • Söz: Tüm işleri ve iş akışını görünür hale getirin
  • Yönerge: İlişkilere değer akışı yoluyla yaklaşın
  • Yönerge: Tasarım odaklı düşünün
  • Yönerge: Sonuçları iyileştirecek tedbirleri benimseyin.
Liderlik davranışlarını sergilemek
  • İlke: Harika ol
  • İlke: Pragmatik olun
  • İlke: Kurumsal farkındalık
  • Vaat: Psikolojik güvenlik yaratın ve çeşitliliği kucaklayın
  • Kural: İlişkiler geliştirin
Bağlama göre uyarlama
  • İlke: Bağlam önemlidir
  • İlke: Doğru seçim iyidir
  • Söz: Sürekli olarak geliştirin
  • Yönerge: Öğrendiklerinizi doğrulayın
  • Yönerge: Tasarım odaklı düşünün
Kaliteyi süreçlere ve teslimatlara entegre edin
  • İlke: Müşterileri memnun edin
  • İlke: Harika ol
  • İlke: Akışı optimize edin
  • Söz: Sürekli olarak geliştirin
  • Kılavuz: Sonuçları iyileştirecek önlemleri benimseyin
  • Yönerge: Kurumsal varlıklardan yararlanın ve geliştirin
Karmaşıklığın üstesinden gelin
  • İlke: Pragmatik olun
  • İlke: Ürünler/hizmetler etrafında organize olun
  • Söz: Tüm işleri ve iş akışını görünür hale getirin
  • Söz: Proaktif bir şekilde işbirliği yapın
  • Yönerge: İlişkilere değer akışı yoluyla katılın
  • Yönerge: Yarı özerk, kendi kendini organize eden ekipler oluşturun
Risk yanıtlarını optimize edin
  • İlke: Pragmatik olun
  • İlke: Kurumsal farkındalık
  • İlke: Müşterileri memnun edin
  • İlke: Akışı optimize edin
  • Söz: Tüm işleri ve iş akışını görünür hale getirin
  • Söz: Proaktif bir şekilde işbirliği yapın
Uyumluluğu ve esnekliği benimseyin
  • İlke: Pragmatik olun
  • Prensip: Kurumsal Farkındalık
  • Söz: Sürekli olarak geliştirin
  • Yönerge: Sonuçları iyileştirecek tedbirleri benimseyin.
  • Yönerge: Organizasyonel süreç varlıklarından yararlanın ve geliştirin
Öngörülen gelecekteki duruma ulaşmak için değişimi etkinleştirin
  • İlke: Bağlam Önemlidir
  • İlke: Seçim iyidir
  • İlke: Kurumsal farkındalık
  • Söz: Sürekli olarak geliştirin
  • Söz: Proaktif bir şekilde işbirliği yapın
  • Yönerge: Öğrendiklerinizi doğrulayın
  • Yönerge: İlişkilere değer akışı yoluyla yaklaşın
  • Yönerge: Sistemi iyileştirerek kültürü değiştirin
  • Kılavuz: Sonuçları iyileştirecek önlemleri benimseyin

 

Projelerde Çatışma Seviyeleri

The Conflict Resolution Skills Every Project Manager Needs

Projelerde yaşanan çatışmalar yapıcı veya yıkıcı olabilir ve ikisini birbirinden ayırmak zor olabilir. Çatışmanın hangi seviyede olduğu yaklaşımınızı belirler;

Seviye 1: Çözülmesi gereken problem

Günlük hayal kırıklıkları bu seviyede oluşur. İnsanlar farklı görüşlere sahip olabilir, yanlış anlaşılmalar yaşanabilir, çatışan hedefler veya değerler mevcut olabilir ve proje ekip üyeleri endişeli hissedebilirler.

Bu seviyede proje ekibi neyin ters olduğunu ve nasıl düzeltileceğini belirlemeye odaklanır. Bilgi serbestçe akar ve işbirliği canlıdır. Ekip üyeleri açık, spesifik ve gerçeklere dayanan sözcükler kullanır. Dil, geçmişten değil, burada ve şimdidedir. Ekip üyeleri, yanlış iletişimin meydana geldiğini düşünürlerse birbirleriyle iletişime geçerler. Ekip üyeleri iyimserdirler. Seviye 1, yapıcı anlaşmazlık seviyesi olarak düşünün.

Seviye 2: Anlaşmazlık

2.seviyede sorunu çözmek kadar kendini korumak da önemli hale gelir. Ekip üyeleri, sonunda iyi bir sonuç elde etmek veya geleceğini varsaydıkları bir uzlaşma pozisyonu oluşturmak için birbirlerinden uzaklaşırlar. Stratejileri test etmek, tavsiye ve destek almak için diğer ekip üyeleriyle görüşebilirler. Bu seviyede, iyi huylu şakalar, yarı şakacı laf sokmalara doğru ilerler. Düşmanca değil, sadece ihtiyatlı davranılır. Kelimeler özelden genele doğru ilerler. Duvarlarını örerler, bildikleri her şeyi paylaşmazlar. Gerçekler, yorumlara göre ikinci planda kalır ve gerçekte ne olduğu konusunda kafa karışıklığı vardır.

Seviye 3: Yarışma

3.seviyede amaç kazanmaktır. Önceki çatışmalar ve sorunlar çözül(e)memişse bileşik bir etki ortaya çıkar. Çoğu zaman, birden fazla sorun daha büyük sorunlar halinde kümelenir veya bir “neden” yaratır. Yanlış anlamalar ve güç politikaları hizipleşmeler ortaya çıkarır.

İnsanlar kendilerini bir tarafa ya da diğerine hizalamaya çalışırlar. Taraflar pozisyonuna destekçi “kazanmaya” çalışırlar. Sorunlar ve insanlar eşanlamlı hale gelir. Aşırı genellemeler yapılabilir: “Kodunu kontrol etmeyi her zaman unutur” veya “Kodunu asla kontrol etmiyorsun” vb.” Karşı taraf hakkında varsayımlarla konuşulur: “Ne düşündüklerini biliyorum, asıl meseleyi görmezden geliyorlar.” Kendilerinin yardımsever, diğerlerinin ise hayırsız olduğu yönündeki görüşler abartılır: “Ekibin iyiliği için her zaman taviz veren benim” vb.

Tartışmalar ve suçlamalar artar. Bu kavgacı ortamda barış önerileri dirençle karşılaşabilir.

Seviye 4: Sefere Çıkma

4.seviyede durumu çözmek zordur. Ekip üyeleri, sorunların “diğer tarafındaki” kişilerin değişmeyeceğine inanırlar. Tek seçeneğin kendilerinin veya diğerlerinin ekipten çıkması olduğunu düşünebilirler. Ekip içi gruplar oluşur. Bir grupla özdeşleşmek, bir bütün olarak ekiple özdeşleşmeyi gölgede bırakabilir. Ekibin kimliği zedelenebilir. İnsanlar ve pozisyonlar bir bütün olarak görüldüğünde insanlar fikirlerinden ziyade bağlantıları nedeniyle saldırıya açık hale gelirler. Bu saldırılar, belirli konu ve gerçeklerden ziyade, çatışmanın odağı haline gelen, gerçekçi olmayan sert bir dil biçiminde gelişir.

Seviye 5: Dünya Savaşı

5.seviyede savaş çığlıkları duyulur. Birinin kazanması yeterli değildi, diğerleri kaybetmelidir. Amaç, “Bu korkunç durumun bir daha yaşanmayacağından emin olmalıyız!” şeklindedir. 5. seviyede yalnızca tek bir seçenek vardır: Savaşçıları (diğer bir deyişle ekip üyelerini) birbirlerine zarar vermemeleri için birbirlerinden ayırmak. Yapıcı bir sonuç alınamaz.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Önyargı

Understanding Cognitive Bias in Product Design | Toptal®

Önyargılar, projelerdeki işbirliğini, iletişimi ve verimliliği olumsuz etkileyebilir. Bu nedenle projelerde önyargıların tespit edilmesi ve ele alınması önemlidir. Projelerde çeşitlilik ve kapsayıcılığı teşvik etmek, bu tür önyargıların azaltılmasına yardımcı olabilir.

Projelerdeki önyargılara birkaç örnek şunlar olabilir:

  1. Cinsiyet Önyargısı: Bir projede, cinsiyet temelinde kişilere ayrımcı davranmak veya bazı işleri sadece bir cinsiyete uygun görmek gibi cinsiyet temelli önyargılar projeyi olumsuz etkileyebilir. Örneğin, bir kadın proje yöneticisinin yetenekleri veya liderlik becerileri konusundaki şüpheler projenin yönetimini olumsuz etkileyebilir.
  2. Yaş Önyargısı: Proje ekibinde farklı yaş gruplarından gelen üyelere yönelik önyargılar projeleri olumsuz etkileyebilir. Örneğin, genç çalışanların tecrübesiz olduğu ya da yaşlı çalışanların teknolojiyi anlayamayacakları gibi yanlış inançlar projede işbirliğini azaltabilir.
  3. Irk veya Etnik Köken Önyargısı: Irk veya etnik kökene dayalı önyargılar, projede ayrımcılığa yol açabilir ve farklı kültürlerden gelen ekibin işbirliği yapmasını zorlaştırabilir. Bu, iletişim sorunlarına ve takım içi gerilimlere neden olabilir.
  4. Dini veya Dünya Görüşü Önyargısı: Proje ekibinde dini veya dünya görüşleri farklı olan kişilere yönelik önyargılar, takım içinde uyumsuzluğa yol açabilir. Bu tür önyargılar, işbirliğini engelleyebilir ve projenin ilerlemesini yavaşlatabilir.
  5. Eğitim Seviyesi Önyargısı: Proje ekibinde farklı eğitim seviyelerinden gelen kişilere karşı önyargılar, projenin başarısını etkileyebilir. Örneğin, daha az eğitimli bir kişinin katkılarının daha az değerli olduğuna dair yanlış inançlar, projeye katkıda bulunma motivasyonunu azaltabilir.
  6. Departman Önyargısı: Farklı departmanların projeye yaklaşım ve iş yapma şekline yönelik önyargılardır. Örneğin, BT Departmanının projeye öncelik vermeyeceğini düşünmek, yanlış yaklaşımlara sebep olabilir.

Önyargılar projelere zarar verirler;

  1. İşbirliğini Engeller: Önyargı, projede çalışan kişiler arasında olumsuz bir atmosfer yaratabilir. İnsanlar, ön yargıya maruz kaldıklarında daha az işbirliği yapabilir ve iletişim problemleri ortaya çıkabilir.
  2. Karar Almayı Etkiler: Önyargı, projeye ilişkin kararların objektif bir şekilde alınmasını zorlaştırabilir. Kişiler, önyargılarına dayalı olarak yanlış veya ayrımcı kararlar alabilir.
  3. Yetenekleri Görmezden Gelme: Önyargı, projede çalışan kişilerin birbirlerinin yeteneklerini görmezden gelmelerine neden olabilir. Bu, projenin başarısız olmasına veya yetersiz bir şekilde yönetilmesine yol açabilir.
  4. Ekip Dinamiğini Bozar: Önyargı, ekip üyeleri arasındaki ilişkileri bozabilir. Kişiler, başkalarına karşı önyargılı oldukları durumlarda takım içinde uyumsuzluğa yol açabilir.
  5. Motivasyonu Azaltır: Önyargıya maruz kalan kişiler, motivasyonlarını kaybedebilirler. Bu da projenin hızını ve kalitesini olumsuz etkileyebilir.
  6. Çeşitliliği Azaltır: Önyargı, farklı bakış açılarına ve becerilere sahip kişilerin projede yer almasını engelleyebilir. Bu da projenin yaratıcılığını ve yenilikçiliğini sınırlayabilir.

Önyargıyı projelerden uzak tutmanın önemli olduğunu unutmamalısınız. Önyargıları projelerden uzak tutmak için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz:

