Proje Yöneticileri görüşme yapmaya açık olmalıdırlar. Bir proje ortamında sürekli olarak takım üyeleri, kullanıcılar, patronlar, uzman grupları, kaynak yöneticileri, tedarikçiler, sözleşmeliler ve diğerleri arasında görüşmeler yapılmaktadır. Buradaki yaklaşım görüşme sonuçlarının değerlendirilmesidir. Buradan birçok proje yöneticisince uygulanan matris yapılanmada da başarı olduğu görülecektir.’
Hazırlık
Gözden geçirilmesi gereken konular (gündem) ve ideal sonuç tanımlanmalıdır. Ör. Maaş artışının %100 olması mutluluk vericidir fakat gerçekleşme olasılığı son derece düşüktür. Bu aşama yeterince titizlikle ve mantıklı hazırlanmadığında birçok hayal kırıklığı yaratacaktır. İdeal kavramından yola çıkarak kabul edilmesi en minimum standart olarak adlandırabileceğiniz bir savunma hattı yaratın. Gerçekçi sonuçlar ikisinin arasında bir yerde olacaktır. Tartışılması gereken her konu için bu değerlendirme yapılmalıdır. Bu şekilde çözülmesi gereken konuyu (problemi) belirledikten sonra kendinizin ve karşı tarafın güçlü ve zayıf yanlarını listeleyin.
Kendi zayıflıklarınıza sert olun ve diğer tarafın bunlara dayanarak sert gelmelerini önleyin. Bu durum kozlarınızı zayıflatacaktır.
Görüşmelerde, tek konuya konsantre olmarak tartışmayı tercih edin. Eğer her şeyi boşaltırsanız kullanacak hiçbir kozunuz kalmaz. Görüşmenin tüm olası sonuçlarını bilmeden, birşey yapacağınıza söz vermeyin. (Ör. Kaç kişinin katılacağını bilmediğiniz bir eğitim için söz vermeyin) Önem sıranızı önceden belirlediğinizde , kabul edebileceğiniz bir sonuca ulaşabilmek için bir veya daha fazla alanda uzlaşabilmek için ödün verebileceğiniz yada veremeyeceğiniz konuları daha iyi tanımlamış olursunuz.
Matris yönetimi
İki veya daha fazla yöneticinin, iş veya personelle ilgili sorumluluk alması olarak tanımlayabiliriz. Önemli olan, kuruluşta matris yapısının olup olmadığının anlaşılmasıdır. Önceden ve iyi hazırlanmış bir pozisyon sonraki problemleri doğurmayacaktır. Önceliklerinizi biliyor olmanız ve uzlaşmacı tavrınız sizi öne geçirecektir. Tartışmalarda kendinizi kabul ettirmeniz kendiniz ve proje adına en iyisi olacaktır. Sonuç ne olursa olsun, belgelerin doğruluğundan emin olun, bu durumda anlaşma tekrar masaya yatırılmaz. Her türlü görüşme sonucunu etkileyecek faktörü taraflara ve özellikle takım elemanlarınıza iletin.
Unutmayın;
n Hazırlıklı olun,
n Uzlaşmacı olun,
n İletişim kurun.
Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:
- Uzlaşmak önemlidir
- Proje Ekiplerinde Ortak Karar Alma
- PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 81 – Modeller – 7
- Proje Yönetiminde Matris Şemalar
- Proje Kapsam Analizi Nedir?
- Proje Yönetiminde Kabul Kriterleri
- Projelerde Sorgulama-Savunma Matrisi
- PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Tedarik – 46
- Proje Yönetiminde Görüşmeler
- Proje Karar Etkisi Değerlendirme Matrisi
