Aktivitelerin Belirlenmesi
Aktivite (1), Bir proje süresince gerçekleştirilen farklı, zaman çizelgelenmiş çalışma bölümüdür. Aktiviteler, projede gerçekleştirilecek çalışmalara yönelik tahminlere, süre ve maliyetlere, yürütmeye, izleme ve kontrole temel oluşturur. Aktivite özellikleri aşağıdaki gibidir;
- Gerçekleşmesi istenen bir süresi vardır. (Ne kadar sürer?)
- Gerçekleştirilmesi için kaynak(lar) gerekir. (İşi kim yapacak?)
- Performansa dayalı bir sonucu olmalıdır. (Ne yapılıyor?)
İş Kırılımı Yapısında (İKY) yer alan iş paketleri, aktiviteler adı verilen daha küçük bileşenlere ayrıştırılır. Aktiviteler İKY’de görünmeyip Aktivite listesinde* ayrı olarak belgelenirler. Ek olarak, proje zaman çizelgesinde veya kişinin kendi çalışma planında yer alırlar.
Bkz: Proje Aktivitelerin Tahmin Edilmesi
Aktivite ve Görev
“Aktivite” ve “görev” kelimeleri ortak kullanımda ve birçok organizasyonda birbirinin yerine kullanılabilse de, “aktivite” PMBOK® Kılavuzunda onaylanmış terminolojidir. PMP sertifikası almak isteyenlerin, kendi terminolojilerini mümkün olduğunca PMBOK® Kılavuzunda kullanılan dille uyumlu hale getirmeleri gerekir.
Proje süresince gerçekleştirilen işlere atıfta bulunmak için “aktivite” kelimesini kullanın. “Görev” kelimesi, genellikle Microsoft® Project gibi proje yönetimi yazılımı kullanırken veya yapmanız gereken diğer işlerle ilgili olarak kullanın.
Özellikler
Çevik yöntemlerde Özellikler, iş değeri sağlayan ilgili işlevleri bir arada gruplandırmak için kullanılır. İstenen işlevselliği sağlamak için gerçekleştirilen faaliyetler ve çabalar (dokümantasyon, testler, kalite/sorun giderme vb.) dahil olmak üzere, tahmin edilebilen, izlenebilen ve bir küme olarak yönetilebilen proje bileşenleridir.
Özelliklere uyumlu zamanlama, ilgili proje çalışmalarının koordine edilmesini sağlar. Tahminler, yapılanların kuruma ve son kullanıcılara ne zaman sunulabileceğinin bir görünümünü verir. İlerleme, kalan özelliklere kıyasla müşteri tarafından kabul edilen özelliklere dayalı olarak ölçülebilir.
Kilometre taşları
Kilometre taşı (2), proje, program veya portföydeki önemli bir nokta veya olaydır. Kilometre taşlarının süresi yoktur. Kilometre taşları belirteç görevi görür ve proje yöneticisi, müşteri veya her ikisi tarafından tanımlanır. Bkz: Projelerde Kilometre Taşları Neden Önemlidir?
Proje Aktivitelerini Belirleme Yönergeleri
Proje aktivitelerini tahmin etmek için aşağıdakilere dikkat edilmelidir;
- Proje çalışmasını yönetmek için gereken ayrıntı düzeyi hakkında Zaman Çizelgesi Yönetimi Planını gözden geçirin.
- İKY, teslimatlar, varsayımlar ve kısıtlamalar için Kapsam Temel Çizgisini gözden geçirin.
- Organizasyon kültürü ve yapısı, yayınlanmış ticari bilgiler ve proje yönetimi bilgi sistemleri gibi Çevresel İşletme Faktörlerini gözden geçirin.
- Alınan dersler, standartlaştırılmış süreçler, şablonlar, kurumsal politikalar, zaman çizelgesi prosedürleri ve yönergeler için Organizasyonel Süreç Varlıklarını gözden geçirin.
- İKY’de yer alan her bir iş paketini analiz edin ve istenen çıktıyı üretmek için gerekli olacak aktivitelere ayrıştırın;
- Gerekli aktivitelerin gözden kaçırılmaması için proje ekibiyle beyin fırtınası oturumları gerçekleştirin.
- Aktivitelerin proje hedeflerine ulaşmanızı sağlayacağından emin olmak için Proje Kapsam Bildirimine bakın.
- İlgili konularda uzmanların görüşüne başvurun.
- Aktivite tanımı üzerindeki olası etkileri için tüm kısıtları ve varsayımları değerlendirin.
- Her bir iş paketini aktivitelere ayırıştırdıktan sonra Aktivite listenizi gözden geçirin;
- Açıklamaların gerçekleştirilecek aktiviteleri doğru bir şekilde yansıttığından emin olun.
- Aktivite tanımlarının mümkün olduğunca spesifik olduğunu doğrulayın. Örneğin, istenen sonuç revize edilmiş bir kullanıcı kılavuzuysa, aktiviteyi “yeni kullanıcı kılavuzu üret” yerine “kullanıcı kılavuzunu revize et” olarak tanımlayın.
- Her iş paketi için listelenen aktivitelerin teslimatın tatmin edici bir şekilde tamamlanması için gerekli ve yeterli olduğunu onaylayın.
- Listenin İKY’nin bir uzantısı olarak düzenlendiğini doğrulayın.
(1) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 183.
(2) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 186.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
