Yazar arşivleri: savassakar

Proje Ekibi Oluşturma – Tuckman Teorisi – 5. Aşama – Çözülme (Adjourning)

Projenin tamamlanmasıyla proje ekip üyeleri ayrılmaya başlarlar. Ayrılan proje ekip üyeleri diğer projelerin Oluşturulma aşamasına dahil olabilirler.

Bu aşamada proje ekip üyelerinin gelecek ile ilgili kaygıları artmaya başlamış, yaptıkları işler değerlendirilmektedir.

Eğitici bir yaklaşımla işlerin tamamlanması, işbirlikçi yaklaşımla performans değerlendirmelerinin yapılması, sosyal yaklaşımla ekip üyelerinin iyi anılarla ve gelecek kaygılarından olumsuz etkilenmeden ayrılmaları, rasyonel yaklaşımla işlerini tam ve eksiksiz teslim etmeleri, gelecekte problemlerle karşılaşmamalarının sağlanması gerekir.

Katılımcı yaklaşımla ekibin ortak deneyimleri ve alınan dersler toplanmalı, yetkilendirme ile son ana kadar işlerin tamamlanması sağlanmalı, gücün merkezileştirilmesi ile son dakika çatışmaların, anlaşmazlıkların önüne geçilmelidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

Proje Ekibi Oluşturma – Tuckman Teorisi – 4. Aşama – Performans (Performing)

Bu aşamada etkin ve etkili ekip oluşmuştur. Her ekip üyesi, ekibi ile gurur duyar, nasıl işbirliği yapacaklarını, birbirlerini nasıl desteklemeleri gerektiğini tam olarak anlamışlardır.

Ekibin morali yüksek, herkes kendini yönetebilmekte, davranışlarını ve yaklaşımlarını doğru seçebilmektedir.

Bu aşamada işler teslim edilmekte, hedeflere adım adım ulaşılmaktadır.

Ekip için “karar verici” pozisyonda birine ihtiyaç azalmıştır. Ekip kendi kararlarını doğru ve hızlı bir şekilde verebilmektedir. Bu aşamada ekibe gereksiz baskı ya da merkezileştirme performansı olumsuz etkiler.

Ekip üyeleri sorumluluklarını yerine getirirken profesyonel yetenek ve yetkinliklerini sergilerler. Bu aşamada yetkilendirme yapılmalı, merkezileştirmeden uzaklaşılmalıdır. Ekibin temposu ve performansını düşürücü hareketlerden kaçınılmalıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Ekibi Oluşturma – Tuckman Teorisi – 3. Aşama – Düzenleme (Norming)

Türkiye’de bir çok projenin ortalarına gelinmesine rağmen ekip içi iletişimsizlik ve çatışmaların yoğun olması Karmaşa aşamasının (2. aşama) başarıyla geçilememiş olmasındandır. Karmaşa aşamasına gerekli özen gösterilmez, performans beklentisi başlarsa işler istenildiği gibi gitmez.

Eğer ekip karmaşa aşamasını başarıyla geçebilmişse ekip üyeleri arasındaki çatışmalar azalmaya başlamış, bir çok konuda fikir birlikleri artmış, ihtiyaç duyulan iletişim ve işbirliği artmış demektir.  

Ekip davranış standartları ve değerler noktasında ortak noktalar bulmaya başlamıştır. Ekip performansı ve morali artmaya başlamıştır.

Bireysellik yerini ekip çalışmasına bırakmakta, ekip performansı artmaya başlamıştır.

Kişisel düşüncelere ve tutumlara yönelik toleranslar artmış, ekip üyeleri arasında etkileşim ve işbirliği etkin düzeye gelmiştir.

Karmaşa aşamasına oranla yetkilendirme ciddi oranda artış gösterir, gücün merkezileştirilmesi ise giderek azalır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Ekibi Oluşturma – Tuckman Teorisi – 2. Aşama – Karmaşa (Storming)

Proje ekibi birlikte çalışmaya başladıktan sonra çeşitli problemlerle karşılaşabilir, anlaşmazlıklara düşebilirler. Bu aşamayı çok sert yaşayan ve geçemeyen ekipler dağılabilir.

Yaşanan problemler başlangıçtaki nazik yaklaşımların yeterli olmadığını gösterir. Proje ekip üyeleri işlerini yapmada ve başarmada problemler yaşamaya başlamışlardır. Proje ve yöntemler hakkındaki fikirleri değişmeye başlar. Bu aşamada ekibin yalnız bırakılmaması kendi başlarına uyum sağlamamaları, işlerine kendilerini vermeleri beklenmemelidir.

Ekip sık sık bir araya getirilmeli, fikir, öneri ve çekinceleri dinlenmeli, otorite ve kurallarla ilgili yaşadıkları durumlar masaya yatırılmalıdır.

Ekip üyelerinin birbirleriyle daha çok iletişim kurmalarını sağlamaya çalışmak ve ekip çalışmasını cesaretlendirmek gerekir.

Bu aşamada ekip üyelerinin birbirlerine karşı olumsuz tavırları ve bundan kaynaklanacak olumsuz sonuçlara dikkat edilmelidir. Herkes ekibin bir parçası olduğunu hissetmeli, ekip ruhu kazanılmalıdır.

Proje Yöneticisi, iletişim için cesaretlendirmeli, yanlış anlamaları ortadan kaldırmalı, çatışmaları çözümlemelidir.

Proje Yöneticisi kendisi ile aynı bakışa sahip ekip üyelerine sorumluluklar vermeli, diğerlerine karşı desteklerini almalıdır.

Proje Yöneticisi, içinde bulunduğu durumun farkında olarak proje çıktılarının sağlanması için gerekli çalışmaları yapmayı sürdürmelidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Ekibi Oluşturma – Tuckman Teorisi – 1. Aşama – Oluşturma (Forming)

Proje ekip üyelerinin birbirlerini tanımadığı varsaydığımız ilk bir araya geldikleri aşamadır. Herkesin proje ile ilgili kişisel beklentileri vardır ve birbirlerine karşı naziktirler.

Bu aşamada herkesi ortak odak noktasında buluşturmak için proje hedeflerini ve ekip çalışma prensiplerini netleştirmek gerekir. Bu aşamanın kısa tutulması mümkündür.

Bu aşamada her ekip üyesi davranışlarını kontrol altında tutmaya çalışır.

Kendi içlerinde “Bu ekip göstereceğim çabayı hak ediyor mu? Bu ekip için doğru kişi miyim? Kimler dostum kimler düşmanım olacak? gibi sorular sorarlar.

Proje ekip üyelerinin projenin amacını anlamaları ve işbirliğinin faydalarının, gerekliliğinin açıklanması gerekir.

Katılımın artırılması ve gücün tek merkezde toplanması (Proje Yöneticisi) bu aşama için idealdir. Katılıma cesaretlendirerek ortak anlayış ve güven artırılı, proje planları ve risklerle ilgili fikirler toplanabilir. Güç tek merkezde toplanarak odağın dağılması engellenebilir.

Bir Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcı atayabilmek için 3 Müdürüne “aynı” görevi verir. Her üçü de görevi tamamlarlar ve Genel Müdür’e rapor verirler:

  1. Müdür: “Herkese görevlerini net olarak dağıttım ve baştan sona kontrol ettim.” der.
  2. Müdür: “Önce ekibimi topladım, nasıl yapacağımızı belirdik, aldığımız kararları uyguladık” der.
  3. Müdür: “Ekibimdeki birine görevi delege ettim, problem olursa bana gelebilirsin dedim”
  4. Müdür gücü merkezileştirmiştir. Acil, uzlaşmanın zor ve zorunlu durumlarda tercih edilir.
  5. Müdür katılmcı bir yöntem tercih etmiştir. Zaman yeterli, inovasyon, işbirliği ve ekip ruhu gerektiğinde tercih edilir.
  6. Müdür yetkilendirme yöntemini tercih etmiştir. Astlara sorumluluk vererek geliştirmek istendiğinde tercih edilir.

Yönetim stilini, iyi ya da kötü diye nitelendiremeyiz. İşin durumuna göre kişisel özelliklere uygun yaklaşmak gerekir. 

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Dürüstlük, Esneklik, Açıklık ve Fazla İhtiyatlılık

Dürüstlük ve esneklik diğerlerini etkileme, durumu kontrol altına almayı sağlar. Esneklik çoğu zaman risklerden kaçınan ve risk almayan bir yapı ortaya koyar. Öte yandan iyi fikirleri takip etme, sabır, sorma ve dinleme konusunda başarılı sağlar. Dürüstler ise çoğu zaman risk alırlar. Karar verme konusunda iyi olup sabırsızdırlar.  

Açıklık ve aşırı ihtiyatlılık, kişisel düşünce, duygu ve niyete bağlıdır. Açık proje yöneticileri sakin ve kişilerarası iletişime önem verenlerdir. Zaman konusunda çok hassas olmayabilirler. Olağan üstü durumlara kendilerini adapte etmeyi iyi becerirler. Güçlü ilkeleri yoktur. Aşırı ihtiyatlılılar duygularını bir kenara bırakıp her şeyi yazılı ve detaylı isterler. İnsandan çok işe değer verirler.

Eğitici tipler – Dürüst ve aşırı ihtiyatlıdırlar. Söylemeye ve yapmaya cesaretleri vardır. Risk alır, karar verirler. Duygusal problemlerden çok iş problemlerine odaklanırlar. Bazen işi değerini abartıp, sonuçtan çok işin yapılma detaylarına takılırlar.

Hırslıdırlar ve önemli olan iyi iş çıkarmaktır. Hızlı konuşurlar, beden dillerini kullanırlar. Daha çok konuşup az dinlerler. Soru sormaktansa güçlü yargılarla yaklaşırlar. İşi başarma konusunda yol gösterici ve eğitici bir yaklaşımları vardır.

Eğitici tipteki yöneticiler işini tamamlayan, sorumluluk alan ve almak isteyenleri severler. Personelinin hedeflerini tutturmalarını ve arada ortaya çıkan sürpriz işleri başarmalarını beklerler. Bu tip yöneticilere düzenli rapor vermeli, fikirlerinizi açıkça söylemelisiniz. Problemlere çözüm önerilerinizle gitmelisiniz.

Eğitici tipteki çalışanlar kendi başlarına iş yapmaktan hoşlanırlar. Her şeyi raporlamaktan ve yöneticilerine her şeyi sormaktan hoşlanmazlar. Kendi yetkilerini sonuna kadar kullanırlar. Yaptıkları işin ve çıkan sonucun takdir edilmesini beklerler. İşlerini iyi bilirler ve az hata ile yaparlar. Hata yapmayacaklarını düşündüklerinden hata yaptıklarında sert tepki verebilirler. İşin detayları ile ilgilenmezler.

Sosyal Aktivite Tipi – Dürüst ve açıktırlarlar. Açık fikirli, iyi kalpli ve tasasızdırlar. İş kurallarından çok insan duygularına değer verirler. Bir sürü yeni fikir üretirler. Anlatım ve konuşmada iyidirler. Sabırsız, tahammülsüzdürler.

Dışa dönüktürler, iletişimleri iyi ve eğlencelidir. İşe odaklı Eğitici tiplerden hoşlanmazlar. İnsanlar ve fikirler hakkında konuşmayı severler. Duygusal kelimeleri tercih ederler, Eğitici tipler gibi sabırsızdırlar.

Sosyal Aktivite Tipi yöneticiler, çalışanlarından karizmalarına uygun davranmalarını beklerler. Çalışanlarının fikirlerini almaktan çok kendi fikirlerini Kabul ettirmeye çalışırlar. İyi fikirler üretirler ama sık değişiklik yapmaları çalışanların çelişkiye düşmelerine sebep olurç

Sosyal Aktivite Tipi çalışanlar, yöneticilerinden ve diğer çalışanlardan kişilik özelliklerine ,düşünme tarzlarına ve fikirlerine saygı ve takdir beklerler. Diğerlerinden bekledikleri ilgiyi karşı tarafa göstermezler. Bazen fikir üretmenin yeterli olmadığının, önemli olanın fikri hayata geçirmek olduğu hatırlatılmalıdır.

Gerçekleştirdikleri işler sandıkları kadar önemli olmayabilir.

