Kategori arşivi: Kontrol ve İzleme

PMP Hazırlık – Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturma – 18

A Typical 2 week sprint calendar | Agile Batman

Çevik Etkinlikler

Scrum* gibi çevik uygulamalar, ekibin projeye hazırlanması, yönetmesi ve ilerletmesine yardımcı olmak için bir iletişim deseni oluşturmak için etkinlikleri kullanır. Scrum Master*, proje ekibinin koçu ve Scrum çerçevesinde sürecin sahibidir.

En yaygın olarak kullanılan dört etkinlik tipi aşağıdadır;

  • Yineleme (Sprint) Planlama – Scrum ekibinin mevcut sprint için işi planladığı etkinliktir. Müşteri, Ürün Sahibi ve Proje ekibi arasındaki iletişim ve işbirliğini kolaylaştıran bir etkinliktir. Sprint Planlama toplantısı, proje ekibinin tamamlaması için küçük hedefler üzerinde anlaşmayı kolaylaştırır. Sprint*, proje ekibi ver ürün sahibine planlama, tahmin kalitesini iyileştirme ve tutarlı bir tempo belirlemeleri için 1-4 hafta arasında bir zaman kutusu olarak tanımlanır.
  • Günlük Ayaküstü Toplantılar (Günlük Scrum) – Proje ekibinin her gün 10-15 dakikalık kısa bir toplantı ile günün çalışmalarını kendi aralarında koordine eder.
  • Yineleme(Sprint) İncelemesi (Demo) – Ürün Sahibi ve diğer kullanıcılarla her yinelemenin sonunda ürünün ilerlemesini gözden geçirmek için yapılır. Müşterinin geri bildirimleri alınır. Ürün Sahibi hikayeleri inceleyip kabul eder.
  • Yineleme (Sprint) Retrospektifi – Scrum Master tarafından düzenlenir. Proje ekibinin uygulamayı, performansını ve işbirliğini iyileştirmesi için yapılır.

*Referans: Project Management Institute, Agile Practice Guide, Project Management Institute, Inc., 2017.

Başlangıç Toplantısı

Proje ekipleri bir veya birkaç proje başlangıç toplantısı yapabilirler. Bu toplantılar proje bağlamı oluşturmayı, ekip oluşumuna yardımcı olmayı ve genel proje vizyonuna uygun şekilde uyum sağlamayı amaçlar. Başlangıç toplantısı aşağıdakileri içerebilirİ

  • Vizyonu tanımlama
  • Proje Ekibi Başlatma Belgesini tanımlama
  • Müşteriye/Ürün Sahibine kullanıcı hikayesi yazma, efor tahmini, önceliklendirme planlaması ve ilk ürün biriktirme listesinin üretilmesi konularına destek olmak
  • Sprint 0 olarak adlandırılan, gerekli olacak diğer başlangıç faaliyetlerinin oluşturulması.

Bu başlıklar, ekibin katılımını, gerekli ortamı oluşturmayı, iletişim araçlarını desteklemeyi ve ekiplerin çalışmaya hazır olmasını sağlayan başka etkinlikleri içerebilir.

Yineleme Planlama

Yineleme veya Sprint planlama*, Scrum, XP ve diğer birçok çevik yaklaşımda kullanılan temel çevik etkinliklerinden biridir. Çevik yaklaşımlar, proje zaman çizelgesini 1-4 haftalık küçük yinelemelere bölerler. Proje Ekibi, aşağıdakileri yapmak için Ürün Sahibi birlikte çalışarak aşağıdakileri gerçekleştirirler;

  • Müşterinin istediği temel sonuçlar için en yüksek öncelikli kullanıcı hikayelerini gözden geçirmek.
  • Sorular sormak.
  • Takımın yinelemede tamamlayacağını tahmin ettiği hikayeler üzerinde anlaşmaya varmak.

Proje Ekibi ve Ürün Sahibi yinelemede gerçekleştirilecek hikayeler üzerinde anlaştıktan sonra, proje ekibi hangi faaliyetlerin gerçekleştirilmesi gerektiğini belirlemek için kendi görev ayrıştırmasını gerçekleştirir. Yapılacak çalışmalar genellikle bir görev panosu kullanılarak düzenlenir ve izlenir.

Görev Panoları

Görev panoları, işi görselleştirmek, proje ekibinin ve diğer paydaşların, yineleme sırasında ilerlemeleri takip etmelerini sağlamak için kullanılır. Amaç, görünürlüğü artırmak ve devam eden iş miktarını (Work In Progress) sınırlamaktır. Görev panolarına örnek olarak Kanban panoları, yapılacaklar listeleri, kontrol listeleri ve Scrum panoları sayılabilir. Kanban panosu, darboğazları ve iş miktarlarını görünür hale getirerek iş akışında iyileştirmeler sağlayan bir görselleştirme aracıdır.

*Referans: Project Management Institute, Agile Practice Guide, Project Management Institute, Inc., 2017.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMP Hazırlık – Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturma – 11

High Performance Teams: 5 Tipps, wie du Dein Team zum Erfolg bringst

Ekip Görevi Sorumluluğu

Etkili proje yöneticileri genellikle ekip üyelerini, bir hedefe ulaşmak için yapılması gereken işi belirlemeleri, bu işin nasıl gerçekleştirileceğini ve kimin yapması gerektiğini belirlemeleri için “kendi kendilerine organize olmaya” teşvik ederler.

Bazı işlerin gerçekleştirilme sırasını yönlendirebilecek belirli doğal bağımlılıklar olsa da, diğer görevlerin çoğu isteğe bağlı olarak farklı sıralarda gerçekleştirilebilir. Çevik yaklaşımların faydalarından biri, ekibin belirli bir yineleme içinde belirli işleri yapmak ve belirli sonuçları teslim etmek için taahhütte bulunması, müşteri ve proje yöneticisinin ekibi işin nasıl ve ne zaman ve kim tarafından gerçekleştirileceğini belirleme konusunda yetkilendirmesidir.

Ne olursa olsun, etkin işbirliğini ve ekip kaynaklarının kullanımını sağlamak için kimin hangi görevleri ne zaman gerçekleştirdiği konusunda görünürlük çok önemlidir. Görünülürlük, işbirliğini kolaylaştıran ve ekip genelinde görünürlüğü destekleyen görev panolarında izlenebilir ve yönetilebilir.

Görev Sorumluluğunun Gösterimini Değerlendirme Yönergeleri

Proje yöneticisi, görevlerle ilgili sorumluluların nasıl izleneceğini ve yönetileceğini belirlemelidir. İş Kırılımı Yapısı (İKY)’de işi yapacak ekip üyeleri aktivite bazında yer almalı ve çıktıları üretmelidirler. İKY Sözlüğü (veya iş paketi) oluşturulduğunda, çıktıyı üretmek için ilgili görevlerin ve atananların her biri tanımlanır, yönetilir ve izlenir.

Çevik yaklaşımlarda, görev tanımlama ve izleme, genellikle yineleme planlamasının bir parçası olarak ekibin kendisi tarafından gerçekleştirilir. Yineleme için taahhüt edilen kullanıcı hikayelerinin her biri gerekli görevlere ayrıştırılır ve daha sonra Kanban veya görev panosu gibi bir araç kullanılarak ekip tarafından yönetilir ve izlenir. Yapılacak işler, gerçekleştirmek için listeden çekilir, ekip üyesi görevlerinin sahipliğini alır ve bunları tamamlamak için çalışır. Tüm ekip üyeleri, yineleme için taahhüt edilen hikayeleri sunmak için gereken tüm çalışmaların yapılmasını sağlamaktan sorumludurlar.

Retrospektif

Scrum gibi çevik uygulamalar, ekibin performansı ve gerçekleştirilen uygulamalar üzerinde düşünmesi, sorunları tanımlaması, çözmesi ve ekibin birlikte çalışmaya ilişkin önerilen belirli iyileştirmeleri belirlemesi için özel olarak zaman ayırarak Retrospektif adı verilen bir toplantı yaparlar.

Retrospektifi gerçekleştirmenin bir çok yolu vardır ancak genellikle aşağıdaki gibi bir model kullanılır;

  • Ortamı Ayarlayın – Tüm ekibi dahil edecek bir ortam hazırlanır.
  • Verileri Toplayın ve Paylaşın – Ekip Performansı ölçümleri, Kazanılan Değer Analizi vb.
  • Analiz Yapın – Ne işe yarıyor? Zorluklar nerede? Problem analizi.
  • Kararlar Alın – Bir sonraki yinelemede denemek için 1-2 iyileştirme/değişiklik üzerinde anlaşın.
  • Kapatın – Özetleme, Takdir ve Teşekkür.

Karar Verme Yetki Düzeylerinin Belirlenmesine Yönelik Kılavuz İlkeler

Kararların “doğru” alınması gerekir. Bu nedenle, proje yöneticileri, genel plan ve ilerlemenin kontrolünü ve görünürlüğünü korurken uygun kararları ekibe iletmelidir.

  • Görevler mümkün olduğunca ekip üyelerinin kendileri tarafından belirlenmeli, planlanmalı ve yönetilmelidir.
  • Tahminler işi yapan ekipler tarafından yapılmalıdır. Özellikle çok sayıda farklı kişinin toplam iş yükünü paylaştığı ekiplerde, her ekip üyesi aynı anda birden fazla işi gerçekleştiremez. Göreceli tahminleri kullanmak, ekibin, tam olarak kaç saat alacağı konusunda fazla kesinlik kazanmadan işin kaba genel düzeyine odaklanmasına yardımcı olur. Yapılacak tahminler saat dilimine, risklere, gereken yenilik düzeyine, işi kimin yapacağına, ilgili beceri ve deneyimlerine bağlı olarak farklılık gösterebilir.
  • Ekipleri kendi gelişimlerini sürdürmeleri için güçlendirmek gerekir. Retrospektif gibi teknikler, ekiplerin kendi sürekli gelişimleri için zaman ayırmalarının proje başarısı için önemli olduğunu vurgularlar. Ekiplerin sürekli iyileştirme yaparak geliştirecekleri verimlilikler, bunu yapmak için ayrılan zamandan çok daha kıymetlidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMP Hazırlık – Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturma – 9

How to Build a High-Performance Project Team

Performans Raporu

Proje ekibi ile yapılan müzakerelerin bir kısmı, proje performansının nasıl tutturulacağı ve raporlanacağını tanımlamaktır. Örnek ölçütler aşağıdakileri içerebilir:

  • Tamamlanan işin yüzdesi
  • Kalite ve teknik performans ölçütleri
  • Planlanmış faaliyetlerin başlangıcı ve bitişi
  • Değişiklik istek sayısı
  • Kusur sayısı
  • Gerçekleşen maliyetler ve süreler

İş performans verileri, proje çalışmasını gerçekleştirmek için yürütülen faaliyetler sırasında tanımlanan ham gözlemler ve ölçümler olarak tanımlanır. İş performansı verileri, raporlara entegre edilir ve bağlamsallaştırılır:

  • Karar Verme
  • Sorunların, eylemlerin ve farkındalığın artırılması

Çevik projeler ayrıca tamamlanan ve kabul edilen hikayeleri, bir ürün biriktirme listesi boyunca ilerlemeyi ve yineleme planlarına göre hikayelerin ekip teslimini içerebilir.

Proje Yönetiminde Çalışma Performansı Verileri, Bilgileri ve Raporları

Uzman Görüşü

Proje yönetimi süreçlerinin çoğunda, kilit girdi olarak uzman görüşü kullanılır. Proje sözleşme müzakerelerinde, proje yöneticisinin, ihtiyaçların değerlendirilmesine, potansiyel çözümlerin ve yaklaşımların belirlenmesine ve daha geniş proje bağlamının anlaşılmasına yardımcı olmak için proje sırasında kullanılabilecek ilgili konu uzmanlığını belirlemesi ve görüşlerini alması gerekir.

Proje Yönetiminde Uzman Görüşünün Önemi

Müzakere Stratejisi

Sözleşmelerin kesin parametreleri(fesih vb.) için müzakereler genellikle tedarik yöneticisi tarafından yürütülür. Proje yöneticisi ve proje ekipleri müzakerelere dahil edilebilirler. Geleneksel proje yaklaşımında, hedef, projenin amaçlanan çıktılarının ve bunların nasıl ölçüleceği ve elde edileceğinin net bir şekilde belirlenmesini gerektirir. Çevik yaklaşımda, müşteri ürün biriktirme listesindeki öğeleri değiştirdikçe, ekledikçe ve yeniden öncelik sırasına koydukça teslimatlar değişken olacaktır ve bu nedenle üzerinde anlaşılan performans kriterlerinin sağlanması için açıkça tanımlanmış farklı yollar tanımlanmalıdır.

Kaynak Takvimleri

Kaynak takvimi, çalışma günlerini, vardiyaları ve belirli kaynakların proje için ne zaman kullanıma uygun olacağını tanımlar. Planlanan bir faaliyet döneminde hangi kaynakların (insan, ekipman, malzeme vb.) mevcut olduğunu belirlemek için kullanılır. Proje aktiviteleri ve kaynak atamada dikkate alınmalıdır. Kaynak Takvimi ayrıca, belirli türdeki işleri yürütmek için uygun becerilere sahip kaynakların projenin farklı aşamalarında mevcut olup olmayacağını belirlemek için beceri ve deneyim seviyeleri gibi temel kaynak niteliklerini de içerebilir.