  1. Eğitim ve Farkındalık Yaratma: Önyargılarla mücadele için proje ekip üyelerine eğitim verin. ProjeEkibine önyargıların nasıl oluştuğu, nasıl tanımlanabileceği ve nasıl ele alınabileceği hakkında bilgi verin. Ayrıca, farklılıkları kutlayan ve kapsayıcı bir ortamın önemini vurgulayın.
  2. Eşitlik Politikaları ve Prosedürleri Uygulama: Projede eşitlik politikaları ve prosedürlerini uygulayın. Özellikle işe alım, terfi, ödüllendirme ve cezalandırma gibi kararlar konusunda objektif ve eşitlikçi bir yaklaşım benimseyin.
  3. Çeşitlilik İçeren Ekip Oluşturma: Projeye katkıda bulunan farklı kökenlerden ve beceri setlerinden gelen kişileri dahil edin. Çeşitli bir ekip, yaratıcı çözümler üretmeye yardımcı olabilir ve önyargıların azalmasına katkıda bulunabilir.
  4. İletişimi Teşvik Etme: Projede açık iletişimi teşvik edin. Ekip üyelerini düşüncelerini ve endişelerini ifade etmeye teşvik edin. Düzenli olarak toplantılar düzenleyin ve herkesin söz hakkına sahip olduğundan emin olun.
  5. Liderlik Rolü: Proje liderleri, önyargıya karşı sıfır tolerans politikası benimsemeli ve örnek olmalıdır. Liderler, ekip üyelerine eşit davranmalı ve kapsayıcı bir ortam yaratmalıdır.
  6. Geri Bildirime Açıklık: Ekip üyelerini projenin yönetimine ve karar verme süreçlerine katılmaya teşvik edin. Herkesin görüşlerini ifade etmesine fırsat vererek, önyargıları azaltabilirsiniz.
  7. İzleme ve Değerlendirme: Proje sürecini izlemek ve değerlendirmek için objektif ölçütler belirleyin. Bu, ekip üyelerine eşit fırsatlar sunulduğundan ve önyargıların etkilerinin azaltıldığından emin olmanıza yardımcı olabilir.
  8. İyileştirme Süreci: Projede önyargılarla ilgili sorunlar tespit edildiğinde, bu sorunları çözmek ve iyileştirmek için ekip olarak çalışın. Geri bildirim alın, düzeltiler yapın ve projenin kapsayıcı bir ortamda devam etmesini sağlayın.

Projenin başarılı olabilmesi için, ekip üyelerinin adil, açık fikirli ve objektif bir şekilde değerlendirilmesi, iletişim kanallarının açık tutulması ve herkesin katkıda bulunmasına fırsat verilmesi gereklidir. Bu, projenin başarılı bir şekilde tamamlanmasına katkıda bulunabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Sağlık Kontrolleri

Project health check | PM-Partners

Proje sağlık kontrolü, proje yönetimi sürecinin ve proje ekibinin proje hedeflerine ve başarı kriterlerine ulaşmasını sağlamak için kullanılır. Projenin ilerleyişini izlemeyi, performansı değerlendirmeyi, riskleri yönetmeyi, proje yöneticisinin ve ekibinin projenin başarısını güvence altına almasını amaçlar.

Proje sağlık kontrolünün ana bileşenleri aşağıdadır;

  • Performans İzleme: Projenin ilerleyişini düzenli olarak izlemek, iş paketlerinin, görevlerin zamanında ve bütçeye uygun bir şekilde tamamlanıp tamamlanmadığını değerlendirmek için yapılır.
  • Mali Kontrol: Projenin bütçesini izlemek ve gerektiğinde mali değişiklikler yapmak, maliyet aşımını önlemek için önemlidir.
  • Risk Yönetimi: Projede ortaya çıkan riskleri tanımlamak, analiz etmek ve bu risklere karşı uygun önlemler almak, proje başarısını güvence altına almak için gereklidir.
  • Kaynak Yönetimi: İnsan kaynakları, malzeme ve ekipman gibi projede kullanılan kaynakların etkin bir şekilde yönetilmesi önemlidir.
  • Kalite Kontrolü: Proje sonuçlarının ve ürünlerinin kalitesini izlemek ve gerektiğinde kalite kontrol önlemleri almak, projenin başarısını artırabilir.
  • İletişim: Proje paydaşlarına düzenli olarak proje ilerleyişi hakkında bilgi vermek ve iletişim kanallarını açık tutmak önemlidir.
  • Değişiklik Yönetimi: Proje gereksinimlerinde veya kapsamında değişiklikler olursa, bu değişiklikleri yönetmek ve etkilerini analiz etmek gereklidir.
  • Dokümantasyon: Proje belgelerinin düzenli olarak güncellenmesi ve saklanması, projenin izlenebilirliğini ve belgeleme gereksinimlerini karşılamayı sağlar.

Periyodik sağlık kontrolleri, doğru yapılırsa ve iyi ölçümler kullanılırsa, gerçek durumun belirlenebilmesi için belirsizliği ortadan kaldırır. Sağlık kontrollerinin faydaları şunları içerir;

  • Projenin mevcut durumunun belirlenmesi
  • Sorunları, düzeltici önlemlerin alınması için yeterli zaman olacak şekilde erken belirleme
  • Başarılı bir sonucu destekleyecek kritik başarı faktörlerini veya başarılı teslimatı engelleyebilecek kritik konuları belirlemek
  • Gelecekteki projelerde kullanılabilecek alınan derslerin, en iyi uygulamaların ve kritik başarı faktörlerinin belirlenmesi
  • Proje yönetimi metodolojisine uygunluğun ve iyileştirmelerin değerlendirilmesi
  • Proje ölçümlerinin doğru olduğunu ve anlamlı veriler sağladığını doğrulamak
  • Hangi faaliyetlerin ek kaynaklar gerektirebileceğini veya bunlardan fayda sağlayabileceğini belirleme
  • Mevcut ve gelecekteki risklerin yanı sıra olası risk azaltma stratejilerinin belirlenmesi
  • Faydaların ve değerin tamamlandığında orada olup olmayacağının belirlenmesi
  • Projeyi içinde bulunduğu durumdan kurtarmak için gerekenleri belirleme
  • Aksaklıkları düzeltme planı için geliştirme veya öneriler

Kurumların karşılaştığı zorluklardan biri, sağlık kontrolünün dahili personel tarafından mı yoksa harici danışmanlar tarafından mı yapılması gerektiğidir. Dahili personel kullanmanın riski, proje ekibindeki kişilerle bağlılıkları veya ilişkileri olabilir. Bu nedenle projenin gerçek durumunu belirlemede veya kimin hatalı olduğuna karar vermede tamamen dürüst olmayabilirler. Dışarıdan danışmanlar veya kolaylaştırıcılar kullanmak genellikle daha iyi bir seçimdir. Dış kaynak kullanımı;

  • Diğer şirketlerde ve benzer projelerde kullanılan çok sayıda form, kılavuz, şablon ve kontrol listesi sağlayabilirler,
  • Tarafsızlık ve gizlilik taahhüdü verirler.
  • Yalnızca gerçeklere odaklanırlar.
  • İnsanların özgürce konuşabildikleri ve kişisel duygularını dışa vurabildikleri bir ortam yaratırlar.
  • Günlük sorunlardan nispeten arınmış bir ortam yaratabilirler.
  • Proje ölçümleri için yeni fikirler üretebilirler.

Sağlık kontrollerinde ele gereken kritik alanlardan bazıları şunlardır;

  • Temel çizgilere karşı performans
  • Tahminleri karşılama yeteneği
  • Fayda ve değer analizleri
  • Yönetişim
  • Paydaş katılımı
  • Risk azaltma
  • Acil durum planlaması

Sağlık kontrolünü yapan, projenin durumu hakkında farklı yorumları veya sonuçları almalı, görüşülen kişilerden gerçeği öğrenebilmelidir. Bazıları doğruyu söylerken, diğerleri ya görüşmecinin duymak istediğine inandıklarını söyleyecek ya da kendilerini koruma için gerçeği çarpıtacaklardır.

Son aşama hazırlanacak sağlık rapor aşağıdakileri içermelidir:

  • Sorunların listesi
  • Kök neden analizleri
  • Fark (Boşluk) analizi
  • Düzeltici eylemlere yönelik fırsatlar
  • İyileştirme ya da düzeltme planları
  • İzleme için kullanılması gereken yeni ölçütler ve ölçümler

Proje sağlık kontrolleri olmadan, projenin başarısız olma olasılığı artar. Proje sağlık kontrolleri riskleri nasıl kontrol altında tutacağımız konusunda bize bilgi sağlar. Sağlık kontrolleri yapmak ve düzeltici önlemleri erken düşünmek, sıkıntılı bir projeyi yönetmekten kesinlikle daha iyidir.

Proje sağlık kontrolü, projenin başarıya ulaşmasını ve proje yöneticisinin proje hedeflerini, bütçeyi ve zaman çizelgesini yönetmesini sağlamak için kritik bir araçtır. Bu süreç, projenin her aşamasında düzenli olarak tekrarlanmalıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler