Etiket arşivi: rapor

Gereksiz Şeylerle Yaşamak Zorunda Kalmak

Çalıştığımız kurumlarda sırf politik gücü veya ünvanı yüksek birileri istiyor diye saçma sapan teknolojilerle, işe yaramaz uygulamalarla yaşamak zorunda kalabiliyoruz. Üstelik ihtiyaç kalmamasına veya isteyenin neden istediğini hatırlamamasına rağmen uygulamaya devam ediyoruz.

Örneğin, Genel Müdür bayilerin akşamüstü satış verilerini gösteren onlarca sayfalık rapor ister. O rapora ihtiyaç kalmadığında ya da Genel Müdür başka bir şirkete geçtiğinde o raporun hazırlanması ve gönderimi devam eder. Halbuki ne okuyan ne de isteyen vardır.

Hiç kullanılmayan yazılımların sistemlerde silinmemesine, kullanılmamasına ya da çalışmamasına rağmen yerinden kıpırdatılmayan donanımlarla karşılaşabilirsiniz.

Savunucuları kurumdan ayrılsa bile bıraktıkları sistemler yaşatılırlar. O uygulamayı hayata geçiren otorite veya neden kullanıldığına ilişkin bilgi ve mantık olmamasına rağmen sistem devam eder. Buna “ilginç döngü” denilebilir. Bu tip uygulamaları karmaşık yapılarda daha çok olduğunu görebilirsiniz. Karmaşık yapıların değişmesi çok zordur. Dokümantasyon olmaması, çalışanların iş değiştirmesi, alışkanlıklar vb. sebeplerle mevcut sistemi kurcalamanın sonuçlarını kestirememek, değiştirmemenin sebepleri arasındadır.

Bir şeyleri değiştirmek istediğimizde “Bu duruma nasıl geldik?” diye sorgulamayla başlamamız gerekiyor. Eğer o noktaya geliş aşamaları bilinirse bazı ayarlamaları yapmak kolaylaşabilir. Değiştirmek için uygun stratejileri geliştirmek ve uygulamak kolaylaşır. Bir yandan körü körüne o sisteme inanmış ve değişime direnç gösterenlerle boğuşmak zorunda kalırız. Çoğu zaman karşı çıkanlar neden karşı çıktıklarını bile bilmezler.

Bu tip kişiler şöyle direnç gösterirler;

  • Bu yeni sistemi biz beceremeyiz.
  • Mevcut yapıyı bozamayız.
  • Sistemi kuranla ters düşmek istemiyoruz.
  • Bugüne kadar her şey yolunda gitti. İyi giden bir şeyi neden değiştirelim ki? Biz hayatımızdan memnunuz.
  • Rahatımı kaçırmayın.

Sırf birilerinin zamanında doğru bulduğu ya da uygun gördüğü uygulamaları gözümüz kapalı uygulamamalı, sorgulamalıyız. Her şey nedenleriyle birlikte gelişir ve değişir. Kullandığımız her uygulamanın güncel olmasından ve işe yaradığından emin olmalıyız.

Paylaşın:

Rastlantılar

Olaylar arasında benzerlikler yakaladığımızda ya da belirli olaylarda “şöyle, böyle olacak” gibi öngörülerde bulunup daha önceden yaşadığımız şeyleri tekrar yaşadığımızı düşündüğümüzde bunlara bir anlam atamaya, aralarında bağ kurmaya çalışırız. Bazen haklı çıkarız bazen yanlış.

Örneğin, Ahmet sürekli birilerini şikayet ediyorsa, tekrar yapacağını düşünebilirsiniz. Şirketinizdeki çalışanların yaptıkları işi sevmedikleri için sahiplenmediklerini düşünüyorsanız, olası tüm başarısız işleri bu düşüncenizle bağdaştırırsınız. Her seneki denetimde aynı hatalarınız yakalanıyor fakat devamında bir ceza vb. söz konusu olmuyorsa aynı hataların yapılmaya devam edeceğini düşünebilirsiniz.

Yöneticiyseniz, gelişen olaylar zincirini ve altındaki anlamları analiz edebilmeli, sadece rastlantı olup olmadığından emin olmalısınız. Daha sonra pişman olup geri adım atmanıza yol açacak yanlış anlamalardan ve tahmine dayalı yargılamalardan kaçınmalısınız.

Rastlantılar hep olacak

Komplo teorisyenleri ya da kaderci yaklaşım, olan bitene : “Raslantı diye bir şey olmaz” ya da “Raslantılara inanmam” şeklinde bakar. Bu açıdan bakanlar için tüm olan biten belirli bir kurgudan ibarettir, raslantılara inanmazlar.

Olandan fazlasını görürüz

Elimizdeki veriler ya da geçmiş deneyimlerimizden yola çıkarak geleceğe yönelik tahminlerde bulunuruz. Geleceğe yönelik tahminlerimizde ya da yaşadıklarımızın bir kalıp olduğu ve tekrar edeceği düşüncemizde yanılabileceğimizi unutmamamız lazım. Gerçekten medyumluk ya da geleceği görmek mümkün olsaydı bazıları ya hiç kaybetmezdi ya da çok kazanırlardı. O medyumların sizin paranızı almak yerine kumar ya da piyangodan çok daha fazlasını kazanabileceğini hiç düşündünüz mü?

İstatistikleri yanlış anlamak

Profesyonel hayatımda yanlış raporların alındığını, alınan doğru raporların doğru okunmadığını, hangi sayının ne anlama geldiği konusunda çok az kişinin gerçekten kafa yorduğunu gördüm. Birinci kural benzerliklerin öncelikle tesadüf olup olmadığını anlamaktır. Sadece iki olay benzer ise geleceği bunlara mal etmek doğru değildir.

Geçmiş deneyimlerden yola çıkıp geleceği öngörerek karar vermek ya da adım atmak kolaydır. Önemli olan içinde bulunulan durumun iyi değerlendirilebilmesi akıl süzgecinden geçirilip doğru analiz edilebilmesidir.

Paylaşın:

Körü körüne kendini işe adamak

“Bir işi körü körüne yapmak” demek yapılan işin tüm başarı ve başarısızlığına ilişkin sorumluluğu almak demektir. Bu tip durumlarda yardım istemektense size ait olmayan sorumlulukların sınırlarını zorluyor olabilirsiniz.

Mehmet giderek kızmaya başlıyordu. Her bölüm şefinden rapor gelmeden toplu birim raporunu hazırlayamıyordu. Selçuk raporunu her zaman geç gönderiyordu. Bu durum her defasında Mehmet’in raporunu geciktiriyordu. Mehmet bu durumla nasıl baş edebilecekti?

Kısa bir süre önce Mehmet ve Selçuk çok yakın arkadaştılar. Önceleri nazikçe istemesine rağmen sonrada “baskıcı cc” ile talebini Selçuk’un yöneticisinin göreceği şekilde göndermeye başladı. Bu arada müşterileri olan firma, Mehmet’in göndereceği birim raporlarının gönderilmemesi durumunda sözleşmeyi iptal edebileceğini açıkladı.

Bu noktada Mehmet, sözleşmeye ilişkin sorumluluğu kendi üzerinde hissettiği için Selçuk ile olan arkadaşlığını feda etti ve araları bozuldu. Mehmet bu işi yapmayı kafasına koymuştu.

Bu tip durumlarda sorumluluğu kendi üzerimizde o kadar fazla hissederiz ki grup başarısını ya da başarısızlığın aslında bir çok şeyin bileşiminde oluşabileceğini göz ardı ederiz. Hele bu tip durumlarda yardım istemektense sınırları zorladığımızda işler daha da kötüye gider.

Şirketin başarısı için bazen bazı kredilerin verilmesi veya bazı şeylerin görmezden gelinmesi gerekebilir. Herkesin sorumlulukları olacaktır ve şirketler çalışanlarının hangi rolde olması fark etmeksizin birilerini yaptıkları şeyler sonucunda suçlayabilirler. Hiç kimsede tam sorumluluk olamaz ya da kimse tamamen sorumlu tutulamaz.

Bir çoğumuz başarının sadece bize bağlı olduğunu düşünürüz. Bunu düşünmemizin bazı sebepleri vardır;

  • Benim sorumlu olduğumu söyledim.
  • Kimse söylemiyor ama benden istenen bu.
  • Ben bilmiyorsam, kim bilecek? Eğer kimse yapmazsa batarız.
  • Bu yapılmazda şirket batar.