Alınan Dersler

Etkili bir proje ekibinin, performansı düzenli olarak gözden geçirilmeli, alınan dersler belirlenmeli, ekibin genel verimliliğini ve etkinliğini artıracak iyileştirmeler yapılmalıdır. Alınan dersler kaydı, mevcut projede kullanılabilmesi ve öğrenilen dersler havuzuna girilebilmesi için bir proje sırasında kazanılan bilgileri kaydetmek için kullanılan bir proje belgesidir. Bu kayıtlara sahip olmak, ekibin proje performansını ve potansiyel olarak diğer ekiplerin ve diğer projelerin performansını iyileştirir. Çevik ekipler, olası sorunları ve çözümleri belirlemek, ekibin genel performansını iyileştirmek için kullandığı süreçleri iyileştirmek için her yinelemenin sonunda geriye dönük olarak Retrospektif olarak adlandırılan bir toplantı yaparlar.

Proje Yönetimi Sohbetleri 121 – Alınan Dersler

 

Bekleme Süreleri ve Devreye Alma

Bir projenin çıktıları teslim edildikten sonra, riskleri azaltmak için bazı değişiklikleri askıya alındığı bir bekleme süresi belirlerler. Proje geleneksel tarzda yürütülüyorsa, proje zaman çizelgesinin sonunda canlı yayına geçilir ve proje zaman çizelgesine dayalı olarak bekleme süreleri önceden müzakere edilebilir.

Çevik yaklaşımda, projenin zaman çizelgesi üzerinde çözümün bazı tarafları yayınlanabilir ve proje bir sürüm eşiğine yaklaştıkça bekleme süreleri (gerekirse) müzakere edilir.

Müzakerelere Katılmak İçin Yönergeler

Bir sözleşmenin müzakereleri genellikle tedarik müdürü tarafından yürütülürken, proje yöneticileri ve proje ekibi üyeleri genellikle müzakere süreci boyunca meşgul olacaktır. Proje ekibi çeşitli noktalarda aşağıdakileri önerebilir veya belirleyebilir:

  • Teslimatlar ve kilometre taşları
  • Riskler ve sorunlar
  • Problem tanımı ve çözüm yaklaşımları hakkında uzman görüşü
  • Projenin nasıl yürütüleceğine dair uygulamalar (Şelale, Çevik vb.)
  • Kaynak gereksinimleri

Proje Anlaşmasının Amaçları

Proje anlaşması, ilgili paydaşların projenin hedeflerine ulaşıldığını nasıl raporlayacakları ve doğrulayacakları konusundaki net bilgiler içermelidir.

Geleneksel yaklaşımda, her teslimat belirlenir ve her biri için objektif kabul kriterleri belirlenir.

Çevik yaklaşımda, ürün iş(biriktirme) listesine yeni istekler eklendikçe, yeniden önceliklendirildikçe vb. gerçek çıktılar değişeceğinden, her kullanıcı hikayesinin müşteri tarafından onaylanan açıkça tanımlanmış kabul kriterlerine sahip olması gerekir. Proje ayrıca epikler, sürümler, yinelemeler ve kullanıcı hikayeleri için bir Bitti Tanımı belirlemelidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Zaman Değer Haritası

Six Sigma World: What is a Time Value Map?

Projelerde gerçekleştirilen katma değerli ve katma değerli olmayan aktivitelerin değerlendirilmesinde kullanılabilir. Proje müşterisinin algılandığı şekliyle iş sürecine neyin değer kattığına odaklanılır. Amaç, müşteriye sunulan değeri en üst düzeye çıkarırken süreci daha verimli hale getirmektir. Projelerdeki ve süreçlerindeki israfı ve katma değeri olmayan faaliyetleri belirlemeye ve analiz etmeye yardımcı olur.

Projenin başlangıcından ürün veya hizmetin teslimine kadar ne kadar zamanın boşa harcandığını izlemek için kullanılır. Özellikle bekleme ve gereksiz gecikmeler başta olmak üzere zamanla ilgili israfların tespit edilmesini sağlar. Bu yaklaşımda her bir aktiviteyi tamamlamanın ne kadar sürdüğünü incelemek, bekleme, onay, kabul vb. ile ilgili gecikmeleri belirlemek gerekir.

Projedeki her süreç veya aktivite üç kategoriden birinde sınıflandırılabilir:

  • Katma değerli faaliyetler – Müşterinin bakış açısından bir ürün veya hizmetin değerini artıran faaliyetleri ifade eder.
  • Müşteri Katma değeri olmayan faaliyetler – Değer katmayan ve müşterinin ödeme yapmak istemediği faaliyetlerdir. Şirketin politikaları veya çıkarları için gerekli olabilirler.
  • Katma değeri olmayan faaliyetler – Ürün veya hizmete hiçbir değer katmayan, ticari, operasyonel, prosedürel vb. nedenlerle gerekli olmayan faaliyetleri ifade eder.

Zaman değeri haritasında, tüm faaliyetler yatay bir zaman çizelgesi boyunca zaman değerleriyle orantılı çubuklar olarak çizilir. Müşteriye değer katan faaliyetler zaman çizelgesinin üzerinde, müşteriye değer katmayan faaliyetler ise zaman çizelgesinin altında çizilir. Katma değerli ve katma değerli olmayan faaliyetleri ayırt etmek için farklı renkler kullanılabilir.

Nasıl Hazırlanır?

  1. Projenin başlangıç, planlama, yürütme, izleme&kontrol ve kapanış süreçlerini belirleyin.
  2. Analiz edeceğiniz süreci yatay bir düzlemde çizgi şeklinde çizin.
  3. Süreçteki aktivitelerin başlangıç ve bitiş zamanlarını, sürelerini, beklemeleri belirleyin.
  4. Katma değerli faaliyetlerin süresini temsil edecek çubuklar çizin.
  5. Katma değeri olmayan aktivite sürelerini temsil edecek diğer çubukları çizin.
  6. Toplam katma değer süresini, toplam katma değeri olmayan süreyi oranlayın.
  7. Katma değeri olmayan faaliyetleri ortadan kaldırmak veya azaltmak, toplam süreyi azaltmak için öneriler geliştirin.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Gösterge Panoları (Dashboards) – 8

Best Web Design Inspiration — Dashboards — #21 | Dashboard design, Best web  design, Web design inspiration

Gösterge Panosunda başlık ilgi çekici olmalı, önemli konular üstte yer almalıdırlar. Proje Durum Panosu yerine “Nasıl performans gösterdik?” vb. Yukarıdan aşağıya bakarken ilk gördükleri konulardan etkilenecekleri için gelecek sorulara hazırlıklı olmak gerekir. Gösterge panosunun üst kısmı istenilen bilginin kolayca anlaşılmasını sağlıyor ise geri kalana bakma ve anlama konusunda yaşanacak sıkıntılar azalacaktır. Unutulmaması gereken tüm Gösterge Panosunun incelenmesi ve dikkate alınması gerektiğidir. İncelenmeyen ve dikkate alınmayan bilgiler panodan çıkarılmalıdır ya da sunumu farklılaştırılmalıdır.

Gösterge Panolarının nasıl bir içgörü yaratacağı hesaba katılmalı ve ön hazırlık yapılmalıdır. Panodaki olumsuz veya olumlu bilgilere tepki ne olabilir? Kızgınlık? Üzüntü? Sevinç?

Eğilimler ve düzenli bilgiler ile istisnalar ayrıştırılmalı, istisnalar açıklanmalıdır. Birbiri ile çelişkili olduğunu düşündürtecek bilgiler ile ilgili açıklama yapılmalıdır.

Gösterge Panolarını sunduğumuzda gelebilecek ek sorulara veya detaylı bilgi taleplerine ilişkin hazırlıklı olmak gerekir. Açıklayamayacağınız veya kaynağını bilmediğiniz bilgileri sunmayın. Gösterge Panolarının neyi içerip, içermeyeceği konusunda ön bilgilendirme yapmak yerinde olacaktır. Bu bilgilendirmede istenebilecek detaylı bilgilerin ne zaman ve nasıl aktarılabileceği konusunda net olunmalıdır.

Son olarak, KPI odaklı Gösterge Panoları, bir konunun ne zaman iyi veya kötü olduğunu açıkça göstermeli ve mevcut değerleri hedeflerle veya önceki değerlerle karşılaştırmalıdır. Renklerin ve grafik tiplerinin doğru seçilmesi gerekir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Gösterge Panoları (Dashboards) – 7

Dashboard for .NET - BI & Data Viz for .NET, Blazor, React, Angular, Vue | DevExpress

Gösterge panolarında sunulan verilere ilişkin mutlaka tarih bilgisi(tarih aralığı veya dönem) bilgisi yer almalıdır. Panonun hazırlandığı tarih ile verilere yönelik tarih birbirine karıştırılmamalıdır.

Pano başlığı doğru olmalıdır. Gösterge tablosu başlığı ilk görülecek şeydir. Başlık, gösterge panosunun geri kalanı için mesajı verir, pano konusu hakkında bilgilendirir ve panonun kapsamı hakkında bilgi verir. Amacımız gösterge panosunda hedef kitlemizin amacını bulması olmalıdır.

Çok fazla bilgiyi sunmak marifet değildir. Verileri filtreleyerek görüntülenen veri miktarını azaltmamız gerekir. Elimizdeki verilerin tamamına bakmak isteyen çıkmaz. Genellikle bir alt kümeye odaklanmamız gerekir. Bu yüzden filtrleri (belirli bir zaman aralığı, belirli konular veya temalar, verinin kaynağı vb.) belirlememiz gerekir.

Gösterge panolarında gerçekten önemli bir konunun gözden kaçırılmaması için pano üzerine açıklayıcı bilgiler eklenmelidir. Özellikle belirli bir bilgiye dikkat çekmek istediğimiz durumlarda yapmamız gerekir.

Bazı gösterge panolarının nasıl okunması veya yorumlanmasına gerektiğine ilişkin yardımcı el kılavuzları hazırlanabilir. Herkesin, her konuda uzman olmayabileceğini unutmayın. Bazı gösterge panolarında içerilmeyen bilgilerin, neden içerilmediği vb. sebeplerle el kitabında yer almalıdır.

Gösterge panoları, gösterişli olsun diye renklendirilmez. Kullanılan renklerin verileri zenginleştirmesi, anlamayı kolaylaştırması (dikkati dağıtmaması), yanıltıcı olmaması gerekir. Sadece vurgulamak istediğimiz verileri renklendirebileceğimiz gibi, iyi(yeşil), normal(turuncu), kötü(kırmızı) vb. durumu aktarmak için renkler kullanılabilir.

Gösterge panolarında yer alan her verinin bize değer kattığından emin olmamız, çöp veriden (değer katmayan) uzak durmamız gerekir. Gösterge panolarında alan kısıtlı olup çok değerlidir, iyi değerlendirilmesi gerekir.

Gösterge panoları hazırlanıp ilk gösterim yapıldığında hedef kitlenin tepkileri, neyi, nasıl yorumladıkları ve soruları not alınmalıdır. Amaca uygun Gösterge Panosunun olgunlaştırılması ve iyileştirilmesi için tüm geri bildirimlerin alınması gerekir. Ek bilgi taleplerinde istenen bilginin hangi amaca hizmet edeceği sorgulanmalı, istisnai gereksinimler sürekli kullanımda olacak panolara eklenmelidir.

Gösterge Panolarında yer alan verilerin manipüle edilmemesi, farklı alanlardan aynı verilerin kontrol edilebileceğinin unutulmaması gerekir.

Kompozisyonda olduğu gibi Gösterge Panolarının Giriş-Gelişme-Sonuç bölümleri olacağını ve hikayeleştirilmiş verinin daha kolay aktarılacağını unutmayın. Gösterge Panolarının bir rehber olduğunu ve izleyicileri etkileyici bir tura götürdüğünü hayal edebilirsiniz.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Gösterge Panoları (Dashboards) – 5

What is a dashboard and how do I open it? - Power BI | Microsoft Docs

Ne göstereceğiz?

Hedef kitleniz ve beklentileri size hangi verileri göstermemiz gerektiğini söyler. Önemli olan hangi detay seviyesinde göstereceğinizdir. Detay, hedef kitlenin alan bilgisi, uzmanlık ve beklentisine bağlı olacaktır. Ör. geniş bir grup için üst seviye, belirli bir grup için detaylı olabilir.

Operasyonel gösterge panolarında belirli bir alan için detaylı bilgi olması gerekir. Örneğin ürün hattı ile ilgili bilgiler vb.

Diğer taraftan sunulacak bilgilerin ne kadar güncel olacağına (anlık, 1 günlük vb.) ve ayıklanması gerekip gerekmediğine (belirli konuların gösterilmemesi) karar vermek gerekir. Eğer gösterge panosuna her gün bakılacak ise veriler güncel olmalı, bir ay veya birkaç yıl geriye bakıyorsa, verilerin özetinin sunulması daha uygundur.

Gösterge panolarında sunulacak verilerin ne için olduğunu ve verilere neden ihtiyaç duyulduğunu tam olarak anlamak gerekli güncellik seviyesini belirlemeye yardımcı olacaktır.

Her beklentiyi karşılamak için bir gösterge panosu yapılabilir ama önemli olan tek bir panoda rafine ve en önemli bilgileri sağlayabilmek önemlidir. Aynı sayfada çok fazla veriyi sunmak kolay anlama ve hızlı karar verme amacına ters düşecektir. Birden fazla yapılsa bile basit tutmak temel olmalıdır. Bu noktada gösterge tablosunda “nyi göstermeyeceğimizi” belirlemek olası karmaşıklığı azaltacaktır.

Gösterge panolarının ihtiyaçlar doğrultusunda zaman içinde geliştirilmesi gerekebilir. Aşırıya kaçmamamak, karmaşıklaştırmamak, amacını ve hedef kitlesini unutmamak gerekir.

Gösterge panoları hızlıca ve kolay anlamayı sağlayıp, karar almayı sağlamalıdır. Karmaşıklık ve çokluk anlamaya ve hızlı harekete geçmeye engel olur.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Gösterge Panoları (Dashboards) – 4

Dashboard: O que é? Para que serve? Como criar? - Doutor IoT

Neden Hazırlıyoruz?

Gösterge panolarını hazırlarken verileri neden paylaşıyoruz? Amacı nedir? diye sormamız gerekir. Dört tip panodan bahsedebiliriz;

  • Keşif Gösterge Panoları – Tüm verilere ulaşabileceğimiz, filtreleme, arama vb. her şekilde etkileşime geçebileceğiz panolardır. Kullanıcı deneme-yanılma ile bir çok şeyi keşfedebilir. Her kullanıcının kendi isteklerine göre veri analizi yapabileceği ortamlardır. Cevapları bulmayı kolaylaştırırlar. Birden fazla soruyu yanıtlayabilirler. Kullanıcılar etkileşime geçmeden önce ne soracağını bilmiyor, olabilirler.
  • Bilgilendirici Gösterge Panoları – Kontrol paneli olarak düşünülebilir. Önceden belirlenmiş ihtiyaçlara yönelik olarak hazırlanır. Keşif Gösterge Panoları kadar olmasa bile bu tipte cevapları bulmayı kolaylaştırırlar. Genelde tek bir soruyu yanıtlamaya daha fazla odaklanılır. Bu nedenle, Bilgilendirici Gösterge Panoları , tüm işlemlerden ziyade belirli konulara odaklanırlar.
  • Açıklayıcı Gösterge Panoları – Yapılan analizin sonucunda kullanıcılara içgörü sağlaması ve analiz yapıldıktan sonra sonucu aktarmak için hazırlanırlar. Neyin önemli veya neye dikkat edilmesi gerektiğini göstermek için kullanılırlar. Bir sunumdan çok daha fazlasıdır, diyebiliriz. Elimizdeki veri setinde bulduğumuz ilginç bir şeyi ve bunun neden ilginç olduğunu göstermek, karşı tarafı ikna etmek, değişimin gerekliliğini açıklamak vb. durumlarda kullanılabilirler.
  • KPI Gösterge Panoları – Gerçekleşenlerin hedefle karşılaştırmasını yapmak için hazırlanırlar. Projenin ilerlemesi veya performansını göstermek için kullanılırlar. KPI Gösterge Panolarında kullanıcıların dikkatinin çekilmesi ve öne çıkan konuların belirtilmesi gerekir. Şirketler, KPI’ları gerçekleştirmek için çıktıkları yolculuklarında düzenli olarak gözden geçirmek zorundadırlar. İyi ya da kötü, doğru ya da yanlış durumların ortaya konulması bu değerlendirmeleri kolaylaştırır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Gösterge Panoları (Dashboards) – 3

Home - Keyvan Systems

Nerede sunacağız?

Gösterge panosunun nerede görüntüleneceğini (pc, tablet, telefon, tv vb.) ve yazıcıdan çıktı alınıp alınmayacağını belirlemek önemlidir. İki faktörü dikkate almak gerekiyor;

Boyut: Gösterge panosuna kaç öge ekleyebileceğimizi etkiler. Aynı zamanda etkileşim düzeyini etkiler. Yani bazı açıklamaları veya metinleri gösterge panomuzdan çıkarmak zorunda kalırız.

Masaüstü veya dizüstü bilgisayarda görüntülenecekse büyük miktarda alana sahip olacağımız anlamına gelir. Daha fazla alan, daha fazla öge, görselleştirme, açıklama anlamına gelir. Daha fazla bilgi alma sağlanabilir.

Tablet veya mobil cihazlarda daha küçük boyutlu gösterge panosu hazırlanabilir. Dolayısıyla dahil ettiğimiz veya hariç tuttuğumuz bilgilerde seçici olmamız gerekir. Bazı grafikler, mobil cihazların küçük olması sebebiyle iyi görünmez. Tablet veya mobil cihazlarda etkileşim zordur. Herhangi bir grafiğin bir noktasına tıklamak kolay değildir. Tablet ve mobil cihazlarda kaydırma özelliğini unutmamak gerekir. Bu yüzden gösterge panosu dar ve uzun olacaktır. Bu noktada kullanıcı kaydırmak isteyecek mi yoksa tek ekran mı olacak düşünmek gerekiyor. Kritik bilgilerin ekranın alt kısmında kalmaması gerekir.

Yazıcıdan çıktısı alınacak veya TV ekranında gösterilecek gösterge panolarında gösteriş ön plana çıkar. İstenen her bilginin içerildiğinden emin olmak gerekiyor. Yazı tipi ve boyutunun dikkate alınması gerekir. Örneğin duvardaki TV ekranının yürüyen insanların dikkatini çekmesi ve istenen mesajı hemen aktarması gerekir. Bu durum gösterge panosunun ne kadar uzaktan görünmesi gerektiği, düzeni, renkleri ve yazı tiplerini belirleyecektir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Gösterge Panoları (Dashboards) – 2

Display ECM KPIs and time series using Grafana - YouTube

Kime hazırlıyoruz?

Sormamız gereken ilk soru: Pano kimin için? Veya başka bir deyişle, bu gösterge panosunun hedef kitlesi kimdir?

Herkes için aynı panoyu hazırlayamayız. Örneğin pano içeriği konusunda uzman birine yaklaştığımız gibi herhangi bir çalışana aynı şekilde yaklaşamayız. Gösterge panolarında kullanılacak verilerin sunulacak kitlenin en alt seviyesinde anlaşılacak seviyede olması gerekir.

Belirli bir departman veya proje ekibi için hazırlıyorsanız muhtemelen kendi çalıştıkları veriler olduğu için anlamada zorluk yaşamayacaklar ancak görselleştirmede kullandığınız yaklaşımı anlamayabilirler.

Gösterge panolarında veri kaynağını ve kullanacağınız görselleştirme yöntemini dikkatle seçmeniz gerekir. Örneğin, sunacağınız grafik türünün nasıl okunacağına dair açıklama yapmanız gerekir mi? ya da tam olarak anlaşılmasını sağlamak için grafik basit mi olmalı? vb.

Gösterge panelini bir departman için hazırlıyorsak görecek kişiler konunun uzmanı olsalar bile gerçek verilere uzak olabilirler. Bu tip panolarda verilerle ilgili açıklamalar yer almalıdır. Ekipteki kişilerin kullanılan tüm terminolojiyi öğrenmeleri sağlanmalıdır. İnsanların verilerden bir şey elde edebilmeleri için önce anlamalarına ihtiyacınız olduğunu unutmayın. Gösterge panoları bunu mümkün olduğunca kolaylaştırmak için hazırlanır.

Gösterge panosunu üst yönetim için hazırlıyorsak üst seviye veriler kullanmanız gerekir. Birden fazla departman ya da projeden gelen veriler doğrultusunda detayda kaybolmamalıdırlar. Sorumlu oldukları ya da bekledikleri alan hakkında fazla ayrıntıya ihtiyaçları yoktur, geniş ve genel bakışı aramaktadırlar. Bazen kullanılan terminoloji ve kullanılan veriler hakkında açıklama yapmanız gerekebilir. Üst düzey yöneticiler birkaç farklı departmandan/projeden sorumlu olduklarında ayrıntılı alan bilgisine sahip olmayabilirler.

Operasyonel gösterge panoları ise anlık veya günlük olarak verilerle fiilen etkileşimde bulunan kişiler için hazırlanırlar. Örneğin fabrikalarda üretim hattındaki panolar vb. Genellikle proje ekibine, departmana veya iş kategorisine özel olacaklardır. Geniş ve genel değil tam o anda neler olduğunu görmek için kullanılırlar.

Devletin, herkesin görmesi için hazırlayabileceği gösterge panolarında kullanılacak verilerde ve görselleştirme türlerinde dikkatli olmak gerekiyor. Yanlış anlaşılmaların önüne geçilebilmesi için verilere ilişkin daha fazla açıklama eklenmesi, gerekli gereksiz veri ayrımının iyi yapılması gerekir. Halka yönelik panolarda panonun nasıl okunacağının açıklanması gerekebilir.

Üst Yönetim

Karmaşık Görselleştirme

Üst Seviye Bilgi

Konu Uzmanı

Karmaşık Görselleştirme

Çok Detay

Halk

Basit Görselleştirme
Üst Seviye Bilgi

Operasyonlar

Basit Görselleştirme
Az Detay

Yukarıdaki tablo genel bilgi vermek amaçlıdır. Gösterge panolarının gören herkesin ihtiyaç duyduğu tüm yanıtları sunduğundan emin olmak için hedef kitlenin dikkate alınması gerektiğini unutmamak gerekir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler