Kategori arşivi: Paydaş Yönetimi

Proje Ekibine Kim Atanmalı?

Projeye kimin atanacağı konusunda Fonksiyonel Yöneticiler yetkilidir. Projeden beklentilerine göre atama yapmaları beklenir. Proje Yöneticileri, proje için seçilen personel ile projeyi başarmaya çalışırlar.

Projeye atananların projenin gerektirdiği bilgi ve deneyime sahip olmaları önemlidir. Proje Yöneticileri, aktivite düzeyinde hangi nitelik ve yetkinlikte personele ihtiyaçları olduğunu belirlemelidirler. Örneğin teknik becerisi olan, problemleri tanımlayabilen, karar verici, çatışma çözen, iyi iletişim kuran vb.

Atanan personelin projeye ilgi duyması ve verdiği sözleri tutması gerekir. Projede yer almaya gönüllü olanların performansının yüksek olacağı varsayılabilir. Projeyi beğenmeyen, istekli olmayanlar duygusal direnç gösterecek, işin kalitesi olumsuz etkilenecektir.

Atanan personelin projeye ayıracak vakti olması gerekir. Her Proje Yöneticisi, departmanlardan en iyi performanslı personelini talep eder. Yüksek performanslı çalışanlar, zaten kendi yöneticileri tarafından bir çok işe atanmışlardır. Personelin uygunluğu dikkate alınmadan projeye atanması veya alınması olumsuz sonuçlara yol açar.

Projeye atanan personel ekip çalışmasından hoşlanmalı ve yatkın olmalıdır. Çok performanslı veya başarılı personel ekip çalışmasına yatkın olmadığında proje zarar görmeye başlar. Ne kadar yetenekli ve nitelikli oldukları önemli değildir. Ekip paydasında ortak başarıya odaklanılmadığında proje hedeflerinin tutturulması zordur.

Savaş_Şakar_Egitim_Danışmanlık_Tanıtım_2021

Projede Başka Yöneticinin Personeli ile Çalışmak

Bir Cevap Yazın

Proje Yöneticisinin, proje ekibinin önündeki engelleri kaldırma ve işleri kolaylaştırma becerisi proje başarısı üzerinde önemli etkiye sahiptir. Proje Yöneticisinin, proje ekibiyle iyi ve güvene dayalı bir iletişim kurması, olumlu etkileyebilmesi ve çalışma ortamının gerektiği gibi olmasını sağlaması gerekir.

Bir çok proje, başlangıç aşamasında tahmin edilen ekip üyeleri ile birlikte çalışabilecek Proje Yöneticilerine emanet edilirler.

Proje Yöneticisi, projenin önem ve önceliğinin, yönetimin bakış açısısının ve stratejilere uyumun ekibi etkileyeceğini unutmamalı, avantaja çevirebilmelidir;

Proje Yöneticisi, her proje ekip üyesi ile arkadaşça bir iletişim ve etkileşim içerisinde olmalıdır.
Proje Yöneticisi, ekipte güven yaratmak istiyorsa söylediklerini yapmalı, taahhütlerini yerine getirmelidir. Açık ve güvene dayalı ilişkiler kurmaya çalışmalıdır.
Proje Ekip Üyelerinin projeye katılım yönündeki düşünce çekinceleri dinlenmeli, ekip çalışması için ortak bir yaklaşım belirlenmelidir.

Proje ekip üyelerinin, Proje Yöneticisiyle işbirliği yapmaları, ortak alınan kararlara ve aradaki güven duygusuna bağlı olarak değişebilmektedir;

Proje Yöneticilerinin, Ver-Al şeklinde yaklaşmalıdırlar.
Proje ekip üyelerinin istekli oldukları konularda görevlendirilmeleri, eğitim ve gelişim imkanları sunulması, sorumluluk verilmesi, takdir etme vb. yöntemler tercih edilmelidir.
Proje Yöneticisi ekibi ile birlikte çalışma kurallarını erken safhalarda netleştirmelidir.
Geçmişteki problemlerin tekrarlanmaması yönündeki başarılar, proje ekibinin, Proje yöneticisine olan güvenini artırır.
Proje Ekip üyelerinin projeye beklenen katkıyı sağlayıp sağlamadıklarının Proje Durum Raporlarında yer almasının sağlanması, yönetimin dikkatini çekmek ve problemleri erken fark edebilmek ve çözümleyebilmek için tercih edilebilir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları₺349.99 4.4 (699 ratings)244 lectures, 26 hoursAll Levels

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi₺269.99 4 (16 ratings)27 lectures, 2 hoursAll Levels

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.₺269.99 3.8 (12 ratings)127 lectures, 8 hoursAll Levels

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.₺249.99 4.3 (10 ratings)20 lectures, 1 hoursAll Levels

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.₺249.99 4.3 (6 ratings)21 lectures, 2 hoursAll Levels

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme₺249.99 3.8 (62 ratings)20 lectures, 1 hoursAll Levels

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri₺349.99 4.2 (100 ratings)68 lectures, 4 hoursAll Levels

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler₺249.99 4 (16 ratings)22 lectures, 2 hoursAll Levels

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques₺249.99 3.9 (28 ratings)27 lectures, 1 hoursAll Levels

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.₺249.99 3.9 (7 ratings)21 lectures, 1 hoursAll Levels

Proje Dışı Değişikliklerin Projeye Etkisini Yönetmek

Bir Cevap Yazın

Organizasyonel değişiklikler, pazarın değişmesi, yeni ortak, dış kaynağın batması vb. şirketleri önemli ölçüde etkileyen değişiklikler projeleri de etkilerler. Proje dışı değişikliklerin proaktif izlenmesi ve projelerin olumsuz etkilenmemesi için yönetilmesi gerekir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

Şirket içi iletişiminizi yüksek tutarak olası değişikliklerden erken haberdar olmaya çalışın. Proje dışı değişikliklerin geldiğini ne kadar erken fark etmişseniz veya haberdar olmuşsanız o kadar iyidir. Böylelikle olumsuz etkileri en aza indirecek şekilde önlemler geliştirebilirsiniz.
Proje dışı değişiklikleri risk olarak tanımlayarak başlayın. Sponsorunuzla ve ekibinizle, değişikliklerin fırsat mı tehdit mi olduğunu belirlemeye çalışın.
Değişiklik sonrası için alternatif senaryolarınızı geliştirin ve hazırlığınızı yapın.
Değişiklik sonrasında ekipte oluşabilecek motivasyon kaybı, rol ve sorumluluklardaki olası boşlukları mutlaka dikkate alın.
Değişikliklerin projenin ileriki safhalarında yaratabileceği fırsat ve tehditleri Proje Gözden Geçirme Toplantılarında gündem edin.
Ani değişikliklerde ekibinizle toplanıp durum değerlendirmesi yapın.
Değişikliklerin projenizi olumsuz etkilemesini hızlı anlayabilecek izleme parametrelerinizi geliştirin.
Proje başında Beklenmedik Durum Planlarınızı hazırlayın, değişiklik oluştuğunda devreye alın.
Değişiklikler, öncelikleri değiştirmişse birebir görüşmeler yapın, Sponsorunuzun desteğini isteyin.
Proje dışı değişiklikler projeniz, yeniden ele almanızı, hedeflerinizi ve planlarınızı güncellemenizi gerektirebilir.
Projenizi ciddi anlamda etkileyebilecek değişiklerde Sponsor ve Proje Ekibi ile verilen taahhütlerin üzerinden geçin.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları₺349.99 4.4 (699 ratings)244 lectures, 26 hoursAll Levels

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi₺269.99 4 (16 ratings)27 lectures, 2 hoursAll Levels

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.₺269.99 3.8 (12 ratings)127 lectures, 8 hoursAll Levels

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.₺249.99 4.3 (10 ratings)20 lectures, 1 hoursAll Levels

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.₺249.99 4.3 (6 ratings)21 lectures, 2 hoursAll Levels

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme₺249.99 3.8 (62 ratings)20 lectures, 1 hoursAll Levels

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri₺349.99 4.2 (100 ratings)68 lectures, 4 hoursAll Levels

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler₺249.99 4 (16 ratings)22 lectures, 2 hoursAll Levels

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques₺249.99 3.9 (28 ratings)27 lectures, 1 hoursAll Levels

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.₺249.99 3.9 (7 ratings)21 lectures, 1 hoursAll Levels

Öncelikleri Değişen Proje Ekip Üyeleri Üzerlerine Düşeni Yapmıyorlarsa

Bir Cevap Yazın

Proje aktivitelerinin gerçekleştirilmesi proje ekip üyelerinin ve yöneticilerinin verecekleri taahhütlere bağlıdır. Proje yöneticisinin verilen taahhütleri takibi ve proaktif yaklaşımı önceliklerin değişmesini engelleyemeyebilir.