Eğer bir işi tam anlamıyla yaptığınızı düşünüyorsanız aşağıdaki olasılıklarıda gözden geçirin;

  • Yaptığınız iş çok kötü tasarlanmış — çok fazla sorumluluk gerektiriyor.
  • Sorumlu olduğunuz inanıyorsanız bunu sadece kendinizin inandığı bir şey olması ihtimali var mı?
  • Eğer siz yapmazsanız mutlaka birisi yapacaktır.
  • Bir ihtimal şirket zarar görebilir.

Bir işi yukarıda bahsettiğim şekli ile tam anlamıyla yapmaya kalktığınızda kariyerinizi, ailenizi ve sağlınızı riske atmış olursunuz;

  • Sağlınız riske girer. Stres, uyku bozuklukları, kalp çarpıntısı, depresyon ve daha kısa bir ömür gibi olasılıkları yaşayacaksınız.
  • İşinizin kalitesi düşecek, duygusal problemler yaşayacaksınız.
  • Çalışanlarla ilişkileriniz zedelenecek.
  • Arkadaşlarınızla, ailenizle ve eşinizle ilişkileriniz zedelenecek.

Bir işi yapmak ile körü körüne sadece iş için doğrusunu, gerekeni yapmak ne kadar doğrudur, kıyaslayın.

Bedelini, getirisini, götürüsünü hesaplayın ve istediğinizi seçin.

Hayat sizin!

Paylaşın:

Cephaneci olmayın

Kurumlarda “cephanecilik” birinin diğerine yapacağı politik atakta (ör. açığını aramak) kullanabileceği malzemeyi sağlamaktır. Tehlikeli bir roldür.

Ahmet aylık raporları hazırlamaktan hiç hoşlanmıyordu çünkü hiç kimsenin bunları okumadığını düşünüyordu. Hem bu sıkıntıya hem de diğer başka bir sürü ıvır zıvır şeyle uğraşmaya devam ederken tüm işlerini akşam saat 6 olmadan bitirmeye çalışıyordu.

Müdürü olan Ayşe Hn. yanına gelip bir iki laflarlarken sordu: “Pelin’in son gönderdiği Agro proje raporunu gördün mü? Rapordaki risk planına ait düşüncelerini bana bildirebilir misin lütfen.” “Tabi” dedi Ahmet. Vedalaştılar ve Ahmet bilgisayarının başında düşünceleriyle başbaşa kaldı.

Pelin, Ayşe gibi müdür idi. Agro projesinin sorumluluğu Ayşe’den alınıp Pelin’e verilmişti. Proje, Ayşe’nin fikri olduğu için Pelin’e biraz gıcıktı. Bu rahatsızlığın herkes farkındaydı ama yüksek sesle söylenen herhangi bir şey yoktu.

Ahmet çok sıkıntılı hissediyordu kendini. Talep ilginçti, özellikle bugüne kadar e-posta ile taleplerini yapan birinin yanına gelmesi dikkatini çekmişti. Pelin’de kendisinden risk planına ilişkin görüşünü istemişti ve Ayşe’de bunu biliyordu. Bir çatışmanın ortasında kalmak üzere olduğunu düşündü.

Cephanelik askeriyede mühimmatın saklandığı yerdir. Bu benzetme üzerinden gidersek “Cephanecilik”, birinin diğerine yapacağı politik atakta kullanabileceği malzemeyi sağlamaktır. Askeriye’de olduğu kadar normal işyerlerinde de oldukça tehlikeli bir pozisyondur.

Ayşe cephaneliğe giderek Argo projesini tekrar kendisine kazandırabilecek, Pelin’e karşı bir şey bulmaya çalışıyordu.

Ahmet’in durumu çok sıkıntılıdır çünkü sağlayacağı metaforik cephanenin kendi güvenliği ve hatta verimliliği konusundan emin değildir. Eğer vereceği bilgi Ayşe’ye zarar verirse Ahmet’in kimliği gizli kalmayacaktır. En kötü ihtimalle kendini savunurken Ahmet’ten aldığı bilgilere dayanarak bunları yaptığını söyleyecek. Eğer cephane kullanışsız ve kusurlu ise bu defada cephaneliğe suç bulunacaktı.

Ahmet ne yaptı? Pelin ile açık iletişimde çok rahat olduğunu ve daha önce ona da gönderdiği görüşlerini kendisine de iletmekten mutluluk duyacağını e-posta ile bildirdi.

Ayşe ne yaptı? Özellikle e-posta ile cephane istemedi. Eğer gerçekten cephaneye ihtiyacı varsa bilgi ihtiyacı varmış gibi yapacak Ahmet’in verebileceği şekilde isteyecekti. Ahmet’te böylelikle cephanelik riski almadan işini yapabilecekti.

Cephane istekleri çoğu zaman muğlaktır; muğlak talepler red edilme riski taşırlar. Eğer talep eden güvenlik ve koruma istiyorsa siz de talep edin. Eğer bir cephaneliğe geçmeniz isteniyorsa her türlü işlemde herkese açık ve paylaşımcı olun.

Paylaşın:

Anlık karar verme ve yanılma

Bazen işlerin gidişatını veya yaşanan anlık şeyleri dikkate alıp gerçekten öyle olup olmadığını araştırmadan bazı kararlar verdiğimiz olur. Bazen doğru olur bu kararlarımız bazende yanlış.

Yanlış olduğunda bu kararımızın sonucundan çalışma arkadaşlarımız olumsuz etkilenirler. Bu yüzden “dikkatli karar vermek” kavramı geliştirmemiz ve üzerinde durmamız gereken bir konudur.

Telefon çaldı ve Can açtı. Gece güvenlik görevlisi dürümlerin geldiğini söyledi. “Şimdi iniyorum” dedi Can. Asansöre doğru giderken ayaklarını masasının üzerine uzatmış, ekran koruyucusunu seyreden Kerem’i gördü.

“Dürümler gelmiş, sıra sende” dedi.

“Tamam,” dedi Kerem ve yerinden kalktı. Can sandalyesine oturdu ve tekrar gündüz yaşadıkları teknik hatanın sebeplerini düşünmeye başladı. Ne zaman o yeni programı kullansalar sistem çöküyordu. Eski programa döndüklerinde sıkıntı kalmıyordu.

Kerem dürümleri getirdi ve yemeye başladılar. Can şöyle düşünüdü: “Ya yeni programdan kaynaklanan bir problem değilse?”

3 haftadır gece gündüz çalışıyorlardı ve Can problemin çözümü için kritik olan soruyu “dürümünü” yerken sormuştu. Problem dürümün içindeydi ve Can ısırdığında ortaya çıkmıştı.

“Ne?” dedi Kerem

“Demek istediğim, problem sistemin kendisinde olabilir ve eski modüller bu hatayı görmemizi engelliyor olabilirler. Çünkü eski sistem kendi içinde düzgün çalışırken yeni programda hata veriyor”

Kerem ağzındaki lokma ile boğuşurken şöyle dedi: ”Yani haftalardır boşuna mı uğraşıyoruz?”

Can gerçekten haklıydı. Sistem yıllardır problemsiz çalıştığı için herkes, sistemin aynı zamanda doğru çalıştığındanda emindi. Yeni program daha iyiydi ama programın geri kalanıyla uyuşmamıştı. Can, çok farklı bir öngörü ile çok farklı bir yöne ilerlemiş, çözümü başka şekilde aramışlardı.

Dikkatli karar verme, kanıt ve kurallara dayanarak çıkarımlar yapmaktır. Özellikle stres altındayken dikkatli karar vermek zorlaşır çünkü karar vermek için gereken enerjiyi stres tüketir.

Dikkatli karar verme hatalarına birkaç örnek vermek gerekirse;

Dilemek

Eğer spesifik bir beklentimiz var ise, ve gelen bilgi bu çıktıyı elde edebileceğimiz yönünde ise, bu çıktının gerçekleşeceği beklentisine gireriz.

İstatistikleri/Raporları Yanlış Yorumlamak

Eğer tuhaf bir şekilde istediğimiz sayılar karşımıza çıkasa bunları olumlu bir gelişme gibi değerlendirmek. Raslantısal olumlu bilgileri doğal ve doğru sonuçlar olarak görmek ve göstermek

Acele yargılamak

Eğer elinizde somut bir kanıt olmamasına rağmen birisini sırf öyle olduğuna inandığınız için suçlu ilan ederseniz yanılırsınız. Biz görüşümüzün doğruluğuna elimizde kanıt olmasada inanabiliriz bazen.

Belki sizinde probleminiz dürümün, pizzanın, hamburgerin içinde. Kim bilir?

Paylaşın: