Etiket arşivi: rapor

Gereksiz şeylerle yaşamak zorunda kalmak

Bazen şirket içi politik gücü yüksek birileri istiyor diye saçma sapan teknolojilerle, işe yaramaz uygulamalarla yaşamak zorunda buluruz kendimizi. Hatta bu uygulamalar, onları savunup hayatımıza sokanlar başka yerlere gitseler bile devam ederler.

Örneğin Genel Müdür bayilerin akşamüstü satış verilerini gösteren bir rapor ister. Bu rapor bazen onlarca sayfa halinde yazıcıdan çıkabilir bazende elektronik olarak hazırlanır ve eposta ile otomatik gönderilir. O rapora ihtiyaç kalmadığında ya da Genel Müdür başka bir şirkete geçtiğinde o raporun gönderimi ve hazırlanması hala sürer. Halbuki ne okuyan nede isteyen vardır artık.

Aynı şeyi hiç kullanılmayan yazılımların sistemlerde silinmeden bırakılmasında, hiç kullanılmamasına ya da çalışmamasına rağmen yerinden kıpırdatılmayan yazıcı yada başka cihazlardada görebilirsiniz.

Bazen bir sistemin savunucusu oradan ayrılsa bile bıraktığı sistem yaşar. Aslında o uygulamayı hayata geçiren otorite orada yoktur ama sistem devam etmektedir. Buna “ilginç döngü” denilebilir. Aslında bu tip sistemlerin karmaşık yapılarda daha çok olduğunu görebilirsiniz. Çünkü karmaşık yapıların değişmesi çok zordur. Eğer bir sistem oturtulmuşsa artık onu değiştirmek çok zorlaşır. Hem alışkanlıklar hemde o sisteme karşı gelmenin sonuçlarını kestirememek değiştirmemenin sebepleri arasındadır.

Okumaya devam et

Paylaşın:

Rastlantılar

Olaylar arasında benzerlikler yakaladığımızda ya da belirli olaylarda “şöyle, böyle olacak” gibi öngörülerde bulunup daha önceden yaşadığımız şeyleri tekrar yaşadığımızı düşündüğümüzde bunlara bir anlam atamaya, aralarında bağ kurmaya çalışırız. Bazen doğru çıkarız bazen yanlış.

Örneğin Ahmet size sürekli birilerini şikayet ediyorsa, tekrar yapacağını düşünebilirsiniz. Şirketinizdeki çalışanların yaptıkları işi sevmedikleri için sahiplenmediklerini düşünüyorsanız, olası tüm başarısız işleri bu düşüncenizle bağdaştırırsınız. Her seneki denetimde aynı hatalarınız yakalanıyor fakat devamında bir ceza vb. söz konusu olmuyorsa aynı hataların yapılmaya devam edeceğini düşünebilirsiniz.

Fakat özellikle karar verme noktasına bir yöneticiyseniz, gelişen olaylar zincirini ve altındaki anlamları analiz edebilmeli, sadece rastlantı olup olmadığından emin olmalısınız. Daha sonra pişman olup geri adım atmanıza yol açacak yanlış anlamalardan ve tahmine dayalı yargılamaladan kaçınmalısınız.

Raslantılar hep olacak

Bazen özellikle komplo teoricilerinden ya da kadercilerden şunu duyabilirsiniz: “Raslantı diye bir şey olmaz” yada “Raslantılara inanmam”. Kulağa her ne kadar bir Hollywood filmi gibi heyecanlı ve hoş gelsede “tüm hayatın belirli bir Okumaya devam et

Paylaşın:

Anlık karar verme ve yanılma

Bazen işlerin gidişatını veya yaşanan anlık şeyleri dikkate alıp gerçekten öyle olup olmadığını araştırmadan bazı kararlar verdiğimiz olur. Bazen doğru olur bu kararlarımız bazende yanlış.

Yanlış olduğunda bu kararımızın sonucundan çalışma arkadaşlarımız olumsuz etkilenirler. Bu yüzden “dikkatli karar vermek” kavramı geliştirmemiz ve üzerinde durmamız gereken bir konudur.

Telefon çaldı ve Can açtı. Gece güvenlik görevlisi dürümlerin geldiğini söyledi. “Şimdi iniyorum” dedi Can. Asansöre doğru giderken ayaklarını masasının üzerine uzatmış, ekran koruyucusunu seyreden Kerem’i gördü.

“Dürümler gelmiş, sıra sende” dedi.

“Tamam,” dedi Kerem ve yerinden kalktı. Can sandalyesine oturdu ve tekrar gündüz yaşadıkları teknik hatanın sebeplerini düşünmeye başladı. Ne zaman o yeni programı kullansalar sistem çöküyordu. Eski programa döndüklerinde sıkıntı kalmıyordu.

Kerem dürümleri getirdi ve yemeye başladılar. Can şöyle düşünüdü: “Ya yeni programdan kaynaklanan bir problem değilse?”

3 haftadır gece gündüz çalışıyorlardı ve Can problemin çözümü için kritik olan soruyu “dürümünü” yerken sormuştu. Problem dürümün içindeydi ve Can ısırdığında ortaya çıkmıştı.

“Ne?” dedi Kerem

“Demek istediğim, problem sistemin kendisinde olabilir ve eski modüller bu hatayı görmemizi engelliyor olabilirler. Çünkü eski sistem kendi içinde düzgün çalışırken yeni programda hata veriyor”

Kerem ağzındaki lokma ile boğuşurken şöyle dedi: ”Yani haftalardır boşuna mı uğraşıyoruz?”

Can gerçekten haklıydı. Sistem yıllardır problemsiz çalıştığı için herkes, sistemin aynı zamanda doğru çalıştığındanda emindi. Yeni program daha iyiydi ama programın geri kalanıyla uyuşmamıştı. Can, çok farklı bir öngörü ile çok farklı bir yöne ilerlemiş, çözümü başka şekilde aramışlardı.

Dikkatli karar verme, kanıt ve kurallara dayanarak çıkarımlar yapmaktır. Özellikle stres altındayken dikkatli karar vermek zorlaşır çünkü karar vermek için gereken enerjiyi stres tüketir.

Dikkatli karar verme hatalarına birkaç örnek vermek gerekirse;

Dilemek

Eğer spesifik bir beklentimiz var ise, ve gelen bilgi bu çıktıyı elde edebileceğimiz yönünde ise, bu çıktının gerçekleşeceği beklentisine gireriz.

İstatistikleri/Raporları Yanlış Yorumlamak

Eğer tuhaf bir şekilde istediğimiz sayılar karşımıza çıkasa bunları olumlu bir gelişme gibi değerlendirmek. Raslantısal olumlu bilgileri doğal ve doğru sonuçlar olarak görmek ve göstermek

Acele yargılamak

Eğer elinizde somut bir kanıt olmamasına rağmen birisini sırf öyle olduğuna inandığınız için suçlu ilan ederseniz yanılırsınız. Biz görüşümüzün doğruluğuna elimizde kanıt olmasada inanabiliriz bazen.

Belki sizinde probleminiz dürümün, pizzanın, hamburgerin içinde. Kim bilir?

Paylaşın:

Körü körüne kendini işe adamak

“Bir işi körü körüne yapmak” dediğimizde yaptığımız işin tüm başarı ve başarısızlığına ilişkin sorumluluğu üstlendiğimiz anlaşılır. Bu tip durumlarda yardım istemektense size ait olmayan sorumlulukların sınırlarınıda zorladığınız olur.

Mehmet giderek kızmaya başlıyordu. Her bölüm şefinden rapor gelmeden toplu birim raporunu hazırlayamıyordu. Selçuk raporunu her zaman geç gönderiyordu. Buda Mehmet’in raporunu geciktiriyordu. Mehmet bu durumla nasıl baş edebilecekti?

Kısa bir süre önce Mehmet ve Selçuk çok yakın arkadaştılar. Önceleri nazikçe istemesine rağmen sonrada “baskıcı cc” ile talebini Selçuk’un patronunun göreceği şekilde göndermeye başladı. Bu arada çalıştıkları firma Mehmet’in göndereceği birim raporlarının gönderilmemesi durumunda sözleşmeyi iptal edebileceğini açıkladı.

Bu noktada Mehmet, sözleşmeye ilişkin sorumluluğu kendi üzerinde hissettiği için Selçuk ile olan arkadaşlığını feda etti ve araları bozuldu. Mehmet bu işi tam anlamıyla yapmayı kafasına koymuştu.

Bu tip durumlarda sorumluluğu kendi üzerimizde o kadar fazla hissederiz ki grup başarısını yada başarısızlığın aslında birçok şeyin karmasından oluşabileceğini göz ardı ederiz. Hele bu tip durumlarda yardım istemektense sınırları zorladığımızda işler daha da kötüye gider.

Şirketin başarısı için bazen bazı kredilerin verilmesi veya bazı şeylerin görmezden gelinmesi gerekebilir. Herkesin sorumlulukları olacaktır ve şirketler çalışanlarının hangi rolde olması farketmeksizin birilerini yaptıkları şeyler sonucunda iyiye yada kötüye giderler. Hiç kimsede tam sorumluluk olamaz yada kimse tamamen sorumlu tutulamaz.

Bir çoğumuz başarının sadece bize bağlı olduğunu düşünürüz. Bunu düşünmemizin bazı sebepleri vardır;

  • Benim sorumlu olduğumu söyledim.
  • Kimse söylemiyor ama benden istenen bu.
  • Ben bilmiyorsam, kim bilecek? Eğer kimse yapmazsa batarız.
  • Bu yapılmazda şirket batar.

Eğer bir işi tam anlamıyla yaptığınızı düşünüyorsanız aşağıdaki olasılıklarıda gözden geçirin;

  • Yaptığınız iş çok kötü tasarlanmış — çok fazla sorumluluk gerektiriyor.
  • Sorumlu olduğunuz inanıyorsanız bunu sadece kendinizin inandığı bir şey olması ihtimali var mı?
  • Eğer siz yapmazsanız mutlaka birisi yapacaktır.
  • Bir ihtimal şirket zarar görebilir.

Bir işi yukarıda bahsettiğim şekli ile tam anlamıyla yapmaya kalktığınızda kariyerinizi, ailenizi ve sağlınızı riske atmış olursunuz;

  • Sağlınız riske girer. Stres, uyku bozuklukları, kalp çarpuntısı, depresyon ve daha kısa bir ömür gibi olasılıkları yaşayacaksınız.
  • İşinizin kalitesi düşecek, duygusal problemler yaşayacaksınız.
  • Çalışanlarla ilişkileriniz zedelenecek.
  • Arkadaşlarınızla, ailenizle ve eşinizle ilişkileriniz zedelenecek.

Bir işi yapmak ile körü körüne sadece iş için doğrusunu, gerekeni yapmak ne kadar doğrudur’u kıyaslayın.

Bedelini, getirisini, götürüsünü hesaplayın ve istediğinizi seçin.

Hayat sizin!

Paylaşın:

Cephaneci olmayın

“Cephanecilik” başka birinin 3. bir partilere yapacağı politik atakta (Ör. Açığını aramak) kullanabileceği malzemeyi sağlamaktır. Tehlikeli bir roldür.

Ahmet aylık raporları hazırlamaktan hiç hoşlanmıyordu çünkü hiç kimsenin bunları okumadığını düşünüyordu. Hem bu sıkıntıya hem de diğer başka bir sürü ıvır zıvır şeyle uğraşmaya devam ederken tüm işlerini akşam saat 6 olmadan bitirmeye çalışıyordu.

Müdürü olan Ayşe Hn yanına gelip bir iki laflarlarken Ayşe Hn. Sordu: “Pelin’in Agro firmasına ait raporunu gördün mü? Rapordaki risk planına ait düşüncelerini bana bildirebilir misin lütfen”

Pelin, Ayşe’nin şirket içerisindeki emsali yada aynı ünvanlı başka bir çalışan idi ve Agro projesinin sorumluluğu Ayşe’den alınıp Pelin’e verilmişti. Agro Ayşe’nin parlak buluşu olduğu için Pelin’e biraz gıcıktı. Bu rahatsızlığın herkes farkındaydı ama yüksek sesle söylenmiş herhangi bir şey yoktu.

Ayşe devam etti, “Kusursuz tam kontrol lütfen.”

“Tabi” dedi Ahmet. Vedalaştılar ve Ahmet bilgisayarının başında düşünceleriyle başbaşa kaldı.

Ahmet çok sıkıntılı hissediyordu kendini. Talep ilginçti, özellikle bugüne kadar e-posta ile taleplerini yapan birinden telefonla gelmesi durumu dahil olmak üzere. Pelin’de kendisinden risk planına ilişkin görüşünü istemişti ve Ayşe’de bunu biliyordu. Ahmet ne olup bittiğini düşünürken raporunu hazırlamayı unutmuştu.

Cephanelik askeriyede mühimmatın saklandığı yerdir. Bu benzetme üzerinden gidersek “Cephanecilik” başka birinin 3. bir partiye yapacağı politik atakta kullanabileceği malzemeyi sağlamaktır. Askeriye’de olduğu kadar normal işyerlerinde de oldukça tehlikeli bir pozisyondur.

Politik cephane gerçek cephanelerin aksine güvenli saklanacak şekilde tasarlanmamıştır.

Ayşe’nin kafasında ne olduğunu bilmiyoruz ama cephaneliğe giderek Argo projesini tekrar kendisine kazandırabilecek, Pelin’e karşı bir şey bulmaya çalışmıştı.

Ahmet’in durumu çok sıkıntılıdır çünkü sağlayacağı metaforik cephanenin kendi güvenliği ve hatta verimliliği konusundan emin değildir. Eğer vereceği bilgi Ayşe’ye zarar verirse Ahmet’in kimliği gizli kalmayacaktır. En kötü ihtimalle kendini savunurken Ahmet’ten aldığı bilgilere dayanarak bunları yaptığını söyleyecek. Eğer cephane kullanışsız ve kusurlu ise bu defada cephaneliğe suç bulunacaktı.

Ahmet ne yaptı? Pelin ile açık iletişimde çok rahat olduğunu ve daha önce ona da gönderdiği görüşlerini kendisine de iletmekten mutluluk duyacağını email ile bildirdi.

Ayşe ne yaptı? Özellikle email ile cephane istemedi. Eğer gerçekten cephaneye ihtiyacı varsa bilgi ihtiyacı varmış gibi gizleyerek Ahmet’in verebileceği şekilde isteyecekti. Ahmet’te böylelikle cephanelik riski almadan işini yapabilecekti.

Cephane istekleri çoğu zaman muğlaktır; muğlak talepler red edilme riski taşırlar. Eğer talep eden güvenlik ve koruma istiyorsa siz de talep edin. Eğer bir cephaneliğe geçmeniz isteniyorsa her türlü işlemde herkese açık ve paylaşımcı olun.

Paylaşın: