Zaman Çizelgesi Sunum Yöntemleri

Proje Zaman Çizelgesi, koşullara bağlı olarak farklı yöntemlerle sunulabilir. Yaygın olarak kullanılan üç yöntem aşağıdadır;

• Gantt şeması
• Kilometre taşı tablosu
• Tarihlerle birlikte proje programı ağ diyagramı

Gantt Grafiği

Henry Gantt tarafından oluşturulan Gantt Grafiği, aktivitelerin dikey eksende listelendiği, tarihlerin yatay eksende, aktivite sürelerinin başlangıç ve bitiş tarihlerine göre yatay çubuklar olarak gösterildiği çubuk grafiğidir. Gantt Grafikleri, proje faaliyetlerinin bağımlılıklarını, bugüne kadar tamamlanan aktivite yüzdesini ve planlanan ilerlemeyle ilgili fiili ilerlemeyi de gösterebilir.

Bu grafikler proje durumu sunulurken kullanılır. Proje ekibiyle proje durumunu gözden geçirirken grafiğin ayrıntılı bir görünümü kullanılır.

Kilometre Taşı Grafiği

Kilometre taşı grafiği, projenin zaman çizelgesinin kilometre taşları olarak özet düzeyde görünümünü sağlar. Kilometre taşları grafiğin solundan sağına doğru listelenir ve planlanmış dönüm noktalarını göstermek için simgeler veya semboller kullanılır. Kilometre taşı grafikleri, projenin genel programını proje ekibi üyelerine, paydaşlara ve üst yönetime göstermede etkilidir. Gantt şemasında gösterilen ayrıntı düzeyiyle genellikle ilgilenmeyen üst yönetim için özellikle yararlıdır.

Tarihli Proje Zaman Çizelgesi Ağ Şeması

Proje zaman çizelgesi ağ diyagramına tarihlerin eklenmesi ile elde edilir. Bu tür grafikler, proje durumunu aktivitelerin öncelik ilişkileri açısından görünümünü iletmeniz gerektiğinde faydalı olabilir.

Bkz: Proje Yönetiminde Zaman Çizelgesi Ağ Analizi (Schedule Network Analysis)

Kritik Yol Analizi

Kritik yol(1), bir proje boyunca mümkün olan en kısa süreyi belirleyen en uzun yolu temsil eden aktiviteler dizisidir. Proje çizelgesindeki en uzun yol, en kısa proje süresini temsil eder. Bu yoldaki aktiviteler, proje boyunca yakından izlenir. Toplam süresi en uzun olan ve esnekliği olmayan yol, kritik yoldur.

Bolluk

Proje bitiş tarihini veya ardıl aktiviteleri geciktirmeden bir aktivitenin ertelenebileceği süredir. Bolluk, yalnızca kritik yol üzerinde olmayan aktivitelerde olur. İki tipi vardır: Toplam Bolluk ve Serbest Bolluk

• Toplam Bolluk

Toplam Bolluk(1), bir aktivitenin proje bitiş tarihini geciktirmeden veya bir zaman çizelgesi kısıtlamasını ihlal etmeden erken başlangıç tarihinden itibaren ertelenebileceği ya da süresinin uzatılabileceği süredir.

• Serbest Bolluk

Serbest Bolluk, ardıl aktivitenin erken başlangıç tarihini geciktirmeden veya bir zaman çizelgesi kısıtlamasını ihlal etmeden aktivitenin ertelenebileceği süredir. Yalnızca o aktivite içindeki başlangıç veya bitiş zamanının esnekliğine izin verir. Bolluk olan bir aktivite dizisi varsa, sadece dizinin sonundaki aktivite için serbest bolluk kullanılabilir.

Kritik Yol Analizini aşağıdaki videoları izleyerek öğrenebilirsiniz;

• Kritik yol Analizi – 1
• Kritik Yol Analizi – 2

Çevik Sürüm Planlama

Çevik metodolojiler, müşteri kullanımına hazır, tamamlanmış özellikler içeren bir dizi ürün sürümü oluşturmaya odaklanır. Her sürüm, ürünün bir parçasının tasarlandığı, geliştirildiği ve test edildiği yinelemelerden oluşur. Sürüm planlaması(2), projenin ürün sürümü için zaman çizelgesi oluşturmaya odaklanır. Çevik sürüm planlama sürecinde, her bir sürümü tamamlamak için gereken yineleme veya Sprint sayısını, her yinelemenin içereceği özellikleri ve her sürümün hedef tarihleri belirlenir. Bu yöntem, müşterilerin istedikleri özelliklerin kullanıma sunulması ile ilgili beklenilen tarihlerin görülmesini sağlar.

Metodolojiye Dayalı Devam Eden İlerleme

Proje Zaman Çizelgesine göre projenin ilerlemesinin ölçülmesi(3), proje zaman çizelgesi üzerinden projenin durumunu izlemek ve zaman çizelgesi temel çizgisindeki değişiklikleri yönetmekten oluşur. Bu süreç sırasında proje yöneticisi, tamamlanan fiili çalışma ile tamamlanması planlanan çalışma miktarını karşılaştırarak zaman çizelgesi performansını sürekli olarak izler. Ek olarak, proje yöneticisi ve Değişiklik Kontrol Kurulu (DKK), proje zaman çizelgesindeki değişiklikleri izler, koordine eder ve uygular. Bu değişikliklerin diğer performans temel çizgileri ve orijinal kapsam tanımı üzerindeki etkisini değerlendirir.

Zaman çizelgesi performans ölçümü, projenin planlanan performansına kıyasla zaman açısından nasıl performans gösterdiğini belirlemek için kullanılan bir tekniktir. Zaman çizelgesi performans ölçümü, proje yöneticisine tamamlanan fiili çalışma ile planlanan iş arasında ne kadar fark olduğunu söyler.

Kazanılmış Değer Analizi (KDA)(4), eğilim ve sapma analizi gibi performans ölçüm teknikleri, zaman çizelgesindeki varyansın proje için potansiyel olarak zararlı olup olmadığını ve zamanında teslimatları sağlamak için düzeltici eylemlere gerek olup olmadığını belirlemeye yardımcı olmak için kullanılır. Proje yöneticisi, ilerlemeyi ölçmek için standart olarak onaylanmış zaman çizelgesi temel çizgisini kullanarak, her bir aktivite için raporlama bilgilerini toplar ve özetlemek için çubuk grafik kullanır.

Bkz: Proje Yönetiminde Varyans Analizi

Çevik bir yaklaşım kullanılıyorsa, ilerleme aşağıdaki adımlarla değerlendirilebilir:

• Teslim edilen ve kabul edilen toplam iş miktarı, mevcut dönem için tamamlanacak iş tahmini ile karşılaştırılır.
• Normal Sprint demolarında tamamlanan işler gözden geçirilir.
• Süreçleri düzeltmek ve iyileştirmek için alınan dersler (geriye dönük olarak da bilinir) için Retrospektif yapılır.
• Teslimatların, yineleme başına verilen sürede üretilme, doğrulanma ve kabul edilme oranı belirlenir.

Diğer Projelerle Koordinasyon

Proje, bir programın veya portföyün parçasıysa, projenin zaman çizelgesi durumu, programın veya portföyün diğer bileşenleri üzerindeki herhangi bir etkisi için değerlendirilmelidir. Bazı durumlarda, bir projenin gecikmesi (veya hızlandırılması) diğer projeleri etkileyebilir. Gecikme veya hızlanma, projenin kritik yolundaki aktivitelerden kaynaklanıyorsa ve proje, diğer projelerin zaman çizelgeleri açısından kritikse, genel etki önemli olabilir.

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 210-211.

(2) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 216.

(3) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 222-224.

(4) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 261-262, 267-268.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler