Projeler, boşlukta var olmazlar. Şirket içi ve dış ortamlar, projenin çalışmasını etkileyebilirler. Proje yöneticisi olarak, uyumluluğu yönetmeniz, projenin fayda ve değer sağladığından emin olmanız gerekir. Hem iç hem de dış ortamlardaki değişiklikleri takip etmek proje yöneticisinin sorumluluğundadır. Sürekli süreç iyileştirme planı uygulamak, proje başarısının kuruluşunuzda tutarlı bir şekilde tekrarlanmasını sağlayacaktır.
Bu bölümde yer alan yazılar, PMP® Sınav İçeriği Anahattı’nın (EKO) İş Ortamı alanındaki başlıkları ele alacaktır;
- Uyumluluk ihtiyaçlarını ele almak için gerekli yaklaşımı ve eylemleri belirlemek. (EKO Görev 3.1)
- Fayda ve değer elde etmek için teslimat seçeneklerini değerlendirmek. (EKO Görevleri 1.10, 3.2, 3.4)
- Proje kapsamı/birikmiş iş listesi üzerindeki etkiler için dahili ve harici iş ortamını sürekli olarak gözden geçirmek. (EKO Görev 3.3)
- Projenin kuruluşa etkisini değerlendirmek ve gerekli eylemleri belirlemek. (EKO Görev 3.4)
- Sürekli iyileştirme çerçevesini değerlendirmek ve sürekli iyileştirme adımlarını uygulamask.
Uyumluluk Gereksinimlerinin Yönetilmesi
Uyumluluk gereksinimlerine ilişkin görünürlüğü sürdürmek ve bunların proje boyunca etkin bir şekilde yönetilmesini sağlamak gerekir.
Bu konu, EKO’da aşağıdakilere yöneliktir;
- Proje uyumluluk gereksinimlerini onaylayın. (EKO 3.1.1)
- Uyumluluk kategorilerini sınıflandırın. (EKO 3.1.2)
- Uyumluluğa yönelik olası tehditleri belirleyin. (EKO 3.1.3)
- Uyumluluğu desteklemek için doğru yöntemler kullanın. (EKO 3.1.4)
- Uyumsuzluğun sonuçlarını analiz edin. (EKO 3.1.5)
- Uyumluluk ihtiyaçlarını ele almak için gerekli eylemleri belirleyin. (EKO 3.1.6)
- Projenin ne ölçüde uygun olduğunu ölçümleyin. (EKO 3.1.7)
Uyumluluk Gereksinimleri
Projenin ve sonuçlarının yasal veya düzenleyici kısıtlamalara tabi olan yönleri olabilir. Bu nedenle, uyumluluk gereksinimleri proje boyunca tanımlanmalı, izlenmeli ve yönetilmelidir. Bunlar, belirli uygulamalar, gizlilik, hassas bilgilerin işlenmesi vb. olabilir.
Risk Kayıtları
Proje süresince risk kayıtlarını* kullanarak riskleri izler ve yönetiriz. İzlenmesi gereken bazı riskler, yasal ve düzenleyici gerekliliklere uyumla ilgilidir ve aşağıdakileri içermelidir;
- Risk açıklaması
- Risk sahibi
- Risk gerçekleşirse etkisi
- Risk yanıtları
Proje çıktılarının uygunluk gereksinimlerini karşıladığından emin olmak için test ve doğrulama planları oluşturulmalı ve doğrulama yapılmalıdır. Doğrulama projenin sonuna ertelenmemeli, proje süresi ve maliyet üzerindeki etki dikkate alınarak doğru noktalarda yapılmalıdır. Mümkün olduğunda, tüm çıktılar için yasal ve düzenleyici uygunluk, proje boyunca sürekli olarak doğrulanmalıdır.
Konfigürasyon (Yapılandırma) Yönetim Sistemi
Projenin teslimatları, nihai ürünün temel niteliklerini tanımlayan ve izleme, sürüm oluşturma ve kontrole izin veren konfigürasyon (yapılandırma) yönetim sistemi ile izlenmelidir. Konfigürasyon bilgileri, proje çıktıları ile birlikte teslim edilmeli, müşterinin konfigürasyon yönetim sisteminde izlenmeye devam edilmelidir. İzlenmesi gereken temel özelliklerden biri, belirlenen uyumluluk gereksinimlerini karşıladığına dair her teslimat için doğrulama kanıtı da dahil olmak üzere uyumluluk bilgileridir.
Risk Yanıtları
Riskler ve potansiyel etkileri belirlendikten sonra, proje yöneticisinin diğer paydaşlarla birlikte uygun bir yanıt belirlemesi gerekir. Risk yanıtları çeşitli şekillerde belirlenebilir, gruplandırılabilir;
- Kaçınma – Ürünle ilişkili risk seviyesinin, elde edilecek değere göre çok yüksek olduğu durumda, risk kapsam dışına alınır.
- Transfer/Paylaşma – Finansal riskler, riski üstlenecek üçüncü bir tarafa (sigorta vb.) devredilebilir. Kar vb. fayda varsa başka bir tarafla paylaşılabilir.
- Azaltma – Riskin gerçekleşme olasılığını veya riskin gerçekleşmesi durumunda yaratacağı etkiyi azaltmak için alınan önlemlerdir. Pozitif risklerde, riskin gerçekleşmesi ve bundan fayda sağlama olasılığımızı potansiyel olarak artırmak için önlemler alınabilir.
- Kabul Etme – Riskin farkında olup kabullenbmektir. Eğer risk gerçekleşirse eyleme geçilir
Uyumluluk Kategorileri Sınıflandırması
Karşılanması gereken yasal ve düzenleyici kısıtlamalarla ilgili olarak, farklı uyumluluk kategorileri belirlenebilir;
- Çevresel
- İş Sağlığı ve Güvenliği
- Yolsuzluk
- Sosyal sorumluluk
- Kalite
- Süreçler
Yürütme Raporları
Proje yöneticileri, proje faaliyetleri, teslimat durumu ve genel ilerleme ile ilgili düzenli olarak raporlama yaparlar. Raporlara, uyumla ilgili riskler ve riskleri yönetmek için alınan önlemler de dahil olmak üzere risklerin ve risk yönetiminin durumu dahil edilmelidir. Bunlar, yasal veya düzenleyici kısıtlamayla teslimatın uyumunu doğrulamak için yapılan test ve doğrulama faaliyetlerini, denetimleri veya diğer eylemleri içerebilir.
Varyans Analizi
Proje yöneticileri, projeyi kontrol etmek ve işleri yolunda tutmak için yapılanlarla birlikte herhangi bir proje değişikliği hakkında düzenli olarak rapor vermelidirler. Uyumla ilgili farklılıklar, projenin çıktılarının kullanılabilirliğini potansiyel olarak etkileyebileceğinden kritik öneme sahiptirler. Varyans analizi, ortaya çıkan varyansı, projeyi veya teslimatı tekrar uyumlu hale getirme planlarını ve uygunluk gereksinimlerini karşılamak için gerekli önerilen tüm değişiklikleri içermelidir.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
![How to Read the Cumulative Flow Diagram [Infographic] | Nave](https://getnave.com/blog/wp-content/uploads/2018/12/cumulative-flow-diagram-metrics.jpg)