Proje ekip Üyelerinin verdikleri taahhütleri yerine getirememelerinin bir çok sebebi olabilir. Liste uzun olmakla birlikte bir kaç örnek vermek gerekirse;

Çok fazla iş yükleri, sorumlulukları vardır.
Eğitime veya desteğe ihtiyaçları vardır.
Sorumlulukları net değildir.
İhtiyaç duydukları yetkiye sahip değillerdir.
Yaptıkları işe yönelik geri besleme alamıyor olabilirler.
Yöneticileri başka iş ile uğraşmalarını istiyordur.
Hata yapmaktan korkuyordur.
O işi yapmanın ona bir faydası olmadığını düşünüyordur.
Yeterli bilgiye sahip değildir.
Çalışma ortamı uygun değildir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

Proje Yöneticisi, Proje Ekip Üyesinin proje başlangıcında ve planlamada verdiği taahhütleri fonksiyonel yöneticisi üzerinden doğrulamalıdır. Aynı şekilde Proje Ekip Üyesinin öncelikleri sonradan değiştiğinde sebepleri doğrulanmalıdır.
Verilen taahhütler gerçekçi gelmiyorsa alternatifler düşünülmelidir.
Proje aktiviteleri taahhüt edilen süre ve bütçede tamamlanmıyor, açıklamalar size ikna etmiyorsa, gerçek sebepler ortaya koyulmuyor olabilir.

Proje Ekip Üyeleri ile birebir görüşmeler yaparak neler olup bittiğini net olarak anlayın.
İşlerini yapmaları için ihtiyaçlarını ve beklentilerini netleştirin.
İşlerini yapmaları için önlerinde engel olup olmadığını sorgulayın ve ortadan kaldırmaya çalışın.
Çakışan öncelikleri Proje Ekip Üyesinin yöneticisi ile birlikte değerlendirin.
Öncelikler değişmişse verdiği taahhüdü yenilemesini isteyin. Proje planlarınızı yeni taahüde göre güncelleyin, ilgili paydaşları bilgilendirin.
Birden fazla Proje Ekip Üyesi ile benzer problemleri yaşıyorsanız yöneticileri ile bir toplantı organize ederek durumu masaya yatırın. Şirketin öncelikleri doğrultusunda departman ve proje hedeflerinin önceliklerine beraber karar verin.
Proje işlerinin önceliği yüksek fakat departmanlar aksi yönde davranıyorlarsa Sponsora ve Üst Yönetime durumu aktarın.
Önceliklerin departmanlar lehine olması durumuna hazırlıklı olun. İç ve dış kaynak alternatiflerini değerlendirin.
Önceliklerin değişmesi durumunda yap ya da al kararları gibi alternatifleri düşünün. Projenin geri kalanında ayarlamalar yapın.
Önceliklerin değişmesinin projeye olası etkilerini detaylıca analiz edin ve Sponsorunuzla paylaşın.
Projenin hedeflerine ulaşamayacağı şekilde öncelikler değişmişse projeyi erteleme, iptal konularını değerlendirin.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları₺349.99 4.4 (699 ratings)244 lectures, 26 hoursAll Levels

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi₺269.99 4 (16 ratings)27 lectures, 2 hoursAll Levels

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.₺269.99 3.8 (12 ratings)127 lectures, 8 hoursAll Levels

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.₺249.99 4.3 (10 ratings)20 lectures, 1 hoursAll Levels

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.₺249.99 4.3 (6 ratings)21 lectures, 2 hoursAll Levels

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme₺249.99 3.8 (62 ratings)20 lectures, 1 hoursAll Levels

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri₺349.99 4.2 (100 ratings)68 lectures, 4 hoursAll Levels

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler₺249.99 4 (16 ratings)22 lectures, 2 hoursAll Levels

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques₺249.99 3.9 (28 ratings)27 lectures, 1 hoursAll Levels

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.₺249.99 3.9 (7 ratings)21 lectures, 1 hoursAll Levels

Proje Şişerse Ne Yapmalı?

Bir Cevap Yazın

Proje ilerledikçe ek talepler, değişiklikler ilave işler çıkartır fakat projenin hedeflenen bitiş süresi değiştirilmez. Proje Yöneticisinin ekip ve paydaşlar olan iletişimi ve etkileşimi olumsuz etkilenmeye başlar. Eğer bu durumu iyi yönetebilirseniz olumsuz etkiyi en aza çekebilirsiniz.

Nelere dikkat edilmeli;

Projenize başlamadan önce geçmiş projelerinizi gözden geçirin. Aynı durumu hangi noktada kimlerle yaşadığınızı hatırlamaya çalışın. Mevcut durumun farklılıklarını dikkate alarak değerlendirin. Eğer geçmişte kapsamın iyi belirlenmemesi problemlere yol açmışsa gereksinimlerin netleştirilmesi sürecine ek efor ayırın.
Eğer ek talepler, değişiklikler problem yaratmışsa Değişiklik Kontrolü sürecinizi gözden geçirin, işin başında değişikliklere sınırlamalar getirmeye çalışın.
Eğer testlerde problemler yaşanmışsa test sürecinizi gözden geçirin, projenin erken safhalarında testler ile ilgili düzenlemelerinizi yapın.
Risk Yönetimi Planını ciddiye alın. Rezervlerinizi belirleyin.
Projede geri kalan işlerin sürelerini kısmak için alternatif çözümler üretin. Örneğin ek kaynak bulabilmek, paralele çekmek vb.
Proje Durum Gözden Geçirme Toplantıların, kalan işlerin hangi yöntemle istenilen tarihte tamamlanabileceğini gündem edin.
Gecikme maliyeti ile eğer varsa sözleşmeden kaynaklı cezai şartları karşılaştırın.
Projede geri kalan işler ile ilgili varsayımlarınızı güncel tutun. Ekibin çekincelerini dikkate alın.
Mecbur kalırsanız, gerçekleştirilmesi gereken işler planlanandan daha fazla efor gerektiriyorsa çalışma sürelerini değiştirebilirsiniz. Örneğin bu hafta sonu çalışıyoruz vb.
Proje dışı sorumlulukların azaltılarak projeye daha çok vakit ayırılması konusunda kaynak yöneticileri ile görüşebilirsiniz. Kendi zamanınızı aynı şekilde gözden geçirin.
Aktiviteyi gerçekçi bir sürede tamamlamak mümkün değilse yaratıcılığınızı kullanmanız gerekir. Kapsamın bir kısmını ötelemek veya çıkarmak, kullanılan yöntem, araç, tekniği veya kaynağı değiştirmek gibi alternatifleri değerlendirin.
Gereksinimleri gözden geçirip düşük öncelikli olanları kapsam öteleme açısından değerlendirin. Daha sonra planlanandan daha yüksek maliyete tamamlanma olasılığı olanları ötelemeyin.
Kimlerden yardım isteyebileceğinizi, danışabileceğini belirleyin.
Ekibi toplayıp durumun önemini açıklayın, imece ve koordinasyon ile çözüm üretmeye çalışın. Sıkıntılı durumların duygusal fedakarlık gerektirdiğini unutmayın.
Ekibin bu yoğun fedakarlık göstermesi durumunda motivasyon için elinizden geleni yapın. Gereksiz toplantıları kaldırın.
Kendinizin üstlenebileceği, uzmanlık alanınıza giren işlere destek olun.
Ekibin olası çatışmalarına proaktif olarak müdahale edin, barış ortamını korumaya çalışın.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları₺349.99 4.4 (699 ratings)244 lectures, 26 hoursAll Levels

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi₺269.99 4 (16 ratings)27 lectures, 2 hoursAll Levels

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.₺269.99 3.8 (12 ratings)127 lectures, 8 hoursAll Levels

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.₺249.99 4.3 (10 ratings)20 lectures, 1 hoursAll Levels

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.₺249.99 4.3 (6 ratings)21 lectures, 2 hoursAll Levels

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme₺249.99 3.8 (62 ratings)20 lectures, 1 hoursAll Levels

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri₺349.99 4.2 (100 ratings)68 lectures, 4 hoursAll Levels

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler₺249.99 4 (16 ratings)22 lectures, 2 hoursAll Levels

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques₺249.99 3.9 (28 ratings)27 lectures, 1 hoursAll Levels

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.₺249.99 3.9 (7 ratings)21 lectures, 1 hoursAll Levels

Proje Ekip Üyesi Kendi İşleri ile Proje İşlerini Nasıl Dengelemeli?

Bir Cevap Yazın

Projeler matris yapı ile yönetiliyorsa departman çalışanı ekip üyeleri, rutin işleri ile projedeki sorumlulukları arasına sıkışmaya başlarlar. Hem yöneticisini hem de Proje Yöneticisi memnun etmek zorlaşır. Proje ekip üyelerinin tüm sorumluluklarını olası çatışmaları en az düzeye indirerek yürütmeleri gerekir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

Proje Ekip Üyeleri departman ve proje işlerinin öncelikleri konusunda yöneticileri ile Proje Yöneticisinin nasıl uzlaştığını öğrenmelidirler.
Profesyonel yöneticiler, şirket stratejileri doğrultusunda departman hedefleri ile proje hedefleri arasındaki dengeyi kurarak çalışanlarının önceliklerini hassasiyetle belirlerler. Gerekli hassasiyeti göstermeyen yöneticiler departman işlerine öncelik verip proje işlerini erteleyebilirler.
Proje ekip üyeleri yöneticilerinin ve proje yöneticisinin müşteri olduğunu unutmamalı, bilgi ve deneyimlerini stratejik öncelikler doğrultusunda etkin bir şekilde kullanmalıdırlar.
Proje Ekip Üyelerinin yıl sonu performansını yöneticileri ile değerlendirdiği düşünüldüğünde kendi departman işlerine öncelik vermeleri doğal karşılanmalıdır. Kurum performans sisteminde Proje Yöneticisinin hem ekip üyelerinin hem de projeye destek veren departman yöneticilerinin performanslarını değerlendirme yetki verilmelidir.
Proje Ekip Üyesi proje gidişatını ve rutin iş düzenindeki dalgalanmaları izlemeli, yedek kaynak ya da rezerv süreler konusunda Proje Yöneticisini uyarmalıdır.
Proje Ekip Üyesinin departman ve proje yöneticisinden gelen taleplerdeki öncelik tercihi proje başında sponsorun desteği alınarak netleştirilmelidir.
Proje Ekip Üyesine gidebilecek projeye yönelik talep ve istekler Proje Yöneticisi tarafından talep süreci olarak belirlenmelidir. İstekler doğrudan ekip üyesine gitmemeli, Proje Yöneticisi üzerinden gitmesi sağlanmalıdır.
Proje Ekip Üyesi ek talep ve değişikliklerin süre, maliyet ve kalite etkilerini Proje Yöneticisi ile paylaşmalı, onaylanmış değişiklik ve taleplerde harekete geçmelidir.
Proje Ekip Üyesi kapsam dışı işlere efor harcamamalı, zaman ayırmamalıdır.
Proje Ekip Üyesi proje başlangıcında dönemsel olarak vaktinin ne kadarını projeye ayırabileceğini belirtmelidir. Örneğin mesaimin %20’si, haftanın 1 günü vb.
Proje Ekip Üyesi departman veya proje ile ilgili sorumluluklarını ciddi anlamda etkileyebilecek durumları anında ilgili yöneticiye bildirmeli, gerekli önlemler alınmalıdır.

Proje Ekip Üyeleri Sık Sık Değişiyorsa

Bir Cevap Yazın

Proje Yöneticisi açısından projenin başından sonuna kadar aynı ekip ile çalışmak avantajlıdır. Ne var ki proje ekip üyeleri çeşitli sebeplerle (yöneticisinin başka işe ataması, işten ayrılma vb.) değişebilir. Proje ekip üyelerini elde tutmak veya boşluklarını doldurmak proje yöneticisinin yapacağı izlemeye ve potansiyel değişikliklere karşı proaktif tavrına bağlıdır.

Dikkat edilmesi gerekenler;

Proje Yöneticisi şirket kültürünü bilmelidir. Proje ekip üyelerinin başka işe yönlendirilmesi veya işten ayrılma ile ilgili istatistiklere, deneyimlere ulaşmanın bir yolunu bulmalıdır. Şirket özelinde mevcut duruma uygun planlama ve yaklaşım tercih etmesi çok önemlidir.
Projeler kısa, şirkette öncelikler çok sık değişmiyor, işten ayrılma oranları yüksek değilse kaygılanacak bir şey yok demektir. Projeler uzun, öncelikler sık değişiyor ve işten ayrılma oranı yüksek ise dikkatli olunması gerekir;
Proje Yöneticisi, tüm proje süreçlerinde ekibin tavır ve davranışlarını dikkatlice izlemelidir. Çalışanlar ayrılacakları zaman zayıf performans göstermeye başlayabilir, tavırları değişebilir.
Proje gösterilen ilgi ve ayırılan eforun azalması, kronikleşen geç kalmalar, sözlerin tutulmaması dikkat edilmesi gereken göstergelerdir.
Kötü davranışlar, çatışmaların artması, işbirliğinde zayıflama, gereksiz karşı çıkmalar erken uyarı sinyalleridir. Tam aksine sessizleşme, her şeye evet denilmesi ve onaylanması durumunda da dikkat edilmelidir.
İşten ayrılma veya çıkarılma durumunu önceden fark edebilirseniz ilgili paydaşlarla görüşmeler yapmalı, gördüğünüz olumsuz durumların sebebini sormalı, projenin gerektiği gibi devam etmesi konusunda yol aramalısınız.
Proje ekip üyelerini projeden uzaklaştıran olumsuz durumları keşfetmeye çalışmalı, elinizden geleni yapmalısınız.
Proje Yöneticisi kontrolü ve yetkisi dışındaki konularda Sponsoruna veya yetkili makama durumu taşımalı, destek istemelidir.
Bazen aldığınız erken uyarı sinyallerini abartabileceğinizi unutmayın. Gerçekçi ve objektif olmaya çalışın.
Şirketin ve kişinin iyiliği konusundaki ince çizgiyi unutmayın. Projenizi korumak adına yanlış adımlar atmayın. Projenin ilerleyişine ilişkin alternatif yol ve yöntemleri bulun ve uygulayın.
Aniden ayrılması gerekmeyen ekip üyeleri ile kalan işleri tekrar değerlendirin ve ayrılma sürecindeki proje aktivitelerini yeniden düzenleyin.
Projenin başında Kaynak Yöneticileri ile projeye ayrılan kaynakların önemini ve ayrılması durumunda nasıl bir yol izleneceğini konusunu paylaşın.
Önemli ekip üyelerinin projeden ayrılmamaları için gerekli ödüllendirme vb. konularında Sponsorunuzun desteğini isteyin.
Projenizde herhangi bir konudaki bilginin tek bir kişide toplanmasını engelleyin. Yazılı çalışılmasını ve her ekip üyesinin olası yokluğunda işi devam ettirecek bir yedeğinin (body) bulunmasını sağlamaya çalışın.
Proje ekip üyeleri ile periyodik görüşmeler yaparak önceliklerinin değişip değişmediğini takip edin. Eğer değişiklik söz konusuysa projeye nasıl yansıyabileceğini belirleyin.
Öncelik değişmesi veya kaynak ayrılması sonucu oluşan olumsuz durumları raporlayın, yeni duruma göre planlarınızı güncelleyin.
Şirket personeli hakkında güncel bilgilere sahip olmaya çalışın. Projenize uygun yeni personel girişlerini takip etmeye çalışın.
İşten ayrılma veya çıkartılma durumlarında haberdar edilmenizi sağlayabilecek sempatik kanallar kurmaya çalışın.

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları₺349.99 4.4

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.₺269.99 3.8

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler₺249.99 4

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri₺349.99 4.2

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.₺249.99 4.3

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme₺249.99 3.8

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekGökrem Tekir, Savaş Şakar, Süleyman TosunProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ekip Üyelerinin Bilgi Vermesini Sağlamak

Bir Cevap Yazın

Proje başarısında izleme ve kontrolün önemi büyüktür. Şirket içinde hesap verebilirlik ve dürüstlük sağlanabilir, doğru bilgiler doğru zamanda elde edilebilirse projenin hedeflerine ulaşma olasılığı artar.

Proje ekip üyeleri yaptıkları işe dair ölçümleme yapmaz, neyi ne kadar sürede ve efor ile gerçekleştirdiklerini ölçümlemezlerse gerçekçi ve kaliteli bilgilere ulaşılamaz.

Verilerin gerçekçi olmamasının sebeplerinden birisi elde edilen verilerle ne yapıldığı, duruma nasıl yaklaşıldığıdır. Eğer elde edilen verilerle öncelikle problemler tespit edilmeye ve çözümlenmeye çalışılırsa proje ekip üyeleri işbirliği yapmak ve destek vermek konusunda istekli olacaklardır. Eğer veriler hata bulmak ve cezalandırmak için kullanılırsa ekibin motivasyonu düşecek, beklenen destek sağlanamayacaktır.

Toplanacak verilerle süreçlerin iyileştirilmesi, doğru karar verme ve problem çözümü gibi herkesin yararına taahhütler verilmelidir.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiGökrem Tekir, Savaş ŞakarÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Dikkat edilmesi gerekenler;

Yanlış veriler yüzünden kişilerin cezalandırılmaması, eleştirilmemesi ve utandırılmaması gerekir. Verilerin kalitesini artırıcı önlemler ekip ile birlikte tartışılmalıdır.
Proje Ekibinin gerçekleşme verilerini tutma, saklama ve paylaşma konusunda ihtiyacı olan araçlar sağlanmalı, basitleştirici yöntemler tercih edilmeli ve zaman tanınmalıdır.
Güvensizlik olan ortamlarda Proje Ekibi doğru bilgi vermekten çekinecek, geleceğe yönelik yanıltıcı veriler ortaya çıkabilecektir.
Proje Ekibinin hangi bilgiyi vermesi, bu bilgi ile neyin neden ölçümleneceği açıklanmalıdır. Proje Ekibi verdiği bilginin dikkate alınmadığını, yersiz ve gereksiz olduğunu düşündüğünde problemler başlayacaktır.
Proje Ekibine, vermesi gereken bilginin şirket ve proje açısından önemi açıklanmalıdır. Gerçekçi ve zamanında bilgi akışının sağlanması için gereksinimler belirlenmelidir.
Bilgiler kayıt altına alınmalı ve doğruluğu kolayca saptanabilmelidir.
Bilgi akışında bir problem oluştuğunda hemen müdahale edilmelidir.
Eğer ölçümlere ilişkin anlaşmazlık oluşursa ilgili ekip üyeleri ile birebir görüşmeler yapılmalıdır.
Gizlilik konusunda hassas davranılmalı, bilgiyi veren kişinin gililik ve güvenlik onusundaki endişeleri giderilmelidir.
Her bilginin raporlanmayacağı unutulmamalıdır. Raporlamada yer alması istenen bilgiler proje başında belirlenmelidir.
Bilgi aktarımında ortak ve anlaşılır dil esastır. Örneğin az kaldı yerine 2 gün kaldı, ölçüm birimi olarak metre kullanılması vb.
Proje Ekibi neyi, nasıl ölçmesi gerektiğini bilmeli, mümkünse örneklerle açıklanmalıdır.
Aynı bilginin farklı şekillerde farklı kişilerle paylaşılması engellenmeli, ortak bir paylaşım modeli tercih edilmelidir.
Proje Ekibinden hedeflere yönelik bilgi talep edilmeli, alınan bilgilerle proje durumu net bir şekilde görülebilmelidir.
Proje ekibinden özel bir bilgi istendiğinde sebebi açıklanmalıdır.
İhtiyaç duyulmayan bilgilerin Proje Ekibi tarafından gönderilmesi durdurulmalıdır.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIGökrem Tekir, Savaş ŞakarProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Kalabalık Projeleri Yönetmek

Bir Cevap Yazın

Eğitim verdiğim büyük firmalarda bir çok proje 10-15 departmanın işbirliği ile gerçekleştirilmek zorunda kalınıyor. Bu tip projelerde yapısal hiyerarşiye, iletişime ve ekip etkileşimlerine çok dikkat etmek gerekiyor.

Dikkat edilmesi gerekenler;

Proje Yönetici ve proje ekibinin rol ve sorumluluklarının çok iyi belirlenmesi ve başlangıç toplantısında paylaşılması gerekir. Herkesi her şeye dahil etmemek gerekir. Örneğin planlama yapmak için bir ekip belirlenebilir, kontrol sorumlulukları bir kaç kişiye dağıtılabilir.
Büyük projelerde önemli durumların (problem, güncelleme vb.) yönetilebilmesi için bir komite kurulmalıdır.
Doğrudan raporlama ilişkileri belirlenmeli, raporların konsolidasyonu ve dağıtımı sorumlulukları netleştirilmelidir.
Büyük projeler Proje Yönetimi Ofisi tarafından yönetildiğinde hiyerarşik yapı proje özelinde değerlendirilmeli, proje gereklerine uygun bir şekilde belirlenmelidir.
Proje organizasyon şeması hazırlanmalı ve tüm paydaşlarla paylaşılmalıdır. Proje Organizasyon şeması kimin hangi konudan sorumlu olduğunu ve etki alanlarını göstermelidir.
Projeyi birinci önceliği olarak değerlendirenlerle, farklı önceliklerde ele alanlar dikkate alınmalıdır.
Kontrol süreci ve yapısı belirlenmeli, sorumluluklar atanmalıdır. Kontrol sürecinde boşluk kalmamasına dikkat edilmelidir.
İletişim katmanlı olarak sağlanmalıdır. Belirli bir seviyede toplanan bilgiler konsolide edilerek yukarıya doğru aktarılmalıdır.
İletişim kuracağım derken kaosa sebep verecek karmaşıklık ve kalabalıktan kaçınılmalıdır.
İletişimde çok fazla ve kalitesiz veriden kaçınılmalıdır.
Intranet, bulut vb. iç ve dış paydaşların bilgi girişini ve bilgiye erişimini kolaylaştırıcı yöntemler tercih edilmelidir.
Herkesin katılacağı çalışmalar, toplantılar seyrek düzenlenmelidir.
Proje Yöneticisi, geçmiş dönemin ve/veya gelecek dönemin paydaşları ile kısa toplantılar düzenlemeli, gelişmelerden tüm paydaşları haberdar etmelidir.
Çok sık, detaylı toplantı ve yazışmalar projenin belirli noktalarına odaklanılmasına yol açar, genel perspektiften uzaklaştırabilir. Görüşülmesi, yazışılması gereken konular belirlenmeli, hangi durumda kiminle görüşüleceği ve yazışılacağı belirlenmelidir.
Proje ile ilgili tüm bilgiler merkezi bir noktada saklanmalıdır. Bilgilerin güvenliği ve bilgilere erişim düzenlenmelidir. Arşivleme ve saklama prensipleri belirlenmelidir. Planlar, raporlar, paydaş iletişim bilgileri, değişiklik, problem, karar kayıtları, politika ve süreçler, sözleşmeler, alınan dersler saklanacak bilgi ve belgelere örnek olarak sayılabilir.

Birden Fazla Projede Çalışan Kaynakları Dengelemek

Bir Cevap Yazın

Şirketler mevcut kaynakları ile bir çok proje gerçekleştirmeye çalışırlar. Bu yüzden proje ekibinde yer alanlar çoğunlukla başka projelerde de yer alırlar.

Projeler içerikleri itibari ile birbirleri ile ilintili olabilir veya olmayabilirler. Bazen tek ortak noktaları paylaşmak zorunda oldukları personeldir. Bu problemin temel çözümü her projenin düzgün bir şekilde planlanmasında ve plan sürecinde olası çatışmaların görülmesinde yatar. Kaynak çakışmaları öncelikle plan üzerinde fark edilerek düzeltilmelidir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

Proje ilerledikçe, projede geri kalan işler sürekli gözden geçirilmeli, güncelleme veya değişiklikler sonrasında kaynak çakışması olup olmadığına bakılmalıdır.
Fonksiyonel Yöneticiler, proje ekiplerine atadıkları personellerinin iş planlarını takip etmeli, atamalarında doğru ve uygun kaynağı seçerken dikkatli davranmalıdırlar.
Proje ekip üyeleri, diğer proje işleriyle çakışan görevlendirme durumunda hemen Proje Yöneticisini haberdar etmelidirler.
Proje Yöneticileri, aktivitelere kaynak atadıktan sonra, efor ve süre tahminlerinin, takvim dikkate alarak yapılmasını sağlamalıdırlar. Örneğin bir aktivite ne kadar süre ve efor ile tamamlanır yerine aktivite 1 Şubat’ta başlarsa ne kadar sürede ve efor ile tamamlanır sorusunu sormalıdırlar. Departmanların ve kişiler dönemsel yoğunlukları değişkenlik gösterir.
Proje Yöneticisi kontrolü, iletişimi ve koordinasyonu sağlayamayacağı, iletişim kuramayacağı şekilde kaynak atamaları yapmamalıdır. Her proje ekip üyesine belirli bir zaman ayırılması gerekir ve toleranslı yaklaşılması şarttır.
Kaynak çakışmalarının hızlı bir şekilde görülmesi ve planların erişilebilir olması için Proje Yönetimi yazılımları kullanmak fayda sağlayacaktır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekGökrem Tekir, Savaş Şakar, Süleyman TosunProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Kaynak çakışmaları fark edildiğinde kaynakların standart bir efor koymaları yerine düzenlemeler yapılabilir. Örneğin her gün 2 saat efor ayırmak yerine pazartesi ve salı 2 saat, çarşamba 1 saat ve cuma 3 saat ayırılması.
Ek kaynak gerekliliği çakışma yaratabilecekse plan üzerinde alternatifler değerlendirilmelidir.
Kaynak çakışması durumunda ilgili kaynağın Fonksiyonel Yöneticisi ile görüşülüp, departman içi önceliklerin gözden geçirilmesi ve destek istenebilir.
Proje Yöneticisi, projesinin şirket özelinde önceliğine göre kaynak atamalarının yapılması konusunda Sponsor’dan destek isteyebilir. Çalışanlara önceliklerin hatırlatılması gerekebilir.
Kaynak çakışması durumunda iç kaynaklar ile çözüm üretilemiyorsa dış kaynak alternatifleri araştırılmalıdır.
Kaynakların performans düşüklüğü sebebiyle çakışmalar ortaya çıkmaya başlarsa, proje ekip üyesinin değiştirilmesi düşünülmelidir.
Planların gerçekçi yapılması ve işi yapacak olanların planlamaya dahil edilmeleri çok önemlidir. Olası çakışmalara ilişkin ekibin çekinceleri dinlenmeli ve dikkate alınmalıdır.