Proje aktivitelerinin gerçekleştirilmesi proje ekip üyelerinin ve yöneticilerinin verecekleri taahhütlere bağlıdır. Proje yöneticisinin verilen taahhütleri takibi ve proaktif yaklaşımı önceliklerin değişmesini engelleyemeyebilir.
Proje ekip Üyelerinin verdikleri taahhütleri yerine getirememelerinin bir çok sebebi olabilir. Liste uzun olmakla birlikte bir kaç örnek vermek gerekirse;
- Çok fazla iş yükleri, sorumlulukları vardır.
- Eğitime veya desteğe ihtiyaçları vardır.
- Sorumlulukları net değildir.
- İhtiyaç duydukları yetkiye sahip değillerdir.
- Yaptıkları işe yönelik geri besleme alamıyor olabilirler.
- Yöneticileri başka iş ile uğraşmalarını istiyordur.
- Hata yapmaktan korkuyordur.
- O işi yapmanın ona bir faydası olmadığını düşünüyordur.
- Yeterli bilgiye sahip değildir.
- Çalışma ortamı uygun değildir.
Dikkat edilmesi gerekenler;
- Proje Yöneticisi, Proje Ekip Üyesinin proje başlangıcında ve planlamada verdiği taahhütleri fonksiyonel yöneticisi üzerinden doğrulamalıdır. Aynı şekilde Proje Ekip Üyesinin öncelikleri sonradan değiştiğinde sebepleri doğrulanmalıdır.
- Verilen taahhütler gerçekçi gelmiyorsa alternatifler düşünülmelidir.
- Proje aktiviteleri taahhüt edilen süre ve bütçede tamamlanmıyor, açıklamalar size ikna etmiyorsa, gerçek sebepler ortaya koyulmuyor olabilir.
- Proje Ekip Üyeleri ile birebir görüşmeler yaparak neler olup bittiğini net olarak anlayın.
- İşlerini yapmaları için ihtiyaçlarını ve beklentilerini netleştirin.
- İşlerini yapmaları için önlerinde engel olup olmadığını sorgulayın ve ortadan kaldırmaya çalışın.
- Çakışan öncelikleri Proje Ekip Üyesinin yöneticisi ile birlikte değerlendirin.
- Öncelikler değişmişse verdiği taahhüdü yenilemesini isteyin. Proje planlarınızı yeni taahüde göre güncelleyin, ilgili paydaşları bilgilendirin.
- Birden fazla Proje Ekip Üyesi ile benzer problemleri yaşıyorsanız yöneticileri ile bir toplantı organize ederek durumu masaya yatırın. Şirketin öncelikleri doğrultusunda departman ve proje hedeflerinin önceliklerine beraber karar verin.
- Proje işlerinin önceliği yüksek fakat departmanlar aksi yönde davranıyorlarsa Sponsora ve Üst Yönetime durumu aktarın.
- Önceliklerin departmanlar lehine olması durumuna hazırlıklı olun. İç ve dış kaynak alternatiflerini değerlendirin.
- Önceliklerin değişmesi durumunda yap ya da al kararları gibi alternatifleri düşünün. Projenin geri kalanında ayarlamalar yapın.
- Önceliklerin değişmesinin projeye olası etkilerini detaylıca analiz edin ve Sponsorunuzla paylaşın.
- Projenin hedeflerine ulaşamayacağı şekilde öncelikler değişmişse projeyi erteleme, iptal konularını değerlendirin.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Projelerde gecikmeler proaktif izleme ve hızlı aksiyon alınarak ile yönetilebilir.