İşbirlikçi Tip – Açıklık ve  esnekliğe sahiptirler. Tasasızdırlar, kişisel ilişkilere önem verir, karşılarındakilerin duygularına hassas yaklaşırlar. Risk almayı sevmezler. Kendilerini doğru ifade edemezler. Dinlemeye isteklidirler.

İşbirlikçi tip, düşüncelerini açıklamaktan çok soru sormak için konuşur. Diğerlerinin fikrini sormayı severler. Kendi fikirlerini nadiren Kabul ettirmeye çalışırlar.

İşbirlikçi Tip yöneticiler, astları kötü şekilde eleştirmezler. Kişisel çatışmaları çözmede iyidirler ama risk almayı sevmezler. İnovatif yaklaşımları ilk adımı atmada gösterirken, diğer adımları atmada çekinceli davranırlar. Bir öneri götürmeden önce iyi çalışılmalıdır. Ortaklaşa alınan kararları tercih ederler.

İşbirlikçi Tip çalışanları iyilikleri, mütevazilikleri ve iyi ilişkileri için övmek gerekir. Sorumluluk almaları için cesaretlendirilmeleri gerekir.

Rasyonel Tip – Esneklik ve aşırı ihtiyatlılık gösterirler. Risk almaktan kaçınırlar, kararsızdırlar. İş kurallarına insan ilişkilerinden daha çok ilgi gösterirler.

İşlerini özenle yaparlar, esnekliklerini kaybettirse bile zamana önem verirler.

Ciddidirler, diğerlerine karşı sürekli yoğun ama sakin görünmeye çalışırlar .  Net düşünürler, kafalarına buyrukturlar. Konuşmaktan hoşlanmazlar. İşbirlikçi tiplerin aksine sıkıntılarını göstermezler, problemleri çözmeyi, işleri doğru yapmayı ümit ederler.

Rasyonel Tip yöneticilerin hafızası güçlüdür. Çalışanlarda baskı yaratacak kadar detaya inebilirler. Daha toleranslı olmaları, motive etmeleri ve çalışanlarını heyecanlandırabilmeleri gerekir. Çalışanların detaylı hazırlık yapmalarını beklerler. Güçlü profesyonel nitelikleri olanları takdir ederler.

Rasyonel Tip çalışanlar, yönetilmeye ve cesaretlendirilmeye ihtiyaç duymazlar. Çok çalışırlar ama bazen büyük resimden kopabilirler. Başka konulara odakları kayabilir, yaptıkları için amacını unutabilirler. İlgilenmedikleri veya bilmedikleri konularla uğraşmayı hiç sevmezler.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelere Doğru Kaynak Atanması İçin Ne Yapılabilir?

Projelere doğru kaynakların atanabilmesi için bazı ek bilgilerin KVKK kuralları doğrultusunda saklanması gerekebilir;

  • Başarılı proje deneyimleri – Personel güçlü taraflarını kullanmak onların zayıf taraflarını değiştirmeye çalışmaktan daha önemlidir. Benzer proje deneyimlerine sahip kişiler içinde başarılı olanlar daha başarılı olacaklardır.
  • Çalışanın iş durumu – Çalışanın o anda üzerinde çalıştığı projeler, hangi tip proje ve aktivitelere uygun olduğu ve iş yoğunluğu
  • Çalışanın Değer Odağı – Çalışanın hangi konulara ilgisi olduğu, beklentileri ve yetkinlikleri (Bulgarca, Scuba lisansı vb.)  
  • Çalışanın Kişisel Özellikleri – Kişisel özellikler (sabırsızlık, detayseverlik, duygusallık vb.) 
  • Yeterlilik – Bilgi Odağı – Personelin uzmanı olduğu konularda hangi seviyede olduğu.
  • Ekip Rolüne Uygunluğu – Çalışanın hangi role uygun olduğu görülebilmedir;
    • Yaratıcı – Yeni fikir getirebilen, hayal gücü gücü yüksek, bireysel oynamayı seven
    • Kaşif – Yeni fikirleri destekleyen
    • Organizatör – İşleri ve insanları organize edebilen
    • Yapımcı – Somut çıktıya ve kalitesine odaklı, fikirleri hayata geçiren
    • Denetçi – Yasalara ve kurallara uyum konusunda hassas
    • Bakımcı – Kurallarına bağlı, ekip üyelerine bağlılığı yüksek, destekleyen
    • Dinleyici – Dinleyen, ekipten bilgi toplayabilen
    • Analizci – Analitik yetenekleri gelişkin, proje veri ve bilgilerini değerlendiren, yorumlayan
    • Koordinatör – Ekip üyeleri arasında koordinasyonu sağlayabilen

Uyarı: Yukarıda bahsi geçen tüm rollerin tek bir kişi tarafından yerine getirilmesinin beklenmemesi gerekir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Ekibine Kim Atanmalı?

Projeye kimin atanacağı konusunda Fonksiyonel Yöneticiler yetkilidir. Projeden beklentilerine göre atama yapmaları beklenir. Proje Yöneticileri, proje için seçilen personel ile projeyi başarmaya çalışırlar.

Projeye atananların projenin gerektirdiği bilgi ve deneyime sahip olmaları önemlidir. Proje Yöneticileri, aktivite düzeyinde hangi nitelik ve yetkinlikte personele ihtiyaçları olduğunu belirlemelidirler. Örneğin teknik becerisi olan, problemleri tanımlayabilen, karar verici, çatışma çözen, iyi iletişim kuran vb.

Atanan personelin projeye ilgi duyması ve verdiği sözleri tutması gerekir. Projede yer almaya gönüllü olanların performansının yüksek olacağı varsayılabilir. Projeyi beğenmeyen, istekli olmayanlar duygusal direnç gösterecek, işin kalitesi olumsuz etkilenecektir.

Atanan personelin projeye ayıracak vakti olması gerekir. Her Proje Yöneticisi, departmanlardan en iyi performanslı personelini talep eder. Yüksek performanslı çalışanlar, zaten kendi yöneticileri tarafından bir çok işe atanmışlardır. Personelin uygunluğu dikkate alınmadan projeye atanması veya alınması olumsuz sonuçlara yol açar.

Projeye atanan personel ekip çalışmasından hoşlanmalı ve yatkın olmalıdır. Çok performanslı veya başarılı personel ekip çalışmasına yatkın olmadığında proje zarar görmeye başlar. Ne kadar yetenekli ve nitelikli oldukları önemli değildir. Ekip paydasında ortak başarıya odaklanılmadığında proje hedeflerinin tutturulması zordur.

Savaş_Şakar_Egitim_Danışmanlık_Tanıtım_2021

Projenin Ortasında Proje Yöneticisi Olmak

Bazen başkasının başlattığı projeyi yönetmek zorunda kalabilirsiniz. Kapsam belirlenirken veya planlama yapılırken dahil olmadığınız bir projede ekip birlikteliğini korumak, planları gözden geçirmek, güncellemek ve paydaşları yönetmek zorunda kalırsınız.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Projeye ortasında dahil olmuşsanız ilk yapmanız gereken mevcut işleyişi devam ettirmektir. Projenin tüm geçmişini, belgeleri, yazışmaları ve yaşananları öğrenmeye çalışın.
  • İlk izlenimleriniz önemlidir. Proje ekibi ile birebir görüşmeler yaparak tanımaya çalışın, yanlarında olduğunuzu gösterin. Rol ve sorumlulukları değerlendirin, problemleri dinleyin.
  • Proje ile ilgili problemleri ve sapmaları masaya yatırın.
  • Proje ile ilgili gördüğünüz eksiklikleri (plan, belge vb.) belirleyin, ekibinizle birlikte bir sonraki dönemde ne yapacağınızı planlayın.
  • Tüm görüşme ve incelemelerinizin ardından projeyi teslim aldığınız durumu raporlayın.
  • Mevcut planları ve uygulamaları gözden geçirin, kendi anlayabileceğiniz ve doğru olduğuna inandığınız şekilde güncelleyin.
  • Elde ettiğiniz bilgileri doğrulayın Gerçekçi olmayan bitiş tarihleri veya bütçeleri, varsayımları Sponsorunuz ile birlikte gözden geçirin.
  • Neden diğer proje yöneticisinin ayrıldığını ve neden sizin tercih edildiğinizi öğrenin.
  • Proje ekibinin atandığınız projede sizden daha deneyimli olduklarını unutmayın. Gözden geçirmelerinize gereksinimlerden başlayın. Proje gereksinimlerini ve hedefleri Sponsorunuz ile netleştirin.
  • Paydaşların projenize verdikleri öncelikleri Sponsorunuza sorun veya kendiniz değerlendirin.
  • Şüpheye düştüğünüz veya ikna olmadığınız konuları derinlemesine araştırın.
  • Mevcut planların ne kadar gerçekçi olup olmadığını ve nasıl hazırlandığını araştırın.
  • Gerçekleşme verilerinin toplanıp toplanmadığını ve bu doğrultuda planların güncellenip güncellenmediğini inceleyin.
  • Kullanılan ve kullanılmayan proje yönetimi süreçlerini belirleyin, neden kullanılmadığını ve kullanılanların performansını değerlendirin.
  • Değerlendirmeleriniz sonucunda önemli değişikliklerin yapılması gerekiyorsa Sponsorunuzla Temel Çizgilerin güncellenmesi konusunu değerlendirin.
  • Paydaşların değişiklik ihtiyaçlarını, beklentilerini ve bunların gerekliliğini değerlendirin.
  • Yönetimin projede sizi desteklediğinden emin olun.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projeye Vakit Ayıramama Problemi

Aynı anda bir çok sorumluluğu yerine getirmeye çalışırken, sürpriz işler bitmek bilmez. Bölünmeler, araya girmeler verimliliğimizi düşürür. Proje işleri, günlük rutin işler, problemler ve kişisel işlerimizi bir arada yönetmek zorundayız.

Projelerde süre tahminleri yapılırken bazen sanki tek sorumluluk projeymiş gibi yaklaşılırken bazen de çok az vakit ayırılabileceği dikkate alınır.

Çalışanların günlük verimlilikleri değişkenlik gösterir. Her ne kadar iş yerinde uzun süreler kalınsa dahi yüksek üretkenlik ve verimlilik anlamına gelmez.

Ülkemizde tipik bir çalışanın gününü sizinle paylaşmak istiyorum;

08:30 – İşe başlama. Kahvaltı, bilgisayarı açma vb. Çay veya kahve alınır.  

08:45 – Önce e-postalara bakılır. Kimin gönderdiği öncelikli olarak değerlendirilir. Önemli bir şey olup olmadığı değerlendirilir, bazılarına hemen yanıt yazılır.

09:15 – Önceden planlanan veya daha önce eposta ile gönderilen talepler ele alınmaya başlar. Soru soran veya talepte bulunulan epostalar atılır.

09:30 – Başlanmış ve bitirilmemiş işlere göz atılır, toplantı takvimi gözden geçirilir.

10:30 – Ekibindekilerden veya diğer departmanlardan biri(s)leri soru, problem, istek ile gelir. Görüşme yapılır.

11:00 – Kaldığı yerden işe devam edilir.

12:00 Yemek molası verilir.

13:00 Yemek sonrası kafayı toplamak için epostalara göz atılır, eldeki işler değerlendirilir.

13:30 Yarım kalan işlere devam edilir.

14:00 Telefonlar gelmektedir. Herkese yanıt verilir.

14:35 5 dk. gecikmeyle olsa da toplantıya yetişilir.

16:00 Yerine döndüğünde “Acil” ibareli epostaları fark eder ve hemen yanıtlamaya çalışır.

16:30 Sürpriz talepler gelmeye devam eder.

17:30 Kalan işler gözden geçirilir, mesai biteceği için bir kısmı yarın yapılmak üzere ertelenir.

18:00 Mesai biter.

Mesainin yaklaşık 3 saatlik bölümü kontrol altındadır. Yani 24 saatlik bir işi ortalama 8 günde bitirebilecektir. Yukarıdaki örnekte yemek haricinde hiç mola verilmediğine dikkat edilmesi gerekir.

Kişisel zamanınızı iyi kullanmanız, yönetebilmeniz gerekir. İş dışı konuları, sürprizleri ve önceliklerinizi yönetmeye odaklanın.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler